Hoofdstuk 1 Structuur en besturingsmodel van de ambtelijke
organisatie
Paragraaf 1 Structuur
Artikel 1
- 1.
Het ambtelijke apparaat van de gemeentelijke Venlo is
ingedeeld in organisatieonderdelen. Deze
organisatieonderdelen worden aangeduid met de algemene
benamingen dienst, afdeling en sectie.
- 2.
Het college van burgemeester en wethouders en het
Managementteam kunnen besluiten tot het instellen van
tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter
voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere
organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo’n
verband wordt opgedragen aan een projectleider.
Artikel 2 Samenhang documenten
- 1.
De orde van de organisatie (structuur, management, werkwijze
en processen) wordt vastgelegd in
- *
- *
- *
organisatiebeschrijvingen per dienst;
- *
- *
- 2.
Organisatieverordening en besturingsmodel leggen gezamenlijk
structuur en verhoudingen van de organisatie vast. De
organisatieverordening bevat alle formele bepalingen; het
besturingsmodel werkt deze nader uit, licht ze toe,
beschrijft ze in onderlinge samenhang. Beide stukken worden
door de raad vastgesteld.
- 3.
De organisatie beschrijvingen werken de
organisatieverordening en het besturingsmodel uit voor de
middellange termijn. In de beschrijvingen vindt een verdere
uitwerking plaats van integraal management en
kwaliteitszorg, de specifieke relaties tussen diensten en de
orde binnen de dienst. Het college van burgemeester en
wethouders stellen de organisatiebeschrijvingen vast, op
advies van het managementteam.
- 4.
De dienstplannen bevatten de korte termijn planning van de
dienst. In de dienstplannen wordt aangegeven hoe de
producten overeenkomstig de spelregels van de
organisatiebeschrijving worden vervaardigd en geleverd.
- Zij
worden door het college van burgemeester en wethouders
vastgesteld op advies van het managementteam.
- 5.
De afdelingsplannen bevatten de korte termijnplanning van de
afdeling, waarin per afdeling organisatiebeschrijving en
producten aan elkaar worden gekoppeld. Zij vormen de basis
voor de dienstplannen en worden vastgesteld door het
managementteam.
Artikel 3
- 1.
Als diensten, bedoeld in artikel 1, worden ingesteld:
- a.
- b.
- c.
- d.
de dienst Publiekszaken en Facilitaire Zaken;
- e.
- 2.
Structuur en taken zijn omschreven in het
besturingsmodel.
- 3.
Deze structuur is vastgelegd in een organogram voor de hele
organisatie en voor de afzonderlijke diensten, opgenomen in
bijlage 1.
Artikel 4
- 1.
Het algemene beheer van een dienst berust bij het college
van burgemeester en wethouders.
- 2.
Onder toezicht van het college van burgemeester en
wethouders is het dagelijkse beheer opgedragen aan het hoofd
van dienst.
Artikel 5
Indien bij afzonderlijke verordening een commissie als bedoeld in de
artikelen 82 e.v. van de Gemeentewet wordt ingesteld,
die belast is met het beheer van een dienst of een onderdeel
daarvan, mogen in die verordening of in dat besluit geen bepalingen
voorkomen die de bevoegdheden van de in deze verordening genoemde
functionarissen aantasten.
Paragraaf 2 Besturingsprincipes
Artikel 6 Integraal management als sturingsfilosofie
- 1.
De raad stuurt op hoofdlijnen, geeft burgemeesters en
wethouders de beleidsrichting aan, wordt daarover
geïnformeerd, stuurt zo nodig tussentijds bij, stelt
middelen ter beschikking, beoordeelt resultaten en effecten
en rekent af.
- 2.
Burgemeester en wethouders sturen op basis van ‘contracten’
(beheersbegrotingen) de organisatie aan. In deze begrotingen
wordt vastgelegd welke producten, in termen van kwantiteit
en kwaliteit, de organisatie moet realiseren en welke
middelen hiervoor ter beschikking worden gesteld.
- De
beheersbegrotingen zijn de basis voor de mandatering, de
informatievoorziening en het afrekenen op basis van
prestaties.
- 3.
De organisatie wordt gestuurd op grond van het principe van
integraal management, zoals vastgelegd in het
besturingsmodel.
- 4.
De afdelingshoofden zijn de integraal manager: aan hen
worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden toebedeeld,
die verband houden met het vervaardigen van complete
producten en diensten, waarin beleidsvoorbereiding,
-advisering en -uitvoering zijn geïntegreerd.
- 5.
De aanwijzing tot integraal manager laat onverlet de
eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris,
directeuren en concerncontroller, zoals in deze verordening
nader bepaald.
- 6.
De onderdelen van de gemeentelijke organisatie die belast
zijn met facilitaire ondersteuning of die belast zijn met de
levering van deelproducten maken met de
productverantwoordelijke afdelingen vooraf afspraken over de
kwantiteit, kwaliteit en prijs van de dienstverlening.
Artikel 7
De organisatie wordt bestuurd op basis van de principes van
kwaliteitszorg die kwaliteit van product en proces borgen. Het
managementteam draagt zorg voor de ontwikkeling en uitvoering van
een instrumentarium.
Hoofdstuk 2 De gemeentesecretaris
Paragraaf 1 Positie
Artikel 8
- 1.
De gemeentesecretaris is bestuursondersteuner en als zodanig
de leider van de organisatie. Hij voert de leiding uit
tezamen met de directeuren, waarmee hij een managementteam
vormt.
- 2.
Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het
managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van
de directeuren, afdelingshoofden en de concerncontroller
heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid
voor:
- a.
een voldoende kwaliteit van de ambtelijke integrale
advisering en ondersteuning van de
bestuursorganen;
- b.
het tijdig en voldoende voorzien van de
bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en
ondersteuning;
- c.
een voldoende planning van activiteiten en de
uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake
vastgestelde beleid (planning en control); De
uitvoering van planning en control is opgedragen aan
de concerncontroller;
- d.
de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en
geïntegreerd handelen van de onderscheiden
onderdelen;
- e.
de realisering van integraal management door
afdelingshoofden;
- f.
de totstandkoming van vastgestelde standaards van
kwaliteitszorg;
- g.
een goede kwaliteit van het management en de
organisatie van het ambtelijke apparaat;
- h.
het op doelmatige wijze ter zijde staan van de
bestuursorganen door het ambtelijke apparaat;
- i.
de taken die bij het managementteam berusten;
- j.
het goed functioneren van het managementteam;
- k.
het tijdig en voldoende informeren van de
ondernemingsraad over de algemene gang van zaken van
de onderneming en het bespreken met de
ondernemingsraad van de voorgenomen besluiten die
hem om advies of instemming moeten worden
voorgelegd.
- 3.
De gemeentesecretaris ondersteunt de bestuursorganen, is
voorzitter van het managementteam (MT) en bestuurder in de
zin van de Wet op de ondernemingsraden.
- 4.
Burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan,
die de gemeentesecretaris vervangen
(loco-gemeentesecretaris).
Artikel 9
- 1.
De gemeentesecretaris heeft het recht bij alle aan het
college van burgemeester en wethouders ondergeschikte
ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische
eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede
vervulling van zijn taak nodig zijn.
- 2.
De gemeentesecretaris dient hiervan het diensthoofd in
kennis te stellen, tenzij het het diensthoofd zelf
betreft.
Artikel 10
- 1.
De gemeentesecretaris wordt benoemd en ontslagen door de
raad met inachtneming van de bepalingen zoals in de
gemeentewet bepaald.
- 2.
De directeuren van de diensten, de
adjunct-gemeentesecretaris en de concerncontroller worden
benoemd en ontslagen door het college van burgemeester en
wethouders. De gemeentesecretaris bevordert het tot stand
komen van de voordrachten ter zake aan het college van
burgemeester en wethouders.
- 3.
Paragraaf 2 Gemeentesecretaris in relatie met
bestuursorganen
Artikel 11
- 1.
De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige
ondersteuning van de leden van de raad.
- 2.
Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor
dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent
onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het
college van burgemeester en wethouders of de burgemeester
kennis hebben genomen, voor zover bedoelde leden in hun
hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven. De
informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van
een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als
redelijkerwijs mogelijk, met de wens van de verzoeker
rekening wordt gehouden.
- 3.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van
de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het
formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het
voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en
dergelijke in het Reglement van Orde voorziene initiatieven
van leden van de raad.
- 4.
Het college van burgemeester en wethouders stelt met
betrekking tot het bepaalde in het tweede en derde lid
nadere regelingen vast. Het college hoort daaromtrent eerst
de functionele raadscommissie.
- 5.
De gemeentesecretaris staat de voorzitter van de raad ter
zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed
verloop van de vergadering van de raad.
- 6.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat van
vergaderingen van de raad verslag wordt gemaakt en een
presentielijst wordt opgesteld.
- 7.
Artikel 12
- 1.
De gemeentesecretaris draagt onverminderd de
verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een
goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van
burgemeester en wethouders.
- 2.
Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan
het college van burgemeester en wethouders. Ter uitvoering
van deze taak worden adviezen - alvorens deze aan het
college van burgemeester en wethouders ter besluitvorming
worden voorgelegd - beoordeeld door de gemeentesecretaris.
Hij kan zich laten bijstaan door een door hem aan te wijzen
ambtenaar.
- 3.
Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop
van het proces en voor besluitvorming noodzakelijke
procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de
besluiten van het college van burgemeester en
wethouders.
- 4.
De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigen
beweging zorg voor dat de leden van het college van
burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen
beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen
uitoefenen.
- 5.
De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat tijdens de
vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders
genomen besluiten worden vastgelegd en dat een
presentielijst wordt bijgehouden.
- 6.
Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het
college van burgemeester en wethouders aan de
gemeentesecretaris nadere richtlijnen geven.
Artikel 13
- 1.
De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens
hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.
- 2.
Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede
afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het
ambtelijk apparaat anderzijds.
- 3.
Voorts is hij daartoe de burgemeester behulpzaam bij de
bevordering van goede samenwerking en afstemming tussen de
bestuursorganen alsmede de bewaking van het functioneren als
collegiaal bestuur van het college van burgemeester en
wethouders.
Artikel 14
Tenzij bij afzonderlijke verordeningen of bij afzonderlijk besluit
anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 12 en 13 voor
zover het betreft de daarin opgedragen taken, ten aanzien van door
de raad, het college van burgemeester en wethouders en de
burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing
met dien verstande dat het stellen van nadere regelen en richtlijnen
als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college van
burgemeester en wethouders, casu quo de burgemeester.
Hoofdstuk 3 De ambtelijke organisatie
Paragraaf 1 Ambtelijk apparaat en uitoefening van
bestuursbevoegdheid, delegatie en mandaat
Artikel 15
- 1.
Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich
daartegen verzet, kan het college van burgemeester en
wethouders voor nader door hen aan te geven categorieën van
zaken de uitoefening van een of meer van hun bevoegdheden
mandateren aan de gemeentesecretaris, de directeuren van de
diensten en de concerncontroller. Burgemeester en wethouders
kunnen de in dit lid bedoelde mandataris toestaan
ondermandaat te verlenen aan hen ondergeschikte ambtenaren
(zie mandaatbesluiten).
- 2.
Onder dezelfde als de in het eerste lid vermelden
voorwaarden, kunnen burgemeester en wethouders afdoenings-
of ondertekeningsmandaat verlenen aan andere ambtenaren, met
dien verstande dat de mandaatverlening niet plaats vindt
zonder instemming van de gemeentesecretaris. De laatste
volzin van het eerste lid van dit artikel is van
overeenkomstige toepassing. De gemandateerde bevoegdheid
wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college
van burgemeester en wethouders uitgeoefend.
- 3.
Het college van burgemeester en wethouders geeft te dien
aanzien nadere aanwijzingen.
- 4.
Indien het college van burgemeester en wethouders van de in
het eerste lid bedoelde mogelijkheid gebruik maakt, doet het
college daarvan mededeling aan de functionele
raadscommissie.
- 5.
Het college van burgemeester en wethouders verwerkt zijn
besluiten tot het verlenen van mandaat in een publicatie die
voor een ieder ter inzage wordt gelegd.
Artikel 16
Het bepaalde in artikel 15 is van overeenkomstige toepassing ten
aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.
Artikel 17
De bevoegdheden op basis van de Wet op de Ondernemingsraden worden
gedelegeerd aan het college van burgemeester en wethouders.
Paragraaf 2 Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van
het ambtelijk apparaat
Artikel 18
- 1.
Het aan de gemeentesecretaris respectievelijk de directeuren
opgedragen dagelijks beheer van de dienst omvat de
verantwoordelijkheid voor het functioneren van de
dienst.
- 2.
Die verantwoordelijkheid omvat de zorg voor het doen
functioneren van integraal management als sturingsfilosofie,
inclusief het functioneren van de afdelingshoofden als
integraal managers.
- 3.
Tot het dagelijks beheer van de dienst wordt eveneens
gerekend het realiseren van de met burgemeester en
wethouders overeen te komen omvang en kwaliteit van de
dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe
ter beschikking te stellen middelen.
Paragraaf 3 Procedures en spelregels
Artikel 19
Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht,
geeft het college van burgemeester en wethouders een kader aan voor
de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het maken van beleid. Dit
kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’.
Artikel 20
- 1.
Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de
dienst tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort,
tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.
- 2.
Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een
dienst uitstrekt en ten aanzien van die zaak geen toepassing
is gegeven aan artikel 1, lid 2, wijst de gemeentesecretaris
een dienst aan die primair verantwoordelijk is voor de
voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning
en de bewaking van de voortgang.
- 3.
De aangewezen dienst is verantwoordelijk voor het leveren
van een integraal product.
Artikel 21
De advisering aan de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie
geschiedt vanuit een integere, betrouwbare en onafhankelijke
professionaliteit.
Paragraaf 4 Managementteam
Artikel 22
De gemeente kent een managementteam, dat de verantwoordelijkheid
draagt voor de strategische en integrale beleidsontwikkeling en de
bedrijfsvoering. De leden zijn primair op die taak
aanspreekbaar.
Artikel 23
- 1.
Het managementteam (MT) van de organisatie bestaat uit de
gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris en de
directeuren. De concerncontroller heeft als adviseur
zitting.
Zijn advies komt in het advies van het managementteam tot
uitdrukking. Ter vervulling van haar taken voert het
managementteam regelmatig overleg.
- 2.
De gemeentesecretaris is voorzitter van het
managementteam.
- 3.
In geval van afwezigheid van de voorzitter van het
managementteam treedt het door een managementteam uit haar
midden aan te wijzen lid als voorzitter op.
- 4.
Het managementteam heeft een secretaris.
- 5.
De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata
en de agenda voor de vergaderingen vast. De leden kunnen
punten voordragen voor agendering bij de voorzitter of de
secretaris. De secretaris zorgt ervoor dat de agenda en
bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten
minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van
de leden van het managementteam.
- 6.
Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en
voorzieningen te treffen die nodig zijn om haar taken te
kunnen vervullen.
- 7.
De verslagen van het managementteam worden opgesteld door de
secretaris en na akkoord van de voorzitter verspreid in de
organisatie en aan het college van burgemeester en
wethouders toegezonden.
- 8.
Voor zover de voorzitter van het managementteam zulks in
aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is
bepaald nodig acht, stelt hij in overleg met de directeuren
en de concerncontroller procedures vast voor de behandeling
van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat
ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.
- 9.
Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen
vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en
de bevoegdheden van het managementteam.
- 10.
Indien in het managementteamoverleg geen overeenstemming
wordt bereikt over verdere beleidsvoorbereiding of
beleidsuitvoering van een zaak, zal de gemeentesecretaris
nadere aanwijzingen geven.
Artikel 24
- 1.
Het managementteam is, binnen de daartoe door burgemeester
en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde
beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake
de positie van de gemeentesecretaris en diens taak, belast
met:
- a.
het adviseren ten behoeve van de
gemeentesecretaris;
- b.
het bevorderen van het integraal en als eenheid
functioneren van de diensten;
- c.
het coördineren van de processen van
beleidsvoorbereiding, vorming en uitvoering;
- d.
de beleidscoördinatie en integrale advisering op
hoofdlijnen in aangelegenheden van strategische aard
en die op het terrein van planontwikkeling;
- e.
het vormgeven van en het inhoud geven aan het
middelenbeleid alsmede het uniform en gezamenlijk
uitvoeren van het gemeentelijk middelenbeleid;
- f.
het invullen van de planning- en controlcyclus
(begroting, rekening en rapportage);
- g.
het bevorderen van een cultuur in de organisatie,
die is gebaseerd op integraal management en
kwaliteitszorg;
- h.
het doen implementeren, uitvoeren en onderhouden van
een kwaliteitsmanagementsysteem in de
organisatie;
- i.
het bevorderen van de kwaliteit van de arbeid in de
organisatie;
- j.
het bevorderen en onderhouden van inspraak,
werkoverleg en medezeggenschap van het
personeel.
- 2.
De in het eerste lid, sub a, b en c vermelde taakgebieden
omvatten onder meer als deeltaken:
- a.
de sturing en beheersing van projecten;
- b.
de planning en voortgangsbewaking van belangrijke
beleidsprocessen;
- c.
de zorg voor het permanente onderhoud van de
structuur en de cultuur van de organisatie en het
waar nodig op gang brengen van
veranderingsprocessen;
- d.
het waarborgen van een goede afstemming tussen
beleidsvorming en uitvoering.
- 3.
Het in het eerste lid, sub d. vermelde taakgebied omvat
onder meer als deeltaken:
- a.
het aangeven van langere termijn
ontwikkelingen;
- b.
het formuleren van en adviseren over keuzes, kosten
en alternatieven;
- c.
de advisering over bestuursopdrachten;
- d.
de coördinatie en bewaking van de
beleidscyclus;
- e.
de vertaling van bestuursbesluiten in concrete
plannen van aanpak voor de ambtelijke
organisatie;
- f.
de advisering aan burgemeester en wethouders over
het instellen van tijdelijke organisatorische
verbanden.
- 4.
De in het eerste lid, sub e en f vermelde taakgebieden
omvatten onder meer als deeltaken:
- a.
de advisering aan burgemeester en wethouders over de
uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid,
zoals het personeelsbeleid, financieel beleid en het
informatisering- en automatiseringsbeleid;
- b.
de coördinatie van en toezicht op het beheer en de
inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording
over het gevoerde middelenbeheer;
- c.
doen zorg dragen voor de huisvesting van de
organisatie en de inrichting van de gebouwen.
- 5.
De in het eerste lid sub g en h en i vermelde taakgebieden
omvatten onder meer als deeltaken:
- a.
het formuleren van de kaders van integraal
management en het bevorderen van kennis en
werkervaring er mee;
- b.
het introduceren en implementeren, inclusief
opleiding en training van een systeem van
kwaliteitszorg waarin tevredenheid van burger,
klant, personeel en bestuur centraal staan.
- 6.
De in het eerste lid sub j vermelde taak omvat onder meer
als deeltaken:
- a.
het regelen van een optimale structuur en cultuur
van inspraak en overleg (OR en werkoverleg);
- b.
het scheppen van een sfeer waarin medezeggenschap en
vanzelfsprekend onderdeel is van overleg, advies en
besluitvorming.
- 7.
Omtrent de in dit artikel genoemde taken brengen de
directeuren gevraagd en ongevraagd advies uit aan
burgemeester en wethouders.
Paragraaf 5 Diensten
Artikel 25
- 1.
Met inachtneming van door het college van burgemeester en
wethouders gestelde regelingen treft het diensthoofd de
maatregelen en voorzieningen, die hij omwille van een
doelmatige uitvoering van de aan zijn dienst opgedragen
taken nodig acht.
- 2.
Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te
nemen, rapporteert hij daaromtrent aan het college van
burgemeester en wethouders.
- 3.
Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel
betreffende het intern beheer van een dienst, brengt de
directie van de dienst dan wel de dienstcontroller ter
kennis van het managementteam en de concerncontroller.
- 4.
Het voorgaande laat onverlet de bevoegdheden van de
ondernemingsraad op grond van de Wet op de
ondernemingsraden.
Artikel 26
- 1.
De directeuren zijn verantwoordelijk voor de opstelling en
uitvoering van dienstplannen.
- 2.
De directeuren zijn verantwoordelijk voor een goede
coördinatie tussen de afdelingen in de eigen dienst en voor
de juiste afstemming met de andere directeuren, zowel voor
de voorbereiding als voor de uitvoering van het beleid.
- 3.
De directeuren zijn functioneel en inhoudelijk
verantwoordelijk voor het functioneren van hun
afdelingshoofden.
- 4.
De directeuren hebben de zorg voor goede communicatie met de
hoofden van hun afdelingen.
- 5.
De directeuren dragen er zorg voor dat de afdelingshoofden
hun verantwoordelijkheid als integraal manager kunnen
realiseren. Zij scheppen de randvoorwaarden, stellen
instrumenten en middelen beschikbaar en dragen de
verantwoordelijkheid voor een positieve houding en
faciliteit afdelingshoofden.
- 6.
De directeuren dragen er zorg voor dat specifieke taken,
door het gemeentebestuur opgedragen aan hoofden van
afdelingen, onderscheidenlijk, voor zover van hen afhangt,
aan overige medewerkers, naar behoren worden en kunnen
worden vervuld.
Artikel 27
- 1.
Periodiek en in elk geval op nader door het college van
burgemeester en wethouders aan te geven tijdstippen legt het
diensthoofd aan het college van burgemeester en wethouders
verantwoording af over het door hem gevoerde dagelijks
beheer. Hij brengt hiertoe aan hen een managementrapport
uit. Indien aan het diensthoofd taakopdrachten zijn
verstrekt als bedoeld in artikel 6, wordt in het
managementrapport op het verloop van die opdracht
ingegaan.
- 2.
Het college van burgemeester en wethouders stelt nadere
regelingen vast omtrent de inrichting van het
managementrapport.
Artikel 28
- 1.
De hoofden van afdelingen als integraal manager zijn belast
met de integrale leiding van hun afdeling binnen de kaders
en randvoorwaarden van deze verordening en andere
regelgeving. Zij nemen daarbij de aanwijzingen en
instructies van het managementteam, de concerncontroller en
de directeuren van de desbetreffende dienst bijzonder in
acht.
- 2.
De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de opstelling
van afdelingsplannen.
- 3.
De hoofden zijn belast met voortgangs- en afdoeningsbewaking
en de controle daarop.
- 4.
De hoofden zijn belast met het krediet- en budgetbeheer,
alsmede met de bewaking daarvan.
- 5.
Bij de hoofden berust de verantwoordelijkheid voor de
vaktechnische kwaliteit en integraliteit van advisering,
rapportage en uitvoering, alsmede voor de afdoening van
correspondentie.
- 6.
Het managementteam en in het bijzonder de directeuren van de
desbetreffende dienst kan (kunnen), onder goedkeuring van
burgemeester en wethouders, nadere regels stellen voor de
uitoefening van taken en bevoegdheden van de hoofden van
afdelingen.
- 7.
Het managementteam bevordert, voor zo veel van hen afhangt,
het verlenen aan de hoofden van de afdelingen van de voor
hun functioneren noodzakelijke mandaten en ondermandaten,
als bedoeld in artikel 15.
Artikel 29
- 1.
Het hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor een goede
coördinatie op de afdeling en de inhoudelijke en integrale
advisering via gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.
Integrale advisering impliceert een tijdige betrokkenheid
van alle bestuurlijke en ambtelijke functionarissen. De
gemeentesecretaris stelt ter zake regels vast.
- 2.
Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede taakverdeling
tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de
functiebeschrijving zoals die door burgemeester en
wethouders is vastgesteld.
- 3.
Het hoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het
gemeentebestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens
afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.
- 4.
Het hoofd is verantwoordelijk voor een goed functionerend
werkoverleg.
- 5.
Het hoofd is verantwoordelijk voor het personeel van de
afdeling, de juiste en tijdige advisering en rapportage over
de personele bezetting.
- 6.
Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede voortgangs- en
kwaliteitsbewaking van de dienstverlening.
Artikel 30
- 1.
Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor
aangestelde ambtenaar. Wanneer het hoofd van de afdeling en
de betrokken medewerker van mening verschillen over een
bepaalde zaak, is de visie van het hoofd bepalend. Bij
fundamentele aangelegenheden komt de visie van de medewerker
in de nota tot uiting.
- 2.
Het hoofd van de afdeling draagt zorg voor een zodanige
advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en
dat elk advies, zo mogelijk met alternatieven, volledig
wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.
- 3.
Indien een zaak tevens het taakgebied van een of meer andere
organisatieonderdelen raakt of wanneer coördinatiebehoeften
of - mogelijkheden aanwezig zijn, draagt het hoofd er zorg
voor dat artikel 28 toepassing vindt.
- 4.
Het hoofd van de afdeling beoordeelt of de door de afdeling
uit te brengen adviezen passen in de door het
gemeentebestuur vastgelegde kaders van beleid,
doelstellingen en planningen.
Paragraaf 6 Overlegvormen
Artikel 31
- 1.
Periodiek vindt beleidsoverleg (BO) plaats tussen het
college van burgemeester en wethouders en het
managementteam.
- 2.
Het beleidsoverleg is in het bijzonder gericht op:
- a.
belangrijke, strategische onderwerpen, waaronder
bestuursopdrachten die het college van burgemeester
en wethouders in zijn totaliteit aangaan;
- b.
de producten van de Planning en Control-cyclus;
- c.
de managementrapportages die de gemeentesecretaris
en directeuren eenmaal per vier maanden aanbieden
aan het college van burgemeester en wethouders.
- 3.
Agendering van onderwerpen geschiedt op verzoek van het
college van burgemeester en wethouders of van het
managementteam. Het college van burgemeester en wethouders
en het managementteam overleggen in het beleidsoverleg op
basis van gelijkwaardigheid van inbreng, met inachtneming
adviserende rol van het managementteam en de besluitvormende
voorwaarden van burgemeester en wethouders.
Artikel 32
- 1.
De leden van het college van burgemeester en wethouders
voeren vanuit hun portefeuille verantwoordelijkheden
regelmatig overleg met de betrokken hoofden van afdelingen.
In overleg met het betrokken lid van het college van
burgemeester en wethouders kan het betrokken afdelingshoofd
andere ambtenaren aanwijzen die mede deelnemen aan dit
overleg.
- 2.
De deelnemers bepalen gezamenlijk de frequentie van het
overleg.
- 3.
Van het overleg wordt door de zorg van het betrokken hoofd
van de afdeling een kort verslag met afsprakenlijst gemaakt.
Een kopie daarvan wordt ter hand gesteld aan de deelnemers
van het overleg, alsmede aan de directeuren van de dienst
waar de betrokken afdeling toe behoort.
- 4.
Indien naar het oordeel van het betrokken lid van het
college van burgemeester en wethouders besproken punten
behandeld dienen te worden in het managementteam, wordt
tevens een kopie ter hand gesteld aan de voorzitter van het
managementteam, met vermelding van de punten die naar het
oordeel van het lid van het college van burgemeester en
wethouders behandeling behoeven in het managementteam
- 5.
De directeur van de dienst is bevoegd aan het overleg deel
te nemen.
Artikel 33
- 1.
Er is een controllersoverleg waaraan concerncontroller als
voorzitter en dienstcontrollers deelnemen.
- 2.
Het controllersoverleg adviseert aan het MT over de
ontwikkelingen en implementatie van het instrumentarium voor
planning en control op het gebied van Personeel, Informatie,
Organisatie en Financiën.
- 3.
Het controllersoverleg stemt de uitvoering van het
middelenbeleid af (inclusief de daartoe behorende
tijdsplanning).
- 4.
Het controllersoverleg fungeert als overlegplatform met
betrekking tot overwegingen en besluiten van het MT en het
gemeentebestuur.
Hoofdstuk 4 Financieel management en de administratieve organisatie
van de gemeente
Artikel 34 De gemeentesecretaris en directeuren
De gemeentesecretaris en directeuren zijn verantwoordelijk voor de
totale kwaliteit van de door hen bij het college van burgemeester en
wethouders ingediende voorstellen met betrekking tot beleid en
uitvoering. In het bijzonder gaat het daarbij om de integraliteit, de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid.
Artikel 35 De concerncontroller
De concerncontroller:
- 1.
is - met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de
gemeentesecretaris, de directeuren en de integrale managers - in
het bijzonder belast met de coördinatie en evaluatie van de
effectiviteit van het gemeentelijk beleid en de beleidsinzet, in
relatie tot de beleidsdoelstellingen, alsmede het gemeentelijk
middelenbeleid;
- 2.
is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren,
coördineren en toetsen van een gemeentebreed besturingsbeleid
met overeenkomstige instrumenten op het gebied van Personeel,
Informatie, Organisatie en Financiën;
- 3.
heeft een toetsende verantwoordelijkheid ten aanzien van de
rechtmatigheid en doelmatigheid met betrekking tot
dienstonderdelen, onverlet de eigen verantwoordelijkheid
daarvoor van het betreffende management;
- 4.
adviseert aan het college en het Managementteam ten aanzien van
het middelenbeleid en -beheer;
- 5.
ondersteunt en adviseert de gemeentesecretaris ten behoeve van
diens eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de
organisatie als geheel;
- 6.
in situaties waar de rechtmatigheid en doelmatigheid van het
middelenbeleid en -beheer in relatie tot de bestuurlijke
doelstellingen in geding zijn, kan de concerncontroller zich
rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders
wenden.
Artikel 36 De dienstcontroller
De dienstcontroller:
- 1.
is, onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeur,
binnen de dienst verantwoordelijk voor het ontwikkelen,
implementeren, coördineren en toetsen van een samenhangend
geheel van instrumenten, procedures en methoden, gericht op de
doelmatige besteding van middelen en de verantwoording hiervan,
voor zover niet geregeld in de concernvoorschriften en
-richtlijnen;
- 2.
ondersteunt en adviseert de directeur ten behoeve van diens
eindverantwoordelijkheid voor het functioneren van de
dienst;
- 3.
is functioneel verantwoording verschuldigd aan de
concerncontroller en ondersteunt en adviseert deze met
betrekking tot de ontwikkeling van gemeentebreed te hanteren
instrumentarium voor planning en control;
- 4.
geeft leiding aan het bedrijfsbureau van de dienst;
- 5.
in situaties waar de rechtmatigheid en doelmatigheid van het
middelenbeleid en -beheer in geding zijn, kan de
dienstcontroller zich wenden tot het college van burgemeester en
wethouders, door tussenkomst van de concerncontroller.
Artikel 37 Het bedrijfsbureau
Het bedrijfsbureau:
- 1.
is verantwoordelijk voor de totstandkoming van diverse
dienstproducten uit de budgetcyclus, signaleert afwijkingen ten
aanzien van budgetten en kredieten en is verantwoordelijk voor
de reserves en voorzieningen van de dienst;
- 2.
onderhoudt contacten met de centrale financiële administratie
gericht op een juiste vastlegging van financiële gegevens en het
genereren van managementinformatie;
- 3.
ondersteunt en adviseert de directeur en het dienstmanagement
inzake het middelenbeleid en -beheer, binnen de hiervoor
vastgesteld concernvoorschriften en -richtlijnen.
Artikel 38 De centrale financiële administratie
De centrale financiële administratie is verantwoordelijk voor het
systematisch verzamelen, vastleggen, bewerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het
beheersen van de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Artikel 39
- 1.
Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet stelt de raad bij
afzonderlijke verordeningen regels vast met betrekking tot de
organisatie van en de controle op de administratie en van het
beheer van vermogenswaarden.
- 2.
De regels uit het vorige lid zijn vastgelegd in de
beheersverordening en de controleverordening.
- 3.
Het college van Burgemeester en wethouders geeft ten aanzien van
de bedoelde verordeningen nadere regels door middel van
uitvoeringsbesluiten en instructies voor functionarissen belast
met de in het eerste lid bedoelde verantwoordelijkheden en
taken.
Hoofdstuk 5 Deelname in gemeenschappelijke regelingen en overige
rechtspersonen
Artikel 40
Bij het besluit van de gemeenteraad, van het college van burgemeester en
wethouders of van de burgemeester, waarin wordt besloten tot het aangaan
van een gemeenschappelijk regeling, of waarbij wordt besloten tot het
oprichten van of deelnemen aan een rechtspersoon als bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet, wordt bepaald welke
organisatieonderdelen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het
gemeentebestuur, ondersteunende werkzaamheden verrichten.
Artikel 41
De vertegenwoordigers van het gemeentebestuur en de in artikel 40
aangewezen organisatieonderdelen bevorderen, voor zover mogelijk en voor
zo veel van hen afhangt, dat het beheer van de rechtspersonen die de
gemeente heeft opgericht of waaraan zij deelneemt, plaatsvindt alsof die
rechtspersonen organisatieonderdelen zijn in de zin van deze
verordening.
Artikel 42
Zij, die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van
enig college van een rechtspersoon, zijn verplicht om op nader door het
orgaan, dat de betrokken vertegenwoordiger heeft benoemd of aangewezen,
te bepalen wijze regelmatig verslag uit te brengen omtrent hun
werkzaamheden in dat bestuur.
Hoofdstuk 6 Slot- en overgangsbepalingen
Artikel 43
- 1.
Voor 1 januari 2002, of zoveel eerder als hij redenen daartoe
aanwezig acht, brengt de gemeentesecretaris aan burgemeester en
wethouders een rapport uit inzake het functioneren van het bij
of krachtens deze verordening bepaalde. Vervolgens brengt hij
een zodanig rapport om de twee jaar uit en bovendien op ieder
tijdstip, wanneer hij zulks nodig acht. In zijn rapport besteedt
hij bijzondere aandacht aan de vraag of de organisatie
aanpassing behoeft, bijvoorbeeld tengevolge van de
maatschappelijke ontwikkelingen en het door de raad vastgestelde
beleid.
- 2.
Burgemeester en wethouders brengen het in het eerste lid
bedoelde rapport ter kennis van de raad, vergezeld van het door
hen daarover ingenomen standpunt.
- 3.
De in het eerste lid bedoelde rapporteren het standpunt van
burgemeester en wethouders als bedoeld in het tweede lid vormen,
voordat zij ter kennis van de raad worden gebracht, onderwerp
van bespreking in de ondernemingsraad en in de Commissie voor
georganiseerd overleg in ambtenarenzaken.
Artikel 44
- 1.
Voor zover dit nodig is, kunnen door burgemeester en wethouders
voor bepaalde aangewezen organisatieonderdelen of delen daarvan
afwijkende en/of aanvullende regels worden vastgesteld.
- 2.
Zij gaan daartoe niet over dan nadat zij de gemeentesecretaris
en, onderscheidenlijk het managementteam in de gelegenheid
hebben gesteld van hun gevoelen te doen blijken.
Artikel 45
- 1.
Voor zover uit deze verordening taken en verantwoordelijkheden
voortvloeien die betrekking hebben op dienstjaren voor het
tijdstip van inwerkingtreding van deze verordening, berusten
deze bij de functionarissen die voor dat tijdstip met
overeenkomstige taken en verantwoordelijkheden in de voormalige
gemeenten Venlo, Tegelen en Belfeld waren belast, tenzij
hiervoor in onderling overleg een andere regeling wordt
getroffen.
- 2.
Tot het tijdstip van inwerkingtreding van op grond van deze
verordening te nemen nadere besluiten, blijven op de daarin
nader te regelen aangelegenheden betrekking hebbende regelen en
instructies, die voor de inwerkingtreding van deze verordening
zijn vastgesteld, zoveel mogelijk van overeenkomstige
toepassing.
Artikel 46
Voor zover in enige verordening de benoeming van ambtenaren in een
bepaalde functie is opgedragen aan de raad, en daarvan in deze
verordening wordt afgeweken, vindt benoeming van ambtenaren in functies
plaats overeenkomstig het bepaalde in deze verordening.
Artikel 47
- 1.
Alle naast de organisatieverordening geldende verordening,
regelingen en besluiten, die betrekking hebben op de
organisatie, moeten met ingang van de inwerkingtreding van de
organisatieverordening worden gelezen overeenkomstig het
bepaalde in de organisatieverordening, totdat deze regelingen of
besluiten zijn gewijzigd of ingetrokken.
- 2.
Met ingang van de datum waarop deze organisatieverordening in
werking treedt, vervallen de bepalingen van andere
verordeningen, regelingen en besluiten, die betrekking hebben op
de organisatie en die tekstueel dan wel materieel in strijd zijn
met de bepalingen van deze organisatieverordening.
Artikel 48
- 1.
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2001.
- 2.
Deze verordening kan worden aangehaald als
“Organisatieverordening gemeente Venlo 2001”.
Toelichting op de organisatieverordening van de gemeente Venlo
2001
De organisatieverordening van de gemeente Venlo bevat in verordeningsvorm de
vastlegging van de principes van het besturingsmodel en incorporeert tevens de
instructie van de gemeentesecretaris als omschreven in artikel 103 lid 2 van de Gemeentewet.
Het besturingsmodel van de gemeente Venlo is vastgesteld op 2 januari 2001 en
omvat een omschrijving van de missie en doelen, de positie van de bestuurlijke
en ambtelijke organen en een beschrijving van de sturings- en werkprincipes van
de organisatie en de structuur. Daarnaast wordt aandacht geschonken aan de
cultuur van de organisatie.
Leidende sturingsprincipes zijn integraal management en kwaliteitszorg. Deze
staan centraal in het organisatiemodel van de gemeente Venlo.
De organisatieverordening legt een en ander in formele bepalingen vast in zes
hoofdstukken:
- 1.
Structuur en besturingsmodel.
- 2.
- 3.
De ambtelijke organisatie.
- 4.
Financieel management en de administratieve organisatie van de
gemeente.
- 5.
Deelname in gemeenschappelijke regelingen en overige
rechtspersonen.
- 6.
Slot- en overgangsbepalingen.
De verordening is beknopt gehouden omdat het besturingsmodel een uitvoerige
beschrijving geeft van structuur en organen. De organisatieverordening bevat de
instructie voor de gemeentesecretaris, verankert de structuur, zij definieert de
besturingsprincipes van integraal management en kwaliteitszorg en werkt
voornoemde punten verder uit voor het managementteam, de dienst- en
afdelingshoofden en de relatie tussen ambtelijke organisatie en bestuur. Verder
zijn de financiële bepalingen vastgelegd.
De artikelen spreken voor zich, zeker in relatie met het besturingsmodel en
behoeven geen specifieke artikelsgewijze toelichting.