CVDR56512_1Instructie voor de gemeentearchivarisnlregelingVenlo2018-01-09VenloE3-journaal, 10-01-2001Instructie voor de gemeentearchivarisGeencollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2001-01-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2001-01-112012-01-01nieuwe regelingonbekendGeenGeenInstructie voor de gemeentearchivarisArtikel 1De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de
archiefbescheiden, de bibliotheek en verzamelingen, het geheel
hierna te noemen “de bescheiden” of “de archieven en verzamelingen”,
welke in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berusten.Hij voert het beheer overeenkomstig de daartoe betrekkelijke
voorschriften bij of krachtens de wet of bij reglement gesteld.Artikel 2Hij verstrekt aan de gemeenteraad, aan burgemeester en wethouders
gezamenlijk of afzonderlijk, aan de gemeentesecretaris, de hoofden van
gemeentelijke organen of namens hen handelende ambtenaren en aan de
gemeentelijke commissie de door hen gevraagde inlichtingen.Artikel 3Voor zover de daartoe betrekkelijke voorschriften en voorwaarden,
bij de opneming van bescheiden gesteld, zich niet daartegen
verzetten, geeft de gemeentearchivaris aan ieder, die dit verlangt,
gelegenheid bescheiden in overeenstemming met het Bezoekersreglement
gemeentearchief Venlo kosteloos te raadplegen.Onder het voorbehoud en behoudens de beperkingen in het vorige lid
bedoeld, verstrekt hij aan ieder die dit verlangt la dan niet door
hem gecollationeerde afschriften, reproducties en afbeeldingen van
of uittreksels uit de door hem beheerde bescheiden, tegen betaling
van een in de legesverordening vermeld tarief.De informatieverstrekking onder de beide vorige leden bedoeld kan in
originele, verfilmde of digitale vorm geschieden.De archivaris zorgt dat aan bezoekers desgewenst de originele
bescheiden worden verschaft in plaats van verfilmde of digitale
vervangers, tenzij de informatie alleen in digitale of
gesubstitueerde vorm beschikbaar is.Artikel 4De gemeentearchivaris is bevoegd ambtshalve nasporingen in de
archieven en verzamelingen te verrichten of te laten verrichten. Dit
onderzoek kan zich tevens uitstrekken tot bescheiden over de
gemeente Venlo, welke in andere archiefbewaarplaatsen berusten.Voor de in het voorgaande lid bedoelde nasporingen wordt leges
geheven, volgens een in de legesverordening vermeld tarief.Uit hoofde van het algemeen belang kan de gemeentearchivaris
besluiten dat in bepaalde gevallen geen leges wordt geheven.Artikel 5Naast de informatieverstrekking in de artikelen 2, 3 en 4 bedoeld,
is aan de gemeentearchivaris opgedragen het bewaren, in goede staat
houden, inventariseren en beschrijven van de door hem beheerde
bescheiden.Bij breidt de archieven en verzamelingen uit met documenten die voor
de geschiedenis en de topografie van de gemeente Venlo van belang
zijn.Artikel 6Onverminderd alle rechten welke de gemeente in geval van
ontvreemding of beschadiging van bescheiden toekomen, is de
gemeentearchivaris bevoegd personen die bescheiden ontvreemden of
pogen te ontvreemden, beschadigen of dreigen te beschadigen, de
gelegenheid tot verder onderzoek te ontzeggen.Hij adviseert burgemeester en wethouders inzake de vergoeding van de
schade, welke in geval van ontvreemding of beschadiging verschuldigd
is.Artikel 7In overleg met de brandweer zorgt de gemeentearchivaris dat in het
archiefgebouw voldoende reddings- en brandblusmiddelen aanwezig
zijn. Hij zorgt dat het gebouw is voorzien van een
rookmeldinstallatie met automatische doorkoppeling naar de meldkamer
van de brandweer, alsmede van een noodverlichtingsinstallatie met
vluchtwegaanduidingen.De gemeentearchivaris zorgt dat het archiefgebouw voorzien is van
een beveiligingsinstallatie tegen inbraak, welke installatie is
verbonden met een meldkamer.De gemeentearchivaris dient persoonlijk als eerste voor te komen op
de meldadressen van brandweer en meldkamer. Hij ziet er voorts op
toe dat alle middelen en installaties regelmatig worden
gecontroleerd en geïnspecteerd.In geval van brand of een andere calamiteit in of nabij de
gemeentelijke archiefbewaarplaats, begeeft de gemeentearchivaris
zich onmiddellijk daarheen en treft in overleg met de brandweer en
de politie de nodige maatregelen tot redding van archieven en
verzamelingen en/of tot arrestatie van verdachten van inbraak.In geval van dreigende overstroming of andere calamiteit kan de
gemeentearchivaris gelasten dat de inhoud van andere archiefruimten
van organen van de gemeente Venlo, tijdelijk naar het archiefgebouw
aan de Dokter Blumenkampstraat worden overgebracht.Artikel 8Desgevraagd of uit eigener beweging dient de gemeentearchivaris burgemeester
en wethouders van bericht en raad en doet hij hen voorstellen omtrent alles
wat naar zijn oordeel voor het gemeentearchief en/of verband houdende met
zijn inspecterende taal nodig is.Artikel 9De gemeentearchivaris is werkzaam in het archiefgebouw aan de Dokter
Blumenkampstraat.Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de chartermeester.Bij afwezigheid van beide functionarissen draagt de
gemeentearchivaris of de chartermeester de waarnemende leiding van
de dienst over een aan van de andere aanwezige werknemers.Bij vakantieverlof of langdurige afwezigheid treft de
gemeentearchivaris of zijn plaatsvervanger maatregelen om een goede
functionering van de inbraak- en brandmeldsystemen te
garanderen.Artikel 10Deze instructie treedt in werking op de dag volgende op die waarop
zij is bekendgemaakt.Op dat tijdstip wordt de Instructie voor de gemeentearchivaris,
vastgesteld door burgemeester en wethouders van Venlo,
ingetrokken.Artikel 11Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de
gemeentearchivaris”.