Instructie voor de gemeentearchivaris

Artikel 1

• 1.

  De gemeentearchivaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden, de bibliotheek en verzamelingen, het geheel hierna te noemen “de bescheiden” of “de archieven en verzamelingen”, welke in de gemeentelijke archiefbewaarplaats berusten.

• 2.

  Hij voert het beheer overeenkomstig de daartoe betrekkelijke voorschriften bij of krachtens de wet of bij reglement gesteld.

Artikel 2

Hij verstrekt aan de gemeenteraad, aan burgemeester en wethouders gezamenlijk of afzonderlijk, aan de gemeentesecretaris, de hoofden van gemeentelijke organen of namens hen handelende ambtenaren en aan de gemeentelijke commissie de door hen gevraagde inlichtingen.

Artikel 3

• 1.

  Voor zover de daartoe betrekkelijke voorschriften en voorwaarden, bij de opneming van bescheiden gesteld, zich niet daartegen verzetten, geeft de gemeentearchivaris aan ieder, die dit verlangt, gelegenheid bescheiden in overeenstemming met het Bezoekersreglement gemeentearchief Venlo kosteloos te raadplegen.

• 2.

  Onder het voorbehoud en behoudens de beperkingen in het vorige lid bedoeld, verstrekt hij aan ieder die dit verlangt la dan niet door hem gecollationeerde afschriften, reproducties en afbeeldingen van of uittreksels uit de door hem beheerde bescheiden, tegen betaling van een in de legesverordening vermeld tarief.

• 3.

  De informatieverstrekking onder de beide vorige leden bedoeld kan in originele, verfilmde of digitale vorm geschieden.

• 4.

  De archivaris zorgt dat aan bezoekers desgewenst de originele bescheiden worden verschaft in plaats van verfilmde of digitale vervangers, tenzij de informatie alleen in digitale of gesubstitueerde vorm beschikbaar is.

Artikel 4

• 1.

  De gemeentearchivaris is bevoegd ambtshalve nasporingen in de archieven en verzamelingen te verrichten of te laten verrichten. Dit onderzoek kan zich tevens uitstrekken tot bescheiden over de gemeente Venlo, welke in andere archiefbewaarplaatsen berusten.

• 2.

  Voor de in het voorgaande lid bedoelde nasporingen wordt leges geheven, volgens een in de legesverordening vermeld tarief.

• 3.

  Uit hoofde van het algemeen belang kan de gemeentearchivaris besluiten dat in bepaalde gevallen geen leges wordt geheven.

Artikel 5

• 1.

  Naast de informatieverstrekking in de artikelen 2, 3 en 4 bedoeld, is aan de gemeentearchivaris opgedragen het bewaren, in goede staat houden, inventariseren en beschrijven van de door hem beheerde bescheiden.

• 2.

  Bij breidt de archieven en verzamelingen uit met documenten die voor de geschiedenis en de topografie van de gemeente Venlo van belang zijn.

Artikel 6

• 1.

  Onverminderd alle rechten welke de gemeente in geval van ontvreemding of beschadiging van bescheiden toekomen, is de gemeentearchivaris bevoegd personen die bescheiden ontvreemden of pogen te ontvreemden, beschadigen of dreigen te beschadigen, de gelegenheid tot verder onderzoek te ontzeggen.

• 2.

  Hij adviseert burgemeester en wethouders inzake de vergoeding van de schade, welke in geval van ontvreemding of beschadiging verschuldigd is.

Artikel 7

• 1.

  In overleg met de brandweer zorgt de gemeentearchivaris dat in het archiefgebouw voldoende reddings- en brandblusmiddelen aanwezig zijn. Hij zorgt dat het gebouw is voorzien van een rookmeldinstallatie met automatische doorkoppeling naar de meldkamer van de brandweer, alsmede van een noodverlichtingsinstallatie met vluchtwegaanduidingen.

• 2.

  De gemeentearchivaris zorgt dat het archiefgebouw voorzien is van een beveiligingsinstallatie tegen inbraak, welke installatie is verbonden met een meldkamer.

• 3.

  De gemeentearchivaris dient persoonlijk als eerste voor te komen op de meldadressen van brandweer en meldkamer. Hij ziet er voorts op toe dat alle middelen en installaties regelmatig worden gecontroleerd en geïnspecteerd.

• 4.

  In geval van brand of een andere calamiteit in of nabij de gemeentelijke archiefbewaarplaats, begeeft de gemeentearchivaris zich onmiddellijk daarheen en treft in overleg met de brandweer en de politie de nodige maatregelen tot redding van archieven en verzamelingen en/of tot arrestatie van verdachten van inbraak.

• 5.

  In geval van dreigende overstroming of andere calamiteit kan de gemeentearchivaris gelasten dat de inhoud van andere archiefruimten van organen van de gemeente Venlo, tijdelijk naar het archiefgebouw aan de Dokter Blumenkampstraat worden overgebracht.

Artikel 8

Desgevraagd of uit eigener beweging dient de gemeentearchivaris burgemeester en wethouders van bericht en raad en doet hij hen voorstellen omtrent alles wat naar zijn oordeel voor het gemeentearchief en/of verband houdende met zijn inspecterende taal nodig is.

Artikel 9

• 1.

  De gemeentearchivaris is werkzaam in het archiefgebouw aan de Dokter Blumenkampstraat.

• 2.

  Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de chartermeester.

• 3.

  Bij afwezigheid van beide functionarissen draagt de gemeentearchivaris of de chartermeester de waarnemende leiding van de dienst over een aan van de andere aanwezige werknemers.

• 4.

  Bij vakantieverlof of langdurige afwezigheid treft de gemeentearchivaris of zijn plaatsvervanger maatregelen om een goede functionering van de inbraak- en brandmeldsystemen te garanderen.

Artikel 10

• 1.

  Deze instructie treedt in werking op de dag volgende op die waarop zij is bekendgemaakt.

• 2.

  Op dat tijdstip wordt de Instructie voor de gemeentearchivaris, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Venlo, ingetrokken.

Artikel 11

Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de gemeentearchivaris”.