CVDR56494_1GBA privacyreglementnlregelingVenlo2018-01-09VenloE3-journaal, 24-03-2004GBA privacyreglementOnbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-03-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2004-03-252010-01-01nieuwe regelingonbekendGeenGeenGBA privacyreglement

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingenDit reglement verstaat onder:de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);de Minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 17 december 2003;basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 van de wet;binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Venlo;buitengemeentelijke afnemer: elke andere afnemer dan een binnengemeentelijke afnemer;derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene;protocolleren: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan afnemers en derden;telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.Dit zijn: Naam, naam (gewezen) echtgenoot/geregistreerde partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum, overlijdensdatum.Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratieBeheerder van de bevolkingsadministratie is het hoofd van de afdeling Stadswinkels.Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

Hoofdstuk 2 Doel en inhoud van de bevolkingsadministratieArtikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voor zover dezen daar recht op hebben.

De aangehaakte gegevens worden uitsluitend gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5 Categorieën van personenIn de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Venlo.Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

Naast de gegevens die op grond van de wet en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen ten behoeve van de bevolkingsadministratie, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

Aangehaakte gegevens kunnen, voor zover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevensVerwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

Artikel 8 Bewaartermijnen

De bewaartermijn voor aangiften met bijlagen van verhuizingen en van emigratie als bedoeld in de artikelen 66 en 68 van de wet bedraagt 2 jaren.

Van elke vernietiging wordt een procesverbaal opgemaakt.

Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de verstrekking van gegevensArtikel 9 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Stadswinkels;

de door binnengemeentelijke afnemer aangewezen medewerkers;

De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen publieke taken.

Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Het verlenen van rechtstreekse toegang aan binnengemeentelijke afnemers is uitsluitend mogelijk op grond van een besluit van de verantwoordelijke.

Artikel 10 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemersAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.Artikel 11 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemersAan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet reeds langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.Artikel 12 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel is, ter beoordeling van de beheerder, dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn publieke taken.

Verzoeken voor selecties en steekproeven dienen door binnengemeentelijke afnemer altijd schriftelijk ingediend te worden bij de beheerder;

Zij hebben de richtlijnen van de verantwoordelijke met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 13 Verstrekking aangehaakte gegevensAan een buitengemeentelijke afnemer, een bijzondere derde, een verplichte derde of een vrije derde worden geen aangehaakte gegevens verstrekt.Artikel 14 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekkingTelefonisch worden slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, gegevens verstrekt aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden als bedoeld in artikel 98 van de wet en andere gemeenten.Artikel 15 Verbanden met andere gemeentelijke bestandenOp grond van artikel 96 van de wet worden aan het basisregistratiesysteem (BRS) gegevens verstrekt met het oog op het met elkaar in verband brengen van persoonsgegevens van de diverse gegevensverzamelingen.Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan binnengemeentelijke afnemers gegevens uit het basisregistratiesysteem (BRS) worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.Artikel 16 Gegevensverstrekking aan vrije derden

Aan rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze verstrekkingen nodig zijn ter behartiging van de belangen waarvoor ze gevraagd worden. Gegevens in de vorm van selecties worden uitsluitend verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke.

Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 17 Voorwaarden voor verstrekking

Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

dient de identiteit van de verzoeker deugdelijk te worden vastgesteld;

dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

dienen ter ondersteuning van het verzoek de door de beheerder aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 18 TerugmeldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.Artikel 19 ProtocolleringDe beheerder houdt gegevens bij inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.Hoofdstuk 4 Overige bepalingenArtikel 20 Beveiliging

De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 21 Slotbepaling

Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement”.

Het reglement ligt ter inzage in alle Stadswinkels van de gemeente Venlo.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 16 maart 2004