Financiële beheersverordening gemeente Haarlem

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Beleidsveld: Onderdeel van een programma, bestaande uit een samenstel van samenhangende producten of een enkel product uit de productenraming.

b. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Haarlem en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast alsmede een nadere onderverdeling van ieder programma naar beleidsvelden.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma en per beleidsveld relevante effect- en prestatieindicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma's en beleidsvelden en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s en beleidsvelden.

• 2.

  De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een uiteenzetting van het subsidiebeleid en overzicht van de te verlenen (begroting) en verleende (jaarrekening) subsidies aan instellingen en ondernemingen. Ook bevat deze paragraaf een uiteenzetting van het subsidiebeleid (ten aanzien van verkrijgen van middelen) en een overzicht van de te verkrijgen (begroting) en verkregen (jaarrekening) subsidies van derden.

• 3.

  In de begroting wordt van alle voorgenomen investeringen en alle routine investeringen het benodigd jaarbedrag voor het begrotingsjaar opgenomen.

Artikel 4 Autorisatie van begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per beleidsveld en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. Routine investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd en gemandateerd aan de directeuren. Overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd en aan het college gemandateerd. Het collegebesluit ter uitvoering van dit mandaat wordt ter kennisname aan de raadscommissie gezonden.

• 3.

  In elk geval bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten (op beleidsveldniveau) en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

• 4.

  Indien het college voorziet dat een geautoriseerde last of baat (op beleidsveldniveau) of investeringskrediet dreigt te worden overschreden met meer dan € 50.000, wordt dit in de eerstvolgende tussenrapportage of via een separaat voorstel aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het geautoriseerde budget (op beleidsveldniveau) of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5.

  Het college is bevoegd tot het afsluiten van meerjarige contracten (met financiële verplichtingen tot gevolg hebbend) indien de meerjarige lasten voorzien zijn in de meerjarenbegroting.

• 6.

  In principe kunnen nieuwe bestedingsvoorstellen alleen aan de orde te komen bij de zogenoemde integrale financiële afwegingsmomenten (kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarstukken). Uitzonderingen hierop zijn die gevallen waarbij het gaat om spoedeisende zaken die een snelle reactie noodzakelijk maken en waarbij niet kan worden gewacht tot het eerstvolgende integrale afwegingsmoment. In die gevallen zal voorafgaand aan de besteding een akkoord gevraagd worden in de commissie Bestuur middels een onderbouwd collegevoorstel.

Artikel 5 Kadernota

Het college biedt in de loop van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en een bijgestelde meerjarenraming. In deze kadernota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 8 en de jaarstukken bedoeld in artikel 3.

Artikel 6 Investeringsplan

Het college informeert de raad bij de kadernota gedurende het jaar door middel van een Investeringsplan over de financiële meerjaren prognose van alle gemeentelijke investeringen en de gevolgen voor de (meerjaren)begroting. Daarnaast legt zij verantwoording af over de gerealiseerde lasten en baten van het vorige boekjaar.

Artikel 7 Meerjarig Perspectief Grondexploitaties

• 1.

  Het college informeert de raad bij de kadernota door middel van het Meerjarig Perspectief Grondexploitaties over de financiële meerjaren prognose van de grondexploitaties en de effecten daarvan op de reserve grondexploitaties.

• 2.

  Het college legt bij de presentatie van de jaarstukken door middel van het Meerjarig Perspectief Grondexploitaties verantwoording af over de gerealiseerde lasten en baten in de grondexploitaties in het vorige boekjaar.

Artikel 8 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad gedurende het jaar door middel van tussentijdse (bestuurs)rapportages over de verwachte realisatie van de begroting over het hele jaar. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan op die van de begroting.

• 2.

  De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid, een uiteenzetting over de bedrijfsvoering en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma en beleidsveld;

  • b.

    de algemene dekkingsmiddelen;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma en beleidveld;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 9 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Op vaste activa wordt lineair afgeschreven met ingang van het jaar na ingebruikname/voltooiing van het actief.

• 2.

  Indien bij een vervangingsinvestering de te vervangen investering nog niet volledig is afgeschreven, wordt de restwaarde in één keer afgeboekt.

• 3.

  Voor het afschrijven van vaste activa worden de maximale termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage “Tabel afschijvingstermijnen” die onderdeel uitmaakt van deze verordening.

• 4.

  Bijdragen aan vaste activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd volgens de in artikel 9 lid 3 bedoelde afschrijvingstermijnen, indien:

  • a.

    er sprake is van een investering door een derde;

  • b.

    de investering bijdraagt aan de publieke taak;

  • c.

    de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen, en;

  • d.

    de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

• 5.

  Indien een andere afschrijvingsmethodiek gehanteerd wordt dan in artikel 9 lid 1, 2, 3, 4 en 5 omschreven, dan zal dit afzonderlijk door het college ter vaststelling worden voorgelegd aan de raad.

Artikel 10 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Haarlem wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden de directe kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten en daarnaast een redelijke opslag voor indirecte kosten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 11 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven van belastingen en rechten die door de raad worden vastgesteld

• 2.

  De besluiten tot vaststelling van tarieven van belastingen en rechten die krachtens delegatie door het college worden genomen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

• 3.

  Het college biedt de raad jaarlijks de nota Grondprijzen aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  Het college biedt de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

• 5.

  De besluiten tot het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 12 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een juiste uitvoer van de richtlijnen, zoals vastgelegd in het Treasurystatuut.

• 2.

  In het Treasurystatuut zijn de regels opgenomen die het college hanteert voor het dagelijkse beheer van koersrisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.

• 3.

  Wijzigingen van het Treasurystatuut worden door het college ter vaststelling aan de raad aangeboden.

Artikel 13 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de hoofdafdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie;

• g.

  de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    in een Organisatiebesluit: een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;

  • b.

    in een Organisatiebesluit: een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    in een Delegatie-en mandateringsbesluit: onder meer de formele verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    in een Treasurystatuut: de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    in een Richtlijn kostenverdeelsystematiek: de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie;

  • f.

    in een Budgethoudersregeling: de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college van B&W aangewezen medewerkers, om binnen de hun, via de begroting en kredieten, gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Haarlem;

  • g.

    in een nota Investeren: een toelichting op de geldende procedures rondom investeringen in de gemeente Haarlem;

  • h.

    in de visie Planning en Control: een heldere visie op planning en control, waardoor een gemeenschappelijk kader binnen Haarlem wordt verkregen en een weergave van de benodigde maatregelen die er toe moeten leiden dat binnen een periode van 3 jaar daadwerkelijk op output en prestaties gestuurd wordt.

• 2.

  Het Organisatiebesluit, de Richtlijn kostenverdeelsystematiek, de Budgethoudersregeling en de nota Investeren worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het Delegatie- en mandateringsbesluit wordt voor wat de bevoegdheden van de raad betreft door de raad vastgesteld. Het Treasurystatuut en de visie Planning en Control worden vastgesteld door de raad.

Artikel 17 Inwerkingtreding

• 1.

  De ‘Financiële beheersverordening gemeente Haarlem,’ vastgesteld door de raad op 15 november 2003 wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 8 juni 2007, met dien verstande dat de verordening van toepassing is op alle stukken voor het begrotingsjaar 2008 en latere begrotingsjaren.

Artikel 18 Overgangsbepaling

• 1.

  Bepalingen uit de verordening als bedoeld in artikel 17 lid 1 blijven van toepassing op de afronding van de begrotingscycli 2006 en 2007.

• 2.

  Nadere regels of aanwijzigingsbesluiten die zijn genomen op grond van de verordening als bedoeld in artikel 17 lid 1 blijven in stand en worden geacht gebaseerd te zijn op deze verordening voor zover de rechtsgrond van die besluiten in deze verordening is vervat.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam ‘Financiële beheersverordening gemeente Haarlem’.