Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Doetinchem

Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem 2007

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Doetinchem
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem 2007
Citeertitel	Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem 2007
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-03-2007		01-01-2012	Nieuwe regeling	02-01-2007 Doetinchems Vizier	Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

REGLEMENT BURGERLIJKE STAND VAN DE GEMEENTE DOETINCHEM 2007

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Het reglement verstaat onder:

a.
de wet:
Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek let van 14 oktober 1993 tot herziening van Titel 4 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek (Stb. 1993, 555);
b.
het besluit:
Besluit burgerlijke stand 1994 (Stb. 1994, nr. 160), als gewijzigd bij Besluit van 19 december 1994, Stb. 1994, nr. 900);
c.
het reglement:
het Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem;
d.
ambtenaar van de burgerlijke stand:
een ambtenaar in dienst van de gemeente Doetinchem of van een andere gemeente als zodanig benoemd door burgemeester en wethouders (artikel 16, leden 2 en 3 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek);
e.
buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand:
een ambtenaar in dienst van de gemeente Doetinchem of van een andere gemeente of een persoon die geen ambtenaar is, als zodanig benoemd door burgemeester en wethouders (artikel 16, leden 1 tot en met 3 van Boek 1 van het Burgerlijk Wet-boek);
f.
gemeentehuis:
alle gebouwen die bij raadsbesluit, bij besluit van burgemeester en wethouders of bij besluit van de burgemeester als zodanig zijn aangewezen met de daarbij behorende beperkingen qua dienstverlening;
g.
trouwen:
het voltrekken van een huwelijk dan wel het registreren van een partnerschap, het omzetten van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk of het omzetten van een huwelijk in een geregistreerd partnerschap;
h.
het bureau van de burgerlijke stand:
het kantoor van de afdeling gemeentewinkel waar de ambtenaar van de burgerlijke stand kantoor houdt;
i.
gemeentewinkel:
eenheid publiekszaken;
j.
de regeling:
Regeling rechtspositie buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.

Artikel 2 Ambtenaar van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

1.
Het college van burgemeester en wethouders kan tot ambtenaar van de burgerlijke stand benoemen: ambtenaren in dienst van de gemeente Doetinchem, werkzaam bij de afdeling gemeentewinkel.
2.
Het college van burgemeester en wethouders kan buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand benoemen.
De bevoegdheden bedoeld in de leden 1 en 2 van dit artikel zijn op grond van de artikelen 3 en 4 van het Algemeen Mandaatbesluit Doetinchem ondergemandateerd aan het hoofd van de eenheid publiekszaken.
3.
Het minimum aantal ambtenaren van de burgerlijke stand bedraagt twee.

Artikel 3 Benoeming tot ambtenaar van de burgerlijke stand of buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

1.
De benoeming tot ambtenaar van de burgerlijke stand geschiedt voor de periode die gelijk is aan de periode dat de betrokken ambtenaar in dienst is van de gemeente Doetinchem en zijn werkzaamheden uitoefent bij afdeling gemeentewinkel.
2.
Voor de benoeming van buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand wordt onderscheid gemaakt tussen:
- -
  bezoldigde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand en
- -
  onbezoldigde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand.
3.
Tot bezoldigd buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen worden benoemd personen die in roosterdienst huwelijken voltrekken, partnerschappen registreren of omzetting verrichten van huwelijken in geregistreerde partner-schappen of van geregistreerde partnerschappen in huwelijken. Voorts kunnen zij worden belast met de taken vermeld in artikel 5 van dit reglement.
4.
De bezoldigde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand worden benoemd voor een tijdvak van vijf jaar. De eerste periode verstrijkt op 31 december 2009.
Tussentijdse benoemingen overschrijden deze termijn niet. Deze benoeming eindigt in ieder geval bij het bereiken van de 65-jarige leeftijd.
5.
Tot onbezoldigd buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand zijn tevens benoembaar:
- -
  de burgemeester;
- -
  een wethouder;
- -
  een lid van de gemeenteraad van Doetinchem;
- -
  overigen.
De benoeming van de burgemeester geschiedt voor de periode dat hij/zij zijn/haar functie uitoefent. De benoeming van een wethouder geschiedt voor de periode dat hij/zij deze functie ononderbroken uitoefent. De benoeming van een lid van de gemeenteraad van Doetinchem geschiedt voor de periode dat hij/zij het raads-lidmaatschap ononderbroken vervult.
De overige onbezoldigde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand worden steeds benoemd voor een termijn vermeld in het benoemingsbesluit.
6.
De ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand worden geacht te zijn benoemd op grond van het bepaalde in dit reglement en wel voor de periode, zoals die uit het benoemingsbesluit blijkt.

Artikel 4 Benoeming, schorsing en ontslag

1.
De benoeming van ambtenaren van de burgerlijke stand geschiedt door het college van burgemeester en wethouders.
2.
De benoeming van buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand geschiedt door het college van burgemeester en wethouders.
3.
Schorsing of ontslag van ambtenaren van de burgerlijke stand geschiedt door burgemeester en wethouders, op voordracht van het hoofd van afdeling gemeente-winkel.
4.
Een besluit tot schorsing of een besluit tot ontslag van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand wordt genomen door burgemeester en wethouders op voordracht van het hoofd van de afdeling gemeentewinkel.
5.
Het hoofd van afdeling gemeentewinkel houdt een overzicht bij van de personen die tot ambtenaar van de burgerlijke stand of buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand zijn benoemd, van de datum waarop zij zijn benoemd en de datum van beëdiging, alsmede van schorsingen en ontslagen. Het hoofd van afdeling gemeentewinkel vermeldt tevens de datum waarop de ambtenaren van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand ophouden als zodanig te functioneren wegens het niet meer voldoen aan de voorwaarden van benoeming.
6.
De bevoegdheden bedoeld in de leden 1 en 2 van dit artikel zijn op grond van de artikelen 3 en 4 van het Algemeen Mandaatbesluit Doetinchem ondergemandateerd aan het hoofd van de eenheid publiekszaken.

Artikel 5 Taken van de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

1.
De ambtenaren van de burgerlijke stand werkzaam bij afdeling gemeentewinkel worden belast met het verrichten van alle taken die de wet aan hem/haar opdraagt.
2.
De overige ambtenaren van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand worden belast met de door de wet aan hun opgedragen taken, te weten het voltrekken van een huwelijk, het registreren van een partner-schap, het omzetten van een huwelijk in een geregistreerd partnerschap, het omzetten van een geregistreerd partnerschap in een huwelijk en het in ontvangst nemen van een eed, indien het paar geen geboorteakte of akte van bekendheid van geboorte kan verschaffen dan wel met betrekking tot het ontbreken van een akte van overlijden van personen van wie toestemming voor het huwelijk c.q. het geregistreerd partnerschap is vereist.

Artikel 6 Verplichtingen voor de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand

1.
De ambtenaren van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand en het personeel van bijstand dienen de instructies en werk-afspraken op te volgen die door het hoofd van de afdeling gemeentewinkel worden uitgevaardigd.
2.
De ambtenaar van de burgerlijke stand of buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand mag niet aan derden inzage geven of doen geven, dan wel mededelingen doen van gegevens blijkende uit de hem/haar ter hand gestelde stukken. Op hem/haar berust de plicht van geheimhouding van alles wat hem/haar uit hoofde van de functie bekend is of wordt.
3.
De ambtenaar van de burgerlijke stand of de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand die wegens ziekte of om andere redenen niet in staat is de aan hem/haar opgedragen werkzaamheden te verrichten, geeft hiervan terstond kennis aan het hoofd van de afdeling gemeentewinkel.

Artikel 7 Leiding van de dienst

1.
Het hoofd van de afdeling gemeentewinkel is belast met de algemene en dagelijkse leiding van alle zaken de burgerlijke stand betreffende.
2.
Bij afwezigheid wordt het hoofd van de afdeling gemeentewinkel vervangen door een daartoe aangewezen vervanger.
3.
Aan de in het eerste lid genoemde ambtenaar worden tevens opgedragen:
- a.
  de zorg voor het in behoorlijke staat onderhouden en beheren van de registers van de burgerlijke stand en de losbladige akten van de burgerlijke stand, alsmede het overige archief van de burgerlijke stand;
- b.
  de verdeling van de werkzaamheden onder de ambtenaren van de burgerlijke stand, de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand, alsmede van het personeel van bijstand;
- c.
  het ontvangen en beheren van de rechten, bedoeld in de Wet rechten burger-lijke stand of enige andere wettelijke bepaling en het doen storten van de ontvangen rechten in de gemeentekas;
- d.
  het doen van voorstellen ten aanzien van te treffen voorzieningen ten behoeve van de taakuitoefening door de ambtenaar van de burgerlijke stand en al wat verder de taak van de ambtenaar van de burgerlijke stand betreft;
- e.
  het doen van voordrachten aan burgemeester en wethouders tot benoeming van ambtenaren van de burgerlijke stand;
- f.
  het doen van voordrachten aan burgemeester en wethouders tot benoeming van buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand;
- g.
  het doen van voorstellen aan burgemeester en wethouders in verband met het verkrijgen van personeel om de ambtenaren van de burgerlijke stand bij te staan, alsmede materiële voorzieningen die voor een behoorlijke uitoefening van de taak van de (buitengewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand zijn vereist;
- h.
  het op schrift stellen van een instructie en werkafspraken ten behoeve van de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand;
- i.
  het opleiden en coachen van ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand;
- j.
  het houden van toezicht op een correcte taakuitoefening door de ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand.

Artikel 8 Locaties

1.
Onverminderd hetgeen daarover in de wet is bepaald, verrichten de ambtenaren van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand hun werkzaamheden in het gemeentehuis.
2.
Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis geschiedt door het college van burgemeester en wethouders. Het besluit wordt aan de raad bekendgemaakt.
3.
Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis voor eenmalig gebruik, in specifieke situaties, geschiedt door het college van burgemeester en wethouders. Het college van burgemeester en wethouders informeert over deze specifieke aanwijzingen achteraf de raad. Op 25 februari 2003 is deze bevoegdheid gemandateerd aan de portefeuillehouder (burgemeester!). De portefeuillehouder kan een locatie aanwijzen als mogelijke trouwlocatie bij toekomstige verzoeken.
Aanwijzing van een locatie tot gemeentehuis voor incidenteel gebruik is pas effectief nadat het bruidspaar, de locatiebeheerder en de gemeente een contract hierover hebben afgesloten. In dit contract staan de voorwaarden voor aanwijzing tot gemeentehuis.
4.
Op het gemeentehuis waar de ambtenaar van de burgerlijke stand kantoor houdt, kunnen alle werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende worden verricht.
Op de overige aangewezen gemeentehuizen kunnen slechts huwelijken worden gesloten, partnerschappen worden geregistreerd of omzettingen geschieden.

Artikel 9 Voorwaarden voor aanwijzing van een gemeentehuis waar een trouwerij c.q. een partnerschapsregistratie plaatsvindt

1.
Als gemeentehuis kunnen slechts gebouwen worden aangewezen waarvan het gebruik een permanent karakter draagt. Uitzondering hierop is de aanwijzing van gebouwen op grond van het gestelde in artikel 8 onder 3 van dit reglement.
2.
De aanwijzing van een gemeentehuis voor eenmalig gebruik mag niet leiden tot strijd met de openbare orde of de goede zeden.
3.
De wijze van gebruik tijdens de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie wordt bepaald door de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.
4.
De tot gemeentehuis aangewezen locatie dient voor de duur van de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie voor ieder vrij bereikbaar en toegankelijk te zijn.
5.
De eigenaar/beheerder van een als gemeentehuis aangewezen locatie dient de locatie naar behoren in te richten. Hieronder wordt ten minste verstaan:
- a.
  de aanwezigheid van een tafel en voldoende stoelen;
- b.
  voldoende verlichting van de ruimte;
- c.
  een geschikte ruimte waar de ambtenaar van de burgerlijke stand of de buiten-gewoon ambtenaar van de burgerlijke stand zich even kan terugtrekken en waardevolle materialen kan opbergen;
- d.
  toiletvoorzieningen;
- e.
  brandveiligheidsvoorzieningen.
6.
In de tot trouwzaal bestemde ruimten mag gedurende de gehele plechtigheid niet worden gerookt.
7.
Het aan te wijzen gebouw moet in principe toegankelijk zijn voor in- en mindervaliden.
8.
Aanwijzing tot trouwlocatie leidt niet tot enige verantwoordelijkheid van de gemeente voor de inrichting, aankleding en verzorging van de locatie, noch tot het verstrekken van enige vergoeding bij beschadiging van goederen die zich op of in een locatie bevinden.
9.
De ontvangst en begeleiding op daartoe aangewezen gemeentehuizen geschiedt door een door de locatie aangewezen gastvrouw of gastheer.
10.
Dieren worden niet toegelaten in de trouwzalen.
11.
Het niet-voldoen aan de bepalingen van dit artikel kan een reden zijn om de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie niet op de overeengekomen tijd en locatie te laten plaatsvinden.
12.
Jaarlijks vindt een controle plaats van de trouwlocaties.

Artikel 10 Openstelling

1.
Door of namens het college van burgemeester en wethouders worden de openings-tijden van het bureau van de burgerlijke stand voor het publiek vastgesteld en vermeld op de bij dit reglement behorende bijlage.
2.
Het bureau kan worden gesloten indien de vastgestelde openstelling samenvalt met algemeen erkende of daarmee gelijkgestelde feestdagen in de zin van artikel 3 van de Algemene termijnenwet.
3.
Op door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen bijzondere dagen is het bureau van de burgerlijke stand slechts beperkt opengesteld voor het publiek. Het hoofd van de afdeling gemeentewinkel is bevoegd daarvoor openings-tijden vast te stellen.
4.
Het bureau van de burgerlijke stand zal op verzoek van een belanghebbende, dan wel bij calamiteiten of rampen, door het hoofd van de afdeling gemeentewinkel worden geopend op andere dagen en tijdstippen dan vermeld in de in het eerste lid genoemde bijlage. De belanghebbende dient aan te tonen dat met de te verrichten werkzaamheden niet kan worden gewacht tot de eerstvolgende openstelling van het bureau.

Artikel 11 Slotbepalingen

1.
Dit reglement wordt ter hand gesteld aan alle te benoemen ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand en aan de eigenaren/beheerders van aan te wijzen gemeentehuizen.
2.
Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem 2007.
3.
Dit reglement met bijlagen treedt in werking op 1 maart 2007, onder gelijktijdige intrekking van het vorige vastgestelde Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Doetinchem.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Doetinchem op 2 januari 2007.

secretaris

burgemeester

Bijlage 1 Aangewezen gemeentehuizen

Bij het besluit van het college van burgemeester en wethouders tot vaststelling van het Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem zijn naast het stadhuis, Raadhuisstraat 2 te Doetinchem, aangewezen als gemeentehuis:

a.Uitsluitend voor het voltrekken van huwelijken, het registreren van partnerschappen, het omzetten van geregistreerde partnerschappen in huwelijken en het omzetten van huwelijken in geregistreerde partnerschappen:

1.
Kasteel De Kelder, Kelderlaan 10, 7009 BV Doetinchem
2.
Koetshuis van kasteel Slangenburg, Kasteellaan 6, 7004 JK Doetinchem
3.
Zalencentrum het Hart van Doetinchem, Rozengaardseweg 3, 7001 DN Doetinchem
4.
Schouwburg Amphion, Schouwburgplein 1, 7001 DK Doetinchem
5.
Kerkje Slangenburg

Bijlage 2 Openingstijden

1.
Het bureau voor de burgerlijke stand gevestigd in de frontoffice van de afdeling gemeentewinkel, ingang Plantenstraat te Doetinchem, is, voor het verrichten van alle werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende, met uitzondering van het voltrekken van huwelijk, het registreren van partnerschappen of het omzetten van partnerschappen in huwelijken anders dan aan de balie, voor het publiek geopend op:
maandag t/m vrijdag van 09.00 tot 15.00 uur;
op dinsdagavond van 17.30 tot 19.00 uur.
2.
De aangewezen gemeentehuizen en de uitsluitend aangewezen gemeentehuizen voor het voltrekken van huwelijken, het registreren van partnerschappen, het omzetten van een huwelijk in een partnerschap of het omzetten van een partner-schap in een huwelijk, zijn geopend:
- a.
  het stadhuis van Doetinchem, Raadhuisstraat 2 te Doetinchem op maandag tot en met zaterdag van 09.00 tot 16.30 uur;
- b.
  de overige trouwlocaties met een permanent karakter, op maandag tot en met zaterdag van 9.00 t/m 20.00 uur.
3.
De eenmalig aangewezen gemeentehuizen, uitsluitend geopend voor het sluiten van een huwelijk c.q. partnerschapsregistratie of het omzetten van een partnerschaps-registratie in een huwelijk, zijn geopend op het tijdstip vermeld in het aanwijzings-besluit.
4.
Op zon- en feestdagen zijn de bureaus van de burgerlijke stand en de trouwlocaties gesloten.

Bijlage 3 Afwijkende openingstijden

Het hoofd van afdeling gemeentewinkel;

gelet op artikel 10, onder 3 van het Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem;

b e s l u i t :

de volgende afwijkende openingstijden vast te stellen:

Op door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen bijzondere dagen is het bureau van de burgerlijke stand, gevestigd in het stadhuis van Doetinchem, Raadhuisstraat 2 te Doetinchem, opengesteld voor het publiek van 08.00 tot 09.00 uur of van 09.00 tot 11.00 uur.

Aldus vastgesteld door het hoofd van de afdeling gemeentewinkel op 1 maart 2007.

mevrouw ir.

J.M.Ackermans

Bijlage 4 Lijst met gegevens van benoemde en bevoegde ambtenaren en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand alsmede de periode waarvoor zij zijn benoemd

Deze lijst wordt in verband met privacygevoelige informatie later aan het besluit toegevoegd.

Bijlage 5 Instructie c.q. werkafspraken voor de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem

Onverminderd bepalingen krachtens enige wet of wettelijke bepaling aan de ambtenaar van de burgerlijke stand of de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand opgelegde verplichtingen geldt voor in de gemeente Doetinchem benoemde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand de volgende instructie c.q. werkafspraken.

1. Begripsomschrijvingen

Abs	-	ambtenaar van de burgerlijke stand;
Babs	-	buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand;
Trouwen/trouwerij c.q. partnerschapsregistratie	-	een huwelijk, een geregistreerd partnerschap, een omzetting van een partnerschap in een huwelijk of een omzetting van een huwelijk in een geregistreerd partnerschap;
Wet/wettelijke bepalingen	-	Burgerlijk Wetboek/Besluit burgerlijke stand 1994;
gemeentewinkel	-	eenheid publiekszaken;
DAR	-	Doetinchemse arbeidsvoorwaardenregeling.

2. Benoeming en beëdiging

2.1
De benoeming tot babs geschiedt na schriftelijk verzoek daartoe door het hoofd van de eenheid publiekszaken overeenkomstig het Reglement voor de burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem.
2.2
De benoeming van babsen die in roosterdienst werken, geschiedt telkenmale voor de tijdsduur van vijf jaar. De eerste periode verstrijkt op 31 december 2009. Tussentijdse benoemingen geschieden voor de periode van één jaar. Deze babsen ontvangen per trouwerij c.q. partnerschapsregistratie een vergoeding volgens het Reglement rechtspositieregeling buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand.
2.3
Benoeming tot onbezoldigd babs kan ook voor een eenmalige gebeurtenis plaatsvinden.
2.4
De benoeming tot babs van personen die lid zijn van de gemeenteraad van de gemeente Doetinchem geschiedt voor de tijdsduur dat zij onafgebroken lid zijn van de raad.
2.5
De benoeming tot babs van de burgemeester en de wethouders geschiedt voor de tijdsduur dat zij onafgebroken burgemeester of wethouder zijn van de gemeente Doetinchem.
2.6
Na de benoeming vindt de beëdiging plaats bij de rechtbank te Zutphen.
De afdeling gemeentewinkel maakt hiervoor de benodigde afspraken. Beëdiging kan achterwege blijven indien de te benoemen babs reeds de functie van abs of babs in een andere gemeente vervult en daarvoor is beëdigd.
2.7
Alvorens zijn werkzaamheden aan te vangen, dient de babs een fotokopie van zijn beëdiging en een geldig legitimatiebewijs in te leveren.
2.8
De tot babs benoemde personen vermeld onder 1.3, 1.4 en 1.5 ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding.
2.9
Het hoofd van de afdeling gemeentewinkel is niet verplicht ieder verzoek tot benoeming tot babs te honoreren. Hij/zij wijst verzoeken af in geval van benoeming indien de belangen van de gemeente Doetinchem in het geding kunnen komen.

3. Schorsing en ontslag

3.1.
Schorsing van ambtenaren van de burgerlijke stand geschiedt overeenkomstig wettelijke voorschriften door burgemeester en wethouders.
3.2.
Ontslag op eigen verzoek van de babs geschiedt door het hoofd van de eenheid publiekszaken.
3.3.
In overige gevallen wordt het besluit tot schorsing of ontslag van een babs genomen door burgemeester en wethouders.

4. Algemene regels

4.1.
De babs is ten alle tijde verplicht de regels gesteld door de wet of wettelijke bepaling na te volgen. Tevens is hij of zij verplicht de aanwijzingen te volgen, opgesteld of uitgevaardigd door het hoofd van de afdeling gemeentewinkel.
4.2.
De babs is niet gerechtigd zelfstandig afspraken te maken voor trouwerij c.q. partnerschapsregistratie en/of afspraken zonder vooroverleg met het hoofd van de afdeling gemeentewinkel te ruilen.
4.3.
De babs beperkt zich tot de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie en doet aan trouwparen en andere belanghebbende geen toezeggingen of beloften die afwijken van de daarvoor met elkaar afgesproken regels c.q. beleidslijnen.
4.4.
De babs stelt zich ten aanzien van vragen terughoudend op en verwijst een trouw-paar of anderen daarvoor altijd terug naar het hoofd van de afdeling gemeente-winkel of diens vertegenwoordiger.
4.5.
De babs dient ervan doordrongen te zijn dat er in Nederland een scheiding bestaat tussen kerk en staat. Een burgerlijk huwelijk dient dan ook een burgerlijk huwelijk te zijn. Een trouwpaar met andere wensen ten aanzien van uitingen op religieus terrein dient zich voor een kerkelijke bevestiging in verbinding te stellen met een geestelijke van een kerkgenootschap of religieuze stroming.
4.6.
De babs informeert de gastvrouw/gastheer of bode over voor haar of hem relevante gegevens.
4.7.
De babs draagt zorg voor de akte en de daarbij behorende stukken en zorgt dat deze en overige stukken met persoonsgegevens teruggaan naar de afdeling gemeentewinkel.
4.8.
De babs respecteert eenieder en behandelt eenieder zonder onderscheid naar ras, huidskleur, geslacht, overtuiging, godsdienst of nationaliteit.
4.9.
De babs draagt een geheimhoudingsplicht ten aanzien van zijn/haar functie.
4.10.
De babs is verplicht bij ziekte, vakantie of andere calamiteit vroegtijdig dan wel terstond het hoofd van de afdeling gemeentewinkel of diens vertegenwoordiger daarvan in kennis te stellen.

5. Inwerkprocedure/opleiding

5.1
Na de beëdiging vindt een korte inwerkprocedure plaats. De inwerkprocedure bestaat uit de volgende onderdelen:
- a.
  mondeling doornemen van deze instructie c.q. werkafspraken;
- b.
  mondeling doornemen van de huwelijksprocedure (toezending stukken, telefonisch contact, huisbezoek, huwelijksvoltrekking, geheimhouding etc.);
- c.
  bijwoning van een huisbezoek door twee andere babsen;
- d.
  bijwoning van twee trouwerijen c.q. partnerschapsregistraties door andere absen of babsen;
- e.
  begeleiding bij de voorbereiding bij de eerste trouwerij c.q. partnerschaps-registratie;
- f.
  begeleiding bij het voltrekken van het eerste huwelijk.
5.2
De nieuw benoemde babs kan op kosten van de gemeente Doetinchem een daarvoor door de gemeente Doetinchem geselecteerde cursus voor babsen volgen.
5.3
In de eerste drie maanden na de benoeming en beëdiging tot babs wordt de nieuw benoemde babs niet vaker dan voor de voltrekking van één huwelijk/partnerschap per maand ingeroosterd, tenzij dit in goed overleg anders is overeengekomen.
5.4
Ook na de inwerkprocedure/opleiding kan de babs te allen tijde een beroep doen op de hulp en bijstand van medewerkers van de afdeling gemeentewinkel.
5.5
Jaarlijks bezoekt een abs de babs bij een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie op een van de locaties. Bij dit bezoek wordt de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie kort nabesproken en daar waar nodig advies of feedback gegeven.
5.6
Voor de voor een eenmalige gebeurtenis benoemde babsen geldt een afwijkende inwerkprocedure. Deze bestaat in ieder geval uit de onderdelen 5.1. onder a en b. Het hoofd van de gemeentewinkel bepaalt of er bij de trouwerij c.q. partnerschaps-registratie door een voor een eenmalige gebeurtenis benoemd babs assistentie wordt verleend door een abs of een babs vermeld onder 3.2.

6. Indeling/ontvangst van de benodigde stukken c.q. documentatie

6.1
De afdeling gemeentewinkel draagt zorg dat indelingen ten minste vier weken van tevoren bekend zijn en met de benodigde stukken c.q. documentatie aan de betrokken babs is toegezonden, tenzij dit in redelijkheid niet kan worden verwacht.
6.2
Een babs kan niet zelf de door de afdeling gemeentewinkel gemaakte indeling wijzigen of met hem of haar gemaakte afspraken in handen stellen van een collega-babs.
6.3
Met wensen of voorkeuren voor indeling, van tevoren door bruidspaar of babs kenbaar gemaakt, zal zoveel mogelijk rekening worden gehouden.
6.4
Een babs mag een aan hem of haar toegewezen huwelijk teruggeven indien blijkt dat er tussen de babs en het bruidspaar te weinig affiniteit bestaat om een goede en gepaste toespraak te kunnen houden.

7. Het traject voorafgaand aan de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie

7.1
Na ontvangst van de voor de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie benodigde stukken c.q. documentatie neemt de babs, uiterlijk veertien dagen voor de datum van de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie, telefonisch contact op met het bruidspaar.
7.2
Het staat de babs vrij ook op huisbezoek te gaan bij een aanstaand bruidspaar dan wel het bruidspaar uit te nodigen voor een persoonlijk gesprek.

8. De trouwerij c.q. partnerschapsregistratie

8.1
Een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie geschiedt in principe in een daarvoor door de gemeente beschikbaar gestelde toga.
8.2
De babs is vroegtijdig, dat wil zeggen ten minste een half uur voor het voor de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie afgesproken tijdstip op de trouwlocatie aanwezig.
8.3
De babs haalt de akten en de toga op bij de afdeling gemeentewinkel van het stadhuis, Raadhuisstraat 2 te Doetinchem, tenzij daarover andere afspraken zijn gemaakt.
8.4
De babs brengt de akten en toga meteen na de huwelijksvoltrekking terug naar de afdeling gemeentewinkel, tenzij daarover andere afspraken zijn gemaakt.
8.5
De babs draagt ervoor zorg dat bij elke trouwerij c.q. partnerschapsregistratie de juiste documenten en stukken aanwezig zijn en draagt zorg voor de hem/haar ter hand gestelde documenten en bijlagen.
8.6
De babs geeft leiding aan de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie en draagt zorg voor een goed verloop daarvan.
8.7
De babs draagt ervoor zorg dat trouwerij c.q. partnerschapsregistratie correct en op een juridisch juiste manier wordt voltrokken, waarbij zo veel als mogelijk rekening wordt gehouden met de wensen van het trouwpaar.
8.8
De babs mag niet aan derden inzage geven of doen geven, dan wel mededelingen doen of informatie verstrekken van gegevens blijkende uit de hem/haar ter hand gestelde stukken dan wel door hem/haar op welke wijze verkregen informatie.
Op hem/haar berust de plicht van geheimhouding van alles wat hem/haar uit hoofde van zijn/haar functie bekend is of wordt.
8.9
De babs beslist in samenspraak met het bruidspaar of een plechtigheid vroeger kan beginnen dan aanvankelijk met de afdeling gemeentewinkel werd afgesproken.
De babs is ook bevoegd te beslissen dat, indien een bruidspaar te laat op de trouwlocatie aanwezig is, een plechtigheid wordt bekort in die zin dat een daarop volgende trouwerij c.q. partnerschapsregistratie niet wordt gehinderd door de te late aankomst van het bruidspaar daarvoor.

9. De vergoedingen

De vergoedingen gelden uitsluitend voor babsen die in roosterdienst een trouwerij c.q. een partnerschapsregistratie verrichten.

9.1
De gemeente stelt voor elke trouwerij c.q. partnerschapsregistratie een vergoeding beschikbaar. De hoogte van de vergoeding wordt jaarlijks met de gebruikelijke prijsindexering verhoogd. De uitbetaling van de vergoeding geschiedt elke maand volgend op de maand waarover de vergoeding is toegekend.
9.2
Indien een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie niet doorgaat of op verzoek plaatsvindt door een ander dan de ingedeelde babs en er reeds voorbereidingen zijn getroffen voor de voltrekking van de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie zoals bijvoorbeeld het telefonische contact of wel het huisbezoek, dan wel het schrijven van de toespraak, worden de kosten vergoed die de babs heeft gemaakt.

10. De evaluatiebijeenkomsten

Jaarlijks vindt minimaal een keer een evaluatiebijeenkomst plaats.

11. Kennisname van de instructie/werkafspraken

De ondergetekenden (naam en voorletters/-namen) verklaren vorenstaande instructie/werkafspraken heden met elkaar te hebben doorgenomen.

Doetinchem, (datum)

Toelichting bij het Reglement burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem

Door wijziging van wet- en regelgeving, voortschrijdend inzicht en wijziging van beleid, alsmede door wijziging van gegevens vermeld in de bijlagen bij dit reglement dient het Reglement Burgerlijke Stand van de gemeente Doetinchem te worden herzien en aangepast. Het reglement wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.

De wet draagt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand een aantal taken op.

De ambtenaar van de burgerlijke stand is in de uitvoering van zijn/haar taken zelfstandig en staat als zodanig niet in een hiërarchische verhouding, noch tot collegae, noch tot het gemeentebestuur. Door het afleggen van zijn/haar ambtseed heeft hij/zij zich persoonlijk verbonden tot vervulling van de hem/haar door de wet opgedragen verplichtingen.

Het aan de ambtenaar van de burgerlijke stand opleggen van bepalingen of van verplichtingen niet overeenkomstig wettelijke bepalingen kan worden bestraft met een maximum gevangenisstraf van twee jaar of een geldboete van de vierde categorie (365 Sr). Via een werkverdeling en de aanwijzing van de leiding van de dienst wordt voorkomen dat de ene ambtenaar van de burgerlijke stand tot een andere beslissing komt dan een andere ambtenaar van de burgerlijke stand en wordt de uniformiteit bewaakt. Het hoofd van de afdeling gemeentewinkel wordt belast met de leiding van de dienst en draagt voor de uitvoering van de werkzaamheden de verantwoordelijkheid. Hij/Zij bewaakt voorts een goede dienstverlening aan klanten van de gemeentewinkel.

Het reglement opent met begripsomschrijvingen. Omdat het reglement verwijst naar oude reglementen, is bij de begripsomschrijvingen tot uitdrukking gebracht dat de vroegere benaming burgerzaken gelijk is aan de afdeling gemeentewinkel van de eenheid publiekszaken.

De benoeming van een ambtenaar van de burgerlijke stand of een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is door het Burgerlijk Wetboek opgedragen aan burgemeester en wethouders. Tot ambtenaar van de burgerlijke stand kan slechts een gemeenteambtenaar worden benoemd. In het reglement is vastgelegd dat slechts die gemeenteambtenaren tot ambtenaar van de burgerlijke stand worden benoemd die in dienst zijn van de gemeente Doetinchem zijn en werkzaam bij de afdeling gemeentewinkel. Zij worden belast met alle werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende. Voor de functie ambtenaar van de burgerlijke stand wordt geen aparte financiële vergoeding gegeven.

Buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand kunnen slechts worden belast met enkele werkzaamheden de burgerlijke stand betreffende zoals het voltrekken van huwelijken, het registeren van partnerschappen en het omzetten daarvan. Daarnaast mogen zij enkele eden in ontvangst nemen die betrekking hebben op de daarna volgende rechtshandeling. Hoewel de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand het huwelijk, het geregistreerd partnerschap of de omzetting daarvan juridisch tot stand laat komen, is zijn/haar taak meer een afgeleide en toegespitst op het op maat leveren van een voor het bruidspaar persoonlijke toespraak.

Omdat het vaststellen van de huwelijksbevoegdheid en het completeren van het juridisch deel van het trouwdossier uitsluitend tot de bevoegdheid behoren van de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn de benoemingen van buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand gemandateerd aan het hoofd van de eenheid publiekszaken. Door deze mandatering wordt efficiënter en effectiever gewerkt.

Schorsing en ontslag van ambtenaren van de burgerlijke stand en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand geschieden door burgemeester en wethouders, tenzij het een verzoek om ontslag betreft van een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand. In dat geval wordt de bevoegdheid gemandateerd aan het hoofd van de eenheid publiekszaken. Reden is dat bij schorsing of niet eervol ontslag de gemeente in een rechtsgeding kan worden verwikkeld.

Binnen de gemeente Doetinchem wordt reeds geruime tijd gebruikgemaakt van een groep buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die in roosterschema's de trouwerij c.q. partnerschapsregistraties verzorgen. Op deze manier kan bij deze vorm van dienstverlening maatwerk worden geleverd en kan aan persoonlijke wensen van bruidsparen tegemoet worden gekomen. Deze in roosterschema werkende buiten-gewoon ambtenaren van de burgerlijke stand krijgen daarvoor een vergoeding. In de bijlagen is de instructie voor de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand opgenomen.

Andere tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemde personen, zoals de burgemeester, een wethouder, een raadslid en overige, waaronder de buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die voor een eenmalige gebeurtenis een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie verzorgen, ontvangen daarvoor geen vergoeding.

De beheersbaarheid en ook de kwaliteit dient nauwlettend in de gaten te worden gehouden. Personen die zijn benoemd doch na verloop van tijd niet meer beschikbaar zijn voor de te verrichten werkzaamheden of niet geschikt zijn voor de uitoefening van deze openbare functie, worden niet herbenoemd. Het tijdvak van benoeming voor buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand die in roosterschema werken, is daarom gesteld op vijf jaar. Elke vijf jaar worden besluiten genomen met betrekking tot herbenoeming. Tussentijdse benoemingen overschrijden deze termijn niet.

Voor de burgemeester, een wethouder en een lid van de raad is de benoemingsperiode gelijk aan die van de termijn van burgemeesterschap, wethoudersschap of het ononderbroken raadslidmaatschap.

Daarnaast is de mogelijkheid gecreëerd dat personen worden benoemd voor een eenmalige gebeurtenis. In het laatste geval moet voor de werkzaamheden die de voorbereiding, benoeming, begeleiding, beëdiging of registratie bij de rechtbank en administratie met zich meebrengen leges worden betaald.

Bij ziekte of plotselinge afwezigheid waardoor een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand de hem/haar opgedragen taak niet kan verrichten, wordt door de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand melding gedaan aan het hoofd van de afdeling gemeentewinkel. Deze treft een regeling ter voorziening van afwezigheid.

In het reglement is een artikel opgenomen ten aanzien van de benoemingstermijn van ambtenaren van de burgerlijke stand. Een overzicht van benoemde ambtenaren van de burgerlijke stand en benoemde buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand met daarbij de datum van benoeming en de benoemingsperiode en datum van beëdiging zijn in de bijlagen opgenomen.

Het hoofd van de afdeling gemeentewinkel wordt belast met de leiding en organisatie van de dienst. Hij/zij houdt onder meer een lijst bij met namen, benoemingsdatum en beëdigingdatum, alsmede het tijdvak c.q. de periode waarvoor de diverse (buiten-gewoon) ambtenaren van de burgerlijke stand zijn benoemd. Door actualisering kan steeds worden bijgehouden welke personen nog steeds de bevoegdheid bezitten om op te treden als (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand en welke die bevoegd-heid hebben verloren.

De wet bepaalt dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden verricht in het gemeentehuis. De registers van de burgerlijke stand en de onder de ambtenaar van de burgerlijke stand berustende bescheiden worden overeenkomstig de wettelijke bepalingen zorgvuldig in een afgesloten, tegen brand beschermde ruimte in een het gemeentehuis bewaard, totdat zij worden overgebracht naar een gemeentelijke archief-bewaarplaats. Uitsluitend wanneer er sprake is van gewichtige redenen mag de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn werkzaamheden buiten het gemeentehuis verrichten. Als gemeentehuis wordt in de literatuur gezien het gebouw waar het bestuur zetelt. Dit sluit aan bij een arrest van de Hoge Raad van 19 april 1853. Van Dale geeft de volgende verklaring voor het begrip gemeentehuis: 'het gebouw waarin het gemeente-bestuur gevestigd is'. Andere gebouwen dienen dan ook als gemeentehuis te worden aangewezen. In de bijlage wordt in een overzicht nader vastgelegd welke locaties in Doetinchem zijn aangewezen als gemeentehuis en welke werkzaamheden op die aangewezen locaties mogen worden verricht.

Een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie is een hoogtepunt in het leven van een mens. Het vereist een bepaald decorum. Bijna alle trouwlocaties worden gehuurd. In het reglement is een minimum aan randvoorwaarden gesteld zoals bijvoorbeeld ten aanzien van de inrichting van, de begeleiding en de brandveiligheid van trouwlocaties. Van groot belang is dat ook steeds rekening wordt gehouden met de toegankelijkheid van gebouwen voor in- en mindervaliden. Dit is echter niet altijd mogelijk. Met name in oude historische gebouwen ontbreekt vaak een aantal voorzieningen zoals bijvoorbeeld een hellingbaan of een lift. De in de bijlagen opgenomen lijst met aangewezen trouw-locaties betreft een tijdsopname.

Het bureau van de burgerlijke stand dient dagelijks geopend te zijn. Burgemeester en wethouders bepalen daarvoor de openingstijden. Voor de zaterdag en de zondag en algemeen erkende feestdagen en andere door burgemeester en wethouders aan te wijzen dagen wordt een afzonderlijke regeling getroffen. Het vaststellen van openings-tijden op bijzondere plaatselijke feestdagen zijn gedelegeerd aan het hoofd van de afdeling gemeentewinkel. Indien de noodzaak daartoe is vastgesteld, kan in spoed-eisende gevallen het hoofd van de afdeling gemeentewinkel het bureau van de burgerlijke stand op elk gewenst ogenblik openstellen. Voorts is in het reglement rekening gehouden met calamiteiten of rampen.

Toelichting bij de instructie c.q. werkafspraken voor buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand

1. Begripsbepalingen

Deze spreken voor zich.

2. Benoeming en beëdiging

In dit hoofdstuk worden de regels herhaald die ook zijn opgenomen in het door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Reglement voor de burgerlijke stand van de gemeente Doetinchem 2004. Er wordt daarin onderscheid gemaakt tussen babsen die in een roosterdienst voor de gemeente Doetinchem een trouwerij c.q. een partnerschapsregistratie verrichten en personen met een bestuursfunctie (burgemeester, wethouder) of politieke achtergrond (raadsleden), die slechts van tijd tot tijd als babs een trouwerij c.q. een partnerschapsregistratie doen en met de voor een eenmalige gebeurtenis benoemde babs. Voor het personeelsdossier dient de babs net als elke werknemer een fotokopie van zijn legitimatiebewijs in te leveren.

4. Algemene regels

In de algemene regels zijn regels gesteld met betrekking tot verantwoordelijkheden, integriteit, geheimhouding en non-discriminatie. In de overige hoofdstukken wordt op onderdelen nader ingegaan.

5. Inwerkprocedure/opleiding

Naast plichten bestaan er ook voor de babsen een aantal rechten. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de rechten van de babsen op opleiding en begeleiding.

6. Indeling/ontvangst stukken en documentatie

Ook in dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op een bepaald aspect van de taakverdeling en de verantwoordelijkheden over en weer.

7. Het traject voorafgaand aan de trouwerij c.q. partnerschapsregistratie

Bij de start van de professionalisering is uitgegaan van een maatwerktoespraak voor ieder bruidspaar. Onderdeel daarvan zou moeten zijn een huisbezoek af te leggen door de babs aan een bruidspaar. In de praktijk blijkt niet ieder bruidspaar daar prijs op te stellen. De regels zijn aan de praktijk aangepast.

8. De trouwerij c.q. partnerschapsregistratie

De voltrekking van een huwelijk c.q. een partnerschapsregistratie is veelal een plechtig gebeuren. Alhoewel duidelijk met een bruidspaar afspraken zijn gemaakt over het tijdstip van trouwen/partnerschapsregistratie, komt het meer dan eens voor dat een bruidspaar of te vroeg of te laat op het gemeentehuis aankomt. In ieder geval dienen er in alle gevallen een bode/gastvrouw/gastheer en een babs aanwezig te zijn. Er mag geen onduidelijkheid zijn over wie bevoegd is bepaalde beslissingen te nemen over te volgen procedures en de plicht tot geheimhouding. Deze zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt.

9. De vergoedingen

In dit hoofdstuk wordt geregeld welke vergoedingen wel en welke niet worden gegeven.

10. De evaluatiebijeenkomsten

Jaarlijks vindt er minimaal één evaluatiebijeenkomst plaats.

11. Kennisname van de instructie/werkafspraken

Een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie is en blijft een product waarvoor de gemeente verantwoordelijk is. Ook al vindt een trouwerij c.q. partnerschapsregistratie plaats op een door de gemeente ingehuurde locatie, het publiek zal altijd het uiteindelijke product in relatie brengen met de gemeente. Daarom moeten dingen goed worden geregeld en is het van belang zaken goed met alle betrokken partijen door te spreken. Na het doorspreken tekenen de babs en de vertegenwoordiger van de gemeente Doetinchem het document voor akkoord. De babs krijgt een document ter hand gesteld. De gemeente draagt zorg voor archivering van een getekend exemplaar.