| Organisatie | Doetinchem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009 |
| Citeertitel | Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 160, lid 1, onderdeel c
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-2009 | 01-03-2021 | Nieuwe regeling | 22-09-2009 Doetinchems Vizier | Onbekend |
Paragraaf III Verantwoordelijkheid afdelingshoofden en teamleiders
Paragraaf V De coördinatie van de werkzaamheden
De opsteller van het voorstel of anderen die anderszins ambtelijke verantwoordelijkheid voor het voorstel dragen, kunnen in het voorstel een van de eerstbetrokken portefeuillehouder afwijkende opvatting naar voren brengen. In dat geval dient de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder goed te worden verwoord.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 22 september 2009.
De voorzitter
De secretaris
Toelichting Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009
Op grond van artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet zijn burgemeester en wethouders bevoegd regels vast te stellen met betrekking tot de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie. De Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009 bevat de hoofdlijnen van de verhouding tussen burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie en de verhouding tussen de verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie. Hieronder volgt – voor zover noodzakelijk – een artikelsgewijze toelichting op de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009.
De ambtelijke organisatie bestaat uit afdelingen Een afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de afdeling waar hij leiding aan geeft. Dit laat evenwel onverlet dat de algemeen directeur eindverantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie in zijn geheel (zie artikel 3, eerste lid, eerste volzin).
De hoofdlijnen van de ambtelijke organisatie worden door burgemeester en wethouders vastgesteld. Onder hoofdlijnen wordt in dit verband verstaan: welke en hoeveel afdelingen zijn er en welke taken hebben deze. Binnen deze hoofdlijnen is de algemeen directeur bevoegd tot vaststelling van de organisatorische inrichting. Dit zal veelal geschieden aan de hand van een voorstel van het afdelingshoofd. De in het tweede lid neergelegde bevoegdheid van de algemeen directeur doet recht aan het feit dat hij aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat.
In dit artikel is onder andere tot uitdrukking gebracht dat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie de algemeen directeur staat. Dit betekent dat de directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller en de afdelingshoofden hiërarchisch ondergeschikt zijn aan de algemeen directeur. Overigens heeft de concerncontroller wel een eigenstandige positie. In dit verband wordt verwezen naar artikel 13. Op grond van artikel 2 van de Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 is de secretaris tevens algemeen directeur. Het betreft hier evenwel te onderscheiden functies. De secretaris heeft namelijk een in de Gemeentewet (artikelen 102 en volgende) neergelegde positie. Zijn taak bestaat uit het bijstaan van burgemeester en wethouders en de burgemeester. De voornaamste bevoegdheid van een afdelingshoofd en een teamleider ligt besloten in zijn aanstelling als hoofd van een afdeling en een team. Hiermee beschikt hij over de volledige hiërarchische bevoegdheid ten opzichte van de binnen zijn onderdeel van de ambtelijke organisatie werkzame functionarissen. Bijzondere aandacht verdient het bepaalde in lid 5. Hieruit volgt dat de algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering de directe aansturing van de afdelingen onderling verdelen.
Het eerste lid legt de verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van de (gehele) ambtelijke organisatie neer bij de algemeen directeur. Hetzelfde geldt voor de directeur bedrijfsvoering, de afdelingshoofden en de teamleiders, maar dan ten aanzien van die onderdelen van de ambtelijke organisatie waar zij verantwoordelijk voor zijn.
De algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering vormen samen de directie. Gezien de taken van de concerncontroller, zie in dit verband artikel 13, is hij vaste adviseur van de directie en neemt hij als zodanig deel aan het directieoverleg. Hoewel het derde lid van artikel 5 wellicht iets anders suggereert, is de directie een overleg- en geen beslisorgaan. Dit betekent dat de bevoegdheid om een beslissing te nemen over een in de directie behandeld onderwerp veelal zal berusten bij burgemeester en wethouders. In artikel 3, onder b, van de Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 is bepaald dat de secretaris (tevens algemeen directeur) voorzitter is van de directie. In onderhavige regeling behoeft dit derhalve niet te worden bepaald.
Ondanks het feit dat de algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat en het aldus voor de hand ligt dat hij verantwoording aflegt aan burgemeester en wethouders, is er in dit artikel voor gekozen om de directie deze verantwoording te laten afleggen. Artikel 6 is open geformuleerd: zowel de vraag waarover wordt gerapporteerd als de vorm waarin zijn overgelaten aan burgemeester en wethouders en de directie.
In dit artikel is aangegeven waar een afdelingshoofd en een teamleider als hoofd van het desbetreffende onderdeel van de ambtelijke organisatie verantwoordelijk voor zijn. De verantwoordelijkheid voor de integratie en coördinatie van de activiteiten met de activiteiten van de andere onderdelen van de ambtelijke organisatie is opgenomen om verkokering tegen te gaan.
Het bestuurlijk-ambtelijk overleg vindt doorgaans plaats in het portefeuilleberaad. Het spreekt voor zich dat ook buiten dit beraad bestuurlijk-ambtelijk overleg kan plaatsvinden. In het portefeuilleberaad zullen in ieder geval de in de vergadering van burgemeester en wethouders te behandelen voorstellen worden voorbesproken (zie artikel 12, eerste lid).
Het voorstel wat ter besluitvorming aan burgemeester en wethouders wordt voorgelegd, bevat de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder. Het staat de opsteller van het voorstel of anderen die anderszins verantwoordelijk zijn voor het betreffende voorstel (bijvoorbeeld de concerncontroller) vrij in het voorstel een afwijkende opvatting naar voren te brengen. Juist in dat geval dient de opvatting van de eerstbetrokken portefeuillehouder goed te worden verwoord.
Om een te nemen beslissing te kunnen agenderen voor een vergadering van burgemeester en wethouders zal zij altijd moeten zijn voorbesproken met de eerste of – bij diens afwezigheid in de betreffende vergadering – de tweede portefeuillehouder. Een portefeuillehouder kan nooit in een vergadering van burgemeester en wethouders worden geconfronteerd met een voorstel dat hij niet kent, maar dat wel in zijn portefeuille valt. Hiertoe is het eerste lid opgenomen. Op grond van het door burgemeester en wethouders genomen mandaatbesluit kan een lid van burgemeester en wethouders bevoegd zijn bepaalde besluiten te nemen. Dergelijke besluiten kunnen op grond van dit mandaat direct worden afgedaan, met dien verstande dat de “routing” via de secretaris – of loco-secretaris – verloopt. Een en ander geldt ook voor de voorstellen die door de burgemeester direct kunnen worden afgedaan (derde lid).
In dit artikel is de functie en positie van de concerncontroller geregeld. Gezien zijn eigenstandige positie is ervoor gekozen de bevoegdheid om de concerncontroller te benoemen neer te leggen bij burgemeester en wethouders: deze bevoegdheid kan dus niet via mandaat uitgeoefend worden door bijvoorbeeld de algemeen directeur. Bij zijn werkzaamheden zal de concerncontroller niet alleen gebruikmaken van de bevindingen van anderen (bijvoorbeeld de accountant), maar ook eigen onderzoek verrichten ter verkrijging van een oordeel. Het derde en vierde lid lijken in elkaars verlengde te liggen. Dat is evenwel niet het geval. De in het derde lid neergelegde bevoegdheid van de concerncontroller heeft betrekking op zijn toezichthoudende rol, terwijl het vierde lid betrekking heeft op zijn adviserende rol. Voor de duidelijkheid: de bevoegdheid zich tot burgemeester en wethouders te wenden zal doorgaans niet blindelings worden uitgeoefend. Het ligt voor de hand dat de concerncontroller zich met zijn opmerkingen eerst bij de algemeen directeur zal melden. Eerst indien blijkt dat hierop niet adequaat wordt gereageerd, zal de concerncontroller zich met zijn opmerkingen tot burgemeester en wethouders wenden.