| Organisatie | Doetinchem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 |
| Citeertitel | Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 103, lid 2
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-2009 | 01-01-2021 | Nieuwe regeling | 22-09-2009 Doetinchems Vizier | Onbekend |
Paragraaf I Algemene bepalingen
De secretaris is verantwoordelijk voor:
de coördinatie in algemene zin van de beleidsvoorbereiding en -uitvoering, met name ten aanzien van onderwerpen die van strategisch belang zijn voor het gemeentelijke beleid, en de samenhang in het gemeentelijke beleid, de gemeentelijke organisatie, een en ander onverminderd de verantwoordelijkheid die de hoofden van afdelingen voor deze coördinatie en samenhang van beleid dragen en onverminderd de specifieke verantwoordelijkheid van deze hoofden van afdelingen voor de zaken binnen het taakveld van hun afdeling;
De secretaris is de door de burgemeester en het college ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak behulpzaam of draagt er zorg voor dat hulp wordt verleend.
De secretaris ziet erop toe dat de aan het college, de burgemeester en gemandateerde leden van het college voor te leggen voorstellen beantwoorden aan de daaraan uit een oogpunt van helderheid, volledigheid, nuancering, consistentie, algemeen juridische en financiële kwaliteit en in overeenstemming met het algemene beleid, te stellen eisen.
Indien de secretaris bedenkingen heeft uit hoofde van een of meer van de in het tweede lid bedoelde gezichtspunten, verzoekt hij het hoofd van de betrokken afdeling het voorstel in heroverweging te nemen. Leidt dit niet tot herziening van het voorstel in de door de secretaris gewenste zin, dan wordt het voorstel, zoals het dan voorligt, door de secretaris aan het college, de burgemeester respectievelijk het gemandateerde lid van het college voorgelegd, voorzien van de door de secretaris eerder naar voren gebrachte bedenkingen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 22 september 2009.
De voorzitter
De secretaris
Toelichting Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009
In artikel 103, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat. In het tweede lid van voornoemd artikel is bepaald dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de secretaris. Onderhavige Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009 geeft uitvoering aan het bepaalde in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierna zal – voor zover noodzakelijk – een artikelsgewijze toelichting worden gegeven op de Instructie secretaris gemeente Doetinchem 2009.
In dit artikel is bepaald dat de secretaris tevens Algemeen directeur is. De secretaris staat als zodanig aan het hoofd van de ambtelijke organisatie (zie artikel 3, eerste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie gemeente Doetinchem 2009). Nadrukkelijk zij gesteld dat de functie van Algemeen directeur en secretaris, hoewel verenigd in één persoon, twee te onderscheiden functies zijn.
De drie te onderscheiden taken van de secretaris worden in dit artikel benoemd. Ten aanzien van het functioneren van de secretaris als secretaris van het college is niet alleen deze instructie van belang, maar ook het bepaalde in de artikelen 102 tot en met 106 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen om datgene wat in de Gemeentewet is geregeld, niet in deze instructie te herhalen. Voor een volledig overzicht van de taken en bevoegdheden van de secretaris is dus niet alleen raadpleging van deze instructie noodzakelijk, maar ook raadpleging van voornoemde artikelen in de Gemeentewet.
Op grond van artikel 83 van de Gemeentewet kan de burgemeester of het college bestuurscommissies instellen die bevoegdheden uitoefenen die hun door de burgemeester of het college zijn overgedragen. Op grond van artikel 84 van de Gemeentewet kan de burgemeester of het college andere commissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet instellen. Van deze commissies is de secretaris qualitate qua secretaris. De secretaris staat ten opzichte van deze commissie wel in een andere positie dan ten opzichte van het college: lijfelijke aanwezigheid van de secretaris in vergaderingen van de betreffende commissie is – in tegenstelling tot vergaderingen van het college – niet vereist.
In het tweede lid is de zogenaamde besluitrijpheidstoets neergelegd. In het derde lid is de procedure geregeld indien de secretaris bedenkingen heeft tegen het aangeleverde voorstel. Het hoofd van de betrokken afdeling zal dan worden verzocht het voorstel in overweging te nemen. Leidt dit tot een herziening van het voorstel, dan zal ook de eerstbetrokken portefeuillehouder hiermee akkoord moeten gaan.
Is het betreffende afdelingshoofd niet genegen het ingediende voorstel te herzien, dan zal het voorstel worden voorgelegd aan het beslissingsbevoegde orgaan (college of burgemeester) voorzien van de eerder door de secretaris gemaakte kanttekeningen. De wijze waarop de secretaris de kanttekeningen naar voren kan brengen is aan hem overgelaten: hij kan dit mondeling doen, maar het is ook mogelijk een notitie bij het voorstel te voegen. Op grond van het vierde lid behoeft de secretaris de besluitrijpheidstoets zoals neergelegd in het tweede lid niet persoonlijk te verrichten, maar kan deze worden overgdragen aan een of meerdere ambtenaren. Dit sluit aan bij de bestaande praktijk, waarin deze toets is overgelaten aan het zogenaamde screeningsoverleg.
In artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat het college de vervanging regelt van de secretaris. In artikel 10 is aan dit voorschrift uitvoering gegeven. De directeur bedrijfsvoering is de eerste vervanger van de secretaris. Als ook hij niet aanwezig is, zal een afdelingshoofd als secretaris fungeren. Bij een afwezigheid langer dan vijf dagen behoeft de secretaris de toestemming van burgemeester en wethouders. De wijze waarop het college deze toestemming verleent, is niet aan vormvoorschriften gebonden.