Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Hilversum

Verordening voor onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde bestuur

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Hilversum
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening voor onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde bestuur
Citeertitel	Verordening onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid 2009
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
25-02-2009			Nieuwe regeling	25-02-2009 Onbekend	Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening voor onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde bestuur

De raad van de gemeente Hilversum,

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008;

BESLUIT:

vast te stellen de

Verordening voor onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde bestuur.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1.
Bestuur: Het bestuur omvat alle taken die de gemeentelijke organisatie uitvoert en de inrichting van de organisatie;
2.
Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;
3.
Doeltreffendheid: De mate waarin met deze prestaties de beoogde beleidsdoelen worden behaald.

Artikel 2 Zelfonderzoeken college

Tot het instellen van onderzoeken ex artikel 213a wordt besloten door het college.

Over de onderzoeken wordt rapport uitgebracht aan het college.

Artikel 3 Doel onderzoeken ex artikel 213a

Artikel 4 Verantwoordelijke portefeulliehouder

1.
De portefeuillehouder financiën is verantwoordelijk voor de uitvoering van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid;
2.
Als de portefeuillehouder financiën naar het oordeel van het college te weinig afstand heeft tot het onderzoeksonderwerp, kan het college besluiten voor dat onderzoek een ander collegelid als verantwoordelijk portefeuillehouder aan te wijzen.

Artikel 5 Onderzoeksprogramma

a.
Jaarlijks tegelijk met de begroting stelt het college op voorstel van de gemeentesecretaris het onderzoeksprogramma voor het volgende begrotingsjaar vast;
b.
Het onderzoeksprogramma bevat de te onderzoeken onderwerpen met: - de motivering van de onderwerpkeuze; - een globale aanduiding van de te onderzoeken aspecten; - de aard van het onderzoek (doelmatigheid of doeltreffendheid of een combinatie daarvan); - de planning van het onderzoek; - de verantwoordelijke portefeuillehouder.
c.
Per jaar worden 2 onderzoeken uitgevoerd;
d.
Het benodigde onderzoeksbudget is in de begroting opgenomen;
e.
Het onderzoeksprogramma wordt tegelijk met de begroting ter informatie aangeboden aan de raad.

Artikel 6 Onderzoeksprotocol

Het college stelt een protocol vast dat de voorwaarden bevat, waaraan de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid moeten voldoen.

Artikel 7 Het informeren van de raad

1.
Conform artikel 197 lid 2 van de Gemeentewet voegt het college de verslagen over de in het rekeningjaar uitgevoerde onderzoeken bij de jaarrekening en het jaarverslag;
2.
De onder lid 1 bedoelde verslagen bevatten de uitkomsten van het onderzoek, de daaruit voortvloeiende maatregelen en de planning van die maatregelen;
3.
Over de voortgang van de uitvoering van de maatregelen wordt de raad via de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag geïnformeerd.

Artikel 8 Het informeren van de rekenkamercommissie

1.
De rekenkamercommissie krijgt een afschrift van het onderzoeksprogramma voor het komende begrotingsjaar;
2.
De rekenkamercommissie krijgt een afschrift van de in artikel 7 lid 1 bedoelde verslagen.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de datum van vaststelling door de raad, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid, vastgesteld in de raadsvergadering van 7 januari 2004.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid 2009”.

Memorie van toelichting op de Verordening onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid 2009

Algemeen

Deze verordening vervangt de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid, vastgesteld in de raad van 7 januari 2004.

Aanleiding voor het vernieuwen van de verordening is het onderzoek dat door de rekenkamercommissie in de eerste helft van 2008 is gedaan naar de werking van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid ex artikel 213a Gemeentewet. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie, die op 3 september 2008 door de raad zijn overgenomen, zijn in deze vernieuwde verordening verwerkt. De aanbevelingen hebben geleid tot de volgende wijzigingen:

De onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid worden weer een instrument van het college, conform de bedoeling van de gemeentewet. Daarom is in deze verordening benadrukt dat het zelfonderzoeken zijn: de onderzoeken worden ingesteld door het college en het onderzoeksrapport wordt uitgebracht aan het college. Verder stelt het college het in deze nieuwe verordening geïntroduceerde onderzoeksprotocol vast. Het college informeert de raad door middel van verslagen op hoofdlijnen over de uitkomsten van de gehouden onderzoeken en de eventueel daaruit voortvloeiende maatregelen. Het onderzoeksprotocol is een waarborg voor de kwaliteit van het onderzoek. Het ambitieniveau is op advies van de rekenkamercommissie teruggebracht naar een realistisch niveau.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1 Definities

Bestuur

Met deze verordening wordt niet beoogd vóóraf onderwerpen van een onderzoek naar doelmatigheid en / of doeltreffendheid uit te sluiten. Daarom vallen in beginsel alle gemeentelijke taken en de inrichting van de organisatie onder het begrip “bestuur”.

Doelmatigheid en doeltreffendheid

Bij het definiëren van deze begrippen is aansluiting gezocht bij de Handreiking voor de financiële en controle verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet, en bij de begrippen die in de verbeterde programmabegroting 2009 zijn gebruikt. Vanuit die context zijn onderzoeken naar doeltreffendheid bedoeld om na te gaan of en in hoeverre bepaalde prestaties hebben bijgedragen aan het behalen van de in de programmabegroting, beleidsnota’s en andere documenten geformuleerde beleidsdoelen en, of die beleidsdoelen in voldoende mate zijn gerealiseerd. Onderzoeken naar de uitvoering van taken (prestaties) en de inrichting van de organisatie zijn gericht op de doelmatigheid van handelen. Het draait daarbij om de vraag of de gerealiseerde prestaties van voldoende kwaliteit zijn en met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden uitgevoerd.

Artikel 2 Zelfonderzoeken college

Dit artikel is opgenomen om de functie van het onderzoek ex artikel 213a Gemeentewet te verhelderen. De strekking van de wet is dat het college het onderzoek voor zichzelf gebruikt. In het duale stelsel is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van alle taken en voor de organisatie van het ambtelijk apparaat. Het college geeft daaraan echter niet direct, op dagelijkse basis leiding. De artikel 213a onderzoeken zijn een middel om ervoor te zorgen dat het college zijn verantwoordelijkheid toch kan dragen. De rekenkamercommissie heeft in zijn rapport van mei 2008 (vastgesteld in de raadsvergadering van 3 september 2008) de aanbeveling gedaan dit in de verordening vast te leggen.

Artikel 3 Doel onderzoeken ex artikel 213a

Doel van de onderzoeken is het bieden van inzicht aan het college in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur, en, indien het onderzoek daartoe aanleiding geeft, het aanbrengen van verbeteringen. De onderzoeken dragen aldus bij aan de transparantie van en de verantwoording over dat bestuur.

Artikel 4 Verantwoordelijke portefeuillehouder

De onderzoeken ex artikel 213a zijn een instrument om te kunnen beoordelen of de uitvoering van taken en de organisatie van het ambtelijk apparaat doelmatig en / of doeltreffend zijn. Gelet op dit doel wordt de verantwoordelijkheid voor dit instrument bij een collegelid met een middelenportefeuille neergelegd, in casu de portefeuillehouder financiën. Mocht naar het oordeel van het college in een specifiek geval de afstand van deze portefeuillehouder tot het te onderzoeken onderwerp te gering zijn, dan kan het college voor het betreffende onderzoek een ander collegelid als eindverantwoordelijke aanwijzen.

Artikel 5 Onderzoeksprogramma

Aangezien het onderzoek ex art. 213a zelfonderzoek door het college betreft, stelt het college op voorstel van de gemeentesecretaris het onderzoeksprogramma vast.

Er worden niet meer onderzoeken uitgevoerd dan de organisatie aankan in termen van enerzijds meewerken aan de uitvoering van een onderzoek en anderzijds het doorvoeren van de uit de onderzoeken voortvloeiende verbeteringen. Het aantal uit te voeren onderzoeken wordt daarom op twee gesteld. Belangrijker dan het aantal onderzoeken is de waarde ervan voor de organisatie. Het is dus zaak voor het college om onderwerpen te kiezen met een voor de gemeente aanmerkelijk belang. Van een aanmerkelijk belang kan bijvoorbeeld sprake zijn, wanneer er veel middelen met een taak gemoeid zijn en er twijfels zijn over het rendement, het een belangrijke organisatorische vraag betreft, of wanneer het om een vitaal proces gaat, waarin zaken niet goed lopen. Verder is het leereffect voor de organisatie relevant. Lopende onderzoeken, zoals onderzoeken in het kader van het kwaliteitsmodel Overheidsorganisaties (KO) kunnen in het selectieproces worden meegenomen. Interne controles lenen zich naar hun aard minder goed voor doelmatigheidsonderzoeken. Het doel van deze onderzoeken is immers om na te gaan of de organisatie zich aan de eigen regels en afspraken houdt, los van de vraag of deze doelmatig zijn. In het onderzoeksprogramma wordt onderbouwd waarom een onderwerp in het programma is opgenomen.

Artikel 6 Onderzoeksprotocol

Het opnemen van deze bepaling vloeit voort uit de aanbevelingen van de rekenkamercommissie en is bedoeld om de kwaliteit van de uit te voeren onderzoeken te waarborgen.

Artikel 7 Het informeren van de raad

Omdat het om zelfonderzoeken gaat, worden de onderzoeksrapportages uitgebracht aan het college. Conform de gemeentewet zendt het college verslagen daarvan aan de raad. Deze verslagen gaan met name in op de uitkomsten van het onderzoek en de daaruit voortvloeiende maatregelen en hun planning.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van 25 februari 2009,

de griffier,

K.E. Driehuijs

de voorzitter,

E.C. Bakker

Bijlage 1 Onderzoeksprogramma 2009

1.
Inhuur derden
- a.
  De motivering van de onderwerpkeuzeBij de 2e budgetrapportage 2008 is vastgesteld dat er voor een aanzienlijk bedrag wordt ingehuurd (volgens 2e budgetrapportage komen de kosten in 2008 uit op ca. € 12 mln) en dat de inhuur van personeel van derden organisatiebreed is toegenomen t.o.v. van voorgaande jaren. Algemeen bekend is bovendien dat de tarieven voor personeel van derden substantieel hoger zijn dan het uurtarief van eigen personeel. Beide constateringen vormen de aanleiding om te onderzoeken of inhuur tot deze omvang noodzakelijk is en, zo ja, de meest efficiënte manier is om in de personeelsbehoefte te voorzien.
- b.
  Een globale aanduiding van de te onderzoeken aspecten; Organisatiebreed zal worden onderzocht op welke taken en op welke plekken binnen de organisatie derden zijn ingehuurd, hoe lang er op de betreffende plekken al sprake is van inzet van derden, en waarom op die taken/plekken geen eigen personeel is ingezet. In het geval van inhuur van derden ter (tijdelijke) vervulling van vacatures zal worden onderzocht welke redenen daarvoor doorslaggevend zijn geweest.
- c.
  De aard van het onderzoek (doelmatigheid of doeltreffendheid of een combinatie daarvan); Het onderzoek richt zich op de noodzaak en de doelmatigheid van de inhuur van derden.
- d.
  De planning van het onderzoekEerste helft 2009.
- e.
  De verantwoordelijke portefeuillehouderDe portefeuillehouder financiën.
2.
Besteding budget sociaal-cultureel werk (inclusief jeugd- en jongerenwerk)
- a.
  De motivering van de onderwerpkeuze;

In de discussie van 29 oktober 2008 is aangegeven dat onvoldoende inzichtelijk is of de subsidie die wordt verstrekt aan het sociaal-cultureel werk effectief wordt besteed. Een onderzoek in het kader van artikel 213a Gemeentewet kan inzicht verschaffen in de verhouding tussen de hoogte van het te verstrekken subsidie (circa € 2,7 miljoen) aan dit specifieke beleidsveld ten opzichte van de subsidie-inzet en gewenste doelen op welzijngebied in het algemeen.

b.Een globale aanduiding van de te onderzoeken aspecten;

Onderzoek naar alle subsidieverstrekkingen genoemd in de begrotingspost 630.1 (Sociaal-cultureel werk). Hieronder vallen een viertal te onderscheiden functies, te weten jeugd –en jongerenwerk, buurthuiswerk, opbouwwerk en overige (o.a. speel-o-theek, speeltuinvereniging, brugtraject, etc). Onderzocht dient te worden of het subsidiebudget in verhouding staat tot de activiteiten en of de prestaties hiervan voldoen aan de gewenste doelen.

c.
De aard van het onderzoek; Een onderzoek naar de doelmatigheid én doeltreffendheid van de besteding van het subsidiebudget sociaal-cultureel werk (inclusief jeugd- en jongerenwerk).
d.
De planning van het onderzoekTweede helft 2009.
e.
De verantwoordelijke portefeuillehouderDe portefeuillehouder financiën.

Bijlage 2

Protocol voor het uitvoeren van onderzoeken die voortvloeien uit de “Verordening collegeonderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid”, zoals vastgesteld door het college in zijn vergadering van 16 december 2008

Inleiding

De onderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet moeten onafhankelijk worden uitgevoerd, zorgvuldig verlopen en aan eisen van transparantie en betrouwbaarheid voldoen. Die zorgvuldigheidseisen slaan zowel op het onderzoeksproces als op het onderzoeksrapport. Ten behoeve van de zorgvuldige uitvoering worden in dit protocol de stappen beschreven die bij een onderzoek worden doorlopen.

1. Verantwoordelijkheid onderzoek

1.
De gemeentesecretaris is ambtelijk verantwoordelijk voor het onderzoek en de eindrapportage;
2.
Als de gemeentesecretaris naar het oordeel van het college te weinig afstand heeft tot het onderzoeksonderwerp, kan het college besluiten voor dat onderzoek een ander CMT-lid verantwoordelijk te maken.

2. Onderzoeksopdracht

1.
De gemeentesecretaris werkt de in het onderzoeksprogramma opgenomen onderwerpen uit in een onderzoeksopdracht, daarbij geadviseerd door de concerncontroller;
2.
De onderzoeksopdracht wordt vastgesteld door het college;
3.
De volgende punten komen in de onderzoeksopdracht terug:
- a.
  de motivering van de onderwerpkeuze (conform onderzoeksprogramma);
- b.
  de objectbepaling en afbakening van het onderzoek;
- c.
  de aard van het onderzoek (doelmatigheid of doeltreffendheid of een combinatie daarvan, conform onderzoeksprogramma);
- d.
  de uit de punten a, b en c voortvloeiende onderzoeksvragen;
- e.
  de voor het onderzoek relevante normen / criteria, die voor de toetsing van feiten en bevindingen worden gehanteerd (deze kunnen afkomstig zijn uit wet- en regelgeving, uit eigen gemeentelijk beleid, professionele inzichten e.d.);
- f.
  de organisatie van het onderzoek (door een extern bureau of door een intern samengesteld onderzoeksteam);
- g.
  de te hanteren onderzoeksmethode (benchmark, interviews etc.);
- h.
  de planning van het onderzoek en de geraamde onderzoekscapaciteit en –kosten.

3. Organisatie van het onderzoek

1.
Het onderzoek kan door een extern bureau of intern worden uitgevoerd. De onderzoeksopdracht is de basis voor de opdrachtverlening door de gemeentesecretaris;
2.
In geval van een intern uitgevoerd onderzoek stelt de gemeentesecretaris het onderzoeksteam samen;
3.
In het onderzoeksteam dat belast is met het intern uit te voeren onderzoek kunnen geen medewerkers worden opgenomen die werkzaam zijn op het te onderzoeken terrein. De concerncontroller maakt deel uit van het team.

4. Onderzoeksgegevens

1.
De voor het onderzoek benodigde gegevens kunnen afkomstig zijn uit archieven, dossieronderzoek, gesprekken, enquêtes, geraadpleegde experts, etc.;
2.
De gemeentesecretaris regelt dat de onderzoekers toegang krijgen tot de voor het onderzoek relevante gegevensbronnen en de bij het onderzoeksterrein betrokken medewerkers;
3.
De voor het onderzoek te gebruiken gegevens moeten voldoen aan eisen van validiteit en betrouwbaarheid;
4.
Van gesprekken met bestuurders, ambtenaren en andere betrokkenen worden in principe gespreksverslagen gemaakt;
5.
Deze gespreksverslagen worden aan betrokkenen voorgelegd voor commentaar met een termijn om schriftelijk te reageren;
6.
De verstrekker van gegevens staat garant voor de juistheid en volledigheid van die gegevens.

5. Openbaarheid van het onderzoek

Het onderzoeksproces is niet openbaar in verband met mogelijk vertrouwelijke informatie. Tijdens of na afloop van het onderzoek worden geen mededelingen over het onderzoek gedaan naar anderen binnen of buiten de gemeente Hilversum.

6. Conceptrapportage

1.
Aan het eind van elk onderzoek wordt een conceptrapportage gemaakt;
2.
De conceptrapportage bestaat uit een geanonimiseerde weergave van de geconstateerde bevindingen (documentenonderzoek, interviews, enquêtes, etc.) en een beschrijving van de normen en criteria die gehanteerd zullen worden bij de beoordeling van de bevindingen. De conceptrapportage bevat nog geen conclusies (beoordeling van bevindingen) en aanbevelingen;
3.
De onderzoeker stelt betrokkenen in de gelegenheid schriftelijk, binnen een bepaalde termijn te reageren op de conceptrapportage, om te toetsen of de daarin beschreven feiten en bevindingen naar de mening van betrokkene(n) juist en volledig zijn weergegeven.

7. Opstellen eindrapportage

1.
Nadat betrokkenen de juistheid en de volledigheid van de conceptrapportage hebben getoetst, wordt deze omgezet in een eindrapportage. In de eindrapportage wordt onderscheid gemaakt tussen normenkader (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Bevindingen, conclusies en aanbevelingen dienen op navolgbare wijze voort te vloeien uit het onderzoekswerk en recht te doen aan de geconstateerde feiten en bevindingen;
2.
De reacties van betrokkenen bij het toepassen van wederhoor worden in de eindrapportage verwerkt;
3.
In de eindrapportage wordt vermeld wie het onderzoek heeft uitgevoerd;
4.
De eindrapportage kent de volgende standaardindeling:
- ·
  Inleiding
- ·
  Vermelding van het bureau / het team dat het onderzoek heeft uitgevoerd
- ·
  Beoordelingskader
- ·
  Verslag van onderzoeksbevindingen
- ·
  Resultaten van hoor en wederhoor
- ·
  Samenvatting
- ·
  Conclusies
- ·
  Aanbevelingen
- ·
  Bijlagen

8. Collegebehandeling eindrapportage en vaststelling daaruit voortvloeiende voorstellen

De gemeentesecretaris legt een aanbiedingsvoorstel via de portefeuillehouder financiën voor aan het college. Het aanbiedingsvoorstel bevat:

·
ter kennisneming: het integrale eindrapport;
·
ter vaststelling: het voorstel van de gemeentesecretaris over de uitkomsten van het onderzoek en de maatregelen die daaruit voortvloeien.;
·
ter vaststelling: het verslag voor de raad van de uitkomsten van het onderzoek en de maatregelen die daaruit voortvloeien.

9. Het informeren van de raad

Conform artikel 197 lid 2 van de Gemeentewet worden de verslagen over de in het rekeningjaar uitgevoerde onderzoeken bij de jaarrekening en het jaarverslag gevoegd.

10. Informeren van de rekenkamercommissie

1.
De rekenkamercommissie krijgt een afschrift van het onderzoeksprogramma voor het komende begrotingsjaar;
2.
De rekenkamercommissie krijgt een afschrift van de in artikel 9 bedoelde verslagen.

11. Dossier- en archief vorming

1.
De gemeentesecretaris vormt een onderzoeksdossier waarin alle relevante stukken met betrekking tot het onderzoek worden opgenomen;
2.
In geval van inschakeling van een extern bureau bouwt dit bureau een dossier op. De gemeentesecretaris krijgt de beschikking over dit onderzoeksdossier;
3.
De dossiers zijn in principe niet toegankelijk voor derden.

12. Maatregelen

Besluiten over de uitwerking van maatregelen en het informeren van raad en / of college over de voortgang van die maatregelen verloopt volgens de reguliere besluitvormingsprocedures en planning en control-produkties.

Aldus vastgesteld d.d. 23 december 2008

Burgemeester en wethouders van Hilversum

de secretaris de burgemeester

I.C. de Vries E.C. Bakker

Bijlage 3

Gemeentewet art.213a jo. Gemeentewet 197

Artikel 213a

1.
Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.
2.
Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken.
3.
Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

Artikel 197

1.
Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag.
2.
Het college voegt daarbij de verslagen, bedoeld in artikel 213a, tweede lid.
3.
De raad legt de in het eerste en tweede lid, alsmede de in artikel 213, derde en vierde lid, bedoelde stukken, wanneer de bespreking daarvan geagendeerd is op de in artikel 19, tweede lid, bedoelde wijze, voor een ieder ter inzage en stelt ze algemeen verkrijgbaar. Van de ter inzage legging en de verkrijgbaarstelling wordt openbaar kennis gegeven. De raad beraadslaagt over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving.