Organisatie | Venlo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer gemeente Venlo 2010 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Venlo 2010 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Nieuw vastgestelde regeling in het kader van de gemeentelijke herindeling Venlo, Arcen en Velden per 01-01-2010. De volgende regeling(en) word(en) ingetrokken:
- Besluit informatiebeheer Venlo 2001
- Besluit regeling post- en archiefzaken voor groepen 2001
- Besluit informatiebeheer Arcen en Velden 2004
Archiefverordening gemeente Venlo 2010, art. 7
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2010 | 01-01-2018 | nieuwe regeling | 05-01-2010 E3-journaal, 06-01-2010 | . |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;
gezien het voorstel van het projectcollege d.d. 3 november 2009;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;
mede gelet op de Wet tot herindeling van de gemeenten Arcen en Velden en Venlo;
vast te stellen het navolgende Besluit Informatiebeheer Gemeente Venlo 2010
(voorschriften betreffende de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening, het beheer van de documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, de aanwijzing van het beheer van de archiefbewaarplaats)
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wetbedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 4 januari 2010;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening en het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties
In het Besluit mandaat, volmacht, machtiging en aanwijzing Venlo kan een hoofd van een beheereenheid zijn belast met het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, betrekking hebbend op de onder hem ressorterende taken. zolang deze volledig analoog worden beheerd en ingericht.
In het Besluit mandaat, volmacht, machtiging en aanwijzing Venlo kan het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering zijn belast met het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties betrekking hebbend op niet onder hem ressorterende taken als deze volledig digitaal worden beheerd en ingericht en nog niet zijn overgebracht naar een eDepot.
Het hoofd van een projectorganisatie is belast met het beheer van de (analoge en digitale) documenten, informatiebestanden en registraties, daarbij gefaciliteerd door hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering. Bij de opheffing van de projectorganisatie is hij belast met de overdracht van de (analoge en digitale) documenten, informatiebestanden en registraties aan het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering.
Het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering draagt er zorg voor dat voor het opmaken en bewaren van documenten, informatiebestanden en registraties materialen worden gebruikt, die in overeenstemming zijn met de regeling en in het bijzonder met de regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt 2001, 180.)
Het hoofd van een beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, informatiebestanden of registraties de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van een beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van een beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Het hoofd van een beheereenheid zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende informatiebestanden zijn ingericht volgens een actueel, compleet en logisch samenhangende registratie, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming geldend documentair structuurplan overeenkomstig artikel 3 van de regeling. Door middel van deze registratie kan een onmiddellijke relatie worden aangebracht met taken die onder de betreffende beheereenheid ressorteren. Voor digitale informatiebestanden geschiedt de inrichting van de registratie met in acht neming van artikel 9 van de regeling.
Het hoofd van een beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De gemeentesecretaris besluit inzake uitlening, raadpleging, en overdracht van documenten, informatiebestanden en registraties conform het Besluit mandaat, volmacht, machtiging en aanwijzing Venlo, de gemeentearchivaris gehoord.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden of gegevens uit registraties te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, informatiebestanden en registraties die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die medewerkers van de beheereenheid, die zijn belast met de uitvoering van de desbetreffende taak of taken.
Het hoofd van een beheereenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde medewerkers aan degenen aan wie op grond van artikel 4 van dit besluit de uitvoering is opgedragen, meedelen welke documenten, informatiebestanden en registraties aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen periodiek gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Selectie en vernietiging van documenten
Het hoofd van een beheereenheid is belast met het voorbereiden van het selecteren van documenten,informatiebestanden en registraties voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. Hij stelt een lijst op van vernietigbare documenten, informatiebestanden en registraties met in achting neming van de geldende selectielijst.
Hoofdstuk V De archiefbewaarplaats
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de Dokter Blumenkampstraat 1 te Venlo.
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Het Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeente Venlo. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing voor analoge als voor digitale documenten. Analoge documenten hebben papier als gegevensdrager.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen
Het begrip documenten in deze regeling is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden en betreft zowel digitale als analoge documenten.
Het begrip digitale documenten is een onderdeel van het begrip documenten en wordt alleen gebruikt indien specifieke technische regels voor dit soort van documenten nodig zijn. De definitie is afkomstig uit de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
Het begrip ‘registratie’ is eveneens opgenomen en heeft betrekking op databestanden. Primair heeft dit begrip betrekking op de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van de basisregistraties. Ook het begrip ‘registratie’ is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip ‘archiefbescheiden’.
Het besluit is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten bij burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de archiefverordening Venlo 2001 is overgeheveld naar dit Besluit Informatiebeheer. Zie hoofdstuk V, artikel 25-30.
Ten opzichte van het Besluit Informatiebeheer Venlo zijn twee belangrijke wijzigingen doorgevoerd.
In de Regeling Informatiebeheer Venlo 2001 is sprake van ‘het hoofd van de beheerseenheid’ die verantwoordelijk is voor het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties. In 2001 was dit het hoofd van de afdeling Documentenbeheer. In het kader van de invoering van het directiemodel is deze afdeling opgeheven en is het team ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering. In dit besluit worden de organisatieonderdelen die verantwoordelijk zijn concreet aangeduid, gerelateerd aan de Organisatieverordening Venlo en het Mandaatbesluit Venlo. Zie voor een nadere toelichting bij artikel 2 en 3 van dit besluit.
In toenemende mate is sprake van het gebruik van digitale archiefbestanden in plaats van de traditionele papieren documenten en dossiers. In de nabije toekomstig zullen voorzieningen moeten worden gecreëerd om deze digitale documenten en informatiebestanden ook langdurig in digitale vorm te kunnen bewaren. In deze regeling wordt daarop geanticipeerd: zie de artikel 15,lid twee 16, lid twee en 24, lid 3.
Onder f, g en h, registratie, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.
Onder i: De regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, cultuur en wetenschappen en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 43 d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart 2002.
Onder k: de omschrijving eDepot is ontleend aan de Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3). Een toetsingskader in 2008 uitgegeven door het Landelijk Overleg van Archiefinspecteurs (LOPAI)
Op grond van artikel 160 van de Gemeentewet stellen burgemeester en wethouders regels vast voor de ambtelijke en financiële organisatie. Deze zijn opgenomen in de Organisatieverordening Venlo. De gemeente Venlo heeft een directiemodel voor de ambtelijke organisatie. In de verordening zijn de besturingsprincipes en de hoofdstructuur van de organisatie beschreven. De structuur bestaat uit een directie/gemeentesecretaris en afdelingen. In het kader van dit besluit zijn de hoofden van deze beheereenheden verantwoordelijk voor de informatievoorziening en het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties.
De verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening, het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties is gebonden aan taken en bevoegdheden. Het mandaatbesluit Venlo bevat een opsomming van taken en bevoegdheden die aan de ambtelijke organisatie zijn gemandateerd. Het woord tenminste impliceert dat dit een minimumeis is, Taken en bevoegdheden die niet zijn gemandateerd maar zijn voorbehouden aan burgemeester en wethouders en waarvoor de directie/gemeentesecretaris en afdelingen voorbereidende en uitvoerende taken verrichten behoren expliciet tot deze verantwoordelijkheid.
Dit artikel bevat principes ten aanzien van de verdeling van de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening. Voor de analoge documenten en informatiebestanden blijft de afdeling Bedrijfsvoering primair verantwoordelijk conform artikel 2 Besluit Informatiebeheer 2001. Voor de digitale documenten en informatiebestanden zijn primair de afdelingen verantwoordelijk. De afdeling Bedrijfsvoering faciliteert en fungeert als vangnet. De overgang van verantwoordelijkheid van analoog naar digitaal beheer dient door een besluit van de gemeentesecretaris/algemeen directeur te worden vastgelegd.
De verantwoordelijkheid voor het geheel van de informatievoorziening van de gemeente Venlo berust bij het afdelingshoofd Bedrijfsvoering, onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur conform het directiemodel. De taken zijn belegd bij het team Informatievoorziening. Deze afdeling is zowel belast met de verantwoordelijkheid voor de analoge als voor de digitale informatievoorziening. Onder analoge informatievoorziening wordt begrepen de traditionele dossiervorming met papier als informatiedrager. Ten opzichte van de overige beheereenheden zoals die zijn beschreven in de Organisatieverordening Venlo heeft de afdeling Bedrijfsvoering een bijzondere (facilitaire) verantwoordelijkheid.
De afdeling Bedrijfsvoering is primair verantwoordelijk voor het beheer van analoge documenten en informatiebestanden. Dat is de vormgeving van de traditionele taken op het terrein van registratie van documenten en archivering en dossiervorming op een centrale plaats in de ambtelijke organisatie. Het artikel beschrijft de bestaande situatie.
Dit lid geeft de mogelijkheid om registratie van documenten en analoge archivering en dossiervorming te laten plaats vinden bij andere beheereenheden dan de afdeling Bedrijfsvoering. Dat is een bevestiging van een bestaande situatie bij de Brandweer, het Gemeentearchief, het Museum Bommel van Dam en de afdeling Werk, Inkomen en Zorg. Deze verantwoordelijkheid dient formeel te worden vastgelegd in het mandaatbesluit..
Het vierde lid legt de verantwoordelijkheid voor volledig digitaal beheerde documenten, informatiebestanden en registraties primair bij hoofden van beheereenheden: hoofden van afdelingen conform het Organisatiebesluit. Het hoofden van de eenheid is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van taken en de levering van producten en diensten en de daaraan gerelateerde werkprocessen.
Het vijfde lid legt de verantwoordelijkheid voor het beheer van digitale documenten, informatiebestanden en registraties bij het hoofd van de afdeling bedrijfvoering. De bepaling is bedoeld als een uitzonderingssituatie. Deze afdeling fungeert dan als vangnet. Zie ook het volgende lid.
Het zesde lid benadrukt de verantwoordelijkheid van de projectleiders voor het beheer van zowel (analoge als digitale) documenten. Het hoofd van de Afdeling Bedrijfsvoering speelt een rol bij het in beheer nemen van deze bestanden als de projectorganisatie wordt opgeheven. Zie ook het vorige lid.
Deze bepaling geeft ook de mogelijkheid om de regeling ’Post- en archiefzaken voor groepen’ in te trekken, die in hoofdzaak betrekking had op projectorganisaties, maar niet voldeed.
Dit artikel geeft het hoofd van een beheereenheid de mogelijkheid om de daadwerkelijke uitvoering van taken op het terrein van het beheer van documenten, informatiebestanden en registraties op te dragen aan teams en medewerkers.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001).
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Het begrip ‘de minuut’ is vervangen door de meer gangbare term ‘gewaarmerkt afschrift’, de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een gewaarmerkt afschrift bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
De regeling vereist niet dat ook de functionarissen betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).
Deze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris of een dossierregistratiesysteem.. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden. De formulering is nu zodanig dat voor een digital documenten en informatiebestanden vooraf procesbeschrijvingen moeten zijn gemaakt, die voldoen aan de definitie van documentair structuurplan. Men dient bij de realisering rekening te houden met de technische voorwaarden in de regeling
Artikel 12, tweede lid tot en met vierde lid
Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archief¬bescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.
De afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk dat de conversie en migratie wordt uitgevoerd. De afdeling Bedrijfsvoering is niet verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de informatiebestanden.
Uit de registraties van documenten, informatiebestanden en registraties moet blijken waar de verschillende onderdelen zich binnen de gemeentelijke organisatie bevinden.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001).
De overbrenging naar de archiefbewaarplaats heeft primair betrekking op analoge documenten. In de nabije toekomst zal een voorziening dienen te worden gecreërd, die het mogelijk maakt om digitale documenten, informatiebestanden en registraties langdurig te bewaren. Een dergelijk voorziening heet eDepot, De regel geldt als een inspanningsverplichting om een dergelijke voorziening ook daadwerkelijk te realiseren.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheereenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Deze regel is gewijzigd en aangepast aan het Mandaatbesluit gemeente Venlo.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Bij vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is met name ook de op grond van artikel 12
Hoofdstuk V De archiefbewaarplaats
De artikelen 25 tot en met 28 die betrekking hebben op de archiefbewaarplaats van de gemeente Venlo staan in de Archiefverordening Venlo 2001. Doordat de bevoegdheid is overgegaan van de raad naar burgermeester en wethouders zijn de artikelen nu geplaatst in dit besluit.
Dit artikel is overeenkomstig artikel 2 Archiefverordening Venlo 2001. De aanwijzing gebeurt op grond van de Archiefwet.
Dit artikel is overeenkomstig artikel 10 Archiefverordening Venlo 2001.De aanwijzing gebeurt op grond van de Archiefwet.
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Dit artikel is nieuw en afkomstig uit de modelregeling van het LOPAI. Het artikel beoogt de juridische basis te zijn voor het bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal van het gemeentearchief.