Organisatie | Ermelo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo |
Citeertitel | Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo 2015.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-06-2016 | 15-06-2016 | intrekking | 20-10-2015 Elektronisch Gemeenteblad, 14-06-2016 | 15030076 | |
01-01-2006 | 15-06-2016 | Nieuwe regeling | 11-12-2006 Ermelo's Weekblad | Onbekend |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 9, lid 1 van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo”, welke op 19-02-2004 door de gemeenteraad is vastgesteld,
BESLUIT REGELING BUDGET- EN KREDIETBEHEER
BudgetOnder “budget” wordt verstaan een taakstelling (=uitvoeringsopdracht) op basis van de gemeentebegroting (productenraming), tot uitdrukking komend in het bedrag (een bate en/of een last) dat verbonden is aan een product of (hulp)kostenplaats, welke door het college van burgemeester en wethouders kan worden toegekend aan een budgetverantwoordelijke.
De taakstelling vloeit onder andere voort uit de taakomschrijving en de daarbij behorende prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften, zoals vermeld in de programmabegroting, respectievelijk de productenraming en de onderliggende beleids- en beheersnota’s dan wel beheersplannen.
Onder “kapitaalkrediet” wordt verstaan een door de gemeenteraad aan het college van burgemeester en wethouders gegeven mandaat om kapitaaluitgaven te doen voor een, door de gemeenteraad daaraan gegeven bestemming, en tot aan een, daaraan door de gemeenteraad verbonden, maximum bedrag, welke door het college van burgemeester en wethouders weer kan worden toegekend aan een kredietverantwoordelijke.
Onder “kapitaaluitgaaf” wordt verstaan een uitgaaf die beoogt een kapitaalgoed tot stand te doen komen.
Onder “kapitaalgoed” wordt verstaan een zaak welke meerjarig nut genereert.
Budget- en kredietverantwoordelijke
“Budget- en kredietverantwoordelijke” is degene die de eindverantwoordelijkheid draagt over het beheer van de budgetten en/of kapitaalkredieten en de uitvoering van de daarbij behorende taakstellingen, voor zover deze behoren bij zijn afdeling of verbijzonderde projectorganisatie.
Artikel 2: budget- en kredietverantwoordelijke
De budget- en kredietverantwoordelijke legt, door tussenkomst van de directie, tenminste tweemaal per jaar verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders over de besteding van de onder hem ressorterende budgetten en kapitaalkredieten (inclusief de aangegane verplichtingen) en de uitvoering van de hieraan verbonden taakstellingen.
De eerste maal in juli over de eerste zes maanden, de tweede maal in januari over het gehele voorbije jaar.
De budget- en kredietverantwoordelijke rapporteert tenminste over budget- en kredietafwijkingen van 3% of meer ten opzichte van de op productniveau vastgestelde budgetten en/of kredieten, met een minimum van € 5.000,-- voor budgetten en een minimum van € 10.000,-- voor kredieten.
In afwijking van het vorenstaande wordt ten behoeve van de rapportage voor “productniveau” gelezen “activiteitenniveau” voor de programma’s die uit één product bestaan.
De budget- en kredietverantwoordelijke draagt zorg voor een zodanige organisatie van de werkzaamheden verbonden aan de onder zijn verantwoordelijkheid vallende budgetten en kredieten dat voldaan wordt aan de eisen van doelmatig en doeltreffend beheer. Hij neemt hierbij de kaders en richtlijnen van de directie in acht.
Artikel 3: budget- en kredietbeheerder
De budget- en kredietbeheerder legt op verzoek van de budget- en kredietverantwoordelijke over het door hem gevoerde beheer van een budget of kapitaalkrediet en de uitvoering van de daaraan verbonden taakstellingen verantwoording af aan de budget- en kredietverantwoordelijke door alle informatie, betrekking hebbend op dat budget of kapitaalkrediet, te verstrekken
Een budget- en kredietbeheerder signaleert (dreigende) budget- en kredietafwijkingen en (dreigende) afwijkingen van de bijbehorende taakstellingen en overlegt in voorkomende gevallen met betrokken adviserende ambtenaren en/of budget- en kredietbeheerders en/of budget- en kredietverantwoordelijken over budgetcompensatie.
In die gevallen waarin onzekerheid bestaat over de noodzaak of haalbaarheid van een kapitaaluitgaaf, dan wel de hoogte van de kapitaaluitgaaf niet op voorhand duidelijk is, kan aan de gemeenteraad geen kapitaalkrediet worden gevraagd.
Een uitzondering kan worden gemaakt voor kredieten die een zogenaamd “spaarkarakter” hebben en dienen om voorzienbare noodzakelijke grote investeringen in de nabije toekomst mogelijk te maken.
Volledig ongebruikte kapitaalkredieten die ouder zijn dan twee jaar worden bij de jaarrekening afgesloten, tenzij de raad voor afloop van het boekjaar besloten heeft deze door te schuiven naar een later jaar.Restant-kapitaalkredieten lopen naar een volgend boekjaar over nadat de betreffende budget- en kredietverantwoordelijke de afdeling planning en control daarom middels het formulier ntb/nto schriftelijk heeft verzocht.
Restant-kapitaalkredieten waarop tijdens het boekjaar geen uitgaven zijn verantwoord kunnen slechts opnieuw naar het volgend boekjaar overlopen indien in het verzoek wordt aangetoond dat op de restant-kapitaalkredieten in het volgend boekjaar daadwerkelijk uitgaven zullen worden gedaan.
De budget- en kredietverantwoordelijke dient het verzoek uiterlijk in januari van het nieuwe boekjaar in.
Restant-kapitaalkredieten waarvoor op 1 februari van het nieuwe boekjaar geen verzoek is ontvangen worden afgesloten.
Artikel 5: ontoereikend budget of kapitaalkrediet
Indien geen toereikend kapitaalkrediet aanwezig is kan, op advies van de budget- en kredietverantwoordelijke, door het college van burgemeester en wethouders aan de raad een aanvullend kapitaalkrediet worden gevraagd.
Daarbij wordt aangegeven op welke wijze de met deze aanvraag samenhangende extra kapitaallasten zullen worden gedekt.
De budget- en kredietverantwoordelijke is bevoegd om met budgetten te schuiven teneinde (dreigende) overschrijdingen op bepaalde budgetten te compenseren met onderschrijdingen op andere budgetten. Voorwaarde is dat slechts wordt geschoven met budgetten binnen één en hetzelfde product of (hulp)kostenplaats.
Artikel 8: onvoorziene uitgaven en stelposten
Budgetten voor onvoorziene uitgaven en de budgetten verbonden aan het product “overige algemene dekkingsmiddelen”, met uitzondering van de voorzieningen, worden beheerd door de afdeling planning en control; de beschikkingsbevoegdheid over deze budgetten ligt bij het college van burgemeester en wethouders.
Voorzieningen worden beheerd door daartoe aangewezen budgetbeheerder; de beschikkings-bevoegdheid ligt bij het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 10: boekstukken crediteuren
In afwijking van lid 1 is de budget- en kredietverantwoordelijke bevoegd bij ontstentenis van de betreffende budget- en kredietbeheerder namens deze te paraferen.
Is ook de budget- en kredietverantwoordelijke afwezig dan is het plaatsvervangend afdelingshoofd bevoegd namens de betreffende budget- en kredietbeheerder te paraferen.
Artikel 13: begrotingswijzigingen
Begrotingswijzigingen worden voorbereid door de afdeling planning en control.
De begrotingswijzigingen binnen producten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de concerncontroller, tenzij het een programma betreft die uit één product bestaat. Alsdan geldt het voorgaande binnen activiteitenniveau.
De begrotingswijzigingen binnen programma’s worden ter besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.
Begrotingswijzigingen die programma-overstijgend zijn worden ter besluitvorming voorgelegd aan de raad, bij de bestuursrapportages (kadernota/najaarsnota).
Uit doelmatigheidsoverwegingen kunnen in december nog programma-overstijgende begrotingswijzigingen worden voorgelegd aan de raad, mits deze het karakter hebben van administratief technische wijziging, dan wel in het kader van het BBV noodzakelijk zijn.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Ermelo op 11 december 2006..
De secretaris De burgemeester
mevr. drs. R.C.B. de Jong ing. W.P. Omta
Toelichting bij de “Regeling budget- en kredietbeheer gemeente Ermelo
Een aantal ontwikkelingen gaf in 2004 aanleiding de spelregels rond budgetbeheer, zoals verwoord in de notitie “Budgetbeheer en budgetverantwoordelijkheid” van 15 augustus 1995, te herzien:
Met de in werking treding van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) is het niveau waarop de raad het college van burgemeester en wethouders autoriseert tot het doen van uitgaven veranderd. Deze autorisatie vindt thans plaats op programmaniveau in plaats van op taakveldniveau. Het college krijgt op grond van het Bbv meer vrijheid om haar bestuurstaak in te vullen. Daarin past een globalere budgetautorisatie door de raad en een verdere mandatering aan de ambtelijke organisatie.
Thans is er reden de regeling als gevolg van een aantal BBV-aanpassingen, de vereenvoudiging van de bestuurs- en beheerscyclus, organisatie-aanpassingen en de ervaringen in de praktijk te wijzigen en opnieuw vast te stellen. Uit oogpunt van leesbaarheid is er voor gekozen de regeling in zijn geheel opnieuw vast te laten stellen.
Onderstaand een toelichting bij de artikelen/leden uit de “Regeling budgetbeheer gemeente Ermelo” die minder voor zich spreken.
Er is voor gekozen de taakstelling op het niveau van de producten te leggen, omdat dit ook het laagste niveau is waarbinnen budgetcompensatie is toegestaan. De financiële taakstelling is gebaseerd op te realiseren kwaliteit, kwantiteit en doelmatig productieproces. In het kader van integraal management is de budget- en kredietverantwoordelijke voor al deze elementen verantwoordelijk.
Dit betekent dat te realiseren verbijzonderde projectresultaten eveneens een status van product worden toegekend.
Taakstellingen hebben zowel betrekking op lasten als op baten.
Artikel 2: budget- en kredietverantwoordelijke
Onder “projectleider” wordt in dit artikel verstaan de projectadviseur die de projecten leidt die door het college buiten de normale afdelingsverantwoordelijkheid zijn gebracht.
De managementrapportages vormen input voor de najaarsnota en de jaarrekening.
In zijn managementrapportage meldt de budget- en kredietverantwoordelijke (= afdelingshoofd) tenminste afwijkingen => 3% van de in de begroting vermelde budgetten en/of de hierbij behorende taakstellingen op productniveau aan de directie en het college van b&w. Hij/zij maakt daartoe steeds een inschatting over het totale boekjaar.
Voor raadsprogramma’s die uit één product bestaan geldt hetzelfde, doch dan op activiteitenniveau.
Bij acute financiële problemen kan uiteraard niet tot de eerstvolgende managementrapportage worden gewacht. De budget- en kredietverantwoordelijke heeft dan de plicht om het betreffende financiële probleem direct te melden en met een dekkingsvoorstel te komen.
“De betalingsfiatteur” is degene die betalingsopdrachten geeft aan de bank. Dit is een andere persoon dan de degene die een factuur betaalbaar stelt door het boekingsformulier te paraferen.
Met “registrerende functie” wordt bedoeld degenen die feitelijk boekingen van financiële gegevens in de administraties doen c.q. boekstukken beheren.
Artikel 3: budget- en kredietbeheerder
De budget- en kredietbeheerder heette in de oude situatie “ambtelijk opdrachtnemer”.
Indien geen toereikend budget aanwezig is kan mogelijk via budgetcompensatie aanvullend budget gevonden worden.
De verantwoordingshiërarchie voor het budgetbeheer correspondeert met de hiërarchie van de organisatie:
De directie stelt ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders de najaarsnota en de rekening (de bestuursrapportages) op op basis van managementrapportages van de afdelingshoofden aan de directie en het college van burgemeester en wethouders.
In het b&w-advies moet altijd dekking opgenomen zijn. Indien geen dekking kan worden gevonden zal sprake zijn van budgetuitzetting en is een raadsbesluit (bijvoorbeeld bij kadernota of najaarsnota) noodzakelijk (zie ook artikel 5, lid 3).
Op grond van artikel 11, lid 4 van de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ermelo” mag het college van burgemeester en wethouders bij niet begrote bestedingen c.q. niet gevoteerde kapitaalkredieten tot een bedrag van € 100.000,-- (maximaal € 50.000,-- kapitaallasten), vooruitlopend op het raadsbesluit, alvast tot het doen van de uitgaaf besluiten.
Deze bepaling is uitsluitend bedoeld voor zaken die absoluut geen uitstel kunnen lijden. Normaal is de kadernota c.q. de najaarsnota bij uitgaven het moment van brede, financiële afweging.
Bij de voorbereiding van kapitaaluitgaven doet zich een complicerende factor voor: het kan voorkomen dat de kapitaaluitgaaf die wordt voorbereid uiteindelijk geen doorgang vindt. (Artikel 60 Bbv stelt voor het activeren van immateriële kosten onder andere als eis dat “de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat”.)
Er is dan geen kapitaalgoed verkregen en de voorbereidingskosten (o.a. onderzoek) kunnen dan niet ten laste van een krediet worden gebracht. Daarom wordt voorgesteld de kosten van haalbaarheidsonderzoeken altijd te dekken in de exploitatiebegroting.
Dit laatste geldt niet voor (haalbaarheids)onderzoeken binnen het kader van de grondexploitatie. Deze kosten maken volledig onderdeel uit van het complex of het nog te openen complex.
De kosten van een haalbaarheidsonderzoek gaan vooraf aan de kosten van planvorming. Tijdens een haalbaarheidsonderzoek moet blijken of tot investeren moet c.q. kan worden overgegaan.
Indien dit het geval is kan voor planvorming een voorbereidingskrediet worden aangevraagd.
Is de planvorming afgerond dan kan het eigenlijke kapitaalkrediet worden gevraagd. Deze aanvraag kan gefaseerd plaatsvinden: het krediet kan gesplitst worden.
Het feit dat schriftelijk om overloop van kredieten naar het volgend jaar moet worden verzocht dient o.a. de rechtmatigheidscontrole door de accountant.
Het beoogde effect hiervan is dat kapitaalkredieten meer gefaseerd en realistisch (in tijdsuitvoering) in de begroting worden geraamd.
Structurele onder-/overschrijdingen kunnen niet met incidentele onder-/overschrijdingen worden gecompenseerd. Zie ook artikel 11, lid 1. Evenmin mogen ze worden aangewend voor nieuwe activiteiten zonder dat daaraan een collegebesluit c.q. raadsbesluit over is genomen.
Tussen de in dit lid genoemde inspanningsverplichting en budgetcompensatie door de budget- en kredietbeheerder bestaat een wezenlijk verschil.
Budgetcompensatie door budget- en kredietverantwoordelijke vindt plaats binnen hetzelfde product of dezelfde kostenplaats. De budget- en kredietverantwoordelijke kan hiertoe zelf besluiten.
De genoemde inspanningsverplichting heeft betrekking op alle budgetten binnen het organisatie-onderdeel van de budget- en kredietverantwoordelijke. Overstijgt de compensatie die uit de inspanningsverplichting voortvloeit het product of de kostenplaats dan is een besluit van b&w nodig.
Er zijn twee redenen om deze specifieke categorieën bij voorbaat uit te zonderen:
De regeling voor budgetcompensatie mag slechts worden toegepast op de gemeentefinanciën. De bij de budgetten behorende taakstellingen (kwaliteit en kwantiteit) kunnen zonder expliciete instemming van het college of de raad niet worden aangepast.
Aanpassingen van de taakstelling kunnen bij kadernota, najaarsnota en rekening door het college van burgemeester en wethouders aan de raad worden gemeld.
De omvang van de bevoegdheid tot budgetcompensatie is afhankelijk van de besluitvormingshiërarchie binnen de gemeente. In de onderstaande tabel is de structuur van artikel 6 nog eens samengevat.
Zie ook het bijgaande schema voor het zoeken naar dekking.
¹ Voor programma’s die uit één product bestaan dient hiervoor gelezen te worden “activiteit”.
Vanuit de kostenplaats kapitaallasten doorbelaste kapitaallasten kunnen dus niet bij budgetcompensatie betrokken zijn.
Artikel 8: onvoorziene uitgaven en stelposten
Het beheer van voorzieningen wordt op het niveau van de budgetbeheerders gelegd. Dit is van belang omdat een voorziening een rechtstreeks dekkingsmiddel is.Budgetverantwoordelijke blijft de afdeling Planning & Control, die daarmee overzicht houdt op het totaal van de voorzieningen. De beschikkingsbevoegdheid blijft bij het college, wat inhoudt dat aanwending altijd via een collegebesluit moet lopen.
Bij de opstelling van de jaarstukken van een boekjaar bestaat soms een min of meer expliciet beslag op de budgetten van dat boekjaar zonder dat het bijbehorende boekstuk al is ontvangen. De volgende verschillende situaties kunnen zich voordoen:
Budget blijft deels ongebruikt + taak moet nog uitgevoerd worden | ||||
De regeling nto/ntb is hiermee aangepast aan het BBV.
De eisen uit lid 2 sluiten aan bij de definitie van overlopende passiva in artikel 49 BBV 2004: “Onder de overlopende passiva worden verplichtingen opgenomen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen”.
Geoormerkte, ontvangen gelden kunnen desgewenst direct in een reserve of voorziening worden gestort.
Bij ntb-posten doet zich een probleem voor bij de verantwoording van de btw. De datum van de uitreiking van de factuur bepaalt het tijdvak waarin de btw kan worden verrekend/gecompenseerd. De datum van de levering bepaalt op welk boekjaar de kosten moeten drukken.
Bij levering in het vierde kwartaal van 2006 drukken de kosten op 2006. Bij ontvangst van de factuur in het eerste kwartaal 2007 wordt de btw verrekend/gecompenseerd bij de aangifte/declaratie over het eerste kwartaal 2007 en niet over het vierde kwartaal 2006. Daarbij moet het netto-bedrag inclusief de niet-verrekenbare en niet-compensabele btw worden geboekt. Deze niet-verrekenbare en niet-compensabele btw moet ten behoeve van de ntb-boeking extra-comptabel worden bepaald.
Om flexibel te kunnen blijven werken is deze clausule opgenomen. Het blijft, onder strenge voorwaarden, mogelijk rekeningsaldo bestemmende posten op te nemen. Ten opzichte van 2005 is de mogelijkheid wat verruimd.
De lijst van de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen budgetrestanten, welke als rekeningsaldobestemmende post in aanmerking kunnen komen, wordt door de raad, als onderdeel van de jaarrekening, vastgesteld.
Artikel 10: boekstukken crediteuren
Verwezen wordt naar de “procedurebeschrijving routing facturen”.
Indien de financiële administratie uit rechtmatigheidsoogpunt niet kan instemmen met de codering van een factuur dan vindt overleg plaats tussen die afdeling en de betreffende budget- en kredietbeheerder.
Artikel 11: boekstukken debiteuren
Hierin wordt expliciet aandacht gegeven aan de inkomstenkant.
Hier wordt de grondslag gelegd voor een regeling voor een beloningsprikkel voor doelmatig budget- en kredietbeheer. Tot op heden is er geen behoefte gevoeld een dergelijke regeling op te stellen.
Deze regeling behoeft de goedkeuring van de raad omdat deze het budgetrecht van de raad raakt.