CVDR55399_1Archiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2007nlregelingGeldrop-Mierlo2018-07-11Geldrop-MierloDe Trompetter, 20-02-2007Archiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2007Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2007-01-29De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-01-302018-07-12Nieuwe regelingGM2006.1362archiefgeenGeenArchiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2007De raad van de gemeente Geldrop-Mierlo;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 december 2006, nr.GM 2006.1362;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; Overwegende dat volgens Artikel 30, eerste en tweede lid, van de Archiefwet 1995 dragen burgemeester en wethouders van een gemeente zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente en komen de kosten daarvan voor hun rekening. Een verordening door de raad vast te stellen moet een en ander nader regelen;Overwegende dat de gemeente voorafgaand overleg heeft gevoerd met het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven waarmee zij een gemeenschappelijke regeling heeft gesloten;B E S L U I T :vast te stellen de Archiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2007:Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de Archiefwet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

gemeenschappelijke regeling: Regionaal Historisch Centrum Eindhoven;

het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Geldrop-Mierlo

De zorg van het college voor de archiefbescheidenArtikel2Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. Artikel4Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.Artikel51.Het college draagt zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel7Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast (Besluit Informatiebeheer)Artikel8Het college doet tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. SlotbepalingenArtikel91 De verordening kan worden aangehaald als: Archiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2007.2Deze verordening treedt, onder gelijktijdige intrekking van de Archiefverordening gemeente Geldrop-Mierlo 2004 van 17 juni 2004, in werking op de eerste dag na vaststelling door de raad.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 29 januari 2007,De raad voornoemd,De griffier, de voorzitter,G.G.A. van Luyn Mevrouw M.J.D. Donders - De Leest MEMORIE VAN TOELICHTING OP DE ARCHIEFVERORDENING GELDROP-MIERLO 2007Taken en bevoegdheden bestuur van de gemeenschappelijke regelingBij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. De integratie betreft meestal alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling:

het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, lid 3 Archiefwet);

het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, lid 2 Archiefwet);

de benoeming van de (directeur van de dienst die als) gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, lid 3, Archiefwet);

het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen (artikel 31 Archiefwet);

het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32, lid 2, Archiefwet).

Wettelijke basisDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de raad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.InhoudZij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.ReikwijdteDeze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit.Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdhedenDeze verordening is aangepast aan de dualisering op grond van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de raad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.Artikelsgewijze toelichtingBegripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 door het college te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Een jaarlijkse verslaglegging in het kader van de planning & controlcyclus wordt wenselijk geacht.