Organisatie | Venlo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheersverordening ontwikkelbedrijf 2009 |
Citeertitel | Beheersverordening ontwikkelbedrijf 2009 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
Eigen onderwerp |
Bij besluit van 4 januari 2010 heeft de gemeenteraad deze regeling geldend verklaard voor het gehele gebied dat vanaf 1 januari 2010 deel uitmaakt van de gemeente Venlo.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-02-2009 | 21-11-2018 | nieuwe regeling | 29-01-2009 E3-journaal, 04-02-2009 | 2.07.351.54 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
algemene grondreserve: een zogenaamde vrije reserve. Deze is noodzakelijk om te kunnen beschikken over een financiële buffer voor het opvangen van onvoorziene financiële risico’s, dan wel onvoorziene negatieve resultaten van grondexploitaties tijdens de uitvoering. (Afdekken ondernemersrisico tijdens de uitvoering).
eindwaardeberekening: methodiek voor een grondexploitatieberekening waarbij de in de tijd gefaseerd opgenomen kosten en opbrengsten worden doorberekend naar datum van afsluiting van het complex en waarbij rekening wordt gehouden met rente en kosten- en opbrengstenstijgingen (eindwaarde) en het resultaat middels een rentefactor wordt teruggerekend naar balansdatum (contante waarde).
exploitatieopzet: de begroting van kosten, opbrengsten en bijdragen met betrekking tot een project inhoudende het geheel van activiteiten en werkzaamheden met betrekking tot verwerving, het beheer, het bouw- en woonrijp maken en de overdracht dan wel uitgifte van gronden. In geval er sprake is van een exploitatieovereenkomst (gemengde of particuliere exploitatie met derden) is de exploitatieopzet de begroting van de gemeentelijke kosten en de door de gemeente te ontvangen opbrengsten inclusief de verschuldigde exploitatiebijdrage.
exploitatieplan: door de raad vast te stellen exploitatieopzet ten behoeve van het bestemmingsplan in het kader van en conform de eisen van de nieuwe Grondexploitatiewet (Wro).
exploitatieovereenkomst: overeenkomst met particuliere eigenaren op grond van de Grondexploitatiewet (Wro) Uitvoering in principe voor rekening en risico derden.
Grondbeleid: het beleid gericht op het (her)inrichten en uitgeven van gronden ter verwezenlijking van doelstellingen op diverse terreinen van overheidsbelang als ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, stadsvernieuwing en restauratie, economische ontwikkeling, milieu en natuur-, woon- en leefruimte.
Ontwikkelbedrijf: de administratieve en organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de realisatie van ruimtelijk fysieke projecten op het gebied van vastgoedontwikkeling, gebiedsontwikkeling en complexe infrastructuur, de bewaking van de vermogenspositie van het Ontwikkelbedrijf en het initiëren van grond- en vastgoedbeleid. Het Ontwikkelbedrijf heeft ook tot taak het beheren van alle onroerende goederen, welke door de gemeente in eigendom zijn dan wel worden verworven voor zover ze niet bedoeld zijn voor de uitoefening van een beleidstaak niet zijnde bouwgrondexploitatie, tenzij de raad anders bepaalt.
staf Strategie, Markt en Ontwikkeling (financiële sturing en consolidatie): voegt alle informatie met betrekking tot (toekomstige) projecten en eigendommen buiten projecten samen en rapporteert hierover. Zij verzorgt de financiële beleidsadviezen met betrekking tot het Ontwikkelbedrijf en is budgetbeheerder voor het complex verspreid liggende gronden.
Artikel 2 Overige gemeentelijke regelgeving
Ter uitvoering van artikel 212 Gemeentewet heeft de gemeenteraad op 30 november 2005 de “Financiële verordening gemeente Venlo 2005” vastgesteld, in werking getreden op 1 januari 2006, waarin de uitgangspunten voor het financiële beleid zijn verwoord, alsmede de regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De onderhavige Beheersverordening Grondbedrijf Venlo (raadsnummer 2009-6 d.d. 28 januari 2009) geldt als lex specialis voor deze verordening.
2 Het Ontwikkelbedrijf, algemeen
Artikel 3 Doelstelling en taken Ontwikkelbedrijf
Het Ontwikkelbedrijf initieert en faciliteert op een efficiënte en effectieve wijze samen met anderen de procesmatige sturing en projectmatige ontwikkeling en realisatie van ruimtelijke plannen in stad en regio en beheert de gemeentelijke vastgoedportefeuille ten behoeve van de realisatie van brede maatschappelijke beleidsdoelstellingen.
Voorts het (her)inrichten en uitgeven van gronden en eventuele opstallen ter verwezenlijking van doelstellingen op diverse terreinen van overheidsbelang als ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, stadsvernieuwing en restauratie, cultuurhistorie en -behoud, economische ontwikkeling, milieu en natuur-, woon- en leefruimte. Het Ontwikkelbedrijf wil hierbij slagvaardig optreden in de uitvoering van ruimtelijk beleid, komen tot een rechtvaardige verdeling van de kosten bij ruimtelijke ontwikkeling en daarnaast kwaliteit, zeggenschap en marktwerking stimuleren zodat een goede plankwaliteit wordt bereikt.
Voor verwezenlijking van ruimtelijke doelstellingen op diverse terreinen van overheidszorg is het Ontwikkelbedrijf opdrachtnemer. Bestuurlijk opdrachtgever voor een project is een lid van het college. Ambtelijk opdrachtgever is veelal het hoofd van een verantwoordelijk of prevalerend beleidsveld of een lid van het DT.
Een project wordt per projectfase geaccepteerd (“aangenomen“) door en vervolgens uitgevoerd voor rekening en risico van het Ontwikkelbedrijf. Het hoofd Ontwikkelbedrijf wijst daartoe een projectleider aan. Bij iedere opdracht/aanneming wordt de formulering, de kaderstelling en het benodigde (gedekte) budget overeengekomen. Voor strategische aankopen is het hoofd Ontwikkelbedrijf ambtelijk opdrachtgever.
Een belangrijke uitwerking van de missie van het Ontwikkelbedrijf is dat het zorg draagt voor een gezond Ontwikkelbedrijf. Dit houdt in dat het Ontwikkelbedrijf ervoor zorgt dat er een financiële reserve bestaat die een voldoende buffer vormt voor financiële risico's in lopende en toekomstige projecten. Aan deze randvoorwaarde toetst het Ontwikkelbedrijf ook beleidsvoorstellen in lopende en toekomstige projecten.
De verordening heeft tot doel de vastlegging van de verantwoordelijkheden met betrekking tot de effectieve en efficiënte voorbereiding en uitvoering van producten van het Ontwikkelbedrijf, de rapportage daarover en de controle daarop.
Artikel 6 Financiering en financiële organisatie Ontwikkelbedrijf; Budgetverantwoordelijkheid en kostentoerekening
Voor het aangaan van sluitende grondexploitaties (rendabel) wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 0,5 miljoen. Budgetbeheerder is SMO (financiële sturing en consolidatie). Het college is gemachtigd exploitaties in exploitatie te nemen waarvan de geraamde investeringen de € 0,1 miljoen niet te boven gaat. Opnamen van dit krediet worden gemeld middels de prorap. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting.
Ten behoeve van de kosten die gemaakt worden in de projectfasen vóór de uitvoeringsfase van een project wordt jaarlijks in de gemeentebegroting en post voorbereidingskosten projecten opgenomen ad € 1 miljoen binnen het Ontwikkelbedrijf. Budgetbeheerder is SMO (financiële sturing en consolidatie). Deze post wordt als krediet verleend door de raad. Voornoemd bedrag wordt zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Middels besluit van het college worden ten laste van deze post budgetten toegewezen voor de diverse projectfasen. Deze budgetten worden financieel verantwoord als voorbereidingskredieten (deelkredieten van de post voorbereidingskosten projecten). In deze voorbereidingskredieten wordt rekening gehouden met een jaar renteverlies.
Vóór een project overgaat naar de realisatiefase wordt een exploitatieopzet vastgesteld door B&W. Hierin worden de voorbereidingskosten van de voorgaande fasen meegenomen en gedekt. De post voorbereidingskosten is dus in principe revolving c.q. rendabel. Indien een project niet wordt uitgevoerd komen de gemaakte voorbereidingskosten van alle uitgevoerde fasen alsnog ten laste van het verantwoordelijke/initiërende beleidsterrein (algemene middelen). De toewijzing van budgetten voor de diverse projectfasen en een eventueel verantwoorden van de kosten van een niet gerealiseerd project ten laste van de algemene middelen wordt gerapporteerd middels de prorap.
Voor de daadwerkelijke realisatie van een project (onderzoeken, aankopen, civiel technische werken et cetera) verstrekt de projectleider schriftelijk opdracht en stelt hij de bijbehorende opdrachtbudgetten ter beschikking. Deze worden vooraf aan de exploitatieopzet c.q. het voorbereidingskrediet getoetst door de planeconoom. De opdrachtbudgetten worden bewaakt door het project (projectleider/planeconoom) en de Afdeling Bedrijfsvoering, team Specials. De vastlegging van de externe opdracht geschiedt conform de gemeentelijke regelgeving van de verplichtingenadministratie. Streven is om ook de interne verplichtingen (opdrachtbudgetten) middels een geautomatiseerd systeem vast te leggen.
De opdrachtnemer is er zelf verantwoordelijk voor dat de opdracht binnen het opdrachtbudget wordt uitgevoerd. Ongeacht zijn lijnverantwoordelijkheid rapporteert hij daarover periodiek aan de projectleider. Bij dreigende over- en onderschrijdingen dient de opdrachtnemer de projectleider daarover onverwijld en vroegtijdig te informeren, zodat er sprake kan zijn van eventuele bijsturing.
3 Complexen, algemene bepalingen
Projecten in eenzelfde fase van ontwikkeling worden administratief verantwoord binnen één complex.
Binnen de administratie van het Ontwikkelbedrijf wordt bij de complexindeling zoveel mogelijk aansluiting gezocht met de indeling en verslaglegging van projectmatig werken.
Lopende projecten worden apart als exploitatie verantwoord.
Vastgoed waar (nog) geen concrete ontwikkelingen (meer) plaatsvinden worden verantwoord in het complex verspreid liggende gronden. Het betreft onder andere restgronden van geheel afgesloten projecten, ander vastgoed (oud bezit) en strategisch bezit.
Artikel 8 Complexindeling lopende projecten/(grond)exploitaties
Het aanmaken van een bedrijfseenheid voor een project binnen de complexen gebeurt op basis van een startdocument. Overboeking van projecten tussen de diverse complexen gebeurt op basis van de beslisdocumenten van projectmatig werken.
Voor projecten in de complexen restexploitaties en afgesloten exploitaties is het hoofd Ontwikkelbedrijf ambtelijk opdrachtgever en wordt volstaan met aanwijzing van een projectleider en een planeconoom. Afhankelijk van de fase waarin een project verkeert kan het hoofd Ontwikkelbedrijf besluiten het projectleiderschap (projectverantwoordelijkheid) bij SMO (financiële sturing en consolidatie) te leggen.
4 Lopende projecten/exploitaties, specifieke bepalingen
Artikel 10 Projecten/exploitaties, algemene bepalingen
In de planontwikkeling van een project (gebiedsontwikkeling (grondexploitatie), vastgoedontwikkeling (een gebouw) of een complex infrastructureel werk), al dan niet in samenwerking met derden (zie artikel 20) wordt de volgende fasering gehanteerd (projectmatig werken):
eerste fase van het proces “Ontwikkelen en realiseren van Ruimtelijk - Fysieke initiatieven” zoals onder verantwoordelijkheid van het Ontwikkelbedrijf wordt uitgevoerd. Het betreft de voorbereiding (op basis van een startdocument) van een project die resulteert in een projectopdracht en een business case (globale financiële analyse).
Iedere fase wordt afgesloten met een beslisdocument. Op basis van het beslisdocument wordt door het bevoegde bestuursorgaan een go/no go beslissing genomen voor de volgende fase en wordt door het college budget c.q. door de raad krediet toegekend voor de volgende fase. Bij het beslisdocument wordt een overzicht gevoegd van de kosten van de af te sluiten en voorgaande fasen. Zo mogelijk wordt een doorkijk gegeven van de nog te maken voorbereidingskosten tot de realisatiefase.
Uitgangspunt is dat (fasen van) projecten voor rekening en risico van het Ontwikkelbedrijf worden uitgevoerd zodra deze door het hoofd Ontwikkelbedrijf zijn geaccepteerd (“aangenomen”) en de middelen (voorbereidings)kredieten beschikbaar zijn gesteld. Kosten die tot en met de ontwerpfase (vaststelling exploitatieopzet) worden gemaakt worden in de exploitatieopzet meegenomen en gedekt. Indien het project niet doorgaat komen alle in de reeds uitgevoerde fases gemaakte kosten ten laste van de initiërende afdeling c.q. Algemene Dienst.
Dit leidt tot het volgende overzicht:
Bij de afsluiting van een project (nazorgfase) worden de openbare gronden uitgebracht naar de algemene dienst (Openbare Werken). Eventuele restpercelen (bouwgrond) worden overgeheveld naar het complex afgesloten exploitaties. Er wordt een nacalculatie opgesteld en ter vaststelling voorgelegd aan het college. Indien de afsluiting leidt tot een kredietaanpassing wordt deze ook voorgelegd aan de raad.
Indien tussentijds de kaders van de planontwikkeling fundamenteel wijzigen, wordt de oude projectfase financieel afgesloten middels een beslisdocument inclusief nacalculatie. Daarbij wordt voorgesteld of het project geheel wordt gestopt of eventueel een doorstart wordt gemaakt voor een nieuw plan. Besluitvorming over deze nacalculatie geschiedt door het bestuursorgaan dat opdracht heeft verstrekt voor deze fase.
Eigendommen zoals strategisch bezit, overige eigendommen, die geen (beleids)functie meer hebben en restpercelen worden verantwoord in verspreid liggende gronden. Overboeking naar een project vindt plaats bij de start van de realisatiefase. Gerichte aankopen in de initiatief-, definitie-, ontwerp- en voorbereidingsfase worden direct op de betreffende exploitatie verantwoord.
Artikel 11 Complex toekomstige exploitaties (start- / initiatieffase)
In het 1e gedeelte van de startfase wordt een concept startdocument gemaakt en ambtelijk gewogen. Bij een positieve weging (kansrijk project) gaat het 2e gedeelte van de startfase in. Deze fase resulteert in een beslisdocument dat door het College wordt goedgekeurd. De kosten die gemaakt worden in het 1e gedeelte van de startfase worden verantwoord binnen de initiërende afdeling, in principe de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling (die ook de centrale intake van ruimtelijk - fysieke initiatieven aanstuurt en coördineert) en komen ten laste van de algemene middelen. De kosten van de 2e fase worden apart verantwoord en komen in principe ten laste van de algemene middelen. Specifieke (onderzoeks)kosten die van nut zijn voor de volgende fases van het betreffende project worden meegenomen in het voorbereidingskrediet voor de initiatieffase. Middels het beslisdocument om over te gaan tot de initiatieffase wordt een voorbereidingskrediet toegekend op basis van een globale beschrijving van de werkzaamheden en inclusief een jaar rentekosten. Voor de startfase van een ruimtelijk fysiek project is het hoofd Ruimtelijke Ordening verantwoordelijk. Bij het 2e gedeelte betrekt hij de beoogd projectleider van het Ontwikkelbedrijf.
In de initiatieffase wordt minimaal een verkenning uitgevoerd naar de haalbaarheid van het project (business case/globale financiële analyse). Indien er geen sprake kan zijn van een minimaal budgettair neutrale uitkomst, zullen er voorstellen worden gedaan ter dekking van het tekort in het project. Deze globale haalbaarheidsstudie wordt samen met de projectopdracht ter besluitvorming aan het College voorgelegd. De uren eigen personeel en eventuele onderzoekskosten in de initiatieffase worden verantwoord in het Ontwikkelbedrijf op het voorbereidingskrediet. Het door het college toegekende budget wordt als voorbereidingskrediet in de administratie vastgelegd. Indien geen goedkeuring wordt verleend komen de reeds gemaakte kosten ten laste van de algemene middelen (via prorap).
Uitgangspunt bij het onderzoek naar de economische uitvoerbaarheid (haalbaarheidstudie) is dat er zowel stedenbouwkundig als financieel-economisch een optimaal resultaat moet worden bereikt, doch dat gestreefd wordt naar een op zijn minst budgettair neutrale uitkomst van het project. Subsidies en bijdragen maken deel uit van dit resultaat.
Artikel 12 Complex exploitaties in voorbereiding (definitie-/ontwerp-/voorbereidingsfase)
In de ontwerpfase van een project wordt als onderdeel van het projectontwerp een definitieve exploitatieopzet opgesteld. Het projectontwerp en de definitieve exploitatieopzet worden gezamenlijk ter vaststelling voorgelegd aan het college. Op basis van de exploitatieopzet wordt krediet aangevraagd aan de raad.
Artikel 13 Complex exploitatie in uitvoering (realisatiefase)
Binnen het project mag door de projectleiding geschoven worden met budgetten indien de realisatie van het project dit vereist c.q. dit de kwaliteit van het project ten goede komt. Vereist is dat minimaal aan de overeengekomen kwalitatieve en kwantitatieve afspraken wordt voldaan en realisatie binnen het verleende krediet wordt gerealiseerd. De verschuivingen worden zichtbaar gemaakt en gerapporteerd.
Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voor voorcalculatorisch verliesgevende grondexploitaties meteen een voorziening gevormd. Indien daardoor de Algemene Grondreserve onder het vereiste weerstandsvermogen daalt, is artikel 24.4 van toepassing. De winst in grondexploitaties wordt toegevoegd aan de algemene grondreserve zodra en voor zover deze is gerealiseerd (gedeeltelijke winstneming). De voorwaarden voor gedeeltelijke winstneming zijn vastgesteld in de Nota Ontwikkelbedrijf. Jaarlijks wordt per grondexploitatie bekeken en gemotiveerd of en welke gedeeltelijke winstneming reëel is.
Zodra een exploitatie in de afrondende fase verkeerd wordt ze administratief afgesloten. Bij deze administratieve afsluiting van de exploitatie in uitvoering worden de resterende uit te geven gronden overgebracht naar het complex restexploitatie. Een nieuw (deel)project wordt aangemaakt waar de nog te maken kosten en opbrengsten op worden verantwoord (basis eindwaardeberekening voor deze exploitatie in afronding). Een eventuele winst op de restgronden komt op de exploitatie in afronding tot uitdrukking. Voor een verlies blijft de voorziening in tact.
Artikel 14 Complexen restexploitatie en afgesloten exploitaties.
De afrondingsfase moet worden gezien als onderdeel van de uitvoeringsfase die ingaat zodra de risico’s zijn ingekaderd en het project vrijwel is afgerond. Het functionele complex restexploitatie is bedoeld om de gronden te administreren waarvan, bij de administratieve afsluiting van een projectmatig complex, de bestemming nog niet geheel is gerealiseerd, nog geringe kosten moeten worden gemaakt en nog restgronden moeten worden uitgegeven, dan wel overgeboekt. Opname in de afrondingsfase gebeurt op basis van een herziening.
Indien bij de afsluiting van een bedrijfseenheid een verschil optreedt tussen de gecalculeerde waarde en het werkelijke saldo van kosten en opbrengsten, wordt dit verschil verrekend met de voorziening nadelige exploitaties c.q. de Algemene Grondreserve (definitieve nacalculatie). De eventueel resterende grondvoorraad (bouwkavels) wordt verantwoord onder het complex verspreid liggende gronden.
Restgronden in voordeelexploitaties worden uitgebracht naar verspreid liggende gronden tegen kostprijs. Uitbreng uit nadeelexploitaties vindt plaats tegen kostprijs dan wel economische waarde van de huidige bestemming rekening houdend met de nog te maken kosten om deze te realiseren. (In principe vastgestelde verkoopprijs minus nog te maken kosten).
5 Exploitatieopzetten/exploitatieovereenkomsten
Artikel 16 Globale exploitatieopzet
De globale exploitatieopzet wordt voorzien van een toelichting waarop de uitgangspunten voor de exploitatieopzet nader zijn toegelicht, zoals grondgebruik, fasering, berekeningsgrondslag kosten en opbrengsten, en dergelijke en is voorzien van een risicoparagraaf, waarin nader ingegaan wordt op de financiële risico die verbonden zijn aan de grondexploitatie en waar aangegeven wordt op welke wijze de risico's kunnen worden ingeperkt (risicomanagement).
In de (globale) exploitatieopzet worden in principe alleen die kosten en opbrengsten opgenomen, welke door de Wroc.q. de Grondexploitatiewet zijn toegestaan voor een exploitatieplan ten behoeve van een bestemmingsplan.
Artikel 17 Definitieve exploitatieopzet
De definitieve exploitatieopzet wordt voorzien van een toelichting waarop de uitgangspunten voor de berekening nader zijn toegelicht, zoals grondgebruik, fasering, berekeningsgrondslag kosten en opbrengsten. Naast de toelichting op de uitgangspunten omvat de toelichting een risicoparagraaf, waarin nader ingegaan wordt op de financiële risico's die verbonden zijn aan de grondexploitatie en waar aangegeven wordt op welke wijze de risico's kunnen worden ingeperkt (risicomanagement).
Ten behoeve van de exploitatieopzet worden vastgoed- en (grond)bedrijfseconomische analyses uitgevoerd, waarbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van normen, kengetallen, outputgegevens, eenheidprijzen, grondprijzen en andere eventuele beoordelingscriteria. In de Nota Ontwikkelbedrijf worden periodiek de na te streven beoordelingscriteria voor het doelmatig opstellen van een definitieve exploitatieopzet vastgesteld.
In de exploitatieopzet wordt, voor zover mogelijk binnen de Wro en de Grondexploitatiewet, een kostenpost opgenomen voor afdracht ten gunste van de (reserve) bovenwijkse voorzieningen en, indien van toepassing, de reserve natuur en groen in en om de stad. In het kader van de Nota Ontwikkelbedrijf zal de hoogte van deze bijdrage worden vastgesteld.
Artikel 18 Herziening exploitatieopzet
De herzieningen worden minimaal één maal per jaar opgesteld en worden gelijktijdig met de Nota Ontwikkelbedrijf aan het college en de raad aangeboden. Een herziening is zowel financieel als inhoudelijk. De herziening is gebaseerd op een geactualiseerde opgave door opdrachtnemers (civiel, aankopers, et cetera) voor de nog uit te voeren werkzaamheden.
Indien dwingende redenen c.q. ontwikkelingen naar het oordeel van het hoofd Ontwikkelbedrijf daartoe aanleiding geven wordt een exploitatieopzet tussentijdse herzien, waarbij de herziene exploitatieopzet door het college wordt vastgesteld en in voorkomend geval aanvullend krediet wordt aangevraagd bij de raad.
Indien uit een herziene exploitatieopzet een afwijking in de uitgaven of inkomsten van groter dan 15 % resulteert met een minimum van € 0,1 miljoen wordt deze herziening separaat aan het college en de raad aangeboden. Herzieningen met verschillen groter dan € 0,5 miljoen worden altijd separaat aangeboden. Indien wenselijke kunnen per afzonderlijke grondexploitatie afwijkende bedragen worden vastgesteld. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting.
Voor een herziene grondexploitatie zijn de inrichtingseisen zoals gesteld in artikel 17 eveneens van toepassing. Als extra eis geldt echter dat een herziene exploitatieopzet een verschillenanalyse met toelichting ten opzichte van de eerder vastgestelde exploitatieopzet c.q. herziening dient te bevatten.
Artikel 20 Complex met exploitatieovereenkomst
Wat betreft de voorwaarden ten aanzien van een exploitatieovereenkomst afgesloten voor 1 juli 2008 en voor plannen waarvoor een ontwerp van het plan vóór 1 juli 2008 ter inzage is gelegd blijft de door de gemeenteraad vastgestelde Exploitatieverordening gemeente Venlo 2004 van kracht. De genoemde exploitatieverordening is vastgesteld op 5 november 2004, raadsnummer 2004 53.
Afhankelijk van de fase wordt contractueel voorzien in het verhaal van de gemeentelijke kosten middels overeenkomsten. Bij het beslisdocument van de startfase wordt een intentieovereenkomst afgesloten. Bij het beslisdocument van de initiatieffase wordt een aanvullende intentieovereenkomst afgesloten. Bij de definitiefase wordt een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Bij het beslisdocument voor de voorbereidingsfase wordt voor de realisatiefase een exploitatieovereenkomst afgesloten (of realisatieovereenkomst als de gemeente verder niet betrokken is bij de uitvoering).
Voor het aangaan van (rendabele) overeenkomsten met derden wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 0,5 miljoen. Het college is gemachtigd contracten af te sluiten waarvan de geraamde investeringen de € 0,1 miljoen niet te boven gaat. Opnamen van dit krediet worden gemeld middels de prorap. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting.
6 Complex verspreid liggende gronden, specifieke bepalingen
Artikel 21 Complex verspreid liggende gronden
Het complex verspreid liggende gronden wordt minimaal één keer per jaar geactualiseerd en vastgesteld door de raad als onderdeel van de Nota Ontwikkelbedrijf. Doel van deze actualisatie is om aan te geven of de oorspronkelijke motieven voor de aankopen nog steeds van toepassing zijn, dan wel dat door gewijzigde omstandigheden nadere voorstellen moeten worden gedaan. Indien er geen functie en geen strategische waarde is wordt een eigendom afgestoten. Indien daar aanleiding toe is wordt het complex verspreid liggende gronden ook tussentijds geactualiseerd.
Minimaal éénmaal per 5 jaar wordt de herwaarderingswaarde van de verspreid liggende gronden bijgesteld. Bij deze herwaarderingswaarde wordt rekening gehouden met de economische waarde van de huidige bestemming gecorrigeerd met de mate van uitgeefbaarheid en de nog te maken kosten om deze bestemming te kunnen realiseren. Indien de (economische) ontwikkelingen naar het oordeel van het hoofd Ontwikkelbedrijf daartoe aanleiding zijn wordt de herwaarderingswaarde tussentijds bijgesteld.
Bij de jaarlijkse actualisatie worden de boekwaarden van de bezittingen vergeleken met de herwaarderingswaarde op basis van de economische waarde van de huidige bestemming. In voorkomend geval rekening houdend met de noodzakelijke kosten om deze bestemming te realiseren. Bij een hogere boekwaarde wordt een voorziening nadelig herwaarderingsresultaat gevormd ten laste van de Algemene Grondreserve. Voordelige verschillen (lagere boekwaarde) worden in de Nota Ontwikkelbedrijf vermeld als onderdeel van het weerstandsvermogen.
Gronden worden vanuit het Complex Verspreid Liggende Gronden tegen boekwaarde overgeboekt naar de lopende projecten. Indien er sprake is geweest van een herwaardering met een bijdrage worden de betreffende gronden uitgenomen tegen de boekwaarde verhoogd met de oorspronkelijke bijdrage vanuit de voorziening nadelig herwaarderingsresultaat c.q. de Algemene Grondreserve inclusief rentekosten en komt deze bijdrage weer ten goede aan de Algemene Grondreserve.
Gronden, die aangekocht zijn met het oog op een concrete planontwikkeling en voor de aanschafwaarde zijn opgenomen, maar uiteindelijk toch geen deel uitmaken van het plan, moeten onverwijld worden gewaardeerd op basis van de economische waarde uitgaande van de huidige bestemming. Voor een eventueel nadelig verschil met de boekwaarde wordt de voorziening nadelig herwaarderingsresultaat aangevuld ten laste van de Algemene Grondreserve.
Indien in het kader van de jaarlijkse actualisatie van het complex Verspreid Liggende Gronden, conform lid 7 besloten wordt om gronden af te stoten, worden deze verkocht voor de economische waarde. Het verschil tussen de boekwaarde en de economische waarde komt na verrekening met de reserve Herwaardering ten laste of ten gunste van de Algemene Grondreserve.
Voor het verrichten van aankopen ten behoeve van toekomstige planontwikkelingen en strategische aankopen wordt jaarlijks door de raad een krediet ter beschikking gesteld van € 2,5 miljoen. Het college is gemachtigd aankopen te doen waarvan de koopsom de € 0,5 miljoen niet te boven gaat. Voornoemde bedragen worden zo nodig bijgesteld middels de Nota Ontwikkelbedrijf en de programmabegroting. Over aankopen ten behoeve van toekomstige plannen en strategische (gelegenheids)aankopen zal in de prorap worden gerapporteerd. Indien nodig zal deze rapportage vertrouwelijk geschieden.
7 Reserves en voorzieningen Ontwikkelbedrijf
Artikel 22 Reserves Ontwikkelbedrijf
Bestemmingsreserves zijn speciaal geoormerkte reserves bestemd voor een specifiek doel. Binnen de bestemmingsreserves wordt onderscheid gemaakt in de projectgerelateerde reserves en de reserves voortvloeiend uit de uitoefening van Ontwikkelbedrijf activiteiten. Instelling, voeding en uitname geschieden bij besluit van de raad.
Artikel 23 Voorzieningen Ontwikkelbedrijf
Voorzieningen worden gevormd voor concrete of specifieke risico’s. Het Ontwikkelbedrijf beschikt onder andere over de voorziening nadelige exploitatieresultaten en de voorziening nadelige herwaarderingsresultaten. Conform het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) wordt voor elke optredend nadelig grondexploitatieresultaat respectievelijk nadelig herwaarderingsverschil een voorziening gevormd. Voorzieningen zijn niet inzetbaar voor andere doeleinden.
Artikel 24 Weerstandsvermogen Ontwikkelbedrijf
De Algemene Grondreserve en zijn componenten dient de basis te vormen voor een gezond Ontwikkelbedrijf nu en in de toekomst. Om een financiële buffer voor risico's in het Ontwikkelbedrijf te hebben, dient de Algemene Grondreserve c.a. minimaal gelijk te zijn aan het vereiste weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf. Daarbij wordt tevens rekening gehouden met de eisen van het BBV.
Jaarlijks wordt in de Nota Ontwikkelbedrijf het weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf bepaald. Hierbij worden de actuele Algemene Grondreserve (voorzieningen en herwaardering) en de vermogenspositie (toekomstperspectief na afsluiting van alle complexen) afgezet tegen het risicoprofiel van het Ontwikkelbedrijf. Ongeacht de uitkomst moet (conform BBV) de daadwerkelijke Bedrijfsreserve het door de raad vastgestelde minimum niveau hebben.
Indien de Algemene Grondreserve ten opzichte van het weerstandsvermogen Ontwikkelbedrijf onvoldoende is, dan wel het onderdeel Bedrijfsreserve onder het vereiste minimum daalt, zal het college de raad een voorstel doen hoe en op welke termijn de Algemene Grondreserve weer op peil dient te worden gebracht.
8 Periodieke financiële rapportages Ontwikkelbedrijf
Artikel 25 Maandrapportages en voortgangsrapportage projecten
Onder verantwoordelijkheid van het hoofd Ontwikkelbedrijf rapporteert de projectleider ieder kwartaal inhoudelijk en financieel aan de ambtelijk opdrachtgever die aan de bestuurlijk opdrachtgever rapporteert (voortgangsrapportage projecten). Deze rapportage wordt doorgeleid naar het college en de raad. Op verzoek van de raad kan de frequentie van incidentele projecten worden aangepast.
Artikel 27 Nota Ontwikkelbedrijf
Jaarlijks wordt de Nota Ontwikkelbedrijf samengesteld. Het onderdeel grondbeleid wordt vastgesteld door B&W en ter kennisname aan de raad aangeboden. In het onderdeel Grondbeleid wordt beschreven op welke wijze het grond- en vastgoedbeleid wordt ingezet om ruimtelijk-fysieke en maatschappelijke doelstellingen te realiseren. Eveneens wordt beschreven op welke wijze nieuw beleid dient te worden gevormd. In het onderdeel Risiconota wordt gerapporteerd over de voorzieningen en verplichtingen, de Algemene Grondreserve, het weerstandsvermogen van het Ontwikkelbedrijf en het toekomstperspectief (vermogenspositie) van het Ontwikkelbedrijf. Het onderdeel risiconota wordt vastgesteld door de raad.
9 Verantwoordelijkheden, control en informatie
Artikel 28 Verantwoordelijkheden
De projectleider is integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van het door het hoofd Ontwikkelbedrijf aan hem opgedragen project en derhalve ook voor de financiële aspecten van zijn project. Hij draagt zorg voor de dossiervorming binnen het project. Hij rapporteert aan de ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever over de inhoud en aan het hoofd Ontwikkelbedrijf over de “aanneming” van het (de) project(fase). Hij is deelbudgethouder van de grondexploitatie. Daarbij heeft de projectleider oog voor de projectoverstijgende belangen van het Ontwikkelbedrijf.
De planeconoom (budgetbeheerder) verzorgt de financieel-economische inbreng in een project en draagt zorg voor het opstellen, bewaken, herzien, en afsluiten van de exploitatieopzet. Daarnaast bewaakt de planeconoom de doelmatige planopzet en planuitvoering van het project en zorgt hij ervoor dat de projectoverstijgende belangen van het Ontwikkelbedrijf goed worden behartigd. Hij rapporteert middels de maandrapportages.
SMO (financiële sturing en consolidatie) is verantwoordelijk voor het toetsen van de exploitatieopzetten, de projectoverstijgende belangen van het Ontwikkelbedrijf en de bewaking van de vermogenspositie van het Ontwikkelbedrijf. Tevens initieert SMO (financiële sturing en consolidatie) het financiële beleid van het Ontwikkelbedrijf.
Het hoofd Ontwikkelbedrijf informeert en adviseert het DT bij de beheersing van de financieel-administratieve en bedrijfseconomische processen en bevordert de integratie van vakmatige en financieel-economische kennis binnen het Ontwikkelbedrijf. Hij is als eerste leidinggevende verantwoordelijk voor de kwaliteit van de afzonderlijke producten van het Ontwikkelbedrijf en de daarvoor noodzakelijke administratieve organisatie, administratie en archivering. Hij is verantwoordelijk voor het verrichten van bedrijfseconomische analyses voor het DT en het hoofd Bedrijfsvoering ten behoeve van een doelmatige en doeltreffende begrotingsrealisatie en initieert en stimuleert daarbij de totstandkoming van normen, kengetallen, outputgegevens en andere beoordelingscriteria. Het hoofd Ontwikkelbedrijf staat in voor de integriteit, volledigheid en juistheid inzake de informatievoorziening aan het college over de individuele grondexploitaties en de vermogenspositie van het Ontwikkelbedrijf.
Algemeen: het vervullen van meer dan een van de functies van planeconoom, medewerker Staf SMO (financiële sturing en consolidatie) Ontwikkelbedrijf, medewerker Advies respectievelijk Specials Bedrijfsvoering, hoofd Ontwikkelbedrijf, hoofd Bedrijfsvoering, concerncontroller en of directeur in één persoon, is onverenigbaar.
De medewerker advies Bedrijfsvoering ziet toe op financiële-, rechtmatigheid en doelmatigheidsaspecten van het Ontwikkelbedrijf. Hij toetst beleidsvoorstellen op de hiervoor genoemde aspecten. Hij ziet toe op het opzetten van de administratieve organisatie van het Ontwikkelbedrijfproces en voorts dat er overeenkomstig de administratieve organisatie wordt gehandeld.
SMO (financiële sturing en consolidatie) voegt alle informatie met betrekking tot (toekomstige) projecten en eigendommen buiten projecten samen en rapporteert hierover. Zij verzorgt de financiële beleidsadviezen met betrekking tot. het Ontwikkelbedrijf en de projectorganisatie en is budgetbeheerder voor het complex verspreid liggende gronden.
SMO (financiële sturing en consolidatie) heeft de bevoegdheid en de plicht om de medewerkers specials c.q. advies van de afdeling Bedrijfsvoering gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf en het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar haar inziens aanleiding voor is.
De medewerkers van specials c.q. advies van de afdeling Bedrijfsvoering hebben een registrerende, signalerende en adviserende taak ten behoeve van het hoofd Ontwikkelbedrijf. Zij hebben de bevoegdheid om, indien zij op relevante punten van mening verschillen met het hoofd Ontwikkelbedrijf de Concerncontroller hiervan op de hoogte te stellen. Zij doen dat eerst na overleg met het hoofd Ontwikkelbedrijf.
Overleg: Het afdelingshoofd Ontwikkelbedrijf heeft periodiek overleg over het Ontwikkelbedrijf met de portefeuillehouder Ontwikkelbedrijf, het DT en het hoofd Bedrijfsvoering. Tussen advies en specials Bedrijfsvoering, SMO (financiële sturing en consolidatie) en hoofd Ontwikkelbedrijf vindt periodiek overleg over de wijze van control van het totale Ontwikkelbedrijfproces plaats.
Het hoofd Ontwikkelbedrijf heeft de bevoegdheid en de plicht om het college, het DT, het hoofd Bedrijfsvoering en de Concerncontroller gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf en het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar zijns inziens aanleiding voor is. Hij adviseert het college echter pas na overleg met het DT.
De concerncontroller heeft de bevoegdheid en de plicht om het college, het DT en het hoofd Bedrijfsvoering gevraagd en ongevraagd te adviseren omtrent ontwikkelingen binnen het Ontwikkelbedrijf en het algemeen en de financiële ontwikkelingen binnen de complexen in het bijzonder indien daar zijns inziens aanleiding voor is. Hij adviseert het college echter pas na overleg met het hoofd Ontwikkelbedrijf en het DT.
De verordening treedt in werking op 5 februari 2009
Deze verordening heeft betrekking op het grondgebied en de organisatie van de gemeente Venlo. Waar tevens gesproken wordt over het grondgebied van de gemeente Arcen en Velden gelden deze bepalingen eerst nadat de herindeling tussen de gemeente Venlo en de gemeente Arcen en Velden juridisch een feit is en de nieuwe gemeenteraad deze verordening van toepassing heeft verklaard op de nieuwe gemeente.