CVDR54652_1Verordening voor periodiek onderzoek door het college van de gemeente Ridderkerk naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur 2004nlregelingRidderkerk2004-05-06RidderkerkGemeentejournaal, 25-03-2004Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Ridderkerk 2004Gemeentewet, art. 213agemeenteraadbestuur en recht2004-03-22De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-05-062023-01-01nieuwe regeling2004/1331bestuur en recht1.GeenGeen.Verordening voor periodiek onderzoek door het college van de gemeente Ridderkerk naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur 2004De raad van de gemeente Ridderkerk;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 17
februari 2004,nummer 188;gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;b e s l u i t :vast te stellen de volgende Verordening voor periodiek onderzoek door het
college van de gemeente Ridderkerk naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
van het door het college gevoerde bestuur 2004.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
Doelmatigheidhet realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet
van middelen.
Doeltreffendheidde mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke
effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
2.Onderzoeksfrequentie1.Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van)
organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de
gemeente. Iedere gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak
wordt minimaal eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke
doelmatigheidstoets onderworpen.2.Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van (delen van)
programma’s en paragrafen. Ieder programma en paragraaf wordt minimaal
eens in de 8 jaar in zijn geheel aan een dergelijke
doeltreffendheidstoets onderworpen.3.Onderzoeksplan1.Het college zendt ieder jaar uiterlijk met de aanbieding van de
ontwerpbegroting voor het daaropvolgende jaar een onderzoeksplan naar de
raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken
naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.2.In het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek globaal
aangegeven:
het object van onderzoek
de reikwijdte van het onderzoek
de onderzoeksmethode
doorlooptijd van het onderzoek
de wijze van uitvoering
3.In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de
productenraming zijn opgenomen voor de uitvoering van de
onderzoeken.4.Het college zend het onderzoeksplan ter kennisname aan de
rekenkamercommissie.4.Voortgang onderzoekenHet college rapporteert in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en
jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en
doeltreffendheid en de uitputting van de bijbehorende budgetten.5.Rapportage en gevolgtrekking1.De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage.
Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten
en indien nodig aanbevelingen voor verbeteringen.2.Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien
nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van
verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.6.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking 6 weken na de bekendmaking, met dien
verstande dat voor het jaar 2004 in elk geval een onderzoeksplan bedoeld in
artikel 3 voor het jaar 2005 aan de raad wordt aangeboden.7.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening
doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Ridderkerk 2004”.Ridderkerk, 22 maart 2004De raad voornoemd,de griffier de voorzitter,Toelichting algemeenArtikel 213a Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid
en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het
onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op
doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot
belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de
instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk
handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de
publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een
doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde
komen.Periodiek onderzoekHet college moet periodiek toetsen of bij zijn uitvoering van het gemeentelijk
beleid wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook
dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke
organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de
administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde
eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de
uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke
regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waarin de gemeente deelneemt,
of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet
onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet; wél kan vanuit het oogpunt van
de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de
gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te
stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze
wordt ingevuld.De onderzoeken zijn aanvullend op de beschrijving van de te bereiken
maatschappelijke effecten op de programma's en op de paragrafen van de
programmabegroting. Daarbij kan als onderscheid dienen dat de programma's en
paragrafen van de programmabegroting op de toekomst gericht zijn en dat
onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid vooral op het verleden en het
heden is gericht. Uit de resultaten van onderzoek kan vervolgens lering voor de
toekomst getrokken worden.Algemene normen voor doelmatigheid en doeltreffendheid bestaand niet. Het
bestuur zal zelf moeten bepalen wanneer in de Ridderkerkse situatie sprake is
van doelmatig en doeltreffend bestuur. De praktijk elders kan daarbij wel als
een hulpmiddel gebruikt worden.Relatie met lokale rekenkamer(functie)Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist
voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en
doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient het college een aantal
(organisatorische) maatregelen te treffen.De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
beleid en het beheer geschieden dus primair door de raad en
het college zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers (of degenen die de
rekenkamerfunctie vervullen) onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid
van het beleid en het beheer. De rekenkamercommissie kan op grond van het
gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de
onderzoeken van het college. Ook kan de rekenkamercommissie zonodig een tweede
oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een
onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.Om waar nodig of mogelijk afstemming met onderzoeken van de rekenkamercommissie
te bevorderen is het gewenst om de rekenkamercommissie op de hoogte te stellen
van de door het college voorgenomen onderzoeken. Het jaarlijks door het college
op te stellen onderzoeksplan kan daartoe ter kennisname aan de
rekenkamercommissie worden gezonden.Onderwerp van onderzoekSystematisch wordt onderzocht of de gemeente bereikt wat zij wilde bereiken
(doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd
(doelmatigheid). Zoals uit het artikel blijkt, moet speciale aandacht worden
besteed aan doelmatigheid en doeltreffendheid.Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders
en doelen die de raad gesteld heeft kunnen niet los gezien worden van het
bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate
waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad
geformuleerde beleid zal dus, als dat relevant is, kunnen worden betrokken in
het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende
onderwerpen en vormen hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van
begrotingsprogramma’s, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen
meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen
in enigerlei vorm en andere ‘zachtere’ meetmethoden. Naast de vraag óf de
doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo
efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te
maken van benchmarking.Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zal moeten plaatsvinden,
is het doorlichten van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de
interne controle.Regels voor periodiek onderzoekHet college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te
brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De
verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a Gemeentewet, bevat deze
kaders. De raad bepaalt de regels in deze verordening, waaraan het college op
hoofdlijnen moet voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken
betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt. De verordening is op deze
uitgangspunten gebaseerd.Toelichting op de artikelenArtikel 2. OnderzoeksfrequentieIn artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering
van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten
eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste
richten op de organisatie-eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de
doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de
gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de
uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt
onderzocht.Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden
onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke
gemeentelijke taak minimaal eens in de zoveel jaar worden onderzocht. Hier kan
iedere gemeente zelf de gewenste periode aangeven. In de modelverordening van de
VNG wordt eenmaal in de twee raadsperioden aanbevolen.De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de
programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan
gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen
van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Hier kan iedere
gemeente zelf de gewenste periode aangeven. In de modelverordening van de VNG
wordt aanbevolen jaarlijks 2 programma's en/of paragrafen te onderzoeken, maar
er is geen reden om ook niet hier op te nemen dat alle programma's en paragrafen
minimaal eenmaal in de twee raadsperioden worden onderzocht.Artikel 3. OnderzoeksplanDe beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad
willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te
bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het
onderzoeksplan.Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken,
zij het uiteraard nog globaal.De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het
onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking
agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening kan
worden aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden
opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden
toegelicht:a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk
aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de
doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van
de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken
worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.b) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle
organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de
gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in
belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het
onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken
tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De
reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven.
Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke
organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden
betrokken. Voorkomen moet worden dat in de praktijk verschil van interpretatie
kan ontstaan wat onder de begrippen gemeentelijke taak en organisatie-eenheid
moet worden verstaan. Het geven van een definitie in het onderzoeksplan kan
daarbij helpen.c) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking,
enquête, enzovoorts).d) Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in
fasen.e) Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het
ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of
door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in
de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de
onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden
gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door
functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het
onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten
zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door
functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het
onderzoeksobject.Artikel 4. Voortgang onderzoekDe bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te
geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering.
Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van
de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens
te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Daardoor kan van
onderzoeken die met inbegrip van door te voeren verbeteringen een doorlooptijd
van langer dan een jaar hebben de stand van zaken inclusief gevolgen voor de
begroting gevolgd worden.Artikel 5. Rapportage en gevolgtrekkingMet de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van
gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te
versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in
rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de
Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de
Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat
betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat
sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt
zodra ze zijn vastgesteld.Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het
doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in
deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering
onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van
verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een
zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot
verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren.
Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad
gestuurd.Artikel 6. InwerkingtredingDe verordening is referendabel. De datum van inwerkingtreding ligt daarom 6
weken na die van de vaststelling. Voor het jaar 2004 is geen onderzoeksplan
opgesteld. In het kader van het dekkingsplan van de begroting 2004-2007 en
Missie/Visie zijn er al de nodige onderwerpen in onderzoek. Als start van de
toepassing van deze verordening kan volstaan worden met het opstellen van een
onderzoeksplan voor het jaar 2005, dat bij de begroting 2005-2008 aan de raad
wordt aangeboden.Artikel 7. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze
verordening kan worden verwezen.