| Organisatie | Ridderkerk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid (aanbestedingsbeleid) 2006 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid (aanbestedingsbeleid) 2006 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur en recht |
Geen.
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-08-2006 | 25-09-2014 | nieuwe regeling | 29-08-2006 Gemeentejournaal, 14-09-2006 | Gemeentestukken 2006/18445 |
Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst
De laatste vernieuwing van het inkoop inclusief het aanbestedingsbeleid dateert alweer van
In november 2005 is door de rijksoverheid nieuwe regelgeving vastgesteld en vastgelegd in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). Dit naar aanleiding van de nieuwe Richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europese Parlement.
Dit betekent dat er enkele aanpassingen aan het huidige Inkoopbeleid 2005 gemaakt moeten worden. In de praktijk zijn de wijzigingen niet schokkend!
Wel zal, gezien de alsmaar verdergaande juridisering van de inkopen/aanbestedingen, een steeds hogere kwaliteit verlangd worden van onze bestekken/programma’s van eisen bij het op de markt zetten van onze aanbestedingen.
Dit document is wel in zeer belangrijke mate afwijkend van het Inkoopbeleid 2005 op het gebied van “tekenbevoegdheden”. Deze zijn ingrijpend veranderd n.a.v. het d.d. 16-5-2006 genomen B&W besluit corrnr. 3619 geïnitieerd door F&C.
De ontwikkelingen op regelgevinggebied t.a.v. inkopen/aanbesteden zal eind 2006 nog resulteren in nieuwe regelgeving voor inkopen onder de EG-drempelgrens en waarschijnlijk per 1-1-2007 geëffectueerd worden. Uiteraard volgt dan weer aan aanpassing van dit Inkoopbeleid!
Het uiteindelijke doel van de Europese Commissie is verregaande openbare concurrentiestelling opdat iedere ondernemer alle kansen krijgt overheidsopdrachten te verwerven.
De inkoopcoördinatoren zullen zich gezien de organisatiebreed ingezette actie tot het verkrijgen van een goedkeurende verklaring omtrent rechtmatigheid over de rekening van 2006 hun controlfunctie dienen te professionaliseren.
Het doel van het inkoopbeleid (c.q. aanbestedingsbeleid) is:
De inkooptaken vallen uiteen in:
De strategie is de verantwoordelijkheid van het bestuur van de Gemeente Ridderkerk.
Het bestuur heeft aangegeven dat de kwaliteit van de inkoopprocedures naar een hoog niveau moet worden getild en dat zowel lokale als nationale en internationale regelgeving opgevolgd dient te worden met als doel een objectieve, transparante en niet-discriminerende inkoopprocedure te volgen en zodoende op een juiste wijze verantwoording te kunnen geven van de besteding van overheidsgelden. Hiermede kan op deze wijze handelend ook de rechtmatigheid van onze inkopen worden aangetoond, hetgeen zeer actueel is in het kader van de rechtmatigheidcontrole van onze accountant.
De kwaliteit van het handelen van de overheid naar de burger moet verhoogd worden, dat kan alleen bereikt worden door de kwaliteit van de organisatie te optimaliseren.
Met de tactische werkzaamheden worden bedoeld de inkoopactiviteiten om tot een contract te komen, inclusief de afsluiting van het contract. Het begrip contract moet ruim gezien worden en hieronder vallen dus ook “overeenkomsten”, “raamovereenkomsten”, “opdrachten”, “aanbestedingen”, “gunningen”, enz.
Juridisch gezien is een contract het aangaan van verplichtingen onder bezwarende titel.
Het inkoopproces bevat 6 grote activiteiten, waaronder 3 tactische en 3 operationele activiteiten:
Specificeren is het belangrijkste deelproces van het gehele inkoopproces.
In deze fase wordt uiteindelijk bepaald wat er ingekocht gaat worden. Het te benoemen eisenpakket heeft direct te maken met de gevraagde kwaliteit en de prijs.
Bijvoorbeeld een certificeringeis van product of leverancier sluit niet-gecertificeerden uit en is bedoeld om de kwaliteit te verhogen, maar zal naar verwachting ook een sterke invloed hebben op de prijs.
Voor Werken is het uiterst belangrijk om in de startfase van het project na te denken over de duurzaamheid en de bouworganisatievorm. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld vormen als PPS (Publiek Private Samenwerking) of Design&Build i.p.v. traditioneel aanbesteden, waarbij meestal tegen de laagste prijs wordt aanbesteed.
Deelaspecten van dit deelproces zijn:
Bij selecteren moet bijvoorbeeld gedacht worden aan de wijze waarop het PvE of bestek op de markt wordt neergelegd: de “inkoopprocedure”.
Onder selecteren vallen de navolgende activiteiten
Bij ingewikkelde aanbestedingen is het verstandig bij de specificatiefase (zie boven) al een conceptcontract te ontwikkelen. De leverancier weet dan waar hij aan begint.
Bij eenvoudige aanbestedingen is een eenvoudige opdrachtbrief met verwijzing naar het bestek of PvE met de daarin genoemde voorwaarden voldoende.
In deze fase worden de gecontracteerde zaken afgeroepen door de gebruikers zelf.
Als voorbeeld kan genoemd worden het kantoorartikelencontract waarbij gemachtigden binnen de organisatie zelf hun materialen bestellen bij de gecontracteerde leverancier tegen door IBF uitonderhandelde afspraken. Dit zelfde geldt ook voor bijvoorbeeld uitzendkrachten.
De gebruiker dient zelf te bewaken, dat leveringen ook worden nagekomen. Dit geldt voor zowel de kwaliteit als de levertijd. Indien de leverancier niet naar behoren presteert en de gebruiker krijgt onvoldoende antwoord op zijn klacht, zal de gebruiker zijn problemen voorleggen aan de budgethouder c.q. contracteigenaar om de “druk” op te voeren.
Deze fase is bedoeld om het oorspronkelijke PvE bij een volgende fase van aanbesteding aan te passen aan de ervaringen, die met het bestaande contract zijn opgedaan.
Deze fase is van belang voor zowel gebruikers als contracteigenaren om zodoende uiteindelijk optimale afspraken af te sluiten.
Projectverslagen zijn dan ook onontbeerlijk.
De initiatieven tot professionalisering van inkoop waren al in 2000 gestart.
De Gemeente Ridderkerk heeft belangrijke stappen in dit proces gemaakt.
In 2005 is een (nationaal) onderzoek gehouden genaamd “Purchasing Excellence” om de status van overheidsinkopen van de nationale overheid vanuit internationale waarden te beoordelen.
Gemeente Ridderkerk heeft bij deze nulmeting een volwassenheidsscore behaald van gemiddeld 1 op een schaal van 10 die overigens niet bereikbaar is voor de overheid.
Een uitstekende functionerende overheid zal op dit gebied een volwassenheidsgraad van 5 kunnen halen. Desondanks was de eindscore niet als bijzonder slecht te kwalificeren, zeker gezien het feit dat op nog al wat onderdelen een score van 3 gehaald werd.
In het inkoopactieplan voor de jaren 2006-2008 zal de uitdaging worden neergelegd om per 2008 de volwassenheidsscore 2 te behalen.
Grote speerpunt hierin is het leveranciersmanagement. Hierbij moet gedacht worden aan evaluatie leveranciers, leveranciersrelaties opbouwen, leveranciersmarkt documenteren.
De details zullen in het inkoopactieplan met de titel “Inkoopbeleidsplan 2006-2008 worden beschreven.
Geschiktheidcriteria of selectiecriteria
In elke aanbesteding moeten objectieve geschiktheidcriteria worden meegenomen.
Geschiktheidcriteria zijn in geval van een 2-fasige “Niet-openbare” inkoopprocedure” (zie artikel 8) selectiecriteria omdat in deze procedure eerst gegadigden worden geselecteerd alvorens een offerte te mogen maken. In een (1-fasig ) “Openbare aanbesteding” spreken we van geschiktheidcriteria.
Geschiktheid- of selectiecriteria zijn criteria waaraan de leverancier moet voldoen.
De leverancier voldoet wel of niet aan de geschiktheideis en wordt vervolgens wel of niet meer verder beoordeeld, omdat de leverancier dan uitgesloten wordt van verdere mededinging. Uiteraard wordt die leverancier daarover geïnformeerd. Een voorbeeld v an zo’n eis is een verklaring, dat de leverancier zich niet in een staat van faillissement bevindt of geen ernstige fout bij de beroepsuitoefening heeft begaan.
Indien een leverancier gevraagde documenten niet inlevert, hoeft dat niet altijd tot uitsluiting te leiden. Simpele formulieren (bijvoorbeeld “Kamer van Koophandelverklaring”), die vergeten zijn in te leveren, mogen in specifieke gevallen alsnog worden nagevraagd en kunnen geen reden zijn om alleen daarop af te wijzen. Dat geldt weer niet voor belangrijke formulieren zoals “Model K” waarmee de inschrijver aangeeft rechtmatig te hebben ingeschreven, omdat dat natuurlijk alleen kan op het moment van inschrijven.
Let op: Notariële of accountantsverklaringen ter bevestiging worden pas gevraagd in geval van definitieve selectie in de eerste fase van een “Niet-openbare” aanbestedingen of bij plaatsing van de opdracht. Dit wordt gedaan om de administratieve lasten van aanbestedingen fors te drukken.
Referenties zijn altijd geschiktheid- of selectiecriteria en kunnen dus niet zoals gunningcriteria gewogen worden. Je voldoet er aan of je voldoet er niet aan.
Referenties worden gevraagd om aan te geven of de leverancier de mogelijkheden bezit om de gevraagde werkzaamheden uit te kunnen voeren. Dat wordt “technisch bekwaam” genoemd.
“Financiële en economische draagkracht” wordt gevraagd om er van verzekerd te zijn dat de opdrachtnemer de opdracht ook financieel kan uitvoeren.
Zo kan er een omzeteis gesteld worden, die echter nooit hoger dan 5 maal de omzet van de begrote opdrachtwaarde mag bedragen.
Hiervoor wordt de “Ratio-analyse tabel” gebruikt die kort enkele financiële kenmerken helder weergeeft en goed moeten worden geïnterpreteerd, omdat elke branche zijn eigen gemiddelde cijfers kent.
Bij een “Niet–openbare” aanbesteding dienen de geselecteerden na de eerste fase van selectie eerst gecontroleerd te worden door bewijsstukken op te vragen. Vervolgens kan pas naar de tweede fase van een offerte vragen worden overgegaan.
Bij een “Openbare” aanbesteding wordt na de voorgenomen gunning de winnaar ook eerst gecontroleerd op de genoemde geschiktheidcriteria in het bestek.
Gunningcriteria zijn criteria waarop een leverancier extra kan scoren om zodoende de opdracht te winnen.
Er zijn twee mogelijkheden in gunningcriteria:
Meestal is het aan te bevelen de economisch meest voordelige aanbieding te kiezen.
Gedacht kan worden aan de “kwaliteit” (wel goed beschrijven!!), “technische waarde”, “levertijd”, “functionele eigenschappen”, “onderhoud”, enz..
Dit wordt ook wel “duurzaam aanbesteden” genoemd en hiermede kan voorkomen worden, dat de kwaliteit ten koste van de prijs gaat.
Wil de aanbesteder het criterium “economisch meest voordelige inschrijving” gebruiken, dan moet in het bestek worden vermeld welke criteria worden gehanteerd met de aanduiding van het “gewicht” van die criteria alsmede de subcriteria met de daaraan verbonden “gewichten”.
Bij het toekennen van de opdracht mag de aanbesteder geen andere criteria en subgunningcriteria dan genoemd in de offerteaanvraag c.q. bestek mee laten spelen bij het gunnen van de opdracht.
Veel juridische procedures worden aangespannen vanwege (vermeende) foutieve toepassing van de gunningcriteria.
De (Europese) regelgeving geeft aan, dat indien geen gunningcriterium is genoemd automatisch het gunningcriterium “laagste prijs” van toepassing is.
In de evaluatie wordt de invulling van de criteria “gewogen”. Als de leverancier goed zijn huiswerk doet bij het maken van de offerte zal hij zich toespitsen (naast het voldoen aan de minimumeisen) op het beantwoorden van die specifiek genoemde (sub)gunningcriteria.
Om te kunnen bepalen op welke wijze onze behoefte op de markt gezet moet worden, is de inkoopportfolio een uitstekend hulpmiddel.
De inkoopportfolio maakt onderscheid in financiële risico’s en toeleveringsrisico’s.
Zo moet de markt voor de aankoop van personal computers anders benaderd worden dan bijvoorbeeld software voor de GBA of stemcomputers.
De inkoopportfolio dient bij elke aanbesteder bekend te zijn. In de selectiefase wordt vooraf een plaats binnen de portfolio bepaald, opdat daarmee de marktbenadering kan worden vastgesteld.
Er zijn vier productcategorieën.
Hefboomproducten: Dit is veruit de grootste groep van de in te kopen producten of diensten. In het Programma van Eisen cq. bestek moeten zo veel als mogelijk functionele eisen worden toegepast en slechts in uitzonderingsgevallen technische specificaties. Wat inkoopvoorwaarden betreft worden deze in het bestek benoemd of de algemene voorwaarden van de Gemeente Ridderkerk worden meegezonden en van toepassing verklaard. Voor diensten dient een resultaatsverplichting te worden afgesproken en hier kunnen de eerder genoemde ARVODI-voorwaarden worden toegevoegd. Actie: Concurrentiestelling bij deze producten is noodzakelijk. Voorbeelden van hefboomproducten zijn: producten of diensten die worden afgenomen van aannemers, grote adviestrajecten, auto’s, personal computers, enz..
Routineproducten: Voor deze categorie moeten raamcontracten worden afgesloten. Voorbeelden van deze producten zijn: papier, kantoorbenodigdheden en gereedschappen, maar ook energie en regelmatige aannemerswerkzaamheden. Vrijwel altijd worden hier de algemene voorwaarden van de Gemeente Ridderkerk toegepast. Actie: Door bundeling van routineartikelen kunnen deze producten als een “hefboomproduct” op de markt gezet worden, omdat het nu niet meer gaat om bijvoorbeeld één schroevendraaier, of 10m2 bestratingwerkzaamheden maar alle benodigde gereedschap binnen de gehele organisatie of de jaarbehoefte aan bestratingwerkzaamheden zonder telkens weer voor kleine partijen te hoeven aanbesteden. Overigens wordt splitsing van “homogene” leveringen (en werken of diensten) om Europese aanbesteding c.q. regelgeving te ontduiken als een economisch delict gezien.
Strategische producten: Zorgvuldig samengestelde en uitonderhandelde contracten zijn hier noodzakelijk. Men is immers kwetsbaar voor deze producten. Strategische producten eisen maatwerk en specialistische kennis. Voorbeelden van strategische producten zijn: software benodigd voor de GBA. Maar ook specialistische voertuigen en de stemcomputers waarvoor in Nederland maar circa twee leveranciers zijn. Actie: In uitzonderlijke gevallen is concurrentiestelling geheel zinloos en kan beter nagedacht worden over een goede vastlegging van afspraken, maar nog beter is er een hefboomproduct van te maken en dus te zoeken naar alternatieve oplossingen. Wel moet de Europese regelgeving in acht genomen worden in geval overschrijding van de EG-drempelbedragen plaatsvindt.
Knelpunt producten: Goede afspraken zijn noodzakelijk om leveringen veilig te stellen, daarnaast moeten alternatieven worden ontwikkeld. Voorbeelden van knelpuntproducten zijn onderdelen van PC’s zijnde specifieke leveranciersgebonden reservedelen. Indien daarin bijvoorbeeld kogellagertjes gebruikt worden voor de koelventilatoren, dan is onderzoek of een technische groothandel deze kan leveren (maar dan direct uit voorraad) raadzamer dan deze in de USA te bestellen. De kosten zijn laag, maar vaak kost de verwerving van knelpuntproducten heel veel tijd. De leverancier bepaalt in principe wat en hoe knelpuntproducten geleverd worden. Dat betekent dus ook, dat we afhankelijk zijn van de verkoopvoorwaarden van de leverancier. Actie: Om deze afhankelijkheid te doorbreken moet bij de eerdere aankoop van het hefboomproduct de garantietermijn of het onderhoud ervan in de overeenkomst worden meegenomen.
De inkoopstrategie verschilt dus afhankelijk van de categorie waarin het in te kopen product valt.
Die strategie dient bepaald te worden in de inkoopstap “selecteren” (zie 4.2.4).
De Gemeente Ridderkerk heeft gekozen voor een gecoördineerd inkoopmodel.
Bij een gecoördineerd inkoopmodel worden de inkopen onderverdeeld in 3 typen producten:
Voor de afdelingsoverstijgende inkopen zoals kleding, gereedschappen enz. worden inkoopprojectteams samengesteld met leden uit alle deelnemende afdelingen. Deze inkoopprojectteams inventariseren, stellen eisenpakket samen en kiezen vervolgens na een aanbesteding op grond van het samen opgestelde eisenpakket een leverancier waaraan ook alle leden zich conformeren. De inkoopcoördinator zal in de meeste gevallen het projectleiderschap initiëren.
De inkoopcoördinator vervult een centrale advies- en controllingfunctie op het brede vlak van de gemeentelijke inkopen / aanbestedingen.
Inkoopfunctie De inkoopcoördinator draagt er zorg voor dat * de organisatiebrede inkoopfunctie (in de ruimste zin) goed wordt uitgevoerd en rapporteert gevraagd en ongevraagd aan de afdelingshoofden. * zorgt voor inkoopportfoliomanagement door vast te stellen wat inkoopvolumes zijn en een keuze te maken uit de in dit beleid genoteerde methodieken bij de inkoopportfolio.
Contractmanagement De inkoopcoördinator draagt zorg voor een beheersysteem voor alle contracten binnen de Gemeente Ridderkerk. Hierbij gaat het er niet om de verantwoordelijkheden van de budgethouders c.q. contracteigenaren over te nemen, maar om een signaalfunctie in te vullen opdat contracten bijvoorbeeld niet zonder meer stilzwijgend worden verlengd en tijdig opnieuw worden aanbesteed.
De inkoopcoördinator stimuleert en participeert in netwerken in de regio t.b.v. regionale inkoopactiviteiten zoals het samenwerkingsverband Drechtsteden, waar Gemeente Ridderkerk een belangrijke bijdrage levert. Hier liggen met name kansen tot forse bundelingen van inkopen. Tevens geeft dit belangrijke mogelijkheid tot uitwisseling van oplossingen van inkoopproblemen binnen gelijke gemeentelijke omstandigheden.
Om de prestatie van de inkoopcoördinator te kunnen meten worden prestatie-indicatoren benoemd en aangewezen. Het gaat bijvoorbeeld om het aantal projecten waarop de inkoopcoördinator heeft geadviseerd, het aantal interne controle projecten en specifieke adviezen. In het inkoopactieplan “Inkoopbeleidsplan 2006” is zorgvuldig een aantal te behalen prestaties neergelegd.
Voor inkoopprocessen die afdelingsoverschrijdend zijn, kunnen inkoopteams van materiedeskundigen en/of budgeteigenaren worden ingesteld waaraan de inkoopcoördinator leiding geeft.
Taken van een inkoopteam zijn:
Om met name risico’s van foute procedures en dientengevolge mogelijk zware consequenties te vermijden en de jaarlijkse accountantscontrole te vereenvoudigen is het noodzaak aanbestedingsprojecten met de onderstaand vermelde bedragen aan te houden voor melding aan de inkoopcoördinator. De inkoopcoördinator zal vervolgens de te volgen inkoopprocedure bewaken door al van af de start mee te draaien in het projectteam als adviseur.
In algemene zin geldt voor de overheid, dat zij haar aankopen op transparante, objectieve en non-discriminatoire wijze aanbesteedt.
In principe is er geen verschil in onderhandse, openbare of Europese aanbestedingen. Het enige verschil zit slechts in de drempelbedragen en waar je vervolgens de offerteaanvraag neerlegt.
Alle procedures behoren dus zorgvuldig te zijn en objectief en transparant te verlopen. De Europese Commissie benadrukt in alle gevallen de juiste concurrentiestelling m.a.w. vrijwel alles dient openbaar te worden aanbesteed voor zowel boven als onder de EG-drempelbedragen.
Halverwege 2006 zal hierover nog de nodige discussie ontstaan.
Voor aanbestedingen wordt in geval van Leveringen gebruik gemaakt van de “algemene leveringsvoorwaarden Gemeente Ridderkerk”.
Voor Diensten worden de specifieke ARVODI-voorwaarden (Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten), vastgesteld per 18-3-2004, toegepast.
Voor Werken worden het ARW2005 (Aanbestedingreglement Werken 2005) ingezet. Vervolgens worden voor de uitvoering van Werken de meest actuele administratieve voorwaarden van de UAV gehanteerd.
Gemeentelijke en externe regelgeving (Bao)
De Gemeente Ridderkerk kent zowel eigen regelgeving als regelgeving volgens het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao).
Deze laatste is van kracht sedert eind 2005 en is bedoeld voor aanbestedingen boven de EG-drempelbedragen.
Eind 2006 zal er nieuwe regelgeving volgen voor inkopen onder de EG-drempelbedragen.
Voor Werken is een procedure ontwikkeld om aanbestedingsprocessen herkenbaar te laten verlopen. Hiervoor is de ARW 2005 procedure(Aanbestedingsreglement Werken 2005) geschreven. Voor Diensten en Leveringen zullen in 2006 overeenkomstige procedures worden ontwikkeld, die slechts op kleine punten zullen afwijken van het ARW 2005.
Gezien de wens van de Europese Commissie op het gebied van concurrentiestelling is al per 1-1-2005 een drempelbedrag vastgesteld waarbij al een vorm van openbare publicatie wordt toegepast. De meest gekozen oplossing hiervoor is publicatie op de eigen gemeentelijke Internet-site.
Drempelbedragen en hun vastgestelde procedures
Onderstaand zijn de te hanteren procedures vermeld.
Let op: “Openbaar” en “Niet openbaar” zijn beide openbare procedures, echter is de “Niet openbare” procedure een openbare procedure met voorselectie (voor gevallen waar veel inschrijvers worden verwacht).
* Opmerking: Leveringen als onderdeel van Werken, in geval van < 50% van het aanneembedrag, worden als Werken beschouwd
Per eind 2005 is het onderscheid in Europese regelgeving voor Werken, Diensten en Leveringen vervallen en geldt één regelgeving vastgelegd in het Besluit overheidsaanbestedingen (Bao) naar aanleiding van de nieuwe Richtlijn 2004/18/EG.
In onderstaand model zijn niet alle mogelijke Europese inkoopprocedures meegenomen, omdat een aantal procedures bijna nooit van toepassing zullen zijn op aanbestedingen van de Gemeente Ridderkerk. In specifieke gevallen kan de inkoopcoördinator andere mogelijkheden adviseren. Gedoeld wordt hier op procedures zoals “Onderhandelingsprocedure na voorafgaande bekendmaking” en “Concurrentiegerichte dialoog “ voor zeer complexe projecten enz..
Het Europese aanbestedingsreglement bevat nadrukkelijk de navolgende eisen:
Een opsplitsing van de opdracht om onder de Europese regelgeving uit te komen wordt beschouwd als een economisch delict!
De offertetermijn is te verkorten als aan het begin van het jaar naar de EG al een vooraankondiging heeft plaatsgehad.
Een nieuwe mogelijkheid om de offertetermijnen te verkorten is door de aanbesteding elektronisch te laten verlopen. Bij een volledige elektronische aanbesteding mag de offertetermijn zelfs met 12 dagen verkort worden.
De verkorte perioden zijn in de praktijk echter meestal onvoldoende om de leveranciers een kwalitatieve en goede offerte te laten ontwikkelen. De verkorting van de offertetermijnen dient dan ook slechts in zeer uitzonderlijke gevallen te worden toegepast.