Organisatie | Ridderkerk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | automatisering en informatisering |
Het Besluit Informatiebeheer Ridderkerk, vastgesteld op 11 april 2003, wordt ingetrokken.
Archiefverordening Ridderkerk 2006, art. 7
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-04-2006 | 10-01-2011 | nieuwe regeling | 18-04-2006 Gemeentejournaal, 27-04-2006 | Gemeentestukken 2003/2420 |
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Hofdijk nr. 651 te Rotterdam.
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Als hoofden van beheerseenheden worden in verband met dit besluit aangewezen de hoofden van de afdelingen voortvloeiende uit de keuze van de organisatie voor integraal management.
Hoofdstuk IV Archiefvorming en –ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen worden vervaardigd, dat hun houdbaarheid is gewaarborgd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat bij wijziging, verwijdering of vernietiging van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
§ 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en houden van de documenten betreffende de onder hem ressorterende taken en voor de ordening van de documenten volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Het documentair structuurplan omvat een overzicht van informatiebestanden en -systemen, volgens de eisen van artikel 3 van de regeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
Hoofdstuk V Beheer van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Van de blijvend te bewaren digitale documenten moeten, naast de in artikel 10 eerste lid genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard:
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van te bewaren digitale documenten, gegevens, bestanden, databases etc. indien de leesbaarheid ervan in gevaar komt.
§ 5 Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke onder zijn beheer staande documenten worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
§ 8 Selectie en vernietiging van documenten
De archivaris is bevoegd voorstellen te doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
De archivaris kan voor de gehele Lijst vernietigbare en te bewaren documenten, of voor bepaalde gedeelten, een doorlopende machtiging tot daadwerkelijke vernietiging verlenen. Voor categorieën documenten waarvoor doorlopende machtiging tot vernietiging is verleend, vervalt de verplichting bedoeld in het derde lid.
Dit besluit treedt in werking na vaststelling door burgemeester en wethouders, doch niet eerder dan bij de inwerkingtreding van de Archiefverordening Ridderkerk 2006. Per gelijke datum vervalt het Besluit Informatiebeheer Ridderkerk, vastgesteld op 11 april 2003.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer Ridderkerk 2006.
Het college van burgemeester en wethouders van Ridderkerk,
de secretaris, de burgemeester,
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Ridderkerk 2006. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten geregeld.
Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.
Het is aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 43, d.d. 1 maart 2002).
Het Besluit Informatiebeheer 2006 is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.
Onder i en j, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen. Onder c: De regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, cultuur en wetenschappen en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 43 d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart 2002.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende. Andere medewerkers dan die van de sectie documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen. Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in Artikel 12 van dit besluit.
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001).
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Om de voorschriften naar behoren te kunnen uitvoeren is een efficiënte en effectieve registratie noodzakelijk. De noodzaak om te registreren is gebaseerd op een aantal argumenten:
Door een stuk te registreren kan worden vastgesteld of dit stuk is ontvangen of opgemaakt, dat het stuk bestaat of heeft bestaan en vanaf welk moment het tot het archief behoort.
Vraagt een afzender naar de afhandeling van zijn verzoek, klacht of mededeling, dan kan worden nagegaan of zijn brief echt is binnengekomen.
Stukken zijn dragers van gegevens. Zij worden bewaard om wat erin staat. Door de inhoud (in verkorte vorm) te registreren kan het stuk (snel) worden gelokaliseerd, hetzij bij de behandelende afdeling, hetzij in het archief.
Door de registratie van een stuk is het mogelijk controles uit te voeren, zoals op verblijfplaats, voortgang en afdoening van stukken, en daar zonodig verandering in te brengen. Hierdoor kan het proces van behandeling van taken worden gestuurd.
Tijdige afdoening van stukken is niet alleen gewenst uit het oogpunt van behoorlijk bestuur, vaak zijn er ook wettelijke termijnen waaraan de overheid is gebonden. Het systeem biedt tevens een veiligheidsklep in het geval dat een ambtenaar langdurig afwezig is of dat het stuk eenvoudigweg te lang blijft liggen.
De postregistratie geeft een overzicht van archiefstukken los van hun uiteindelijke ordening.
Een overzicht van de behandelende post kan inzicht geven in de administratieve organisatie van de organisatie. Ook kan het een indicatie geven over werkbelasting en knelpunten in de diverse behandelende afdeling: managementinformatie.
5.Het toegankelijkheidsargument.
De toegankelijkheid van het stuk in het archief wordt door het scheppen van meer ingangen in het registratiesysteem sterk vergroot.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist.
Dit artikel heeft een algemene strekking, maar is met neme van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 19, vierde tot en met zevende lid
Met dit artikel wordt het probleem aangepakt van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001).
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is dus op zijn plaats.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer hier geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Ned. Staatscourant 43 d.d. 1 maart 2002).