CVDR54614_1Archiefverordening Ridderkerk 2006nlregelingRidderkerk2017-05-16RidderkerkGemeentejournaal, 27-04-2006Archiefverordening Ridderkerk 2006Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2006-04-18De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2006-04-28nieuwe regelinggemeentestukken 2006-4automatisering en informatisering1.GeenOp het tijdstip van inwerkingtreding wordt ingetrokken de Archiefverordening Ridderkerk 2002 (vastgesteld bij raadsbesluit nr. 440 d.d. 29 oktober 2001). Archiefverordening Ridderkerk 2006 De raad van de gemeente Ridderkerk; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 maart 2006, nummer 4; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; b e s l u i t : vast te stellen de Archiefverordening Ridderkerk 2006 I. Algemene bepalingen 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • de wet: de Archiefwet 1995;
  • gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
  • de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
  • de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
  • beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
  • beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
  • informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
    •      II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden 2 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. 3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders. 4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 5 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een zodanige vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is ook van toepassing op de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden kan worden aangenomen dat zij voor hen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 6 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten verbonden aan de zorg voor archiefbescheiden te kunnen dekken. 7 Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. 8 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar verslag aan de gemeenteraad van hun verrichtingen ter uitvoering van artikel 30 van de wet. III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats 9 1. De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, beheerd worden overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. 2. Hij kan zich daarbij, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. 10 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen. 11 De archivaris doet mededeling aan de beheerders, en, als hij dit noodzakelijk vindt, aan burgemeester en wethouders van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. 12 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
  • opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
  • bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
  • verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
  • ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
  • voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
    • 13 De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.     IV Slotbepalingen 14 Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking. Op dat tijdstip wordt ingetrokken de Archiefverordening Ridderkerk 2002 (vastgesteld bij raadsbesluit nr. 440 d.d. 29 oktober 2001).     Ridderkerk, 18 april 2006 De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, Toelichting Deze verordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet. Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast. Artikelsgewijze toelichting Artikel 2 De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening (citeertitel vermelden), omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt. Artikel 8 Burgemeester en wethouders kunnen hierbij aan de gemeenteraad de verslagen overleggen, die door de archivaris zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel 11 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.