CVDR54470_1Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organennlregelingSchiermonnikoog2017-06-13SchiermonnikoogNieuwsbrief, 2010, 45Archiefverordening Gemeente Schiermonnikoog 2010Archiefwet 1995, art. 30, lid 1 en art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2010-01-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-01-01nieuwe regelingOnbekendBesluit informatiebeheer van Schiermonnikoog 2009Geen
Archiefverordening Gemeente Schiermonnikoog
2010
De gemeenteraad van de gemeente Schiermonnikoog;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 december
2009;gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet
1995;B E S L U I T:vast te stellen de navolgende:Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de
zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de
gemeentelijke organen.I.Algemene bepalingen1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet: de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
de archivaris: de overeenkomstig artikel .. van de
gemeenschappelijke regeling benoemde streekarchivaris
(overeenkomstig met artikel 32 van de wet);
beheerder: degene die ingevolge is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatie-onderdeel;
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd.
de gemeenschappelijke regeling: Streekarchivariaat Noordoost
Friesland
II.De zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden1Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en
instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder/beheerders. 3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van
voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het
beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire
verzamelingen ongeacht hun vorm.4
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de
vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden
op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende
is gewaarborgd.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van
de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan
of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze
kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden
voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
5Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.6Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.7Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad
verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel
30 van de wet. IIISlotbepalingen8De Archiefverordening gemeente Schiermonnikoog 1998 wordt met ingang van
1 januari 2010 ingetrokken.9Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 201010Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente
Schiermonnikoog 2010Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26
januari 2010, voorzitter (L.K. Swart)., griffier (S.T. van der Zwaag).Memorie van toelichtingBij de meeste archiefdiensten op basis van een gemeenschappelijke
regeling blijven de betrokken overheden verantwoordelijk voor de zorg
voor de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft meestal alleen
het beheer van de overgebrachte en het toezicht op de naleving van het
bij of krachtens de wet bepaalde t.a.v. het beheer van de
niet-overgebrachte archiefbescheiden. In de regel worden de volgende
taken en bevoegdheden overgedragen aan het bestuur van de
gemeenschappelijke regeling:
het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15,
derde lid, Archiefwet 1995);
het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van
archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de
archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel
16, tweede lid, Archiefwet 1995);
de benoeming van de (directeur van de dienst die als)
gemeentearchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid,
Archiefwet 1995);
het aanwijzen van de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen
(artikel 31 Archiefwet 1995)
het nalevingstoezicht op het beheer van de niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (artikel 32,
tweede lid, Archiefwet 1995).
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en
277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de
gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde
artikelen in de Archiefwet 1995.Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college
van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de
gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de
archiefbewaarplaats en het nalevingstoezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de
Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn
gedelegeerd.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing
op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de
Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige
archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit
1995.Deze verordening is aangepast aan de dualisering van de
medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is
niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de
archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te
berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit heeft onder
andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de
oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit
Informatiebeheer.Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002,
gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de
griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.Voorts heeft aanpassing plaatsgevonden op grond van de aanpassing per 1
januari 1998 van de Archiefwet 1995 aan de derde tranche van de
AWB.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. 0De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18
september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op
grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan
welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de
archiefruimten moeten voldoen. Artikel 2De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van te
stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 4De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse
Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel
11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de
kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor
in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het
Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts
ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk
bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als
geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat
ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen.
De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte
stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 6De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit
Informatiebeheer. Artikel 7Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste vier
maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het
toezicht daarop heeft plaatsgevonden.