CVDR5444_1Privacyreglement voor de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens 2005nlregelingZaanstad2018-04-24ZaanstadGemeenteblad 2005 nr. 34 dd. 10-09-2005Privacyreglement voor de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens 2005Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegeevnsVerordening verwerking persoonsgegevens gemeente Zaanstad van 30 mei 2002Wensveerming Persoonsgege beschtcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2005-08-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2005-09-202008-03-04nieuwe regelingGeendiensten, ambtelijke organisatieGeen.Geen.Privacyreglement voor de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens 20051ALGEMENE BEPALINGEN1Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:a.Afnemer:bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 Algemene wet bestuursrecht;b.Basisadministratie:de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;c.Beheerder:de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie, zijnde het hoofd van de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen;d.Bestand:elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria
toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.e.Bewerker:degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen, in casu Centric Public Sector Solutions te Gouda;f.Binnengemeentelijke afnemer:elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;g.Derde:elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;h.Ingeschrevene:degene ten aanzien van wie een persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;i.Verantwoordelijke:het college van burgemeester en wethouders;j.Verordening:de Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Zaanstad, vastgesteld door de gemeenteraad op 30 mei 2002;k.Wet:de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 2001,180);
2Verbanden met andere gemeentelijke bestandenOp grond van een besluit krachtens artikel 11 van de Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Zaanstad worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen, de gegevens genoemd in bijlage 1 verstrekt aan de in bijlage 1 genoemde bestanden ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.2BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GEMEENTELIJKE BASISADMINI-STRATIE PERSOONSGEGEVENS3Rechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensRechtstreekse toegang tot de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op de afdeling frontoffice Burgerzaken & Belastingen;
de bewerker en diens medewerkers, voorzover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;
met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.
4Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt4.Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage 3a genoemde binnengemeentelijke afnemers, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens, systematisch verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.5.Op schriftelijk verzoek van de in bijlage 3b genoemde binnengemeentelijke afnemers worden, met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet, de in deze bijlage genoemde selecties, met de daarbij aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.6.De beheerder beslist over de honorering van de niet in dit reglement genoemde selecties.7.De uitgevoerde selecties worden in een register opgenomen.5Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt1.Met inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 4a genoemden, op schriftelijk verzoek, de in deze bijlage genoemde gegevens van met name genoemde personen worden verstrekt ten behoeve van de daarbij aangegeven doelen.8.Verstrekking is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, of de verstrekking in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.9.Het gemeentebestuur geeft aan het schriftelijk verzoek van de betrokkene om in de gevallen, bedoeld in de artikelen 98, 99 tweede lid, of 100 van de wet, geen gegevens die opgenomen zijn op zijn persoonslijst of hem betreffende verwijsgegevens en daarmee in verband staande administratieve gegevens, aan derden te verstrekken, binnen 4 weken gevolg en doet daarvan terstond schriftelijk mededeling aan de verzoeker, onder vermelding van de geldende regels ter zake.10.In afwijking van het derde lid worden over de verzoeker in de gevallen, bedoeld in artikel 100, gegevens verstrekt indien de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.11.Als gegevens worden verstrekt aan natuurlijke personen (`ten behoeve van een persoonlijk, niet-commercieel belang'), wordt eerst de uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming verkregen van de ingeschrevene over wie de gegevens worden verstrekt.12.Het college van Burgemeester en Wethouders maakt de beschikking om krachtens artikel 100 in afwijking van het 2e lid gegevens te verstrekken, terstond bekend aan de betrokkene. Het geeft geen uitvoering aan de beschikking binnen een bij die beschikking gestelde termijn.13.Artikel 79, 4e en 5e lid, van de Wet GBA, is van overeenkomstige toepassing.3OVERIGE BEPALINGEN6BeveiligingDe beheerder treft voorzieningen van technische en organisatorische aard tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking ervan.4SLOTBEPALINGEN7Het Privacyreglement voor de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens van 16 april 2002 wordt ingetrokken.8Dit reglement treedt in werking op de tiende dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.9Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2005”.10De beheersregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Tevens zal de tekst van de regeling worden geplaatst op de website van de gemeente. Het college voornoemd,De voorzitterMr. H.M.Meijdamsecretarisdrs. M.G.E.C. OvermarsToelichting op het Privacyreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 20051. InleidingBij de registratie van persoonsgegevens is het van belang dat de persoonlijke levenssfeer van de burger wordt beschermd. Dit betekent onder andere dat de inhoud en het gebruik van de gegevensverwerking voor de betrokkenen controleerbaar moeten zijn. Ook de gemeente draagt zorg voor de controleerbaarheid van de gegevens die zij verwerkt. Daartoe stelt de gemeente op basis van de Wet Bescherming Persoonsgegevens ( Wbp, Staatsblad 2000, 302) reglementen vast, die inhoud en gebruik van de verwerking van persoonsgegevens inzichtelijk maken.De Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) is een essentiële registratie van persoonsgegevens binnen de gemeente. Het bepalingen ten aanzien van deze administratie zijn opgenomen in de Wet GBA. Aangezien de WBP een algemeen karakter draagt, heeft de wetgever in de Wet GBA een specifieke regeling over de privacybescherming opgenomen. Onder dit GBA-privacyregime vallen alle in de GBA opgenomen gegevens en het gebruik dat daarvan wordt gemaakt. De regeling is op dezelfde leest geschoeid als de WBP-regeling, maar spitst deze toe op de GBA.Waar het gaat om de systematische verstrekking van gegevens uit de basisadministratie kent de Wet GBA een strikt systeem van autorisatie door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. Binnengemeentelijke afnemers en zogenaamde vrije derden zijn daarvan echter uitgezonderd, vanwege de eigen verantwoordelijkheid die de gemeente
heeft als decentrale informatiebeheerder. Bovendien geeft de Wet GBA geen antwoord op de vraag welke onderdelen binnen de gemeentelijke organisatie toegang hebben tot de administratie. De wijze waarop verbanden met andere bestanden binnen de gemeente kunnen worden gelegd laat de wet ook open. 2. Verordening en reglement op basis van de Wet GBAOnder het privacyregime van de Wet GBA vallen alle in de GBA opgenomen gegevens en het gebruik dat daarvan wordt gemaakt. Dat betekent dat het GBA-regime niet alleen geldt voor de verstrekking van GBA-gegevens aan buitengemeentelijke afnemers, maar ook voor de verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers en vrije derden. Er is in de wet GBA echter geen volledige uitwerking gegeven aan de laatste categorie verstrekkingen. De gemeente kan binnen het kader van de Wet GBA een eigen beleid voeren ten aanzien van het gebruik van de GBA binnen de eigen gemeente en ten aanzien van verstrekkingen aan vrije derden.In artikel 96 Wet GBA schrijft de wet in dit verband voor, dat bij of krachtens een gemeentelijke verordening de systematische verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers, de toegang van deze afnemers tot de basisadministratie evenals de verbanden tussen de basisadministratie en andere gegevensverzamelingen van de gemeente dienen te worden geregeld.Ten aanzien van de verstrekkingen aan vrije derden stelt artikel 100 Wet GBA de randvoorwaarden. Gemeenten moeten eveneens bij of krachtens verordening een regeling treffen en slechts de volgende gegevens mogen aan vrije derden worden verstrekt: algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgeno(o)t(e) of de eerdere echtgeno(o)t(e), het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgeno(o)t(e) of de eerdere echtgeno(o)t(e), het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden. De Wet GBA geeft in de bijlagen nauwkeurig aan welke gegevens algemene en welke verwijsgegevens zijn.In bijzondere gevallen kunnen andere algemene en verwijsgegevens, met uitzondering van het administratienummer en het sociaal-fiscaal nummer, alsmede de op deze gegevens betrekking hebbende administratieve gegevens, worden verstrekt voorzover de persoonlijke levenssfeer van betrokkene daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Voorbeelden van dergelijke gevallen zijn de verstrekkingen van gegevens ten behoeve van genealogisch onderzoek en ten behoeve van een reünie.De artikelen 96 en 100 Wet GBA bepalen dat de verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers en derden wordt geregeld 'bij of krachtens' gemeentelijke verordening. Het verstrekkingenregime wordt hierbij geregeld in een reglement, waarnaar de verordening Verwerking Persoonsgegevens gemeente Zaanstad verwijst.3. Aangehaakte gegevens en de WBPDe gegevens die in de GBA moeten worden opgenomen, zijn limitatief in de Wet GBA opgesomd. Indien gemeenten ten behoeve van hun eigen informatievoorziening aanvullende gegevens wensen op te slaan, staat het gemeenten vrij deze gegevens aan het GBA-bestand aan te haken. Voorwaarde daarbij is wel, dat het aanhaken nodig is voor de vervulling van de gemeentelijke taken.Een voorbeeld van een aangehaakt gegeven is adreshistorie die binnengemeentelijk is gemaakt. Dergelijke gegevens kunnen overigens ook personen betreffen, die zijn ingeschreven in de basisadministratie van een andere gemeente. Dit zijn dan als het ware 'aangehaakte personen'.De aangehaakte gegevens vallen buiten de werkingssfeer van de Wet GBA en zijn in beginsel alleen binnengemeentelijk van belang. Bovendien mogen zij in geen geval via het netwerk worden verzonden. De Wet GBA is niet van toepassing op de aangehaakte gegevens en daarmee wordt ook het gebruik van de aangehaakte gegevens niet beheerst door het privacyregime van deze wet. Op de aangehaakte gegevens is wel de WBP van toepassing. Voor het gebruik van de aangehaakte gegevens dient op basis van de WBP een melding te worden gemaakt aan het College bescherming persoonsgegevens.4. GBA-verstrekkingen in het algemeenHet verstrekkingenregime dat was gebaseerd op de Wet bevolkings- en verblijfregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding heeft op 1 oktober 1994 plaatsgemaakt voor een regime, dat zijn grond vindt in de Wet GBA. Dit heeft uiteraard gevolgen voor het beleid dat de gemeente voert ten aanzien van de verstrekking van persoonsgegevens. Er is bijvoorbeeld geen sprake meer van het zogenaamde 'dubbeltjestarief' en de papieren berichtenstroom is voor een belangrijk deel vervangen door een elektronisch berichtenverkeer. In deze paragraaf wordt de wettelijke regeling inzake de verstrekking van persoonsgegevens uiteengezet en wordt aangegeven welke ruimte de gemeente heeft voor eigen beleid. Voor de verstrekking van gegevens maakt de Wet GBA onderscheid tussen afnemers en derden. Beide categorieën worden achtereenvolgens onder de loep genomen.4.1 Verstrekking van gegevens aan afnemersEen afnemer is volgens artikel 1 Wet GBA een bestuursorgaan. Wanneer zo’n orgaan de gemeente verzoekt om gegevensverstrekking, willigt de gemeente dit verzoek in voorzover het algemene en verwijsgegevens (zie de artikelen 34 en 35 Wet GBA) betreft die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de (publiekrechtelijke) taak van die afnemer (artikel 88 Wet GBA). Dit is het uitgangspunt voor de verstrekking van gegevens aan afnemers. Met andere woorden: afnemers hebben recht op gegevensverstrekking wanneer hun taak dat rechtvaardigt.Vervolgens maakt de wet verschil tussen binnengemeentelijke en buitengemeentelijke afnemers. Afnemers die orgaan zijn van de gemeente zijn binnengemeentelijke afnemers, terwijl de overige afnemers gelden als buitengemeentelijke afnemers.Binnengemeentelijke afnemersZoals gezegd laat de Wet GBA de systematische gegevensverstrekking aan binnengemeentelijke afnemers en hun toegang tot de registratie over aan de gemeente. Het enige dat de wet bepaalt is, dat zij haar beleid op dat gebied moet vastleggen bij of krachtens een gemeentelijke verordening.Artikel 96 lid 2 Wet GBA bepaalt overigens dat de regionale politie op dezelfde voet van gegevens kan worden voorzien als de binnengemeentelijke afnemers. Uiteraard moet de gemeente ook verstrekkingen aan de politie opnemen in de gemeentelijke regeling.Ten aanzien van de gemeenschappelijke regelingen is deze gelijkschakeling niet opgenomen in de Wet GBA. Bijgevolg zullen dergelijke regelingen moeten worden behandeld als buitengemeentelijke afnemers.Buitengemeentelijke afnemersDe systematische verstrekking aan een buitengemeentelijke afnemer wordt echter uitvoerig geregeld door de Wet GBA (in artikel 90 e.v.). Voorop staat dat geen rechtstreekse toegang tot de basisadministratie kan worden verleend aan een buitengemeentelijke afnemer. Onder rechtstreekse toegang wordt verstaan toegang tot de basisadministratie door middel van eindstations met lijnverbindingen, waarmee gegevens rechtstreeks kunnen worden geraadpleegd.Daarna zegt de wet dat voor systematische verstrekking van gegevens een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties nodig is. In een dergelijk autorisatiebesluit wordt op het niveau van gegevenselementen aangegeven, welke gegevens de betreffende afnemer verstrekt krijgt en op welke (systematische) manier. Systematisch is alleen die wijze van verstrekking, die vooraf definieerbaar is en een bepaalde omvang heeft. Wanneer echter geen systematische methode van verstrekking op grond van artikel 90 e.v. Wet GBA voor handen is, valt de gemeente terug op het uitgangspunt dat afnemers de voor hun taak noodzakelijke gegevens krijgen. Dit kan betekenen dat de gemeente de gegevens op papier zal moeten aanleveren.4.2 Verstrekking van gegevens aan derdenArtikel 1 Wet GBA geeft een ruime definitie van het begrip derde. Elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene, is een derde. Net als buitengemeentelijke afnemers kunnen derden geen rechtstreekse toegang krijgen tot de gegevens. Binnen de categorie derden brengt de wet een scheiding aan. De artikelen 98 en 99 Wet GBA gaan over derden met een aparte positie, terwijl artikel 100 Wet GBA de zogenoemde ‘vrije derden’ betreft. Derden die een algemeen verbindend voorschrift uitvoeren (verplichte derden)Allereerst de derden van artikel 98 Wet GBA. Als een verplichte derde gegevens uit de basisadministratie nodig heeft, dan kan dit alleen als dit is voorgeschreven in een algemeen verbindend voorschrift. Verstrekking kan ook plaatsvinden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift door een derde die uit hoofde van ambt of beroep belast is met gerechtelijke werkzaamheden. Hier valt te denken aan deurwaarders, advocaten en faillissementscuratoren. De gegevens worden pas verstrekt na een schriftelijk verzoek daartoe, waarin de gronden van verstrekking moeten zijn weergegeven. (artikel 98 Wet GBA).Bijzondere derdenDaarnaast opent artikel 99 Wet GBA de mogelijkheid om zogenoemde ‘bijzondere derden’ (zoals pensioenfondsen, de Stichting interkerkelijke ledenadministratie (SILA), onderwijsinstellingen, kredietinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars, beleggingsinstellingen e.d.) systematisch van gegevens te voorzien. Maar dit kan natuurlijk niet zonder autorisatie van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties. De instellingen en voorwaarden waaronder verstrekt mag worden zijn uitgewerkt in het Besluit GBA, artikel 68b. Verder heeft de wetgever ruimte gelaten om instellingen en voorzieningen voor onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke instellingen aan te wijzen als bijzondere derde. De hiervoor in aanmerking komende instellingen worden vermeld in artikel 68c van het Besluit GBA. De systematische verstrekkingen zullen uitsluitend op papier mogen plaatsvinden. Gegevensverstrekking aan de SILA kan door de burgers worden tegengegaan. Is er vervolgens geen sprake van uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift, dan resteert de mogelijkheid van verstrekking op grond van een gemeentelijke regeling (zie artikel 100 Wet GBA). Zodoende wordt de derde behandeld als vrije derde en is het aan de gemeente om te bepalen of zij gegevens verstrekt of niet. Dergelijke verstrekkingen zijn dus alleen mogelijk wanneer ze zijn opgenomen in het reglement.Vrije derdenVerstrekking van gegevens aan vrije derden is alleen mogelijk als dit bij verordening is geregeld. Er mogen alleen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen zonder winstoogmerk en aan natuurlijke personen ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang. Wel moet hiervoor voorafgaande toestemming gevraagd worden van de ingeschrevene waarvan gegevens verstrekt worden. Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan commerciële instellingen. In een gemeentelijke regeling moet per vrije derde het doel van de verstrekking worden aangegeven. Elke verstrekking moet getoetst worden of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn. De categorie van gegevens die aan vrije derden kan worden verstrekt is echter door de wetgever afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de zogenoemde ‘telefoonboekgegevens’ (plus geboorte- en overlijdensdatum) worden verstrekt. (Zie artikel 100, Wet GBA.)De belangrijkste vraag die de gemeente in verband met de vrije derden moet beantwoorden is: welke organisaties hebben een belang bij de verkrijging van persoonsgegevens, dat zwaar weegt in vergelijking met de privacybelangen van de betrokkene? Het antwoord op die vraag zal de basis moeten zijn voor het beleid dat de gemeente ten aanzien van vrije derden voert.4.3 Verstrekking en financiënDe mogelijkheid voor gemeenten om al dan niet leges te heffen voor de verstrekking van persoonsgegevens, hangt af van degene aan wie wordt verstrekt en de wijze waarop. In deze paragraaf worden de verschillende regimes behandeld.Buitengemeentelijke afnemersDe verstrekking van gegevens aan een buitengemeentelijke afnemer geschiedt kosteloos, zo luidt artikel 95, lid 1, Wet GBA. Er kunnen met andere woorden geen leges worden geheven over de gegevensverstrekking aan buitengemeentelijke afnemers, ongeacht de wijze waarop deze verstrekking plaatsvindt (systematisch of niet systematisch). Alleen voor de afstemming van gegevens (het plaatsen van een afnemersindicatie en de levering van vulberichten) is in het Besluit GBA een vergoeding geregeld, die op centraal niveau wordt geïnd.Binnengemeentelijke afnemersMet betrekking tot de verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers bestaat een dergelijke bepaling niet. De kosten die de gemeente maakt in verband met levering van gegevens aan een orgaan van de gemeente, worden volgens de legesverordening van de gemeente in rekening gebracht.Bijzondere derdenVoor de financiën rond de verstrekking aan bijzondere derden is de wijze waarop wordt verstrekt bepalend. Vindt krachtens artikel 99 Wet GBA verstrekking op systematische wijze plaats, dan kunnen door de gemeente geen kosten in rekening worden gebracht. Want de Wet GBA verklaart de kosteloosheid ook van toepassing op de systematische verstrekking aan bijzondere derden (zie artikel 99, lid 9). Wordt echter op een andere manier verstrekt, dan kan de gemeente in beginsel wel leges heffen. Een uitzondering geldt voor de bijzondere derden die in een wettelijke regeling worden vrijgesteld van het betalen van leges, zoals de pensioenfondsen en -verzekeraars.Vrije derdenWanneer een zogenoemde vrije derde gegevens vraagt, en het binnen het privacybeleid van de gemeente past dat hij die gegevens krijgt, kan de gemeente de gemaakte kosten door middel van het heffen van leges verrekenen.Ook kan het voorkomen dat een afnemer verschillende taken kan hebben. Voert een afnemer naast publiekrechtelijke taken namelijk ook niet-publiekrechtelijke taken uit waarvoor persoonsgegevens nodig zijn, dan kan de gemeente voor de verstrekking ten behoeve van laatstgenoemde taken leges heffen. Een voorbeeld van een dergelijke afnemer is een deurwaarder die als incassobureau optreedt.Ten slotte stellen de Wet GBA en het Besluit GBA regels ten aanzien van de bijdrage die gebruikers en gemeenten leveren aan de kosten van de instandhouding van het GBA-netwerk. Deze bijdrage is afhankelijk van het aantal berichten dat wordt verstuurd en zal aan het Rijk worden verstrekt.5. Overige registersBij inwerkingtreding van de Wet GBA is de Wet bevolkings- en verblijfregisters ingetrokken. In de Wet bevolkings- en verblijfregisters waren ook enkele andere registers dan de bevolkingsadministratie opgenomen. Ten aanzien van deze registers geldt dus eveneens het genoemde privacyregime. Dit betreft onder andere het persoonsregister (persoonskaarten in welke vorm dan ook), het archiefregister en het woningregister.Over het persoonsregister en het archiefregister geeft de Wet GBA een regeling (artikelen 136 e.v.). Op grond daarvan geldt voor deze registers het privacyregime van de Wet GBA. Aan een afnemer worden dus gegevens verstrekt voorzover nodig voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak en aan derden voorzover nodig bij de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift. Wil de gemeente gegevens uit deze registers verstrekken aan bijzondere en vrije derden, dan zal dit in een gemeentelijke regeling moeten worden beschreven. Het woningregister valt onder de Archiefwet en onder de WBP. Op grond van de WBP zal de verwerking van persoonsgegevens in het woningregister moeten worden gemeld aan het College bescherming persoonsgegevens. 6. Rechten van de burger en de daaruit voortvloeiende verplichtingen van de gemeenteEen belangrijk deel van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsbestanden wordt gevormd door de rechten die de burger heeft en de daarbij behorende verplichtingen van de gemeente. Zowel in de WBP als in de Wet GBA worden op dat gebied regels gesteld. Het gaat dan in het bijzonder om de volgende rechten:
informatieplicht door college van Burgemeester en Wethouders over de GBA;
het recht op geheimhouding;
het recht op inzage;
het recht op kennisneming van verstrekkingen (protocolleren);
6.1 Informatieplicht door college van Burgemeester en WethoudersDe burger wordt geacht te weten dat gegevens van hem worden verwerkt op basis van een Wet of krachtens een wet. Dit neemt niet weg dat de burgers in een zo vroeg mogelijk stadium moeten weten dat verwerking van zijn gegevens plaatsvindt. Het college van Burgemeester en Wethouders is dan ook verplicht om binnen vier weken na (her)inschrijving aan de betrokkene een volledig overzicht van zijn persoonslijst op te sturen. Bij deze persoonslijst moet tevens een folder worden meegestuurd waarin de hoofdlijnen van het beheer van de GBA worden uitgelegd.6.2 Het recht op geheimhoudingVolgens artikel 102 van de Wet GBA kunnen burgers recht van verzet uitoefenen tegen bepaalde verwerkingen. Ook wel het recht op geheimhouding genoemd. Het geheimhoudingsrecht houdt in dat de ingeschrevene het college van Burgemeester en Wethouders kan verzoeken zijn gegevens niet te verstrekken aan bepaalde derden. Het college van Burgemeester en Wethouders is jaarlijks verplicht het recht op geheimhouding bekend te maken door publicatie in één of meer dag-, nieuws-, of huis-aan-huisbladen of op een andere geschikte wijze.6.3 Het recht op inzageEen burger heeft recht op inzage in zijn persoonsgegevens en verwerkingen daarvan. De burger moet hier een verzoek voor doen en het college van Burgemeester en Wethouders moet op dit verzoek binnen vier weken schriftelijk en kosteloos aan voldoen. Bij de schriftelijke neerslag van verwerkingen moet de oorsprong van de gegevens worden verstrekt, voor zover die niet afkomstig zijn van de betrokkene zelf.6.4 Het recht op kennisneming van verstrekkingen (protocolleren)Op verzoek van de burger moet het college van Burgemeester en Wethouders binnen vier weken meedelen of hem betreffende gegevens uit de basisadministratie aan een afnemer of derde zijn verstrekt in het jaar voorafgaande aan het verzoek (artikel 103 Wet GBA). Het college van Burgemeester en Wethouders kan in beginsel volstaan met een in algemene termen gestelde mededeling over de verstrekking. Om aan dit recht op kennisneming uitvoering te kunnen geven, dient gedurende een jaar volgend op de verstrekking, eenduidig herleidbaar te zijn welke gegevens aan welke afnemer(s) en derde(n) zijn verstrekt. Teneinde dit te bewerkstelligen zal het gemeentebestuur in bepaalde gevallen expliciet aantekening moeten houden van de verstrekking. Dit wordt de protocolplicht van gegevensverstrekking genoemd.In welke gevallen moet de gemeente nu protocolleren en in welke gevallen niet?Bij het protocolleren (handmatig of automatisch) van gegevens verstrekkingen is het onderscheid tussen herleidbare en niet-herleidbare verstrekkingen van belang.Herleidbare verstrekkingenHerleidbaar zijn die verstrekkingen die zijn terug te voeren tot de betreffende burger en afnemer/ derde aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van die persoon. Met andere woorden, een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd. De gemeente hoeft deze soort van verstrekking niet te protocolleren, omdat zij met zekerheid kan zeggen welke gegevens op welk moment aan wie zijn verstrekt.Niet-herleidbare verstrekkingenAnders is het met verstrekkingen die niet op die manier tot de persoon en de afnemer/ derde zijn te herleiden. Dit geldt bijvoorbeeld voor ad hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de gemeentelijke regeling (verordening en reglement) zonder indicatie op de persoonslijst. Van deze verstrekkingen moet de gemeente dan ook aantekening houden. De burger zal op verzoek meegedeeld moeten krijgen of hem betreffende gegevens zijn verstrekt uit de basisadministratie. In artikel 103, lid 3, Wet GBA maakt de wetgever in dit verband overigens een uitzondering, namelijk voor gevallen waarin het belang van de veiligheid van de Staat en de opsporing en vervolging van strafbare feiten noodzaakt tot het achterwege blijven van mededeling van verstrekking. Het protocolleren van gegevensverstrekking is dan dus niet nodig.Bovendien zijn van protocollering uitgezonderd de verstrekkingen van telefoonboekgegevens (plus geboorte- en overlijdensdatum), verstrekkingen aan de burger zelf en het gebruik van de GBA door de afdeling Burgerzaken en Belastingen.De punten genoemd onder 6.1 t/m 6.4 zijn uitgewerkt in procedures die zijn vastgesteld door het hoofd van de afdeling frontoffice Burgerzaken en Belastingen.7. Privacyprocedures en privacybeheerBinnen de gemeentelijke organisatie zullen voorzieningen moeten worden getroffen en procedures worden ontwikkeld om aan alle aspecten van de privacybescherming recht te kunnen doen. Burgers moeten op de hoogte worden gesteld van hun rechten en in de gelegenheid worden gesteld om daadwerkelijk gebruik te kunnen maken van deze rechten. Baliemedewerkers moeten weten hoe zij moeten handelen als iemand een beroep doet op zijn rechten (waarmee moet een persoon zich identificeren, in welke gevallen mogen er gegevens worden verwijderd, wie mag de beslissing nemen om over te gaan tot correctie van gegevens, enz.). Het succes van privacymaatregelen hangt voor het overgrote deel af van de manier waarop er in de praktijk mee wordt gewerkt. Het is dan ook van belang dat binnen de gemeentelijke organisatie een functionaris wordt aangewezen, die de verantwoordelijkheid draagt voor het privacybeheer en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. Deze persoon is de zogenaamde privacybeheerder.De privacybeheerder is verantwoordelijk voor het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in de GBA. Het privacybeheer maakt op deze manier deel uit van het gegevensbeheer. De privacybeheerder zal er onder andere op moeten toezien dat een privacyverordening en een privacyreglement worden opgesteld, dat er persoonslijsten in voor de burgers begrijpelijke vorm kunnen worden uitgeprint,
dat de protocollering in het GBA-systeem wordt ingebouwd en dat een systeem van autorisatie van medewerkers wordt geïmplementeerd. Bovendien zal de privacybeheerder toezicht moeten houden op de daadwerkelijke naleving van deze privacyaspecten.1bij artikel 2VERBANDEN MET ANDERE GEMEENTELIJKE BESTANDENMet de hieronder genoemde bestanden bestaat een Interface:
De beheerders van deze applicaties krijgen de volgende gegevens:Categorie 01/51 persoonA-nummer, Sofi-nummer, Voornamen, Titel/predikaat, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geboortedatum, Geboorteplaats, Geboorteland, Geslachtsaanduiding, Aanduiding naamgebruikCategorie 04/54 nationaliteitNationaliteit, Aanduiding bijzonder NederlanderschapCategorie 05/55 Huwelijk/geregistreerd partnerschapVoorvoegsels, Geslachtsnaam, Datum huwelijk, Datum huwelijksontbinding, Reden huwelijksontbindingCategorie 06/56 overlijdenDatum overlijden, Plaats overlijden, Land overlijdenCategorie 07 inschrijvingIndicatie geheimCategorie 08/58 verblijfplaatsGemeente van inschrijving, Functie adres, Gemeentedeel, Datum aanvang adreshouding, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode, Locatiebeschrijving, Land waarnaar vertrokken, Datum vertrek uit Nederland, Land vanwaar ingeschreven, Datum vestiging in Nederland Categorie 10/60 verblijfstitelAanduiding verblijfstitelCategorie 21/71 verwijzingA-nummer, Sofi-nummer, Voornamen, Titel/predikaat, Voorvoegsels, Geslachtsnaam, Geboortedatum, Geboorteplaats, Geboorteland, Gemeente uitschrijving, Datum uitschrijving, Straatnaam, Huisnummer, Huisletter, Huisnummertoevoeging, Aanduiding bij huisnummer, Postcode, Locatiebeschrijving, Indicatie geheim, Aanduiding onderzoek, Ingang onderzoek, Einde onderzoek DoelDeze gegevens worden verstrekt ten behoeve van het actueel houden van genoemde gemeentelijke bestanden.2bij artikel 3RECHTSTREEKSE TOEGANG TOT DE BASISADMINISTRATIEDe volgende afdelingen hebben rechtstreekse toegang tot de hierna aangekruiste gegevens:
Nr.ProfielNaamDienstAfdelingDoel1BalieburgBalies BurgerzakenPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke taken2BaliegbsBalies GBSPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke taken3BogbsBackoffice GBSPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke taken40ApplicatiebeheerPubliekInformatiebeheerTesten van applicatie51OnderwijsWijkenLeerplichtUitvoeren van taken op het gebied van leerplichtwetgeving62Sociale ZakenPubliekSociale ZakenUitvoeren van taken op het gebied van sociale wetgeving73InformatieverzorgingStadsbedrijvenInformatieverzorgingHet adresseren van poststukken84Regiopolitie Zaanstreek-WaterlandPolitieControleren van de identiteit van klanten95GBA onderzoekPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke taken106BelastingenPubliekBackoffice Burgerzaken en BelastingenUitvoeren van taken op het gebied van belastingwetgeving117Bouwen, Wonen en Bedrijven (Woningzaken)PubliekFrontoffice Bouwen, Wonen en BedrijvenUitvoeren van taken op het gebied van
woningzaken128Centrale Financiële AdministratieStadsbedrijvenCFAHet versturen van rekeningen1310Balieburg voorraadbeheer en rijbewijzenPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke taken1411Functieprofiel Mark JagerPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke taken1513Stafmedewerker BurgerzakenPubliekFrontoffice Burgerzaken en BelastingenRaadplegen en actualiseren GBA t.b.v. wettelijke
taken
123456789101112131415Datum ingang blokkering (bij vertrek naar een andere gemeente)XXXXXXXXXXXGemeente blokkeringXXXXXXXXXDatum opschorting (bij overlijden en
vertrek naar buitenland)XXXXXXXXXXReden opschortingXXXXXXXXXXDatum eerste inschrijvingXXXXXXXXXXXGemeente persoonskaartXXXXXXXXXIndicatie geheimhoudingXXXXXXXXXXXXXXXPK-kindgegevens geconverteerdXXXXXXXXX
CATEGORIE 08/58 VERBLIJFPLAATS
123456789101112131415Gemeente inschrijvingXXXXXXXXXXXXXXXDatum inschrijving gemeenteXXXXXXXXXXXXXXXFunctie adres (woon- of
briefadres)XXXXXXXXXXXXXXXGemeentedeelXXXXXXXXXXXXXXXDatum aanvang adreshoudingXXXXXXXXXXXXXXXStraatnaamXXXXXXXXXXXXXXXHuisnummerXXXXXXXXXXXXXXXHuisletterXXXXXXXXXXXXXXXHuisnummertoevoegingXXXXXXXXXXXXXXXAanduiding bij huisnummerXXXXXXXXXXXXXXXPostcodeXXXXXXXXXXXXXXXLocatiebeschrijvingXXXXXXXXXXXXXXXLand waarnaar vertrokkenXXXXXXXXXXXXXXXDatum vertrek uit
NederlandXXXXXXXXXXXXXXXAdres BuitenlandXXXXXXXXXXLand vanwaar ingeschrevenXXXXXXXXXXXXXXXDatum vestiging in NederlandXXXXXXXXXXXXXXXOmschrijving aangifte adreshoudingXXXXXXXXXXXXXXIndicatie document XXXXXXXXXXXXXXXAanduiding onderzoekXXXXXXXXXXXXXXXIngang onderzoekXXXXXXXXXXXXXXXEinde onderzoekXXXXXXXXXXXXXXXIndicatie onjuist/strijdigheid openbare ordeXXXXXXXXXXXXXXIngangsdatum geldigheidXXXXXXXXXXXXXDatum van
opnemingXXXXXXXXXXXXX
123456789101112131415A-nummerXXXXXXXXXXXXXXXSofi-nummerXXXXXXXXXXXXXXVoornamenXXXXXXXXXXXXXXXTitel/predikaatXXXXXXXXXXXXXXVoorvoegselsXXXXXXXXXXXXXXXGeslachtsnaamXXXXXXXXXXXXXXXGeboortedatumXXXXXXXXXXXXXXXGeboorteplaatsXXXXXXXXXXXXXXXGeboortelandXXXXXXXXXXXXXXXGemeente uitschrijvingXXXXXXXXXXXXXXXDatum uitschrijvingXXXXXXXXXXXXXXXStraatnaamXXXXXXXXXXXXXXXHuisnummerXXXXXXXXXXXXXXXHuisletterXXXXXXXXXXXXXXXHuisnummertoevoegingXXXXXXXXXXXXXXXAanduiding bij huisnummerXXXXXXXXXXXXXXXPostcodeXXXXXXXXXXXXXXXLocatiebeschrijvingXXXXXXXXXXXXXXXIndicatie geheimXXXXXXXXXXXXXXXAanduiding onderzoekXXXXXXXXXXXXXXXIngang onderzoekXXXXXXXXXXXXXXXEinde onderzoekXXXXXXXXXXXXXXXIndicatie
onjuist/strijdigheid openbare ordeXXXXXXXXXXXXXXXIngangsdatum geldigheidXXXXXXXXXXXXXXDatum van opnemingXXXXXXXXXXXXXX
3abij artikel 4VERSTREKKING AAN BINNENGEMEENTELIJKE AFNEMERS, DIE GEEN RECHTSTREEKSE TOEGANG HEBBENDe hierna genoemde binnengemeentelijke afnemers krijgen periodiek spontaan een papieren mutatieverslag:Dienst Publiek1. Backoffice Belastingen & Burgerzaken, ten behoeve van het uitvoeren van taken op het gebied van belastingwetgeving.Dienst Wijken2. Maatschappelijke ontwikkeling, ten behoeve van het uitvoeren van taken op het gebied van leerplichtwetgeving.Dienst Publiek 3. Backoffice Sociale Zaken, Reïntegratie en Inkomen, ten behoeve van het uitvoeren van taken op het gebied van sociale wetgeving.GGD Zaanstreek4. afdeling Tuberculosebestrijding, ten behoeven van het bestrijden van TBC.Dienst Publiek5. Frontoffice Bouwen, wonen en bedrijven, ten behoeve van het uitvoeren van taken op het gebied van woningzaken.RIO Zaanstreek6. Regionaal Indicatie Orgaan, ten behoeve van het beoordelen of burgers recht hebben op voorzieningen.