Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | diensten, ambtelijke organisatie |
Geen.
archiefverordening, art. 8
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-1999 | 01-06-2005 | nieuwe regeling | 28-01-1999 gemeenteblad 1999 nr. 10, dd. 23-04-1999 | Geen |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid
De directeur van de Dienst Middelen en Dienstverlening vervult de functie van algemeen registrator. Voorzover de aan deze functie verbonden taken en bevoegdheden worden gemandateerd wordt dit besluit aan ons college ter kennisneming gezonden en opgenomen in de Verzameling gemeentelijke verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad.
Hoofdstuk 3 Archiefvorming en - ordening
Paragraaf 1 Productie van documenten
Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Paragraaf 2 Registrering van documenten
Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende gegevens, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. Hiertoe dienen documenten onmiddellijk na ontvangst en vóór verzending te worden geregistreerd.
Paragraaf 3 Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Leidraad hierbij zijn de aanwijzingen bedoeld in artikel 2, sub c, gegeven door de algemeen registrator bedoeld in artikel 2, sub a.
Hoofdstuk 4 Beheer van documenten
Paragraaf 1 Bewaring van documenten
Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard in een door ons college daartoe aangewezen archiefruimte.
Paragraaf 2 Beveiliging en raadpleging van documenten
Het hoofd van een beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van een beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van een beheers-eenheid die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit gegevensbestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Het hoofd van een beheerseenheid draagt er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 3, lid d, de uitvoering van dit besluit is gemandateerd, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
Paragraaf 5 Selectie en vernietiging van documenten
De archivaris kan voorstellen doen aan het college van burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Het hoofd van een beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten, met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten en registraties behoeft de schriftelijke goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. De archivaris beslist binnen 30 dagen of vernietiging mag plaatsvinden.
Paragraaf 6 Overbrenging van documenten
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, ingeval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem - voor zover onmisbaar voor raadpleging - overgebracht. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat ter voorbereiding van de in de wet voorgeschreven overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het archief elke 10 jaar wordt afgesloten.
Ingevolge artikel 13, eerste lid, van de wet kan het hoofd van een beheerseenheid - in overleg met de archivaris - aan ons college voorstellen doen tot het vervroegd overbrengen naar de archiefbewaarplaats van niet voor vernietiging in aanmerking komende documenten staande onder zijn beheer, die jonger zijn dan twintig jaar en niet meer veelvuldig geraadpleegd behoeven te worden.
Ten aanzien van de feitelijke overbrenging ingevolge de wet moet minimaal worden voldaan aan het onderstaande:
Wanneer de toegang tot stand is gekomen door of met behulp van tekstverwerkings- of database-programma's, wordt op verzoek van de archivaris een gedigitaliseerde kopie van de eindversie van het bestand meegeleverd; over de programmatuur dient overleg plaats te vinden tussen overbrengende instantie en de archivaris.
Toelichting bij het besluit informatiebeheer
Met dit Besluit Informatiebeheer wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen.
Het besluit bevat daartoe bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten.
Dit besluit is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening. Naast dit Besluit Informatiebeheer zijn er de aanwijzingen van de functionaris die door ons ingevolge artikel 8 van de Archiefverordening is aangewezen, te weten de algemeen registrator als bedoeld in artikel 2 van dit besluit. Ook deze laatstbedoelde aanwijzingen vinden dus hun basis in (artikel 8 van) de Archiefverordening.
Voor alle duidelijkheid onderstrepen wij op deze plaats dat dit besluit van toepassing is op zowel de klassieke op papier gestelde documenten als op moderne, digitale informatiedragers.
Voorzover begrippen al in de Archiefwet 1995 worden gedefinieerd of in de Archiefverordening van een meer specifieke betekenis zijn voorzien, zijn deze in dit besluit niet meer herhaald en wordt verwezen naar de aldaar gegeven definities.
Om de uniformiteit van het archiefbeheer binnen de gemeente Zaanstad te waarborgen is de in het voormalige Besluit Post- en Archiefzaken voorkomende functie van algemeen registrator ook in het Besluit Informatiebeheer opgenomen.
De algemeen registrator dient vanuit het concernbelang toe te zien op het waarborgen van de kwaliteit en uniformiteit van het beheer van de archiefbestanden door de beheerders. Hierbij behoort eveneens het toezien op de compleetheid en authenticiteit van de documenten.
De taken en bevoegdheden van de algemeen registrator kunnen - met inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht - worden gemandateerd. Daarbij verdient het aanbeveling een voorwaarde aan dat mandaat te verbinden, namelijk dat bij verschil van inzicht tussen enerzijds de gemandateerde en anderzijds de archivaris of het hoofd van een beheerseenheid dat verschil van inzicht eerst voor nader overleg aan de directeur van de Dienst Middelen en Dienstverlening wordt voorgelegd.
Pas wanneer ook dat nadere overleg niet tot overeenstemming mocht leiden, treedt het bepaalde in lid d in werking en neemt ons college een beslissing.
Het mandaat van het ‘afgeleid beheer’ kan worden verleend aan één of meer medewerkers die hiërarchisch gezien vallen onder het hoofd van een beheerseenheid, maar ook - zoals tot nu toe in Zaanstad gebruikelijk - aan degene die de functie van algemeen registrator vervult.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit bedoelde ministeriële regeling.
De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen waarin selectie, vernietiging alsmede overschrijving van gegevens dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe het registreren van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen.
Gezien het arbeidsintensieve karakter van het registreren worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registreren.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol.
De toetsing van ordenings-systematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de archivaris. Zie ook de toelichting bij artikel 13. Leidraad hierbij vormen de aanwijzingen van de algemeen registrator (zie artikel 2, sub a en c).
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale gegevensbestanden. Papieren gegevensbestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde gegevensbestanden. Voor digitale documenten is speciale aandacht nodig voor het in tijd traceerbaar zijn van het document; door het updaten van een digitaal document mag niet op enig moment de oorspronkelijke inhoud en status daarvan verloren gaan.
Onder goede staat wordt verstaan:
‘een zodanige staat van gegevensdrager en daarop vastgelegde gegevens, alsmede een zodanige materiële verzorging, dat raadpleging door onderzoekers nu en in de toekomst mogelijk blijft'.
Onder geordende en toegankelijke staat wordt verstaan:
'een samenstel van ontsluitingstechnische en toelichtende voorzieningen, die tezamen bewerkstelligen dat derden (vrijwel) zonder tussenkomst van de archiefvormer of beheerder/archivaris, ter beantwoording van een bepaalde vraag in elk geval de benodigde archiefbewaarplaatsen/-ruimten kunnen traceren, alsmede de archieven/bestanden en archiefbestandde(e)l(en) gericht kunnen opvragen'.
Criteria hiervoor zijn vastgelegd in het in concept overgelegde besluit Aanwijzingen post- en archief zaken van de algemeen registrator (zie met name Hoofdstuk 2, Aanwijzingen voor archiefvorming, van vorenbedoeld besluit).
Wanneer voldaan is aan deze criteria, leidt dit tot een positief oordeel over de kwaliteit van de materiële verzorging en toegankelijkheid van de documenten en kunnen deze documenten geacht worden in goede en geordende staat, in de zin van de wet, te verkeren. Pas dan kunnen ze volgens wettelijk voorschrift naar de betreffende archiefbewaarplaats worden overgebracht.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit genoemde ministeriële regeling. Zolang deze regeling nog niet van kracht is, worden de landelijke basisrichtlijnen van de provinciale archiefinspecties (LOPAI) gevolgd.
Het college dient een archiefruimte aan te melden bij het college van gedeputeerde staten van Noord-Holland ingevolge het gestelde in artikel 20, eerste lid, sub c, van de Provinciale archiefverordening.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet persoonsregistraties bepaalt (evenals verschillende andere privacywetten) in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun organisatieonderdeel doen, de archivaris gehoord.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de ontwerpfase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit bedoelde verklaring en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale gegevens, zijn naast de brongegevens ook de metagegevens, de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen deze eveneens te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit te stellen ministeriële regels.
De vorming van 'tien-jarenblokken' bevordert een tijdige en regelmatige overbrenging en zorgt er voor dat het tijdrovende splitsen van dossiers bij de overbrenging wordt voorkomen.
In verband met de onderlinge samenhang loopt de bekendmaking en inwerkingtreding van dit besluit parallel aan die van de Archiefverordening.