Hoofdstuk 1 Algemene aanwijzingen betreffende de ordening van het archief
I.I Algemene regel
De ordening van het archief vindt plaats met behulp van de code VNG,
voorzover niet in het navolgende daar nadere regels voor zijn gesteld.
Opberging van de stukken gebeurt met regelmaat.
1.2 Dossiers inzake gemeenschappelijke regelingen, lidmaatschappen,
statistieken, subsidies en adviescommissies
Dossiers inzake gemeenschappelijke regelingen, lidmaatschappen,
statistieken, subsidies en adviescommissies worden in een serie
opgenomen. Ordening vindt plaats op het classificatienummer betreffende
de taak.
Het classificatienummer van de serie en het nummer van de taak worden
aan elkaar gekoppeld door tussenplaatsing van een dubbele punt.
Voor genoemde groepen wordt de ordening:
- | gemeenschappelijke regelingen | - 2.07.23:……………………. | (taak) |
- | lidmaatschappen | - 2.07.353.23:………………. | (taak) |
- | statistieken | - 2.07.77:……………………. | (taak) |
- | subsidies | - 2.07.85:……………………. | (taak) |
- | adviescommissies raad en college van burgemeester en
wethouders | - 2.07.58:……………………. | (taak) |
1.3 Verordeningen
De verordeningen worden geordend volgens de code VNG. Dit in verband
met het karakter van de verordeningen. Correspondentie betreffende de
uitvoering van de verordeningen wordt in aparte dossiers opgeborgen.
Deze splitsing gebeurt vanwege de op vernietiging plaatsing van
laatstgenoemde dossiers.
1.4 Vergunningen
Deze dossiers worden primair geordend volgens de code VNG en secundair
naar behoefte op naam, op ligging, op datum of op nummer.
1.5 Onroerende-zaaktransacties (aan-/verkoop, ruiling, erfpacht, huur
en verhuur e.d.)
Deze dossiers worden primair geordend volgens de code VNG en secundair
op ligging of op naam. De akten/contracten/overeenkomsten worden
opgeborgen in de desbetreffende perceelsdossiers.
1.6 Woningbouw
Overheids en verenigingsbouw: | primair ordenen op classificatienummer 1.733.41 en
secundair naar behoefte. |
Particuliere woningbouw: | primair ordenen op classificatienummer -1.733.42 en
secundair naar behoefte. |
1.7 Personeelsdossiers (PD’s)
Onverkort het hierna in de hoofdstukken 3 en 4 gestelde worden de PD’s
(classificatienummer 2.08) van het in dienst zijnde personeel in een
serie opgenomen. De ordening is alfabetisch.
Dossiers van vrouwelijk personeel worden geplaatst op meisjesnaam.
1.8 persoons-/cliëntendossiers
Deze dossiers worden naar behoefte alfabetisch of numeriek geordend en
toegankelijk gemaakt.
1.9 Planologische maatregelen
Deze dossiers worden primair geordend op classificatienummer en
secundair naar behoefte op ligging, op naam of op nummer.
1.10 Vertrouwelijke dossiers
Stukken over een zaak met een tijdelijk of blijvend vertrouwelijk
karakter worden in een apart archiefdeel opgenomen. In het reguliere
archief wordt naar deze correspondentie verwezen. In het archief kan een
gedeelte van de stukken over een zaak zijn of worden opgenomen in het
reguliere dossier en een ander gedeelte in een apart vertrouwelijk
dossier. In dat geval worden in de betreffende dossiers over en weer
verwijzingen geplaatst.
Periodiek moet worden nagegaan of na een bepaalde periode (bijvoorbeeld
bij de behandelfase of na het ontslag van het personeelslid) de
vertrouwelijke stukken worden overgeheveld naar het 'gewone' reguliere
dossier.
1.11 Precedenten
Stukken waarvan precedentwerking uitgaat of kan gaan, worden op het
classificatienummer van de desbetreffende zaak in een apart dossier
opgeborgen. Uit de titel van dit dossier moet blijken dat het hier om
een precedent gaat of kan gaan.
Hoofdstuk 2 Aanwijzingen voor archiefvorming
2.1 Werkwijze in het dynamisch archief
- 1.
De dossieromslag mag circa 4 cm dik zijn. Zo nodig worden vervolg-
of subdossiers aangelegd.
- 2.
Indien gebruik gemaakt wordt van tabstroken ter onderscheiding van
diverse facetten van een zaak, wordt bij de overbrenging naar het
semi-statisch archief de leesbaarheid van de tekst op deze stroken
gecontroleerd. De verschillende facetten komen ook bij de
ontsluiting tot uiting.
- 3.
Tevens wordt bij overbrenging naar het semi-statisch archief een
stempel op het omslag geplaatst, waaruit blijkt tot welk
tien-jarenblok het dossier behoort.
- 4.
Bij de dossiervorming wordt al rekening gehouden met latere bewaring
of vernietiging.
- 5.
Regelmatig, maar zeker één keer per jaar, wordt het dynamisch
archief geschoond van dossiers betreffende afgedane zaken die weinig
meer door de administratie worden geraadpleegd.
- 6.
Aan het einde van een tien-jarenperiode (eerste periode is
1974-1983) wordt het dynamisch en het semi-statisch archief van elke
beheerseenheid afgesloten.
- 7.
Om een aantal praktische redenen is het mogelijk om af te wijken van
de strikte afscheiding van de archieven in tien-jarenblokken. Deze
situaties doen zich met name voor bij reorganisaties en bij de
oprichting c.q. opheffing van dienstonderdelen. In voorkomende
gevallen worden in de betreffende archiefdelen adequate verwijzingen
geplaatst.
- 8.
Dossiers van niet afgedane zaken worden geplaatst in het volgende
tien-jarenblok.
- 9.
Voor zaken betreffende overdracht van onroerend goed bepaalt de
transportdatum de plaatsing in het desbetreffende
tien-jarenblok.
- 10.
Voor zaken die een werkingsduur hebben (bijvoorbeeld verordeningen,
verkeersmaatregelen, vergunningen), bepaalt het moment van
tenietgaan van de werking de plaatsing in het tien-jarenblok.
- 11.
Voor geldleningsdossiers geldt de datum van het raadsbesluit.
2.2 Werkwijze in het semi-statisch archief
- 1.
Het semi-statisch archief van elke beheerseenheid bestaat uit twee
delen, namelijk een 'altijd te bewaren deel' dat te zijner tijd
wordt overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, en een
'op vernietigingsjaar afgesteld deel'.
- 2.
Er wordt een dossiertoegang (inventaris) bijgehouden.
- 3.
De dossiers worden numeriek opgeborgen, met dien verstande dat voor
elk gewenst vernietigingsjaar of te bewaren blok een serie ontstaat,
waarvan de daartoe behorende dossiers de aanduiding krijgen van dat
blok/vernietigingsjaar gevolgd door een volgnummer.
2.3 Regels materiële verzorging
- 1.
Alle documenten (losse stukken, dossiers, registers, delen en
banden) zijn verpakt in zuurvrije omslagen/dossiermappen en dozen
van zuurvrij karton, waarin geen metalen nietjes of klemmetjes zijn
verwerkt die de stukken kunnen beschadigen.
- 2.
Registers, banden en delen zijn behoorlijk ge- of herbonden;
kaartsystemen verkeren in raadpleegbare en transportabele
toestand.
- 3.
De dozen zijn zo veel mogelijk op maat van de betreffende
documenten.
- 4.
Tussen de zijwand van de (staande) dozen en de zich daarin
bevindende documenten zit niet meer en niet minder dan een
handbreedte ruimte. Bij liggende berging steekt dit minder
nauw.
- 5.
De dozen en documenten zijn vrij van vuil en stof.
- 6.
De documenten zijn vrij van elastiekjes, metalen voorwerpen
(nietjes, paperclips, spelden en andere hechtmechanieken) en
hechtmechanieken van kunststof, die schadelijke of instabiele
bestanddelen bevatten (zoals weekmakers).
- 7.
Plastic mappen en hoezen van schadelijke kunststoffen (zoals pvc,
zelfklevende memoblaadjes, plakband) worden vervangen door zuurvrij
papier of door hoezen gemaakt van chemisch neutrale kunststoffen
(zoals polyester of polyethyleen).
- 8.
Chemisch actieve bestanddelen (bijvoorbeeld foto's) zijn apart
geborgen of ten minste voorzien van een afzonderlijke omslag of
envelop van daarvoor geschikt papier of kunststof. Wanneer zij
niet-permanent houdbaar zijn (zoals zinkoxide of drysilver kopieën,
thermische papieren), worden zij vervangen door langs xerografische
weg vervaardigde kopieën.
- 9.
Bij signalering van schimmel en bij sporen van insecten of
ongedierte zijn adequate maatregelen getroffen.
- 10.
Opgevouwen kaarten en technische tekeningen, affiches, prenten etc.
zijn bij voorkeur gevlakt en afzonderlijk geborgen. Kaarten en
tekeningen met ernstige slijtagesporen worden in principe vóór
overbrenging naar de archiefbewaarplaats hersteld.
- 11.
Dozen en omslagen zijn geëtiketteerd. De etiketten van de dozen
vermelden de naam van het archiefvormende overheidsorgaan, de
periode van het archief en de volgnummers van de bestanddelen,
conform de bij het archief behorende toegang (inventaris). De
etiketten van de omslagen vermelden dezelfde gegevens als die op de
dozen, alsmede het classificatienummer, een duidelijke omschrijving
van de zaak, een begin- en zo mogelijk een einddatum. Sub- of
vervolgdossiers moeten duidelijk zijn aangegeven en omschreven.
- 12.
Vanaf 1 juli 1994 is het gedeelte van de documenten dat door de
overheidsorganen zelf is opgemaakt, vervaardigd op papier dat
voldoet aan de norm 'NEN 2728 permanent houdbaar papier' of een
overeenkomstige buitenlandse norm (bijvoorbeeld DIN 6738 LDK
24-85).
- 13.
Wanneer microverfilming of microfichering heeft plaatsgevonden,
voldoen de microfilms en microfiches aan de relevante NEN-normen en
ISO-normen. Zie hiervoor 'Archiefbeheer in de praktijk',
hoofdstukken 5010 en 9810.
- 14.
Bij gebruik van schrijfstoffen, schrijfmachines, printers en
kopieerapparaten door de overheidsorganen wordt rekening gehouden
met het gestelde in de 'Regeling papier en schrijfmiddelen voor de
burgerlijke stand', besluit van de minister van Justitie van
22-11-1993 (Stcrt. 1993, 228) en met de relevante normering. Zie ook
'Archiefbeheer in de praktijk', hoofdstukken 5010 en 9810.
- 15.
Digitale archiefstukken zijn op een zodanige wijze beschikbaar en
toegankelijk dat ze na de overdracht aan de archiefbewaarplaats
raadpleegbaar en reproduceerbaar zijn.
2.4 Regels ontsluiting
Bij overdracht van dossiers aan de archiefbewaarplaats wordt naast de
gedigitaliseerde toegang een uitdraai meegeleverd die voldoet aan de
volgende criteria:
- 1.
De uitdraai heeft een titelpagina die vermeldt:
- -
naam van het archief met zijn looptijd;
- -
eventueel gedeponeerde archieven;
- -
- -
dienstonderdeel dat de bewerking en overdracht
verricht;
- -
aar en plaats van totstandkoming van de toegang.
- 2.
De uitdraai heeft voorin een inhoudsopgave met
paginaverwijzing.
- 3.
De uitdraai heeft een korte inleiding, die vermeldt:
- -
naam van archief/archiefvormer, diens plaats in groter
organisatorisch verband, eventuele naamswijzigingen met
jaar van optreden;
- -
ontstaan/oprichting en beëindiging/opheffing van de
archiefvormer;
- -
ta(a)k(en)/bemoeienis(sen) van de archiefvormer en de
wijziging(en) daarin met jaar van optreden;
- -
eventueel plaatsgevonden calamiteiten zoals brand,
waterschade etc.
- -
omvang in strekkende meters van het archief bij de
overdracht;
- -
openbaarheidsbeperkingen die bij de overdracht (zullen)
worden gesteld, dan wel expliciet de mededeling dat het
archief volledig openbaar is;
- -
oorspronkelijke structuur/opbouw van het archief;
- -
uitleg van de bewerking die leidde tot de bij overdracht
bestaande toestand en inrichting van het archief, met
name ingrepen in de oorspronkelijke of bestaande
ordening en de redenen daarvoor;
- -
de bij de bewerking toegepaste selectie, zo mogelijk met
volume van voor vernietiging geselecteerd materiaal, de
grondslag voor de selectie: titel vernietigingslijst,
met datum vaststelling en plaatsing in de
Staatscourant.
- 4.
De eigenlijke toegang (inventaris) voldoet aan de volgende
eisen:
- -
- -
alle bestanddelen zijn voorzien van een nummer van een
doorlopende reeks per archief;
- -
per bestanddeel wordt een beknopte inhoudsomschrijving
gegeven die de gemeenschappelijke noemer van het
bestanddeel weergeeft; bij series worden de redactionele
kenmerken vermeld (bijvoorbeeld: agenda's,
jaarverslagen, notulen); bij dossiers kan worden
volstaan met een zaak- of onderwerpomschrijving per
dossieromslag; per dossieromslag wordt de looptijd of
datering gegeven; de datering is ten minste in
jaartallen; de omschrijvingen zijn zo exact mogelijk (zo
is 'Zeedijk 1981' geen goede omschrijving en 'Verharding
Zeedijk 1981' wel); afkortingen zijn vervangen door
volledige woorden.
- -
- -
de ordening gebeurt in het algemeen volgens de
regelgeving (archiefbeheerregeling etc.) die gold in de
periode waarin het archief werd gevormd;
- -
series, reeksen en opvolgende dossiers zijn
chronologisch opeenvolgend bijeengebracht;
- -
bij ontbreken van een registratuurplan of archiefcode is
een toegang volgens een ander systeem aanwezig
(bijvoorbeeld alfabetisch, chronologisch of
onderwerpsgewijs) naar gelang de aard van het
archief.
- 5.
De uitdraai heeft een paginering.
- 6.
De uitdraai is typografisch en redactioneel in een voor ieder
begrijpelijke vorm en taal gesteld.
Hoofdstuk 3 Aanwijzingen voor archiefvorming van zaken met betrekking tot
personeelsaangelegenheden
3.1. Indeling van Personeelsdossiers (PD's)
De indeling van PD’s vindt plaats in de volgende volgorde:
- -
benoeming, bevordering en ontslag
- -
- -
vergoedingen/toelagen (tijdelijk)
- -
3.2 Persoonsgebonden correspondentie
Persoonsgebonden correspondentie wordt opgenomen in het betreffende PD
op naam. PD’s van vrouwelijk personeel worden opgesteld op
meisjesnaam.
3.3 Uitvoeringscorrespondentie
Uitvoeringscorrespondentie wordt onderwerpsgewijs opgenomen in aparte
(verzamel-) dossiers.
3.4 Regelingen, circulaires en verordeningen
Regelingen, circulaires en verordeningen op het gebied van
personeelsaangelegenheden worden in aparte dossiers gearchiveerd, zoals
rechtspositie, benoeming/aanstelling, rechten/plichten, personeelszorg.
Definitieve, onderscheidenlijk blijvende bewaring van voorschriften bij
alle diensten is niet nodig, onderscheidenlijk ongewenst.
Blijvende bewaring van de originele voorschriften vindt centraal plaats
bij de dienst Middelen & Dienstverlening. Ter voorkoming van dubbele
archieven vindt bewaring bij de overige diensten tijdelijk plaats tot
maximaal 5 jaar.
3.5 Vertrouwelijke stukken
Vertrouwelijke stukken betreffende personeelsleden worden in
afzonderlijke dossiers opgeborgen. Deze dossiers worden voorzien van het
kenmerk G.
Op het niet geheime dossier wordt, zodra van een personeelslid een
geheim dossier wordt aangelegd, de aantekening +G gesteld. Dezelfde
aantekening wordt gemaakt in de toegang (inventaris).
3.6 Overige uitzonderingen
Om archieftechnische en praktische redenen worden de navolgende
categorieën van per soonsgebonden stukken eveneens buiten het PD gelaten
en gearchiveerd als aangegeven:
- | verslagen beoordelingsgesprekken: | bij de personeelsfunctionaris of een daartoe
aangewezen ambtenaar belast met post en
archiefzaken; het voorblad van de beoordeling met
daarop vermeld het besluit wordt wel opgenomen in
het PD; |
- | verslagen functioneringsgesprekken: | uitsluitend bij betrokkene en de directe chef; |
- | uitkomsten psychologische testen en verslagen
assessmenttrainingen: | bij de personeelsfunctionaris of een daartoe
aangewezen ambtenaar belast met post- en
archiefzaken; uitsluitend toegankelijk voor directe
chef, directeur van de dienst en de secretaris; |
- | instructies personeel: | in een apart verzameldossier; |
- | functiebeschrijvingen/-waarderingen: | in een apart verzameldossier; |
- | verklaringen inzake inkomsten naast wachtgeld of
uitkering: | in een apart verzameldossier; |
- | 1% regeling ziektekosten: | in een apart verzameldossier; |
- | afgeschreven sollicitanten: | sollicitatiebrieven terugzenden naar de
afzender. |
3.7 Vernietiging van PD's
Ten aanzien van bewaring of vernietiging van PD’s worden de richtlijnen
in de 'Handleiding opbouw archief gemeente' van de VNG gevolgd.
Bijvoorbeeld:
- -
PD’s worden vernietigd als betrokkene de leeftijd van 75 jaar
heeft bereikt of bereikt zou hebben;
- -
het persoonsdossier blijft na beëindigen van de dienstbetrekking
in het archief van die beheerseenheid waar de medewerker het
laatst werkzaam was.
3.8 Uitlening en verzending van PD's
Interne verzending van dossiers vindt plaats in afgesloten
huispostverzendmappen. Van de uitlening wordt een deugdelijke
administratie bijgehouden. Het beheer van PD’s vindt overigens plaats
met inachtneming van het gestelde in hoofdstuk 4.
Hoofdstuk 4 Beheer van personeelsdossiers
4.1 Definitie
Onder PD’s worden in dit hoofdstuk verstaan de dossiers, waarin de
stukken worden verzameld die ambtshalve zijn ontvangen, respectievelijk
zijn opgemaakt met betrekking tot personeelsleden van de gemeente.
4.2 Beheer
PD’s worden namens het hoofd van de dienst beheerd door de ambtenaar
onderscheidenlijk de afdeling, binnen de dienst belast met post- en
archiefzaken.
4.3 Ordening van PD's
PD’s worden in een afzonderlijke serie bewaard.
4.4 Afgifte van PD's
PD’s mogen slechts afgegeven worden aan een beperkt aantal ambtenaren:
- -
binnen de dienst aan ambtenaren belast met de behandeling van
personeelszaken alsmede aan de hoofden van dienst en
afdelingschefs, voor zover het gaat om dossiers van het
personeel van de eigen dienst of afdeling;
- -
aan anderen eerst na toestemming van de ambtenaar belast met de
behandeling van personeelszaken.
4.5 Ordening van vertrouwelijke PD’s
Vertrouwelijke PD’s worden in een aparte serie in af te sluiten kasten
bewaard.
Deze dossiers worden beheerd door een daartoe door het hoofd van dienst
aangewezen ambtenaar belast met de behandeling van post- en
archiefzaken.
4.6 Afgifte van vertrouwelijke PD’s
Vertrouwelijke PD’s mogen slechts afgegeven worden:
- -
aan het hoofd van dienst en een beperkt aantal door het hoofd
van dienst aan te wijzen ambtenaren belast met de behandeling
van personeelszaken, voor zover het gaat om dossiers van het
personeel van de eigen dienst of afdeling;
- -
aan anderen eerst na toestemming van het hoofd van de
dienst.
4.7 Inzage eigen PD
Er bestaat geen bezwaar tegen dat personeelsleden hun eigen dossier
(ook het vertrouwelijke) inzien, na een schriftelijk verzoek. Aan het
verzoek om van bepaalde stukken een kopie te ontvangen, kan worden
voldaan.
De dossiers worden niet aan betrokkenen uitgeleend.
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
5.1 Inwerkingtreding
Deze aanwijzingen treden in werking met ingang van de eerste dag van de
maand volgende op die waarin zij bekendgemaakt zijn en werken terug tot
en met 1 januari 1996.
5.2 Citeertitel
Deze aanwijzingen kunnen worden aangehaald als Besluit Aanwijzingen
post- en archiefzaken.
5.3 Bekendmaking
Deze aanwijzingen zullen worden bekendgemaakt door het plaatsen van dit
besluit in het Gemeenteblad. Tevens zal dit besluit worden opgenomen in
de algemeen verkrijgbare uitgave die is getiteld Verzameling
verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad.