Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Ambtenaar: Hij die door of vanwege de gemeente is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn alsmede hij met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht is aangegaan.
- b.
Beoordeling: Het oordeel dat de leidinggevende opstelt over het functioneren van de ambtenaar, met betrekking tot de vastgestelde beoordelingsperiode.
- c.
Beoordelingsgesprek: Het jaarlijks terugkerend gesprek, waarin de leidinggevende de beoordeling bespreekt met de ambtenaar.
- d.
College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder.
- e.
Competentie: Het geheel van kennis, vaardigheden en gedrags-kenmerken, benodigd voor de uitvoering van de aan een ambtenaar opgedragen taken binnen de toegewezen rompfunctie.
- f.
Digitaal beoordelingssysteem: Het digitale systeem waarin de uitkomsten van de gesprekken in het kader van de HR-cyclus worden vastgelegd
- g.
Human Resources (HR) cyclus: Jaarlijkse gesprekscyclus waarin de leidinggevende en de ambtenaar afspraken maken over de te behalen resultaten, de voor functie benodigde competenties en de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar.
- h.
Informatieverstrekker: Een persoon die een functionele werkrelatie met de ambtenaar heeft en informatie kan verstrekken aan de beoordelaar over het functioneren van de ambtenaar.
- i.
Leidinggevende: Degene die de gesprekken van de HR-cyclus voert en onder wiens (gedelegeerde) verantwoordelijkheid de ambtenaar zijn werkzaamheden verricht, te weten: de directie, de eenheidsmanager, het afdelingshoofd, de clustermanager of de opzichter.
- j.
Naasthogere leidinggevende:De leidinggevende van de betrokken leidinggevende
- k.
Persoonlijk Jaarplan (PJP):Een overzicht van de gemaakte resultaat- en competentieafspraken uit het plangesprek, gericht op de functie. Dit wordt vastgelegd in het digitale beoordelingssysteem.
- l.
Persoonlijk Ontwikkelplan (POP):Een overzicht van de (langere termijn) ontwikkelwensen van de ambtenaar. Dit wordt vastgelegd in het digitale beoordelingssysteem.
- m.
Plangesprek: Het jaarlijks terugkerend gesprek tussen de leidinggevende en de ambtenaar, waarin afspraken worden gemaakt over de door de ambtenaar te behalen resultaten en te ontwikkelen competenties, alsmede over zijn of haar loopbaanperspectief en ambities voor de komende drie jaar, de door hem of haar te volgen opleidingsactiviteiten en over de bekostiging van die activiteiten voor een nader te bepalen periode.
- n.
Resultaatafspraak: Een te behalen werkresultaat. Dit kwantitatieve en kwalitatieve werkresultaat is een afgeleide van de doelstellingen van het cluster en/of eenheid of de uitkomst van het beoordelingsgesprek.
- o.
Rompfunctie: Een typering van een functie op hoofdlijnen, met name gericht op de functieopbouw binnen de organisatie, los van eigensoortige taken binnen specifieke eenheden, clusters of afdelingen.
- p.
Voortgangsgesprek: Het jaarlijks terugkerend tweezijdig gesprek tussen de leidinggevende en een ambtenaar over het functioneren van de ambtenaar, uitgaande van de in het persoonlijk Jaarplan en het Persoonlijk Ontwikkelplan vastgelegde afspraken ten aanzien van te realiseren resultaten, competenties en ontwikkelacties.
Artikel 2. Doelstelling
De Human Resources (HR) cyclus, die in deze regeling is vastgelegd, heeft tot doel de organisatiedoelen en die van de ambtenaren op elkaar af te stemmen en de ontwikkeling en ambities van de individuele ambtenaren te ondersteunen en te bevorderen. Dit gebeurt middels een aantal jaarlijks te voeren gesprekken waarin afspraken worden gemaakt over werkresultaten, competenties en ontwikkeling.
Artikel 3. Vastlegging en ondertekening van de gesprekken
Nadat een gesprek is gevoerd, vindt verslaglegging plaats in het daarvoor beschikbare geautomatiseerde systeem. Zowel de leidinggevende als ook de ambtenaar (als hij/zij daarvoor geautoriseerd is), kunnen de gegevens bewerken.
Ondertekening gebeurt digitaal, zowel door de ambtenaar als door de direct leidinggevende.
Artikel 4. Bevoegdheid tot het vaststellen van beoordelingen
Het college mandateert zijn bevoegdheid tot het vaststellen van de beoordelingen
aan de clustermanager voor wat betreft de beoordelingen onder het niveau van de directie.
Bij een meningsverschil tussen de leidinggevende en de ambtenaar over de beoordeling, wordt de beoordeling door de naasthoger leidinggevende vastgesteld.
Artikel 5. Bewaring van de gespreksformulieren
De getekende verslaglegging van de gevoerde gesprekken in het kader van de HR-cyclus wordt gedurende vijf jaar bewaard in het digitale beoordelingssysteem. Indien het functioneren van een ambtenaar daar aanleiding toegeeft, kunnen formulieren langer worden bewaard. De betreffende ambtenaar wordt daarvan op de hoogte gesteld. Inzage in de stukken is uitsluitend toegestaan aan de ambtenaar, de leidinggevende, de naasthogere leidinggevende, de directie, het college en de ambtenaren die uit hoofde van hun functie geautoriseerd zijn.
Hoofdstuk 4. Beoordeling
Artikel 11. Algemeen
- 1.
Het functioneren van de ambtenaar wordt tenminste één keer per jaar beoordeeld bij voorkeur in de maanden november en december. Indien dit door omstandigheden niet mogelijk is, dan wordt de beoordeling zo spoedig mogelijk na afloop van de beoordelingsperiode (zie lid 2) opgesteld.
- 2.
Een beoordelingsperiode (de termijn waarover een beoordeling plaatsvindt) beslaat in principe één jaar. Hiervan kan na overleg met de ambtenaar worden afgeweken, bijvoorbeeld na indiensttreding, wijziging van de functie of langdurige ziekte van de ambtenaar.
Artikel 12. Opstellen van de beoordeling
- 1.
De leidinggevende beoordeelt het functioneren van de ambtenaar aan de hand van het voor de ambtenaar vastgestelde Persoonlijk Jaarplan en voortgangsverslag(en). Daarbij worden ook eventuele andere afspraken in acht genomen die tussen ambtenaar en de leidinggevende zijn gemaakt gedurende de beoordelingsperiode.
- 2.
De leidinggevende stelt een beoordeling op.
- 3.
De leidinggevende gaat daarbij uit van zijn eigen ervaringen en maakt zo mogelijk gebruik van de ervaringen van door hem of haar aan te wijzen informatiever-strekkers.
- 4.
Op het beoordelingsformulier wordt aangegeven van welke informatieverstrekkers informatie is ingewonnen.
Artikel 13. Beoordelingsgesprek
- 1.
In onderling overleg stellen de leidinggevende en de ambtenaar een datum vast voor een beoordelingsgesprek.
- 2.
Het beoordelingsgesprek wordt gevoerd tussen de leidinggevende en de ambtenaar.
- 3.
Het beoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek. De leidinggevende licht in het gesprek zijn of haar voorlopige beoordeling toe.
- 4.
De ambtenaar krijgt in het beoordelingsgesprek de gelegenheid om zijn of haar visie op het functioneren tijdens de beoordelingsperiode kenbaar te maken.
- 5.
Indien de ambtenaar van mening is dat essentiële informatie betrokken kan worden van een informatieverstrekker, die nog niet ingeschakeld is door de eerste beoordelaar, dan kan hij of zij dat in het beoordelingsgesprek aangeven. De leidinggevende zal dan alsnog informatie inwinnen van deze informatieverstrekker. Deze informatie zal meegenomen worden bij het opstellen van de definitieve beoordeling.
- 6.
De ambtenaar kan in het beoordelingsgesprek aangeven dat hij of zij in het beoordelingsverslag zijn/haar visie wil aangeven.
Artikel 14. Definitieve beoordeling
- 1.
Naar aanleiding van het beoordelingsgesprek stelt de leidinggevende een definitieve beoordeling op. Hij of zij gebruikt daarbij het beoordelingsformulier.
- 2.
Indien de ambtenaar dit in het beoordelingsgesprek heeft aangegeven, kan hij of zij op het beoordelingsformulier zijn/haar visie plaatsen.
- 3.
De ambtenaar tekent de beoordeling digitaal of schriftelijk voor gezien en zijn of haar eventueel toegevoegde visie voor akkoord.
Artikel 15. Naasthogere leidinggevende
- 1.
Bij een meningsverschil tussen de ambtenaar en de leidinggevende over de beoordeling kan de ambtenaar binnen twee weken na het beoordelingsgesprek, als bedoeld in artikel 15, verzoeken om een beoordeling van de naasthogere leidinggevende.
- 2.
De naasthogere leidinggevende stelt, na informatie bij de ambtenaar te hebben ingewonnen, in overleg met de leidinggevende een nieuwe voorlopige beoordeling op.
- 3.
Op basis van deze nieuwe voorlopige beoordeling vindt opnieuw een beoordelingsgesprek plaats. Bij dit beoordelingsgesprek zijn de leidinggevende en de naasthogere leidinggevende aanwezig.
- 4.
De beoordeling wordt na het beoordelingsgesprek vastgesteld door de naasthogere leidinggevende.
- 5.
Op de beoordeling, als bedoeld in dit artikel, is artikel 16 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 16. Vangnet
- 1.
Bij een blijvend meningsverschil tussen de ambtenaar, de leidinggevende en de naasthogere leidinggevende kan de ambtenaar binnen twee weken na het tweede beoordelingsgesprek een beroep doen op het vangnet.
- 2.
Het vangnet bestaat uit de burgemeester of een eenheidsmanager van een andere eenheid dan waar de ambtenaar werkzaam is, een p&o-adviseur en een or-lid.
- 3.
Deze commissie zal hoor en wederhoor toepassen om tot een nieuwe voorlopige beoordeling te komen.
- 4.
Op de beoordeling, als bedoeld in dit artikel, is artikel 16 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 17. Vaststelling door het college
- 1.
De beoordeling door de vangnetcommissie wordt ter vaststelling voorgelegd aan het college.
- 2.
Het college stelt een beoordeling al dan niet gewijzigd vast.
- 3.
De ambtenaar ontvangt een afschrift van dit besluit. In het besluit wordt gewezen op de bezwaar- en beroepsmogelijkheden die de ambtenaar heeft.
- 4.
De ambtenaar die zich niet kan verenigen met een besluit als bedoeld in het tweede lid, kan op grond van de Awb een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het bevoegd gezag.
Hoofdstuk 5. Slotbepalingen
Artikel 18. Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als de 'Regeling HR-cyclus'.
Artikel 19. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van 15 december 2009 onder gelijktijdige intrekking van de regeling personeelsbeoordeling 10 september 1996 en de regeling HR-cyclus van juni 2008 van van de gemeente Noordoostpolder.