| Overheidsorganisatie | Gemeente Zaanstad |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning van de gemeente Zaanstad |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | college en raad, bestuurlijke organisatie |
Geen.
gemeentewet, art. 33, lid 3
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2002 | 30-05-2002 | 31-03-2007 | nieuwe regeling | 30-05-2002 gemeenteblad 2002 nr. 18, dd. 05-06-2002 | 2002 nr. 70 |
| Voor toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: | ||
| a) | Griffier: | de door de raad benoemde functionaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet. |
| b) | Secretaris: | de door burgemeester en wethouders benoemde functionaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet. |
| c) | Fractie: | het lid of de gezamenlijke leden van een politieke groepering dat (die) in der raad van de gemeente zitting heeft (hebben) namens een groepering. |
| d) | Bijstand: | het verlenen van de inhoudelijke en/of redactionele hulp bij de voorbereiding en vormgeving van beschouwingen, initiatiefvoorstellen, amendementen, moties, vragen en interpellaties. |
| e) | Zittingsjaar: | de tijdperiode vanaf 14 maart tot en met 13 maart van het jaar daaropvolgend. |
Een raadslid wendt zich tot de griffier of de secretaris of een door de griffier of secretaris aangewezen ambtenaar van de griffie respectievelijk ambtelijk organisatie met een verzoek om inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand. De bijstand wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
1. De ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 3 wordt verleend tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden.
2. Indien de bijstand op grond van het eerste lid niet wordt verleend deelt de griffier dit met redenen omkleed mee aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid niet wordt verleend door de reguliere ambtelijke organisatie deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier.
Indien het verzoek om bijstand wordt afgewezen kan het verzoekende raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Indien een raadslid niet tevreden is over door de reguliere ambtelijke organisatie verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
1. Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 3.
2. De griffier houdt een register van ambtelijke bijstand bij, waarin per verzoek om bijstand wordt opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;
de reden waarom een verzoek is afgewezen.
3. Indien de bijstand wordt verleend door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verstrekt de secretaris na voltooiing van de gevraagde bijstand de onder a tot en met d vermelde gegevens aan de griffier.
De griffier verleent aan de desbetreffende portefeuillehouder in het college een afschrift uit het register.
De ambtenaar, die de bijstand heeft verleend voert deze werkzaamheden uit als een reguliere werkopdracht. Omtrent aard, inhoud en resultaat van de bijstand betracht hij geheimhouding indien het raadslid daarom uitdrukkelijk heeft verzocht.
Een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie wordt niet benadeeld in zijn positie in de organisatie op grond van zijn werkzaamheden ter uitvoering van een verzoek om ambtelijke bijstand van een raadslid.
Alle fracties ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten die nodig zijn om de fractie goed te laten functioneren alsmede ter bestrijding van de onkosten die in verband met het raadslidmaatschap worden gemaakt.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van 3000,- euro voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van 600,-- euro per raadszetel.
De raad bepaalt jaarlijks bij de begroting of de in lid 2 genoemde bedragen dienen te worden gewijzigd.
Het bedrag van de in het eerste lid bedoelde tegemoetkoming per raadslid wordt berekend aan de hand van het aantal leden, dat elke fractie in de eerste vergadering van de raad in een nieuwe zittingsjaar telt, opengevallen en niet vervulde plaatsen daarbij inbegrepen.
De tegemoetkoming wordt slechts uitgekeerd, indien voldaan wordt aan het gestelde in artikel 14, derde lid.
1. Indien tijdens de zittingsduur, als bedoeld in artikel C4 van de Kieswet, een of meer raadsleden, die deel uitmaken van een fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad als zelfstandige fractie(s) gaan optreden, heeft (hebben) zij, met ingang van de eerste van de maand volgende op die, waarin de mededeling is gedaan, slechts aanspraak op dat deel van de tegemoetkoming dat gevormd wordt door de vergoeding per fractielid, zijnde ten hoogste 600,-- euro per lid.
2. Indien tijdens een zittingsjaar meer fracties als één fractie gaan optreden, na mededeling aan de voorzitter van de raad, heeft deze nieuwe fractie aanspraak op de in artikel 11, lid 2 genoemde tegemoetkoming, met ingang van de eerste van de maand, volgende op die, waarin de mededeling is gedaan.
3. Indien tijdens een zittingsjaar, een lid van een fractie zich aansluit bij een andere bestaande fractie, na mededeling aan de voorzitter van de raad, hebben de betrokken fracties met ingang van de eerste van de maand volgende op die waarin die mededeling is gedaan aanspraak op de hun ingevolge artikel 11, lid 2 toekomende tegemoetkoming, met inachtneming van hun nieuwe aantal leden.
4. Fracties besteden de bijdrage in het bestrijden van de onkosten die door fractie en raadsleden in verband met het raadslidmaatschap worden gemaakt en ter bevordering van het functioneren van hun fractie alsmede om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak te versterken.
1. Elke fractievoorzitter doet mededeling aan de voorzitter van de raad omtrent de persoon aan wie de zijn/haar fractie toekomende vergoeding dient te worden uitbetaald.
2. Eens per kwartaal wordt een vierde deel van de aan elke fractie toekomende vergoeding uitbetaald;
3. Na afloop van elk kalenderjaar, doch uiterlijk voor 1 maart, zendt elke fractie een verslag omtrent de wijze waarop de vergoeding aan de betreffende fractie in dat jaar werd besteed, aan de voorzitter van de raad.
1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand volgende op die waarin zij is bekend gemaakt en zij werkt terug tot 14 maart 2002.
2. Op dat tijdstip vervalt de regeling Ambtelijke bijstand zoals is vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 17 september 1996 en de verordening geldelijke tegemoetkoming gemeentefracties van 20-04-1974 nr. 168 (gewijzigd op 14-04-1977 en 14-07-1983 nr. 408, en 20-09-2001 nr. 116)
De verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning’.
Deze verordening zal worden bekendgemaakt door het plaatsen van de verordening in het Gemeenteblad. Tevens zal de verordening worden opgenomen in de algemeen verkrijgbare uitgave ‘Verzameling gemeentelijke verordeningen, besluiten en beleidsregels Zaanstad’.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zaanstad van 30 mei 2002
voorzitter,
secretaris
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De oude regeling ambtelijke bijstand, zoals deze in 1996 door burgemeester en wethouders is vastgesteld, is vervangen door een nieuwe verordening, die inspeelt op het dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult in samenwerking met de secretaris ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.
De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.
Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat er in beginsel een geheimhoudingsplicht bestaat voor de ambtenaar over de inhoud van de werkzaamheden die hij voor een raadslid heeft verricht. Als aanvulling daarop wordt een waarborg opgenomen voor de ambtenaar die bijstand verleent. Deze mag niet benadeeld worden naar aanleiding van zijn werkzaamheden voor een raadslid.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de griffie en reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem werkende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. Onder de dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie zeer beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
Ook in het organisatiebesluit en instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen.
In de verordening is ook een regeling opgenomen met betrekking tot de fractieondersteuning. Deze betreft het conditioneren van het functioneren van de fractie en anderzijds de onkosten, die een raadslid in verband met het raadslidmaatschap maakt. Deze beide aspecten zijn vervat in een financiële tegemoetkoming, waardoor aan de fracties de vrijheid wordt geboden, de fractieondersteuning in te richten op een wijze die zij zelf het meest effectief achten.
Artikelsgewijs
Artikel 1
Dit artikel bevat een aantal begripsbepalingen en spreekt voor zich.
Artikel 2
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid na tussenkomst van de griffier of secretaris in beginsel rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar uit de griffie of reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft.
Artikel 3
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. In beginsel wordt de bijstand door de griffie verleend, tenzij de bijstand kwalitatief of kwantitatief niet door de griffie kan worden verleend. In dat geval kan een beroep worden gedaan op de reguliere ambtelijke organisatie.
Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal indien de bijstand door de ambtelijke organisatie moet worden verleend, de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Artikelen 4 en 5
Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de griffier. In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 6
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Artikel 7
De hoeveelheid uren van de ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie is (vooralsnog) niet gelimiteerd. Het register dat door de griffier zal worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.
Artikel 8
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat in alle gevallen melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand.
Artikel 9
Belangrijk verschil met de regeling onder het oude systeem is dat geen melding meer wordt gemaakt van de inhoud van de verstrekte hulp. Indien een ambtenaar werk verricht voor een raadslid, moet dat geheel losgekoppeld worden van zijn reguliere werk voor het college. De ontvlechting van posities vereist dat. In plaats van een meldingsplicht van de inhoud in politiek gevoelige gevallen is nu geheimhouding juist de hoofdregel.
Artikel 10
Een ambtenaar moet zich vrij voelen raadsleden naar zijn beste kunnen bijstand te verlenen. Dit vormt een volwaardig onderdeel van zijn taak. Dit artikel beoogt de positie van de ambtenaar binnen de reguliere ambtelijke organisatie te beschermen. Hiervoor is aansluiting gezocht bij de formulering uit de Wet op de ondernemingsraden.
Artikel 11
Naast de vergoeding van de onkosten die in verband met het raadslidmaatschap worden gemaakt is ook een financiële regeling getroffen voor fractieondersteuning. Zaanstad kende al een verordening op de geldelijke tegemoetkoming aan gemeenteraadsfracties. Deze is in deze regeling nagenoeg integraal overgenomen.
De fractieondersteuning is een nieuw element in de regeling. Hierbij kan gedacht worden aan administratieve en secretariële ondersteuning maar ook het verrichten van een case-onderzoek door bijvoorbeeld een aantal studenten. Het budget, dat in de ingetrokken verordening ‘geldelijke tegemoetkoming gemeenteraadsfracties was geregeld is substantieel verhoogd om die fractieondersteuning daadwerkelijk mogelijk te maken. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en wordt dus door de raad jaarlijks vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Vandaar het variabele deel.
Artikel 12
Omdat het niet uitgesloten is dat tijdens de zittingduur van de zich wijzigingen kunnen voordoen in het aantal fracties dan wel de getalsmatige samenstelling van fracties is een regeling getroffen hoe in die situatie(s) met de financiële bijdragen wordt omgegaan.
Artikel 13
Naast vergoeding van onkosten worden de fracties grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties is niet wenselijk.
Artikel 14
De administratieve regeling in dit artikel spreekt voor zich. Daarnaast is het min of meer vanzelf sprekend dat door iedere fractie inzicht wordt gegeven in de wijze waarop de vergoeding is besteed.
Artikelen 15,16 en 17
Deze artikelen spreken voor zich.