Organisatie | Zaanstad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemene Subsidieverordening |
Citeertitel | Algemene Subsidieverordening |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | subsidies |
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-12-2003 | 06-04-2005 | nieuwe regeling | 09-10-2003 Gemeenteblad 2003 nr. 29, dd.14-10-2003 | 2003 nr. 65 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Artikel 3 Bevoegdheden van het college
Het college besluit over het al dan niet verlenen, vaststellen, wijzigen en intrekken van subsidies met inachtneming van de in de gemeentebegroting opgenomen financiële middelen en het subsidieplafond, en – indien de begroting nog niet is vastgesteld of goedgekeurd – onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.
Hoofdstuk 2 Subsidiebegroting en de aanvraag tot subsidieverlening
Het college kan - met inachtneming van de door de raad vastgestelde subsidieplafonds en beleidskaders - subsidieplafonds vaststellen voor de verlening van subsidies voor activiteiten binnen bepaalde beleidsterreinen en/of werkvelden. Indien van deze bevoegdheid gebruik wordt gemaakt, wordt bij de bekendmaking van het subsidieplafond de wijze van verdeling van de beschikbare middelen bekend gemaakt.
Hoofdstuk 4 Weigeringsgronden voor subsidie-verlening
de doelstellingen, activiteiten, statuten of reglementen van de aanvrager dan wel het beoogde gebruik van de subsidie discriminatie opleveren wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, seksuele gerichtheid, leeftijd of op welke grond dan ook. Onder discriminatie wordt in dit verband niet begrepen onderscheid ter opheffing van maatschappelijke achterstand;
Hoofdstuk 5 Verplichtingen van de subsidie-ontvanger
Het college kan bepalen aanvullend onderzoek te (laten) verrichten om een oordeel te krijgen over de effectiviteit en efficiency van de subsidieontvanger en de rechtmatigheid van de bestede gelden. De subsidieontvanger verleent medewerking aan een dergelijk onderzoek, verschaft de toezichthouders als bedoeld in artikel 15 toegang tot de betreffende accommodatie en verleent hen inzage in de boekhouding.
Hoofdstuk 7 Financiële bepalingen
Artikel 19 Vermogensvorming subsidieontvanger
De hoogte van de in het vorige lid bedoelde vergoeding wordt bepaald door het college, maar ingeval van ontbinding van de subsidieontvanger vervalt het batig saldo van de liquidatierekening – gelimiteerd tot het bedrag dat opgebouwd is met (behulp van) gemeentelijke subsidie, aan de gemeente en zal de raad het batig saldo een bestemming geven die gericht is op het belang/ welzijn van de inwoners van Zaanstad.
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) is een aanbouwwet; dit wil zeggen dat de wet uitgebreid wordt met steeds nieuwe onderdelen. Met ingang van 1 januari 1998 is de Awb onder meer uitgebreid met het onderdeel “subsidie”. Dit hoofdstuk van de Awb geeft een wettelijk kader voor alle subsidies die het Rijk en de lagere overheden toekennen. De eis dat een subsidie in beginsel steeds een wettelijke grondslag heeft, staat hierbij centraal.
Voor de gemeente betekent dit dat verstrekking van subsidies vanaf 1 januari 1998 gebaseerd moeten zijn op een verordening. Gemeenten hadden al wel vaak regels voor toekenning van subsidie op bepaalde, specifieke beleidsterreinen; de gemeente Zaanstad had bijvoorbeeld een subsidieverordening voor welzijn. Gelet op de wijziging van de Awb per 1 januari 1998 dienen de gemeenten een algemene subsidieverordening vast te stellen. Naast deze algemene subsidieverordening blijft de mogelijkheid bestaan om voor bepaalde, specifieke beleidsterreinen aparte, deelverordeningen te maken.
De algemene subsidieverordening dient voornamelijk uitvoering te geven aan het wettelijk kader en heeft daarmee het karakter van een procedureverordening. De uitwerking van het subsidiebeleid op bepaalde beleidsterreinen zal gestalte moeten krijgen in de deelverordeningen en de hierop gebaseerde beleidsregels.
Het subsidiehoofdstuk van de Awb gaat uit van een onderscheid tussen twee beschikkingen: de subsidieverlening en de subsidievaststelling. De eerste beschikking vermeldt een omschrijving van de gesubsidieerde activiteiten, het bedrag, duur van de subsidie etc. Deze beschikking gaat vooraf aan de te subsidiëren activiteiten en geeft de subsidieontvanger een voorwaardelijke aanspraak op financiële middelen, waarvan de precieze omvang vaak nog niet vaststaat.
De vaststellingsbeschikking stelt – na afloop van de activiteit c.q. subsidietijdvak – vast in hoeverre aan de voorwaarden is voldaan. In de beschikking wordt tevens het bedrag vast gesteld en vindt uitbetaling c.q. nabetaling plaats of dient – indien met voorschotten is gewerkt – een bedrag terug betaald te worden.
De term “betaling” wordt gebruikt voor de feitelijke handeling, die bestaat uit het uitkeren van geld. De verlening, vaststelling en betaling zijn de drie belangrijkste rechtsmomenten in het proces van subsidiering en daarom ook terugkeren in de opbouw van de algemene subsidieverordening.
De Awb geeft tevens een aantal bepalingen op grond waarvan een subsidieverhouding beëindigd of gewijzigd kan worden.
De Awb kent een facultatieve regeling voor de per boekjaar verstrekte subsidies aan rechtspersonen. Deze regeling is met name bedoeld voor exploitatie - en budgetsubsidies. Krachtens artikel 2, tweede lid van de verordening is deze regeling van toepassing verklaard.
Afwijkingsmogelijkheden (in deelverordeningen)
De wet geeft de gemeente de mogelijkheid om te volstaan met alleen de beschikking voor subsidievaststelling. Het voordeel is dat de aanvrager dus niet twee maal een beschikking behoeft aan te vragen.
Het ligt hierbij voor de hand dat deze keuze gemaakt wordt in de bijzondere subsidieverordeningen; immers in deze bijzondere verordeningen werk je het subsidiebeleid uit voor een specifieke doelgroep en kun je bepalen of het zinvol c.q. wenselijk is om met één of twee beschikkingen te werken.
In de algemene subsidieverordening wordt over het algemeen deze keuze niet gemaakt, omdat je als gemeente rekening moet houden met de mogelijkheid dat er subsidie-aanvragen gedaan worden, waarvoor geen bijzondere verordening geldt en je alsdan de mogelijkheid moet hebben om een keuze te doen.
De verordening is gebaseerd op de Awb. De besluiten van het college – gebaseerd op de verordening(en) staan derhalve open voor bezwaar en beroep, e.e.a. zoals is geregeld in de Awb. Een bezwaar bij c.q. beroep op de Raad is derhalve niet aan de orde.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel wordt een alfabetische opsomming gegeven van de diverse termen die voor de subsidieverstrekking van belang zijn. De lijst is met het oog op de gewenste duidelijkheid zo compleet mogelijk. De meeste omschrijvingen spreken voor zich. Enkele begrippen worden hieronder toegelicht.
Deze omschrijving is opgenomen om aan te geven dat subsidie kan worden verstrekt aan rechtspersonen of aan natuurlijke personen, al naar gelang de aard van de subsidie. Meestal zal subsidie worden verstrekt aan rechtspersonen, bijvoorbeeld subsidies op het gebied van lokaal sociaal beleid. In bepaalde gevallen verzet de aard van de subsidie zich daartegen. In die gevallen kan subsidie worden verstrekt aan natuurlijke personen, bijvoorbeeld als het gaat om woningverbetering. In bijzondere verordeningen wordt vastgelegd of de aanvrager al dan niet een rechtspersoonlijkheid (met volledige rechtsbevoegdheid) dient te zijn. Art. 4:66 Awb legt vast dat alleen rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid een per boekjaar verstrekte subsidie kunnen ontvangen. Artikel 2:30 BW geeft namelijk de mogelijkheid beperkte rechtspersoonlijkheid te verlenen aan verenigingen waarvan de statuten niet zijn opgenomen in een notariële akte. Het betreft hier de zgn. informele vereniging.
De balans beschrijft de omvang en samenstelling van het vermogen. De balans – altijd per 31 december – kent een vaste opbouw (zie bijlage voor een model).
De begrotingsposten worden ieder afzonderlijk van een toelichting voorzien. Verder behelst de begroting een vergelijking met de begroting van het lopende boekjaar en de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar, voorafgaande aan het lopende boekjaar, tenzij voor de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft nog niet eerder subsidie werd verstrekt. Bij structurele subsidies heeft de begroting in ieder geval betrekking op een periode (kalenderjaar). Wat betreft de opbouw van een begroting voor een kalenderjaar wordt dezelfde opbouw gehanteerd als voor de resultatenrekening (zie toelichting financieel jaarverslag).
Naast deze ‘traditionele’ opbouw kan de begroting als een ‘prestatiebegroting’ worden opgezet. Een prestatie is een product of activiteit. Een prestatiebegroting is vooral voor subsidies aan grote, professionele organisaties aan te bevelen (budgetsubsidies). De begroting is in dat geval de financiële vertaling van het werkplan waarover afspraken worden gemaakt (vastgelegd in de ‘uitvoeringsovereenkomst’). Zij heeft dus op hetzelfde tijdvak betrekking als het werkplan en is eveneens als het werkplan uitgesplitst naar de afzonderlijke jaren van dat tijdvak. Van iedere prestatie uit het werkplan geeft de aanvrager in de prestatiebegroting aan wat de kosten en de eventuele opbrengsten (bijv. eigen bijdragen) zijn. Om een dergelijke meerjaren prestatiebegroting te kunnen opstellen, moeten dus de kosten aan de prestaties worden toegerekend. Dit vraagt om:
Werkplan en begroting zijn de stukken die vooraf worden aangeleverd. Jaarverslag en jaarrekening worden jaarlijks achteraf door de subsidieontvanger aangeleverd. De informatie van jaarverslag en -rekening wordt op dezelfde wijze gepresenteerd als in het werkplan en de (prestatie)begroting. Daarmee wordt vergelijking mogelijk.
Hiermee wordt de structurele subsidie bedoeld aan een grote, professionele organisatie, waarbij het veelal gaat om een substantieel subsidiebedrag dat idealiter afhankelijk is van het prestatieniveau van de subsidieontvanger.
Artikel 4:67 maakt het mogelijk dat subsidie voor bepaald aantal boekjaren wordt verleend. Indien hiervoor gekozen wordt, zal altijd sprake moeten zijn van twee beschikkingen: de beschikking voor de verlening behoeft dan niet jaarlijks genomen te worden: de beschikking voor vaststelling van de subsidie dient wel jaarlijks genomen te worden. De beschikking voor subsidieverlening bevat aantal verplichtingen waaraan subsidieontvanger dient te voldoen. Het subsidieplafond (art. 4:25 e.v. Awb) en het begrotingsvoorbehoud (artikel 4:34 Awb) zijn de belangrijkste instrumenten die Awb biedt om de overheidsuitgaven aan subsidies te beheersen.
Zie de toelichting op ‘subsidie’.
Het financieel verslag geeft weer of het de subsidieontvanger in financieel opzicht zo is vergaan als was voorzien in de begroting. Het beschrijft in de ieder geval de exploitatie, ofwel de baten en de lasten, en de verandering van de vermogenspositie. Synoniemen zijn: resultatenrekening, staat van baten en lasten en winst- en verliesrekening. In de resultatenrekening wordt niet alleen een vergelijking gemaakt met de begroting, maar ook met de werkelijke cijfers over het voorgaande jaar. De resultatenrekening kan – net als de begroting – ook gerelateerd worden aan de prestaties. Als de begroting is opgezet als een prestatiebegroting, dan dient het jaarverslag zowel in de vorm van een ‘prestatieresultatenrekening’ als in traditionele vorm te bevatten. De prestatieresultatenrekening heeft dezelfde opbouw als de prestatiebegroting, met dien verstande dat niet de geraamde, maar de werkelijke kosten en baten van de onderscheiden prestaties worden weergegeven. In de bijlage is een model opgenomen van een ‘traditionele’ resultatenrekening.
Zie de toelichting op ‘subsidie’.
Het belangrijkste doel van het inhoudelijk jaarverslag is het beschrijven van de mate waarin het werkplan – de voornemens voor het betreffende jaar – zijn gerealiseerd. Het inhoudelijk jaarverslag dient tenminste de volgende zaken te bevatten:
Als het gaat om een verslag van een incidentele activiteit is het bovenstaande zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
De verordening gaat expliciet uit van kalenderjaren. Dit komt overeen met het boekjaar en de begrotingscyclus van de gemeente. Subsidie-ontvangers die een andere periode hanteren dan een kalender jaar, lopende van januari tot januari, dienen hun verantwoordingsperiode aan te passen aan het door de gemeente gehanteerde kalenderjaar. Als subsidie-ontvangers verschillende boekjaren hanteren, komt de inzichtelijkheid en de onderlinge vergelijkbaarheid (bijv. bij een evaluatie) in het geding. Zie verder artikel 19 lid 1.
Zie de toelichting op ‘subsidie’.
Bij de omschrijving van dit begrip is de definitie van artikel 4:21 lid 1 van de Awb overgenomen. In de Awb staat “door een bestuursorgaan verstrekt”. In de verordening is dit geconcretiseerd door duidelijk aan te geven dat het college voor de subsidieverstrekking het relevante bestuursorgaan is (zie ook artikel 4). De betaling voor aan de gemeente geleverde goederen en diensten is geen subsidie. Ook in de andere gevallen is er geen sprake van subsidie. Bijvoorbeeld:
De verordening maakt een onderscheid tussen incidentele en periodieke subsidies. Incidentele subsidies zijn subsidies voor eenmalige ofwel incidentele activiteiten. Het kan overigens ook gaan om projecten (een project is per definitie eindig) die een bepaald aantal jaar lopen. Kenmerkend voor periodieke subsidies is het structurele karakter. Voorbeelden hiervan zijn: budgetsubsidies, exploitatiesubsidies en waarderingssubsidies. Waarderingssubsidies worden ook wel waarderingsbijdragen genoemd. Bij budgetsubsidies en exploitatiesubsidies wordt de hoogte van de subsidie gerelateerd aan resp. het activiteitenniveau of de exploitatie. Bij waarderingssubsidies staat de hoogte van de subsidie in principe los van het activiteitenniveau of het exploitatietekort.
Subsidieontvanger en regionale subsidieontvanger
Evenals het begrip ‘aanvrager’ kan dit - ook in de Awb gehanteerde - begrip, afhankelijk van de aard van de subsidiëring, van toepassing zijn op zowel natuurlijke personen als rechtspersonen. Van de subsidieontvanger wordt verlangd dat zij de inwoners van Zaanstad dient. Er moet in beginsel een directe relatie zijn tussen de activiteiten van de subsidie-ontvanger en het belang/welzijn van de inwoners. Het is in het algemeen geen noodzaak dat de subsidieontvanger ook in de gemeente zelf is gevestigd, maar voor enkele subsidiesoorten wordt wel de voorwaarde gesteld dat subsidieontvangers in Zaanstad zijn gevestigd (zie de Deelverordening Lokaal Sociaal Beleid). Specifiek voor organisaties die wel werken voor Zaanstad, maar die elders in de regio, dus in de Zaanstreek, Wormerland of het ROA-gebied, zijn gevestigd, is de term ‘regionale subsidieontvanger’ opgenomen.
Deze term is opgenomen om te kunnen bepalen dat het werk en de gegevens van regionale subsidieontvangers voor de gemeente inzichtelijk moeten zijn (zie artikel 11 lid 2).
Het subsidietijdvak is de periode waarvoor subsidie wordt verleend. De lengte ervan is onder andere afhankelijk van de subsidiesoort. Structurele subsidies kunnen voor één jaar of voor meerdere jaren worden verleend. De gemeente heeft wat dit betreft beleidsvrijheid. Bij incidentele subsidies wordt niet zozeer voor een bepaalde periode subsidie verleend, maar voor een bepaalde, eenmalige activiteit. Die activiteit heeft dus een duidelijk begin- en eindpunt. De duur hiervan deze prestatie kan variëren van een dag tot enkele jaren.
De Awb maakt het mogelijk om ter uitvoering van de subsidieverlening overeenkomsten te sluiten (art. 4:36 Awb). De subsidiëring is en blijft conform de Awb een publiekrechtelijke handeling waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. De overeenkomst zelf wordt beheerst door het privaatrecht. Het instrument van de overeenkomst maakt het mogelijk dat de subsidieverlening de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend op hoofdlijn beschrijft, waarbij die beschrijving nader wordt uitgewerkt in de uitvoeringsovereenkomst. Een overeenkomst geeft bovendien uitdrukking aan de onderhandelingsrelatie tussen de gemeente en subsidieontvangers; van het maken van in plaats van het eenzijdig opleggen van prestatie-eisen. Veelal wordt de uitvoeringsovereenkomst gehanteerd om prestatieafspraken met grote, professionele subsidieontvangers vast te leggen. Overigens is het sluiten van een overeenkomst geen juridische noodzaak: de gemeente kan volstaan met een beschikking tot subsidieverlening waarin meer of minder precies vastlegt wat van de subsidieontvanger wordt verwacht. Deze verordening gaat er echter van uit dat uitvoeringsovereenkomsten worden gesloten
Zie de toelichting op ‘subsidie’.
Het werkplan hangt nauw samen met de begroting (zie bovenstaand). Bij budgetsubsidie zal de subsidie in de regel voor een tijdvak van meerdere jaren worden aangevraagd. In het werkplan geeft de aanvrager aan wat haar beleid is voor dat tijdvak. Dat doet zij door aan te geven welke prestaties zij denkt te leveren per jaar van dat tijdvak en welke maatschappelijke effecten zij hiermee beoogt te realiseren. De begroting is de financiële vertaling van het werkplan.
Artikel 2 Reikwijdte van de verordening
De verordening is van toepassing op alle subsidies die door het college krachtens deze verordening worden verstrekt. In bijzondere verordeningen ofwel deelverordeningen of in afzonderlijke raadsbesluiten kunnen specifieke regels worden opgenomen voor bepaalde subsidiesoorten of bepaalde categorieën aanvragers dan wel subsidieontvangers. Doorgaans zullen zowel de (algemene) bepalingen van de algemene verordening gelden als de specifieke, aanvullende regels van de deelverordening. De algemene verordening is echter niet van toepassing als de bijzondere verordening of het afzonderlijke raadsbesluit afwijkt van de algemene verordening.
Artikel 3 Bevoegdheden college
Dit artikel wijst het college aan als het voor de subsidiëring relevante bestuursorgaan. Uiteraard is het college daarbij gehouden aan de financiële grenzen die de raad in de gemeentebegroting en het subsidieplafond heeft vastgesteld (lid 1). Het college is tevens bevoegd aan de subsidieverlening voorwaarden en voorschriften te verbinden en uitvoeringsovereenkomsten aan te gaan en te ontbinden (lid 2). Tenslotte is het college bevoegd om te besluiten over subsidies waarvoor een wettelijke grondslag zoals bedoeld in artikel 4:2 van de Awb ontbreekt (lid 3).
Het verdient aanbeveling om periodiek het subsidiebeleid en de praktijk tegen het licht te houden en zo nodig bij te stellen. Dit artikel legt hiertoe de verplichting bij het college om dit eenmaal in de vier jaar te doen, Uitgangspunt is dat dit parallel loopt aan de periode van de Raad. De evaluatie dient in principe gereed te zijn aan het einde van het tweede zittingsjaar van de raad.
Teneinde de subsidie-uitgaven te beheersen wordt gewerkt met het zogenaamde subsidieplafond (afdeling 4.2.2 van de Awb). Het subsidieplafond voorkomt een open-eindefinanciering. De raad stelt het financiële kader vast met het vaststellen van de gemeentebegroting. Binnen dit kader kan het college voor bepaalde beleidsterreinen en/of werkvelden subsidieplafonds vaststellen. Als een vastgesteld subsidieplafond dreigt te worden overschreden, treedt de regeling van lid 3 en lid 4 in werking. In eerste instantie zal getracht worden de aanvragen te ordenen op basis van een inhoudelijke, kwalitatieve beoordeling.
Als dit niet mogelijk blijkt, dan wordt het beschikbare budget verdeeld op basis van de volgorde van de aanvragen tot het maximum van het subsidieplafond is bereikt. Uiteraard komen subsidieontvangers slechts voor subsidie aanmerking als zij voor het overige aan alle eisen en voorschriften voldoen.
Cruciaal is dat het subsidieplafond op correcte wijze bekend wordt gemaakt evenals de wijze van verdeling. Ook dient bij het bekend maken te worden gewezen op de mogelijke gevolgen van het subsidieplafond (lid 5).
In artikel 4:2 van de Awb is een algemene bepaling over aanvragen opgenomen. Daarin staat bijvoorbeeld dat de aanvraag moet zijn ondertekend. Op grond van artikel 4:4 van de Awb is het college bevoegd om voor het indienen van aanvragen en het verstrekken van gegevens een formulier vast te stellen. Zowel voor de aanvrager als voor de gemeente is het praktisch om te werken met formulieren. De aanvrager weet dan welke informatie zij moet leveren en de gemeente beschikt op overzichtelijke wijze over alle relevante informatie. Dit vergemakkelijkt de onderlinge vergelijking van instellingen, hetgeen van belang kan zijn voor een evaluatie van het beleid, en komt de efficiëntie van het subsidieverleningsproces ten goede.
Gegevens die voor de aanvraag nodig en die door middel van het formulier kunnen worden gevraagd zijn:
een omschrijving van de activiteiten met vermelding van de aard en het doel ervan en de datum waarop of het tijdvak waarbinnen de activiteiten uitgevoerd worden en voorzover het een aanvraag voor een periodieke subsidie betreft eventuele afwijkingen ten opzichte van het voorgaande jaar dan wel tijdvak;
Het college stelt regels vast omtrent het tijdstip waarop aanvragen voor subsidies ingediend dienen te zijn. Indien er bijzondere verordeningen vastgesteld worden door de raad, dient hierin het tijdstip bepaald te worden, waarop aanvragen voor subsidies ingediend dienen te zijn.
Indien een bijzondere subsidieverordening niet van toepassing is, dient het college binnen 13 weken te beslissen op een aanvraag. Het college, kan, met redenen omkleed, deze termijn met ten hoogste 13 weken verlengen.
Artikel 4:25 en 4:35 van de Awb noemen een aantal weigeringsgronden. Artikel 4:25 geeft als grond het overschrijden van het subsidieplafond. Volgens artikel 4:35 kan de subsidieverlening in ieder geval worden geweigerd indien er een gegronde reden bestaat om aan te nemen dat:
In aanvulling op deze gronden bevat artikel 9 van de verordening enkele weigeringsgronden (lid 1). Bovendien kan het college in beleidsregels nog aanvullende weigeringsgronden opnemen (lid 2). Deze aanvullende gronden zullen betrekking hebben op een specifieke subsidiesoort. Een specifieke subsidiesoort wordt in principe in een bijzondere verordening geregeld. Daarom is aan lid 2 het voorbehoud toegevoegd dat alleen aanvullende weigeringsgronden in beleidsregels kunnen worden opgenomen als er (voor de betreffende subsidiesoort) nog geen aanvullende weigeringsgronden in een bijzondere verordening zijn vastgelegd. Als dat namelijk wel het geval is, dan wordt met het oog op de rechtszekerheid de bijzondere verordening geacht uitputtend te zijn.
De weigeringsgronden van artikel 9 kunnen worden gebruikt indien er voldoende geld beschikbaar is gesteld door de raad. Indien er geen of onvoldoende geld beschikbaar is, dan kan de subsidie namelijk worden geweigerd op grond van artikel 5 (subsidieplafond).
Artikel 9, lid 1 sub g. is als weigeringgrond opgenomen omdat versnippering van het subsidiebudget zo veel mogelijk voorkomen dient te worden. Indien subsidie voor bepaalde activiteiten reeds toegekend wordt aan bepaalde organisaties, wil de gemeente de mogelijkheid hebben om een aanvraag te weigeren van een nieuwe aanvrager die voor gelijke activiteiten subsidie aanvraagt.
Artikel 10 Doelgebonden verplichtingen
Artikel 4:37 van de Awb bevat een overzicht van verplichtingen die het bestuursorgaan kan opleggen. Diverse verplichtingen zijn hiertoe in de verordening opgenomen. Op grond van artikel 4:38 van de Awb kan het bestuursorgaan ook andere verplichtingen aan de subsidieverlening verbinden die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Deze verplichtingen dienen volgens de Awb bij of krachtens de (deel)verordening te worden opgelegd bij de subsidieverlening. Om dit te kunnen doen is artikel 10 lid 2 opgenomen.
Artikel 11 Financieel-administratieve verplichtingen
In dit artikel staat een aantal algemene financieel-administratieve verplichtingen. In het eerste lid is bepaald dat het boekjaar van een subsidieontvanger voor wat betreft de subsidieaanvraag en verantwoording gelijk moet zijn aan het kalenderjaar. Sommige subsidieontvangers bijvoorbeeld sommige sportverenigingen hanteren een ander boekjaar dan het kalenderjaar. Het is voor deze subsidieontvangers hierdoor moeilijk om op tijd de jaarstukken in te dienen. Dit kan nodeloze discussie met de gemeente opleveren als niet expliciet is bepaald dat het boekjaar gelijk moet zijn aan het kalenderjaar. De subsidie-ontvanger vraagt of ontvangt subsidie en het is dan ook redelijk dat de gemeente verlangt dat de aanvrager/ subsidieontvanger zich aanpast aan de regels en termijnen van de gemeente en niet omgekeerd. Daarmee kan de subsidieontvanger bovendien voorkomen dat zij geconfronteerd wordt met een subsidieverlaging als gevolg van het niet tijdig voldoen aan de verplichtingen.
Artikel 12 Zorgvuldig beheer en verzekeringsplicht
Gesteld kan worden dat het vooral een zaak van de subsidieontvanger zelf is om de haar toevertrouwde middelen goed te beheren. Dit pas immers in het idee van budgetsubsidiëring. De eigen verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger dient voorop te staan, maar het is niettemin raadzaam om in de verordening enkele elementaire waarborgen op te nemen, zoals verwoord in dit artikel, waarmee voorkomen kan worden dat een subsidieontvanger onverantwoorde risico’s neemt.
Om tijdig te kunnen bijsturen dan wel maatregelen te nemen mocht dat nodig zijn, dient de gemeente tijdig te worden geïnformeerd. Op grond van dit artikel is de subsidieontvanger met het oog hierop verplicht een aantal zaken terstond schriftelijk aan het college te melden.
Uiteraard dient de subsidieontvanger een verantwoording in te dienen. Dit gaat vooral om de vraag: hebben de activiteiten plaatsgevonden en wat waren de baten en lasten? In dit artikel is vastgelegd welke gegevens de subsidieontvanger moet indienen en wanneer (zie ook de toelichting op artikel 1). De hoofdregel is dat de in het eerste lid genoemde gegevens voor 1 maart moeten worden ingediend. Voor de subsidieontvangers waarmee een uitvoeringsovereenkomst is gesloten (budgetsubsidies), dient voor 1 maart de conceptverantwoording te worden ingediend en voor 1 mei de definitieve versie (lid 2). Voor incidentele subsidies dient de verantwoording binnen 12 weken na de gesubsidieerde activiteit te worden ingediend (lid 3). Het college heeft ten slotte nog een aantal bevoegdheden met betrekking tot de verantwoording (lid 4 en lid 5). Het college kan op grond van artikel 15 toezichthouders aanwijzen. Deze kunnen in opdracht van het college aanvullend onderzoek doen naar de effectiviteit en efficiëntie (lid 6). De subsidieontvanger is verplicht aan een dergelijk onderzoek mee te werken.
Het college heeft de mogelijkheid om toezichthouders aan te wijzen die de naleving van de verordening kunnen controleren. ‘Toezichthouder’ is een juridische term hetgeen betekent dat voor de aanwijzing, de rechten en plichten van toezichthouders specifieke regels gelden. Deze zijn opgenomen in afdeling 5.2 van de Awb.
De aanspraak op financiële middelen, ofwel de subsidie, wordt definitief door middel van de subsidievaststelling. De Awb biedt de mogelijkheid om subsidies ambtshalve vast te stellen of op basis van een aanvraag. In deze verordening is vastgelegd dat de subsidieontvanger een aanvraag moet indienen. Hoofdbestanddeel van de aanvraag is de verantwoording die op grond van artikel 14 wordt ingediend.
Echter de mogelijkheid bestaat dat de gemeenteraad voor bepaalde groepen c.q. beleidsterreinen wil volstaan met één beschikking. Dit kan in de bijzondere verordeningen aangegeven worden.
Artikel 17 Subsidievaststelling
Subsidie kan voor een tijdvak van één of meerdere jaren worden verleend, maar de vaststelling geschiedt per boekjaar. Bij een meerjarige subsidie wordt dus in principe na afloop van ieder afzonderlijk jaar van het subsidietijdvak de subsidie voor het betreffende jaar vastgesteld (lid 1). In lid 2 wordt de termijn van de subsidievaststelling vastgelegd. In lid 3 en 4 is de mogelijkheid opgenomen om voor bepaalde categorieën de subsidieverlening en –vaststelling samen te laten vallen. Dat kan omwille van een efficiënt subsidieproces aan te bevelen zijn.
In artikel 4:54 van de Awb is bepaald dat voorschotten kunnen worden verleend, mits dit bij wettelijk voorschrift of bij de subsidieverlening is bepaald. Artikel 18 legt de mogelijkheid in de verordening vast en geeft de bevoegdheid tot bevoorschotting aan het college. Voorschotverlening is naast subsidieverlening en subsidievaststelling één van de drie beschikkingen die de Awb noemt. De beschikking dient het bedrag van het voorschot te vermelden, dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald (artikel 4:54 lid 2). Tegen deze beschikking kan de subsidieontvanger in bezwaar gaan.
Om de last van eventuele bezwaarschriftprocedures te beperken, is het zinvol de beschikking tot voorschotverlening te combineren met de beschikking tot subsidieverlening. In deze zin is ook lid 1 van artikel 18 verwoord. Lid 2 bevat de praktische regel dat de voorschotten kunnen worden verrekend met vorderingen op de betreffende subsidieontvanger.
Artikel 19 Vermogensvorming subsidieontvanger
Een subsidieontvanger met structurele subsidie mag in principe reserveren (lid 1). Dit artikel geldt dus niet voor subsidieontvangers met incidentele subsidie. Daarvoor wordt de hoogte namelijk afhankelijk gesteld van het exploitatieresultaat. Aan de hoogte van de reserve is geen maximum gebonden. Dit betekent dat de subsidieontvanger mede met de subsidie een vermogen kan opbouwen. Dit kan zij gebruiken om toekomstige tegenvallers op te vangen en om haar afhankelijkheid van de gemeente te verminderen. Zo wordt zij immers ook gestimuleerd om inkomsten uit andere bronnen te verwerven. Bij een systematiek van budgetsubsidie waarbij de subsidieontvanger zelf verantwoordelijk is voor het resultaat, moet zij ook in staat worden gesteld deze verantwoordelijkheid daadwerkelijk te kunnen dragen. Daarbij hoort de mogelijkheid een financiële buffer te kunnen vormen. In bepaalde gevallen is de subsidieontvanger niettemin een vergoeding verschuldigd voor de vermogensopbouw (lid 2). Volgens artikel 4:41 van de Awb is een vergoeding slechts verschuldigd in bepaalde, in de wet genoemde gevallen en indien de verordening hiertoe de mogelijkheid biedt. De gevallen die in de verordening worden genoemd, zijn toegestaan volgens artikel 4:41 van de Awb. De Awb stelt verder als voorwaarde dat aangegeven moet zijn hoe de hoogte van de vergoeding wordt bepaald. De hoogte wordt in principe door het college bepaald (lid 3). Hierin heeft hij beleidsvrijheid. In het geval van ontbinding van de rechtspersoon die de subsidie ontving is er echter geen beleidsvrijheid. In dat geval is de vergoeding namelijk gelijk aan dat deel van het vermogen dat gerelateerd is aan de verstrekte subsidie. Dit houdt in dat – indien sprake is van vermogensvorming over een periode van meerdere jaren, bij de jaarlijkse vaststelling aangegeven wordt, welk deel van het opgebouwd vermogen gerelateerd kan worden aan de verstrekte subsidie.
Artikel 20 Onvoorziene situaties
Deze bepaling spreekt voor zich.
Dit artikel behoeft geen nader toelichting.