Organisatie | Schiedam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Schiedam |
Citeertitel | Financiële verordening gemeente Schiedam 2009 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze intern werkende verordening bevat geen algemeen verbindende voorschriften.
Gemeentewet, art. 212
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2009 | 01-01-2012 | Nieuwe regeling | 18-12-2006 Onbekend | 16-04-2009,VR32/2009 |
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
rechtmatigheid: het overeenstemmen van het tot stand komen van de (financiële) beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de door de raad in het normenkader c.q. toetsingskader vastgestelde wetgeving en (externe en interne) regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.
uiteenzetting financiële positie: het deel van de begroting dat samen met het overzicht van de baten en lasten de basis vormt voor de controle van de rechtmatigheid en het getrouwe beeld van de jaarrekening door de accountant. De financiële positie bestaat uit de investeringen, financiering, reserves en voorzieningen.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2. Planning en controlcyclus
Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de producten uit de planning en controlcyclus.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. In de jaarstukken wordt het bedrag aan verleende garanties en waarborgen vermeld.
De begroting en de jaarstukken kunnen naast de verplichte paragrafen op grond van het BBV ook eigen gemeentelijke paragrafen bevatten. Op voorstel van het college besluit raad gemeente specifieke paragrafen toe te voegen aan de begroting en de jaarstukken; deze gelden voor de gehele raadsperiode of de duur waarvoor deze nodig geacht worden.
Artikel 5 Kaders ontwerp-begroting en jaarstukken
De raad stelt deze plannen vast. Indien een onderhoudsplan ontbreekt wordt in de ontwerpbegroting voor het ramen van het onderhoudsbudget uitgegaan van de geautoriseerde bedragen uit de vorige begroting.
De jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag. Dit is de verantwoording van het college van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer, op hoofdlijnen de beleids-doelstellingen en maatschappelijke effecten die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de begroting. De uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven worden gemeld.
c. De jaarstukken zijn ingedeeld overeenkomstig de indeling van de begroting.
Artikel 6. Uitvoering en autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd en kunnen door het college ten uitvoer worden gebracht.
De wijze waarop de raad met de autorisatie van de kredieten voor de grondexploitaties wil omgaan wordt vastgelegd in de nota grondbeleid. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt minimaal aandacht besteed aan:
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
Het college rapporteert de raad door middel van één bestuurlijke rapportage over de verwachte realisatie en effecten van de uitvoering van het beleid en de begroting. Gerapporteerd wordt over de afwijkingen van het beleid zoals dat is vastgelegd in de programma-begroting en gaat maximaal over de eerste 6 maanden van het lopende begrotingsjaar. De rapportage wordt de raad tijdig aangeboden zodat deze in de septembercyclus kan worden behandeld.
De raad wordt per kwartaal gerapporteerd over de budgettaire effecten van de uitvoering van de begroting door middel van een financiële rapportage. De rapportage bevat een voorstel tot bijstelling van geautoriseerde lasten, baten, investeringskredieten, mutaties op reserves, een toelichting op de gemelde afwijkingen en de begrotingspositie.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 9 Reserves en voorzieningen
De raad neemt vervolgens hiertoe het besluit.
In de jaarstukken wordt jaarlijks de geactualiseerde stand van zaken voor de reserves en voorzieningen gemeld. De mutaties in de jaarrekening vinden plaats tot het maximum waarvoor deze geautoriseerd zijn in de begroting. Blijken de werkelijke lasten/baten die aan een reserve of voorziening is gekoppeld in een boekjaar lager te zijn dan wordt het lagere maar werkelijke bedrag gemuteerd.
Artikel 12. Financieringsfunctie
Het college neemt in een treasurystatuut op de regels die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van in lid 1 punt b genoemde beheersing van risico’s. Bij gewijzigde wet- of regelgeving of indien interne organisatorische maatregelen hiertoe aanleiding geven, zorgt het college voor tijdige actualisatie.
Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak, bedingt het college zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het publiek belang van dergelijke uitzettingen van middelen verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
Daarnaast neemt het college in ieder geval op in:
de paragraaf Bedrijfsvoering de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de kosten van inhuur derden, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten en de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant en bijstelling van beleid voor waarderen en afschrijven en reserves en voorzieningen;
Hoofdstuk 4. Financieel beheer en interne controle
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Deze zijn overgenomen uit de verordening 2007.
Artikel 2. Planning en controlcyclus
Dit betreft het jaarlijkse planningsoverzicht van het college voor de raad. Daarmee heeft de raad inzicht in de data waarop de onderscheiden stukken uit de planning en controlcyclus worden aangeboden en ter vaststelling kunnen worden geagendeerd. Het overzicht is bij wijze van spreken het spoorboekje voor de raad en het college voor de financiële jaarplanning. Daarbij gaat het om de producten uit de p en c cyclus zoals daar zijn de jaarstukken, de (kaderstellende) zomernota, de bestuurlijke rapportage, de financiële rapportages en de begroting met de meerjarenraming.
Dit artikel regelt de inrichting van de programma-begroting en de jaarstukken.
Lid 1: De indeling van de programma’s worden bij aanvang van iedere raadsperiode door de raad vast-gesteld. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uitein-delijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. De gemeente, lees college, kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (artikel 189 lid 4 Gemeentewet).
In de meeste gevallen is het niet raadzaam en ook niet nodig de gehele begroting en jaarstukken overhoop te halen. Als de indeling en gebruikte indicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. In andere gevallen zijn (kleine) bijstellingen of wijzigingen meestal voldoende. De opzet van de begroting is ook de opzet voor de jaarstukken (BBV).
Leden 2 en 3: Het is het zogenaamde SMART-maken van de begroting. Het opnemen van dit lid is geen wettelijke plicht, maar gelet op het belang voor de raad (kaderstellende en controlerende rol) worden per programma van de begroting indicatoren opgenomen om de gemeente te monitoren op de 3 W-vragen. Deze lijn is in Schiedam al ingezet.
Het college zorgt voor de indicatoren en de onderbouwing en verzamelt hiertoe de benodigde informatie. De raad kan vanuit zijn controlerende rol de doelmatigheid en de doeltreffendheid meten.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting en als gevolg daarvan ook voor de jaarstukken; deze dienen qua opzet gelijk te zijn.
De programma’s en programma-indeling worden qua bevoegdheid geregeld in artikel 3, namelijk door de raad. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Dit doet het college naar eigen inzicht en behoefte. Artikel 2 lid 3 BBV, de bruto benadering is voorgeschreven.
Lid 1: Het college geeft de raad het inzicht door in de begroting per programma een overzicht van de producten met ramingen en in de jaarstukken, onder het jaarverslag, de realisatie van de producten op te nemen. De productrealisatie bij het jaarverslag voegen is geen standaard verplichting in het BBV. Door dit onderdeel van het jaarverslag te maken en niet van de jaarrekening, maakt dit geen onderdeel uit van de accountantscontrole. Dit heeft de wet ook niet bedoeld.
Indien naar het oordeel van het college wijziging van de productenindeling nodig is, kan het college dit naar eigen inzicht doen. Wel dient de raad hierover geïnformeerd te worden. In de begroting en de jaarstukken wordt dit expliciet gemeld. Daarbij dienen de budgetregels in acht te worden genomen..
Lid 2: Het BBV verplicht aandacht te geven in de begroting aan de investeringen. Deze bepaling werkt dit nader uit door te bepalen dat er bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven. Dit gebeurt door in de begroting een investeringsplan op te nemen. De raad autoriseert met de vastteling van de begroting ook deze investeringen (zie artikel 6lid 2). Voor de investeringen in de jaarstukken wordt verwezen naar artikel 5 lid 4 letter b.
Om een goed inzicht in de financiële positie te hebben dient er bij de jaarstukken inzicht gegeven te worden in het bedrag aan verleende waarborgen en garanties.
Lid 3: De BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor om te gebruiken in de begroting en de jaarstukken. Dit lid geeft de raad de mogelijkheid dit wettelijke aantal te vergroten indien daaraan behoefte is. Denk bijv. aan een paragraaf rechtmatigheid, subsidies etc.
Het gaat in een paraaf om een specifiek beleidsveld waarvan de lasten en baten over meerdere programma’s verspreid zijn. Ook het beleid kan daarin meegenomen worden.
Schiedam kent de paragraaf Grote Stedenbeleid.
Verwezen wordt naar artikel 13 uit deze verordening waar de verplichte paragrafen in de begroting worden benoemd en de informatiebehoefte wordt aangegeven.
Artikel 5 Kaders ontwerp-begroting en jaarstukken
Hier staat een aantal uitgangspunten dat het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen in de Gemeentewet en het BBV.
Lid 1 bepaalt dat de raad voorafgaand aan het opstellen van de begroting een zgn. kadestellende nota van het college vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De vastgestelde kaders geven de richting aan het college voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming. Gebruikelijk is de vaststelling van de zomernota voor het zomerreces te doen.
Lid 2: Artikel 189 lid 2 gemeentewet bepaalt dat de begroting een post voor onvoorziene uitgaven bevat. Artikel 8 van het BBV zegt dat het bedrag voor onvoorziene uitgaven moet zijn opgenomen in het programmaplan (=programmabegroting).
Schiedam werkt met een raadsprogramma Financiën, waarvan de post onvoorzien onderdeel is. Het autorisatieniveau van de raad bepaalt de bevoegdheid van het college voor het gebruik van de post onvoorziene uitgaven. In deze verordening is het autorisatieniveau (zie artikel 6 lid 2) het totaal van de lasten en baten per programma en de investeringskredieten. Deze wijze waarop de post onvoorziene uitgaven mag worden aangewend, wordt bepaald in de notitie Financieel Afwijkingenbeleid.
Lid 3 bevat als aanvullend kader voor het opstellen van de ontwerp-begroting dat de onderhoudsbud-getten worden geraamd op grond van de onderhoudsplannen zoals die door de raad zijn vastgesteld.
De bedoelde plannen worden genoemd onder a,b en c.
Hiermee kan de raad de kaders voor het toekomstige onderhoudsniveau kan vaststellen.
Indien er geen onderhoudsplannen zijn wordt voor de kaderstelling een alternatief gegeven namelijk dat in de ontwerpbegroting voor de onderhoudsbudgetten de geautoriseerde structurele bedragen uit de vorige begroting worden overgenomen.
Lid 4 regelt het sluitstuk van de begrotingscyclus t.w. de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college in de jaarstukken. Dit is ten behoeve van de controlerende rol van de raad.
De verantwoording voorziet in de beantwoording van de 3W’s:
Dit is gerelateerd aan de begrotingsuitgangspunten.
De jaarstukken zijn ingedeeld overeenkomstig de indeling van de begroting (verplichting BBV), waaraan wordt toegevoegd een verslag zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet. Daarbij wordt ook het inzicht in het verloop in de beschikbaar gestelde investeringskredieten in de jaarstukken gemeld.
De datum van aanbieding en behandeling wordt aangegeven in het planningsoverzicht van het college (zie artikel 2).
Lid 5 geeft aan dat de ervaringen in het afgelopen jaar meegenomen moeten worden naar de volgende begrotingen.
Artikel 6. Uitvoering begroting, autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringskredieten
Lid 1: De raad stelt eisen die van belang zijn voor de opstelling van de productraming. In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan deze eis te voldoen. Deze regels zijn aan het college voorbehouden.
Letter a: De programmabegroting die de raad vaststelt, is het kader voor het college bij de uitvoering. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting op hoofdlijnen het door het college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma´s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Het college stelt vervolgens de productenbegroting vast. Deze verhouding is wettelijk geregeld.
Letter b: geeft aan dat de werkelijk gemaakte kosten en opbrengsten altijd juist moeten worden verantwoord. Dit heeft te maken met het verschrijven naar andere begrotingsposten; dat is niet toegestaan.
De regels die gehanteerd worden ingeval afgeweken wordt van de geautoriseerde ramingen worden vastgesteld door de Raad in de notitie Financieel Afwijkingenbeleid (zie lid 5 en 6).
Lid 2 geeft aan dat de autorisatie door de raad plaatsvindt op programmaniveau. Bij het vaststellen van de begroting worden lasten en baten per programma en de investeringskredieten geautoriseerd. Voor de autorisatie van de investeringskredieten is het efficiënt deze bij begrotingsbehandeling mee te nemen. Het college kan vervolgens overgaan tot uitvoering.
Lid 3 bepaalt dat de raad investeringskredieten kan aangeven die niet meteen worden geautoriseerd en eerst op een later moment via een apart voorstel naar de raad gaan voor het dan beschikbaar stellen van het krediet. In dat laatste geval is het college nog niet bevoegd om verplichtingen voor deze kredieten aan te gaan. De raad geeft bij de besluitvorming over de begroting dit expliciet aan!
De niet uitgezonderde kredieten worden met het vaststellen van de begroting geacht te zijn beschikbaar gesteld door de raad. Voor deze kredieten wordt geen apart voorstel aan de raad meer voorgelegd. Het college is dan bevoegd om, na vaststelling van de begroting, deze kredieten te gaan uitvoeren.
Lid 4: Gedurende het jaar kunnen er nieuwe investeringsvoornemens op tafel komen die bij het opstellen van de begroting niet voorzien waren. Dit lid regelt de autorisatie. Het afwijkingenbeleid speelt daarop in.
In principe besluit de raad over iedere euro in de begroting. Om te voorkomen dat het college voor iedere euro afwijking eerst met een voorstel naar de raad moet, is afgesproken dat er een beleidskader voor het college moet komen. Daarmee kan het college bevoegd praktisch en efficiënt werken.
In dit beleidskader (notitie Financieel Afwijkingenbeleid gemeente Schiedam) stelt de raad de regels vast voor het college om te kunnen handelen op het terrein van rapporteren en begrotingsafwijkingen.
Lid 7. Een bijzondere aanpak geldt de kredieten voor de grondexploitaties. De wijze waarop de raad met de autorisatie en transparantie wenst om te gaan, wordt opgenomen in de nota Grondbeleid. Deze nota zal regelmatig herijkt moeten worden (tenminste eens in de 4 jaren).
De paragraaf Grondbeleid (verplicht op grond van het BBV) kent minimale kwaliteitseisen. De aanvullende eisen staan in artikel 13 lid 2 letter g.
Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie
Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages.
Lid 1: Op basis van de bestuurlijke rapportage wordt de raad geïnformeerd over de uitvoering van het vastgestelde beleid en de begroting en met name over eventuele afwijkingen in het lopende beleid en de begroting. De behandeling door de raad wordt gedaan in de septembercyclus.
Onderwerpen voor nieuw beleid lopen mee op de integrale afwegingsmoment (zomernota en begroting) dan wel ingeval van spoed middels een apart raadsvoorstel.
Aangegeven wordt dat er één tussenrapportage opgesteld moet worden. Daarnaast worden 4 kwartaal rapportages gemeld (lid 3) over de financiële gevolgen van de genomen besluiten en het effect ervan op de financiële positie van de gemeente.
Lid 2 bevat bepalingen over de inhoud van de rapportage. Naast de reguliere lasten en baten en kredieten zal er ook gerapporteerd worden over de algemene uitkering, de rente en -ontwikkelingen.
Lid 3 geeft aan dat de raad per kwartaal wordt geïnformeerd over de budgettaire effecten van de genomen besluiten en de financiële positie. De minimale inhoud wordt aangegeven.
Lid 4 Borduurt op de wettelijke bevoegdheid van het college volgens artikel 160 gemeentewet en zulks ter uitvoering van de vastgestelde begroting. Voor het doen van uitgaven die in de begroting geraamd zijn, en dus geautoriseerd zijn door de raad, kan het college ter uitvoering verplichtingen aangaan.
Lid 5 regelt de raad de informatie die ze vooraf van het college wenst voor het aangaan van een mogelijk financieel gevolg vanwege het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties niet geraamd worden is hiervoor een aparte redactie opgenomen. De informatie gebeurt achteraf indien het onder de gestelde grens blijft.
De bepaling ontslaat het college niet van de wettelijke informatieplicht in andere gevallen. Ook moeten besluiten van het college voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen passen binnen de kaders van het beleid dat door de raad is uiteengezet. Het artikel schept slechts duidelijkheid tussen het college en de raad over wanneer de raad in elk geval vooraf wenst te worden geïnformeerd en in de gelegenheid wil worden gesteld zijn wensen en bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
Artikel 169 lid 4: Zij geven de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
Artikel 8. Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat.
Lid 1: In de vorige financiële verordening staan de afschrijvingsmethoden en -termijnen direct in de verordening. De verordening 2009 geeft hier aan dat het college periodiek de raad een nota aanbiedt over het beleid dat gevoerd wordt op het gebied van waarderen en afschrijven. Op 18 december 2006 heeft de raad de nota Investeren, waarderen en afschrijven vastgesteld.
Niet gekozen is om een vaste termijn in deze verordening op te nemen voor de nota van bijv. om de 4 jaar een nieuwe beleidsnota, omdat het aantal beleidswijzigingen niet groot zal zijn en de getrouwheid in de jaarrekening van groot belang is.
In lid 2 worden de onderwerpen aangegeven die in zo’n nota minimaal staan om de raad voldoende inzicht te geven het beleid vast te stellen. Het beleid wordt door de raad vastgesteld en vervolgens door het college in praktijk gebracht.
Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Gemeenten moeten deze aanpassen aan de eigenheid van hun gemeente.
Lid 3 geeft aan dat tussentijdse beleidsbijstellingen niet uit te sluiten zijn. Denk bijv. aan de nota’s die de commissie BBV uitbrengt. Dit zijn veelal wettelijke aanpassingen. De kleinere en enkelvoudige wijzigingen of die aangekondigd worden voor uitwerking op termijn en/of als het moment waarop deze verschijnen daartoe aanleiding geven, worden in de paragraaf Bedrijfsvoering opgenomen en vermeld. Na vaststelling van de begroting worden deze dan geoperationaliseerd. Indien het zicht op een helder beleid wordt verstoord of bij majeure beleidswijzigingen is het verstandig om op te schalen naar een volledige nota als bedoeld onder 1.
Lid 4 geeft het sluitstuk. Niet alles is uit te sluiten. Dus ook niet dat in een incidenteel voorkomend geval afwijking van het beleid nodig is. Alleen de raad kan hiertoe besluiten.
Artikel 9 Reserves en voorzieningen
Lid 1: Voor alle taken/activiteiten brengt de raad jaarlijks op de begroting de bedrag(en) die hij daarvoor beschikbaar stelt alsmede welke financiële middelen (dekking) hiertoe ingezet kunnen worden.
Lid 2: De raad is verantwoordelijk voor het evenwicht in de (meerjaren)begroting.
Lid 3: Behoudens bij preventief toezicht (art. 208 en 209GW) kunnen ten laste van de gemeente slechts lasten en daarmee overeenstemmende balansmutaties worden genomen tot de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht.
Lid 3 van dit artikel maakt duidelijk dat balansmutaties, lees reserves en voorzieningen, als gevolg van lasten kunnen optreden als deze in de begroting staan en tot het bedrag van die lasten. Alleen de raad is bevoegd deze op de begroting te zetten, zegt het artikel verder. Algemeen erkend is ook dat de reserves en voorzieningen een bevoegdheid zijn van de raad.
Ter verdere uitvoering aan het bepaalde in de gemeentewet, geeft de Financiële verordening 2009 de volgende regels:
Lid 1 bepaalt dat het college periodiek de raad een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt. Indien ingrijpende wetswijzigingen of interne oorzaken aanleiding geven brengt het college een nieuwe nota uit met een voorstel tot wijzing voor de raad.
Lid 2: De minimale criteria voor deze nota worden gegeven. Daardoor krijgt de raad voldoende inzicht om het beleid vast te stellen. Met het vaststellen van deze nota stelt de raad de kaders vast voor de vorming van reserves en voorzieningen. Het beleid wordt door de raad vastgesteld en vervolgens door het college in praktijk gebracht.
Lid 3: Voor een beleidsvoornemen kan de raad een bestemmingsreserve vormen. Hiermee wordt op de balans van de gemeente tot uitdrukking gebracht dat een toekomstige beslag op het eigen vermogen gelegd wordt. In dit lid zijn de voorwaarden voor een voorstel voor een dergelijke bestemmingsreserve opgenomen. De raad besluit hierover.
Lid 4 geeft de regels voor beleidsvoornemens die niet (altijd) direct leiden tot daadwerkelijke uitvoering en besteding van middelen. Het gevaar bestaat dat bestemmingsreserves op de balans blijven staan maar waar tegenover geen voornemens/bestemming meer bestaan of voor een ander doel worden ingezet (raadsbevoegdheid). Door bij het beleid en/of het instellen van een bestemmingsreserve een maximale “houdbaarheidsdatum” op te nemen kan dit worden voorkomen. Hiervoor moet wel in deze verordening de bepaling worden opgenomen dat bestemmingsreserves die de houdbaarheidsdatum hebben overschreden, vervallen. Maar ook wat er met de gereserveerde gelden moet gebeuren. In dit lid wordt geregeld dat deze weer aan de algemene reserve worden toegevoegd.
Lid 5. Aan de vorming en instelling van een onderhoudsvoorziening moet een meerjarig plan ten grondslag liggen. Uit een dergelijk plan blijkt de omvang van de voorziening. De accountant vraagt om zo’n plan. Denk aan de beheerplannen, het grp ed. Zie ook artikel 5 lid 3.
Lid 6. In de jaarstukken wordt de werkelijke stand van zaken van de reserves en voorzieningen geactua-liseerd. Verwezen wordt naar de tekst van art. 189 lid 3 Gemeentewet. Het maximum waarvoor de reserve of voorziening gemuteerd mag worden is daarmee bepaald.
Lid 7 geeft de weg bij tussentijdse bijstelling van het beleid. Hetgeen onder art. 8 lid 3 is toegelicht geldt ook hier.
Lid 8 geeft het sluitstuk aan. Niet alles is uit te sluiten. Dus ook niet dat in voorkomend geval afwijking van het beleid nodig is. Alleen de raad kan hiertoe besluiten.
Artikel 10. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht.
Dit artikel geeft de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.
Lid 1 bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.
Lid 2 bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229 b Gemeentewet biedt.
Lid 3 geeft aan op welke wijze de omslagrente wordt bepaald. Alle rentecomponenten doen hieraan mee.
Bij de vaststelling van de kaders voor de ontwerpbegroting (zie artikel 5) worden ook de interne rentepercentages vastgesteld voor de rentetoerekening aan activa en de bespaarde rente.
De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college haar systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen
Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die niet kan worden gedelegeerd (artikel 156 Gemeentewet).
Lid 1 bepaalt dat de raad, op voorstel van het college, de tarieven voor de belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing en meer rechten (en leges) en retributies jaarlijks vaststelt.
Leden 2, 3, 4 en 5: Daar waar bij het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken een publiek belang in het geding is en prijzen lager dan marktconform worden vastgesteld, is het aan de raad om het publiek belang te definiëren en het college kaders mee te geven voor het afwijken van marktconforme prijzen.
Bepaald wordt dat de raad eens in de vier jaar de kaders voor de prijzen voor gemeentelijke diensten en de verhuur en verkoop van onroerend goed vaststelt. Een dergelijke periode is gebruikelijk in gemeenteland. Gelet op de maatschappelijke ontwikkelingen is de houdbaarheid van kaders voor tarieven en prijzen beperkt en is een regelmatige up-date gewenst. Hier is gekozen voor een periode van maximaal 4 jaar; het kan en mag dus ook korter!
Het is dan verstandig dit te doen bij aantreding van een nieuwe raad, zodat deze zijn visie kan ventileren.
Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken (welke niet vallen onder artikel 229 Gemeentewet) is een privaatrechtelijke besluit. Dergelijke besluiten zijn
een bevoegdheid van het college (eerste lid, letter e artikel 160 Gemeentewet). Vandaar dat de collegebesluiten tot vaststelling of wijziging van prijzen ter kennisname aan de raad wordt aangeboden.
Artikel 12. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbeheer. Gezien de
kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële
verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat.
Lid 1 bevat richtlijnen voor de uitvoering van de financieringsfunctie door het college.
Lid 2 geeft de kaders voor het financieel beleid, die bij de uitvoering in acht moeten worden genomen.
Lid 3 en 4 geven aan dat het college een treasurystatuut moet vaststellen met daarin transparant weergegeven hoe het college omgaat met de kaders en richtlijnen uit de financiële verordening. Om de gestelde kaders te kunnen controleren wordt het statuut ter kennisname aan de raad gestuurd.
Lid 5: Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties mogen gemeenten alleen uit hoofde van de publieke functie (artikel 2 Wet Fido). Daarbij bepaalt het tweede lid van artikel 160 Gemeentewet dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college heeft kunnen brengen.
Het publieke belang moet door het college worden gemotiveerd. Daarbij draagt de verordening het college op bij het aangaan van dergelijke overeenkomsten zekerheden te bedingen. Dit laatste is, zeker als het om grote bedragen gaat, iets om op te letten. Als bij een gemeente wordt aangeklopt voor bijvoorbeeld een lening of garantiestelling dan hebben banken in veel van die gevallen er blijkbaar er niet al te veel vertrouwen meer in.
Lid 1: In het BBV staat welke informatie de verplichte paragrafen minimaal moeten leveren. Het kan zijn dat de raad aanvullende wensen heeft voor de informatie in deze paragrafen.
Lid 2 Om inzicht te krijgen in de veelheid aan gemeentelijke subsidieverlening wordt vanaf begrotingsjaar 2010 de paragraaf Subsidieverlening ingevoerd. Op één plek in de begroting wordt daarmee het totale beeld van de gemeentelijke subsidies gepresenteerd.
Lid 3 geeft per paragraaf aan welke aanvullende informatievraag de raad in ieder geval definieert.
Schiedam kent nog de paragraaf Grote Stedenbeleid. De informatievragen hiervoor zijn ingevuld.
Artikel 4 lid 3 geeft de raad de mogelijkheid om eigen gemeentelijke paragrafen te gebruiken. Daarbij moet de informatievraag van de raad bepaald worden.
Hier worden dealgemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie.
Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Het college wordt opgedragen om maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 16. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Hier wordt bepaald dat in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen worden getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken.
Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk
worden verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoend beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Overigens is het natuurlijk zo dat de afweging om hiervoor in meer of mindere mate regels voor te stellen een politiek besluit is dat bij de raad en het college thuishoort.
Artikel 17. Financiële organisatie
In lid 1 worden de uitgangspunten voor de financiële organisatie gegeven. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente.
Het college wordt onder letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten. Dergelijke besluiten zijn in het verleden genomen.
De regels bedoeld onder de letters a en b kan het college gezamenlijk vastleggen in een organisatie-besluit.
De regels bedoeld onder letter c kunnen opgenomen worden in een mandatenregeling en/of regeling voor budgethouderschap.
De regels voor de inrichting van de organisatie van de financieringsfunctie, zoals wordt bedoeld onder letter d, worden in een apart treasurystatuut vastgelegd. Zie artikel 12 Financieringsfunctie.
De regels voor letter e kunnen worden opgenomen in cluster- afdelings- en taakplannen en in de afde-lingsbegroting (afgeleide van programmabegroting en productenramingen.
Onder letter f wordt het college opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen. Deze staan in de productenbegroting.
Lid 2 geeft aan dat het organisatiebesluit en het apart opgestelde treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad worden aangeboden. Deze betreffen bevoegdheden van het college.
Artikel 18. Inkoop en aanbesteding
Dit artikel draagt het college op een inkoopreglement op te stellen. Bij een inkoopreglement kan men denken aan bijvoorbeeld het uitvaardigen van de regel dat buro-artikelen ingekocht worden bij de leverancier bij wie de gemeente een raamcontract heeft afgesloten. De regels in een dergelijk inkoopreglement moeten natuurlijk wel Europa-proof zijn.
Europese aanbestedingsregels maar ook nationale aanbestedingsregels moeten worden nageleefd en vormen het kader waarbinnen een dergelijk inkoopreglement moet worden opgesteld.
Artikel 19. Subsidieverstrekking en steunverlening
Voor de steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen en instellingen zijn de Europese staatssteunregels, de Europese regels voor diensten van algemeen economisch belang, de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht en de eigen subsidieverordening van de gemeente van toepassing.
Het artikel stelt dat het college beheersmaatregelen neemt, die er voor zorgen dat deze regelgeving
wordt nageleefd. Ten aanzien van de eigen subsidies zou in deze gedacht kunnen worden aan het inrichten van een paragraaf Subsidies.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. Aangezien besluitvorming pas na 1 januari kan plaatsvinden wordt terugwerkende kracht gegeven aan de bepalingen van de verordening. De financiële verordening heeft enkel interne werking en is dus niet een besluit van algemene strekking in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht. De verordening hoeft dan ook niet te worden gepubliceerd, voordat zij in werking kan treden.
De jaarstukken van het begrotingsjaar 2008 voldoen nog aan de bepalingen uit de oude verordening.
Artikel 21. Overgangsbepalingen
Het vigerend treasurystatuut dateert uit 2002 en is aan revisie toe. De basis voor het nieuwe statuut zit in de financiële verordening die in april door de raad wordt vastgesteld. Vervolgens kan het college op basis daarvan het nieuwe statuut opstellen en vervolgens ter kennisname aan de raad sturen. Tot dat moment geldt het huidige statuut.
De eisen die aan de paragrafen gesteld worden kunnen pas in 2010 van kracht worden omdat de begroting 2009 al is vastgesteld en in functie is en de teksten niet aangepast kunnen worden.
Artikel geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden
Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 Gemeentewet).Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (artikel 215 Gemeentewet).