Organisatie | Utrecht (Utr) |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheer- en Privacyverordening Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002 |
Citeertitel | Beheer- en Privacyverordening Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur |
Deze regeling wordt vervangen door de Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen en gemeentelijke bevolkingsadministratie Utrecht 2014.
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2014 | 06-01-2014 | intrekking | 15-05-2014 Gemeenteblad, 21-05-2014 | 12 | |
18-12-2008 | 06-01-2014 | wijziging art. 1, letter m, onder 2; toevoeging begripsbepaling o.; art. 2, eerste lid;art. 6, eerste lid; art. 9: vervallen lid 3; art. 13, tweede lid, eerste zin; art. 19 vervallen en vervangen; wijziging bijlage A en B. | 04-12-2008 Gemeenteblad van Utrecht 2008, nr. 91 | Raadsvoorstel jaargang 2008, nr. 164 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
verantwoordelijke voor de GBA: het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de in de basisadministratie opgenomen aangehaakte gegevens ten behoeve van de uitoefening van de taken van het college; de burgemeester is verantwoordelijke voor de in de basisadministratie opgenomen aangehaakte gegevens ten behoeve van de uitoefening van de taken van de burgemeester;
Artikel 2 Beheer van de persoonsadministratie
c.verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;
d.de aangehaakte gegevens voor zowel de taken van het college alsmede de taken van de burgemeester en de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie;
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de basisadministratie
Artikel 4 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke huishouding
Het college van burgemeester en wethouders dan wel de door het college aangewezen beheerder is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke huishouding persoonsgegevens uit de bevolkingsboekhouding te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van uitsluitend publiekrechtelijke taken.
Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie
Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:
degenen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van de beheerder, indien en voor zover zij die nodig hebben voor de taakuitoefening in de organisatie van de beheerder, de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen bewerker en de gemeente;
Artikel 7 Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op telefonisch verzoek slechts incidenteel in aantoonbaar spoedeisende gevallen gegevens worden verstrekt indien:
Artikel 8 Telefonische gegevensverstrekkingen aan buitengemeentelijke afnemers en derden
Aan buitengemeentelijke afnemers en derden worden telefonisch geen gegevens verstrekt, tenzij:
Artikel 9 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstekt aan vrije derden
Met inachtneming van artikel 100 van de wet kunnen, in andere gevallen dan in artikel 98 en 99 van de wet op verzoek gegevens worden verstrekt. In bijlage B van deze verordening is aangegeven aan wie gegevens kunnen worden verstrekt en voor welk doel de verstrekking kan plaatsvinden, een en ander voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens
Artikel 10 Doel van de Bevolkingsadministratie
De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 11 Categorieën van personen van wie de gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens
Van de ingezetenen en ingeschrevenen zijn in de basisadministratie aangehaakte gegevens opgenomen indien daarvan sprake is.
Artikel 12 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de basisadministratie worden voor zover niet verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren van de afdeling Burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van afnemers en derden.
Artikel 13 Rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie
Artikel 14 Verstrekking aan afnemers en derden
Aan afnemers en derden, ten aanzien van wie de wet en deze verordening voorziet in gegevens-verstrekking uit de basisadministratie, kunnen de in artikel 11 van deze verordening genoemde aangehaakte gegevens worden verstrekt, voor zover niet in strijd met de wettelijke bepalingen en mits de gegevens noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken.
Artikel 16 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De protocolplicht vervalt indien de aangehaakte gegevens worden verstrekt in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten dan wel voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de staat of indien het van belang is voor de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De beheerder voor de verwerking van gegevens in de basisadministratie draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de bevolkingsadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
BIJLAGE A BEHOREND BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2008, NR. 90
Toelichting op Beheer- en Privacyverordening Gemeentelijke Bevolkingsadministratie 2002.
Per 1 september 2001 is de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet persoonsregistraties (WPR). Op grond hiervan is de Wet-GBA herzien (Stb. 2001 nr.180). Dit betekent dat de Verordening voor de gemeentelijke Bevolkingsadministratie 1998 (Raadsbesluit van 1 oktober 1998) die zijn grondslag vindt in de Wet-GBA, dient te worden aangepast. De aanpassingen betreffen met name een aanscherping van de privacybescherming met betrekking tot het verstrekkingsregime aangaande gegevens en de invoering van nieuwe begrippen. Verder zijn de aanpassingen voornamelijk van technische aard.
Als verantwoordelijke is bij wet het college van burgemeester en wethouders aangewezen. Omdat het hier een regeling betreft die de gehele bevolkingsadministratie bevat en voorts, vanwege het feit dat de Wet-GBA in artikel 100, eerste lid spreekt van verordening, is hier gekozen voor het neerleggen van de regels omtrent het beheer en de privacybescherming in een verordening in plaats van een reglement.
Dit artikel bevat een aantal begripsomschrijvingen die met enige regelmaat in de verordening voorkomen. De onderdelen c en d definiëren respectievelijk het begrip bevolkingsadministratie en het begrip basisadministratie. De bevolkingsadministratie is de verzamelterm voor de geautomatiseerde administratie, die bestaat uit de basisadministratie als bedoeld in de Wet-GBA en de persoonsgegevens die de gemeente Utrecht aan de basisadministratie heeft aangehaakt. Deze aangehaakte gegevens kunnen van ingeschrevenen zijn in de eigen basisadministratie, maar ook van ingeschrevenen in een basisadministratie van een andere gemeente en die voorheen in Utrecht hebben gewoond. Deze laatste categorie valt onder de categorie ingeschrevene. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijke van de bevolkingsadministratie. Dit geldt echter niet voor de aangehaakte gegevens die zijn opgenomen ten dienste van taken van de burgemeester. Dat betreft o.a. de rijbewijsgegevens.
Het begrip binnengemeentelijke afnemer is niet beperkt tot gemeentelijke diensten. Onder dat begrip vallen ook geprivatiseerde gemeentelijke diensten en bijvoorbeeld stichtingen die zijn belast met de uitvoering van taken die door de overheid zijn opgelegd. Hierbij valt onder meer te denken aan woningbouwcorporaties die persoonsgegevens nodig hebben ter uitvoering van de huursubsidieregeling, woonruimteverdeling en bestrijding van illegale bewoning.
De directeur van de Dienst Burgerzaken en gemeentebelastingen is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en is vanuit dien hoofde de beheerder van de administratie.
Dit artikel heeft betrekking op de koppeling en samenvoeging van bestanden vanuit de basisadministratie. Nieuwe voorstellen met betrekking tot koppeling en samenvoeging van bestanden zal plaats vinden met inachtneming van de wet en de gemeentelijke privacyregels.
In bepaalde gevallen is het noodzakelijk om gegevens ter beschikking te stellen of te gebruiken indien er bijvoorbeeld sprake is van een ramp. Daarbij kan worden gedacht aan gegevensverstrekking aan het Centrale Registratie- en Informatiebureau (CRIB) in het kader van de Rampenwet. Hier zij tevens verwezen naar artikel 8 onder b tot en met f van de Wet bescherming persoonsgegevens. In deze wettelijke regeling wordt naast het "vitale belang" de noodzakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst, de publiekrechtelijke taak en de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke aangegeven als legitieme basis om te komen tot gegevensverwerking.
In de hierbedoelde artikelen is aangegeven wie rechtstreeks toegang hebben tot de bevolkingsadministratie. Bij nieuwe voorstellen tot uitbreiding van de raadpleegfunctie zal de procedure worden gevolgd zoals door de gemeenteraad is vastgesteld en is omschreven in Jaargang 1992, nr. 151. Hieruit volgt dat bij ieder besluit door burgemeester en wethouders tot uitbreiding van de raadpleegfunctie, de commissie Bestuur en Veiligheid zal worden geïnformeerd.
In dit artikel wordt bepaald aan welke binnengemeentelijke afnemers systematisch gegevens worden verstrekt. Met systematisch wordt hier bedoeld: het aan de hand van vooraf vastgelegde afspraken verstrekkingen van gegevens op een vooraf vastgelegde wijze al dan niet op een alternatief medium.
Hierin staan de categorieën van ‘vrije’ derden omschreven, die gegevens kunnen verkrijgen anders dan omschreven in de artikelen 98 en 99 van de wet. De Wet-GBA geeft de gemeente een begrensde beleidsvrijheid omtrent de aanwijzing van rechts- en natuurlijke personen die de gemeente van gegevens kan voorzien. Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt is door de wet beperkt. Gegevens mogen pas worden verstrekt voor zover deze verstrekking in het belang is van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Het artikel 109, eerste lid Wet-GBA staat onder voorwaarden toe dat ten behoeve van historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden gegevens worden verstrekt. Tevens verwijst dit artikellid naar Algemene maatregelen van bestuur waarin doeleinden verder zijn uitgewerkt.
Tot slot mogen gegevens die bestemd zijn om in een ander land buiten de Europese Unie te worden verwerkt, slechts worden gegeven indien dat land een passend beschermingsniveau van de persoonlijke levenssfeer waarborgt.
In de Wet-GBA is het doel van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens omschreven. Daarom is het niet vereist om deze doelbepaling te omschrijven. Dit is wel vereist voor de door de gemeente aangehaakte gegevens.
Dit artikel voorziet in de verstrekking van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer (of derde) als criterium centraal.
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van aangehaakte gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet worden geprotocolleerd. Voorts vervalt de protocolplicht ten aanzien van de verstrekking van aangehaakte gegevens indien verstrekking plaats vindt in het belang van de veiligheid van de staat of in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Derhalve kan een dergelijke verstrekking worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Bijlage B behorend bij Gemeenteblad van Utrecht 2008, nr. 90
Overige verstrekkingen en de gegevens die aan vrije derden zoals bedoeld in artikel 100 van de Wet-GBA, kunnen worden verstrekt.
1.Voor verstrekking komen slechts in aanmerking:
a.Rechtspersonen zonder winstoogmerk, voor zover noodzakelijk in het belang van de bescherming van de betrokkene of van rechten en vrijheden van anderen. Hierbij dient te worden nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte die in een juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en dit doel niet op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt.
b.Natuurlijke personen ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang en met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt.
c.Buitenlandse rechtspersonen die zijn belast met de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: overheidsinstellingen en instellingen voor sociale zorg en zekerheid. Een en ander met inachtneming van de bepalingen in hoofdstuk 11 van de Wet bescherming persoonsgegevens
2.Andere voorwaarden voor verstrekking:
a.verstrekking van gegevens vindt uitsluitend plaats eerst nadat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld.
b.een verzoek om informatie dient schriftelijk te worden ingediend bij de beheerder. Uit het verzoek dient ondubbelzinnig te blijken om welke persoon gegevens wordt gevraagd en welk doel de gegevensverstrekking dient.
c.de verzoeker is desgevraagd verplicht om bewijsstukken te overleggen waaruit het belang van verzoeker blijkt. Bij het niet overleggen wordt het verzoek niet verder in behandeling genomen.
d.indien er sprake is van een ingewilligd verzoek tot geheimhouding van gegevens, worden geen gegevens verstrekt.
e.verstrekking aan natuurlijke personen als bedoeld in 1. onder b van deze bijlage, vindt niet plaats indien binnen de termijn van zes weken na de dag van verzending van het verzoek tot toestemming aan de betrokkene, geen toestemming is ontvangen dan wel indien de betrokkene schriftelijk geen toestemming heeft verleend;
f.informatie wordt onder de geldende voorwaarden verstrekt als de betrokkene is overleden en de laatste woonplaats Utrecht was;
g.informatie gevraagd door natuurlijke personen zoals bedoeld in 1 onder b van deze bijlage, wordt niet verstrekt indien de betrokkene geen ingezetene is, met dien verstande dat, indien betrokkene rechtstreeks vanuit Utrecht in een andere gemeente binnen Nederland is opgenomen in de GBA, het verzoek wordt doorgezonden naar die gemeente;
h.wordt het verzoek tot verstrekking gedaan in naam van een persoon, dan geschiedt dit slechts op basis van een schriftelijke machtiging van de rechthebbende en na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker tenzij de wet hieromtrent iets anders bepaalt. De machtiging wordt tenminste een jaar bewaard.
i.de toestemming van een betrokkene in verband met het verzoek tot verstrekking van gegevens door een natuurlijk persoon wordt tenminste een jaar bewaard.
Onder categorieën van vrije derden worden verstaan:
1.Rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 100, eerste lid onder a van de wet waaronder bijvoorbeeld begrepen:
a.rechtspersonen die zijn belast met de uitvoering van overheidstaken dan wel opdrachten en die gegevens uitsluitend nodig hebben ter uitvoering van de aan hen door de overheid opgelegde taken of rechtspersonen die door de gemeente worden gesubsidieerd waaronder geprivatiseerde onderdelen van de gemeente, zonder directe zeggenschap van het gemeentebestuur en geprivatiseerde onderdelen van de gemeente die bij bijzonder besluit zijn aangewezen door de verantwoordelijke. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: woningbouwcorporaties die de gegevens, met uitsluiting van debiteurenactiviteiten, fondswerving of ledenwerving, nodig hebben voor de uitvoering van de huursubsidiewet of de woonruimteverdeling of het tegengaan van illegale bewoning dan wel spookbewoning.
b.rechtspersonen die werkzaam zijn op het terrein van de gezondheidszorg en maatschappelijke en sociale dienstverlening en het onderwijs, anders dan op basis van artikel 99, derde lid van de wet en die de gegevens nodig hebben voor maatschappelijk relevante activiteiten, niet zijnde het werven van leden of fondsen. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: vakbonden; bloedbanken; het Rode Kruis, ouderenbonden of rechtspersonen die eigenaar of houder zijn van een begraafplaats voor zover het betreft de uitvoering van artikel 28 Wet op de lijkbezorging of een stichting die zich inzet voor vervolgingsslachtoffers. Tevens dienen hieronder te worden verstaan: rechtspersonen die zich inzetten voor de bescherming van dieren en sportverenigingen.
2.Natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 100, eerste lid onder b van de wet ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang en met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt, bijvoorbeeld ten behoeve van het organiseren van een reünie.
3.Gegevensverstrekking aan rechtspersonen die vallen onder de categorie vrije derden en die niet zijn genoemd in deze bijlage kan in bijzondere gevallen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals bij de wet en deze verordening zijn gesteld en nadat de persoon omtrent wie gegevens worden verzocht, vooraf schriftelijk heeft ingestemd met de verstrekking.
4.Aan rechtspersonen als bedoeld onder punt 1 (categorieën van vrije derden) van deze bijlage kunnen onder de in deze bijlage genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor deze gegevens worden gevraagd. Het aanschrijven van de geselecteerde personen kan rechtstreeks door de gemeente geschieden.