CVDR52736_1CONTROLEVERORDENING GEMEENTE SCHIEDAMnlregelingSchiedam2007-01-01SchiedamOnbekendControleverordening gemeente SchiedamGemeentewet, art. 213gemeenteraadbestuur en recht2007-01-01De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-01-012023-03-30art. 1, 414112006, VR 2006/110accountantscontroleGeen.deze verrodeningen heeft uitsluitend interne werking en bevat geen algemeen verbindende voorschriften en is hierom niet gepubliceerd.Artikel 8 bepaalt dat deze verordening van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later.CONTROLEVERORDENING GEMEENTE SCHIEDAM1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountantEen door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op
de Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de in
artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde
jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van
bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186
Gemeentewet;
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
onrechtmatigheden in de jaarrekening;
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel
van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6,
Gemeentewet, in acht worden genomen.
rechtmatigheid in het kader van accountantscontroleHet overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de door de raad in het
normenkader c.q. toetsingskader vastgestelde wetgeving en (externe en
interne) regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
provincies en gemeenten.
DeelverantwoordingEen ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een
afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie,
welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole1.De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel
213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te
benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor
een periode van drie jaar, met de mogelijkheid van verlenging voor
één jaar;2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties) bij de controle van de
jaarrekening;
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij
toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende
rapporteringstoleranties);
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse
controles;
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende
tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te
controleren begrotingsjaar:
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden;
de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met
bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden.
4.In afwijking van lid 3, letters f en g, kan de raad in het programma
van eisen opnemen, dat de desbetreffende raadscommissie, gehoord de
subcommissie onderzoek der rekening jaarlijks voorafgaand aan de
accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.5.In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt
de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast
en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4.Het college overlegt aan de raad de gecontroleerde jaarrekening
samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen,
voor uiterlijk vijftien juni van het jaar volgend op het jaar waarop
de jaarrekening betrekking heeft.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die
van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt
terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de
aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving
uitvoeren.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende
accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats
tussen de accountant en zomogelijk (een vertegenwoordiger uit) de
raad, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de
(concern-)controller en/of het hoofd financiën.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er
zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle
kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers
van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor
de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college
draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun
medewerking verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente
de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant
zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige
totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde
beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Overige controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven
tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de
accountant te verstrekken opdrachten.2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid
betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle
van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de
opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is
het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan
de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de
gemeente is.7.Rapportering1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift
hiervan aan het college.2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van
bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde
(deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van
bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de
administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd
van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)
controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in
aanmerking komende ambtenaren.3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd
met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te
reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met de subcommissie
onderzoek der rekening.8.InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003, met
dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van
de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en
later.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam
“Controleverordening gemeente Schiedam”.ToelichtingArtikelsgewijze toelichting verordening 213 Gemeentewet Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1, GW). Voor het overleggen van deze stukken aan
de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 GW). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht
van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213,
lid 2 GW). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de
accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester
vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt artikel 171, lid 1
GW.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een
registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Artikel 213, lid 7 GW
zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld.
Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de
raad te geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de
periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering
van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode
van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat
daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe
aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen
van controlerend accountant, zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten
houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te
sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten”
dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het
“Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of
onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten
van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de
accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.
In het Besluit accountantscontrole worden maximale percentages voor de
goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en
eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor
onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad
lager worden vastgesteld.Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een
goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag
van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden
gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.De accountantscontrole richt zich op de jaarrekening. Hiervoor moet de raad bij
de aanbesteding van de accountantscontrole de te hanteren
goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende
rapporteringstoleranties) opgeven, indien de raad deze lager dan de wettelijke
maxima wenst vast te stellen. Daarnaast kan de raad als extra eis aangeven, dat
er een accountantscontrole op (bepaalde) deelverantwoordingen van de gemeente
plaatsvindt. Hiervoor kunnen door de raad dan eveneens afwijkende
goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende
rapporteringstoleranties) worden aangegeven.De raad kan ook posten van de jaarrekening of posten van een deelverantwoording
aanwijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet
besteden en waarvoor afwijkende lagere rapporteringstoleranties gelden. In
plaats van posten van de jaarrekening of posten van een deelverantwoording kan
de raad ook gemeentelijke functies of gemeentelijke organisatieonderdelen
aanwijzen waarvoor lagere rapporteringstoleranties gelden. We kunnen
bijvoorbeeld denken aan lagere rapporteringstoleranties voor de
subsidieverstrekking of voor het organisatieonderdeel gemeentelijke
belastingen.Voor de gehele jaarrekening, maar ook voor delen ervan, kunnen de
goedkeuringstoleranties dus lager worden gesteld. De rapporteringstoleranties
zijn in eerste instantie de bedragen die volgen uit de percentages van de
goedkeuringstolerantie. Voor de rapportering in het verslag van bevindingen aan
de raad kan de raad de rapporteringstoleranties (op onderdelen van de
gemeentelijke jaarrekening) lager vaststellen.De goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties kunnen jaar op jaar door
de raad worden aangepast. Het is dus nodig, dat de raad bij de aanbesteding van
de accountantscontrole voor de goedkeuringstoleranties en
rapporteringstoleranties opgeeft. Het ieder jaar aanpassen van deze
goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties is niet gewenst. Mocht een
raad gedurende de contractperiode toch de voornoemde toleranties willen
aanpassen, dan kan hij altijd nog een wijziging op het contract met de
accountant afspreken. Wel is het voor te stellen dat de raad wil, dat de
accountant ieder jaar zijn specifieke aandacht richt op een ander
organisatieonderdeel en dat daarbij voor ieder organisatieonderdeel andere
rapporteringstoleranties geëigend zijn.In het derde lid van artikel 2 zijn de in bovenstaande alinea’s behandelde zaken
als items opgenomen. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole
worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen.
Natuurlijk zal een aanscherping van de eisen door de raad leiden tot een hogere
prijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende
zaken opgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van de
accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen
en aanvullende extra rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de posten van de jaarrekening, de posten van
deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en gemeentelijke
organisatieonderdelen jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar men dan rekening
kan houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde
lid van artikel 2. Wel is het raadzaam, dat de gemeente hierover bepalingen in
het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opneemt.Bij grotere gemeenten zal het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole
van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de accountantscontrole Europees moet
worden aanbesteed. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en
bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant
voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de
accountant aanwijst en moet dus de selectiecriteria en bijbehorende
wegingsfactoren vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid van artikel
2.Artikel 3. Informatieverstrekking door college In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de
samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad
is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de
raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de
verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende
informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor
de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring
wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een
algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een
dergelijke verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet
namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). Voor deze datum, 1
juli, moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en moet een eventuele
erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 GW) zijn doorlopen en de
jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.In de tijdsplanning zal overigens ook rekening gehouden moeten worden met het
traject van het opwerken van de begroting. In het voorjaar moet de kaderstelling
van de begroting plaats vinden. Volgens art.4 van de verordening artikel 212
gemeentewet dienen namelijk in de eerste helft van het begrotingsjaar de kaders
voor de begroting van het daarop volgende jaar door B&W aan de Raad
aangeboden te worden. Hierbij zouden dan ook de bevindingen van jaarstukken
meegenomen kunnen worden.De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college
bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij
moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. De wet
schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Inrichting accountantscontroleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van
de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het
college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele
accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de
verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van
informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te
voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan
het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van
de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een
bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk
moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het
gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen.
Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te
informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende
uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan
het college kenbaar te maken.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Artikel 7. RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 GW regelt de rapportering en de inhoud
daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de
raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke
eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant (artikel 2,
lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende
zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde
controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de
aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen
van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het
eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde
afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en
wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand
aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan
de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de
mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het
(concept-)verslag van bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn
verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.Artikel 8. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 GW
(oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel
213 GW bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude
verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003. De wetgever
heeft bepaald, dat de nieuwe verordening 213 GW evenals de nieuwe verordening
212 GW voor 15 november 2003 moet zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 GW
moet binnen twee weken na vaststelling door het college naar gedeputeerde staten
worden verzonden (artikel 214 GW).