CVDR52547_1Verordening Auditcommissie 2007nlregelingDiemen2007-06-01DiemenOnbekendVerordening Auditcommissie 2007Gemeentewet.gemeenteraadfinanciën en economie2007-05-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-06-012023-10-11OnbekendOnbekendauditcommissieGeen.Geen.Verordening Auditcommissie 2007Opmerkingen m.b.t. de regelingGeen.Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is
gebaseerd1.Gemeentewet.Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde
regelgeving)Geen. Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingenDatuminwerkingtreding01-06-2007Terugwerkende kracht t/mBetreftnieuwe regelingDatum ondertekeningBron bekendmaking31-05-2007Geen.Kenmerk voorstelnr. 07-35Verordening Auditcommissie 2007Nr.: 07-35De raad der gemeente Diemen;
Gelezen het voorstel van de auditcommissie d.d. 26 april;
Gelet op de bepalingen van de gemeentewet;
Overwegende dat de raad een commissie kan instellen ter advisering
omtrent financiële aangelegenheden;
Overwegende dat hij omtrent een dergelijke commissie de leden reeds
in haar vergadering van 27 april 2006 en 1 februari 2007 heeft
benoemd;
Overwegende dat hij een notitie over de auditcommissie in de
gemeente Diemen, een beschrijving van taken, verantwoordelijkheden,
samenstelling en werkwijze heeft goedgekeurd op 22 maart 2007;
Overwegende dat het voor de rechtmatigheid van de taken en
bevoegdheden, de samenstelling en werkwijze van de commissie tevens
wenselijk is om hieromtrent een verordening vast te stellen,
B E S L U I T :vast te stellen de volgende verordening:Verordening Auditcommissie 20071BegripsbepalingIn deze verordening wordt verstaan onder:commissie : de auditcommissie zijnde een adviescommissie van de Raad en een
overlegcommissie namens de Raad ingesteld op grond van artikel 84 van de
Gemeentewet.2DoelstellingDe commissie behartigt een algemene (advies)functie voor de gehele raad over
de taakvelden, die staan beschreven in artikel 6. De commissie is een
overlegorgaan waarin de Raad vertegenwoordigd door de leden van de commissie
in overleg treedt met B&W, de rekenkamercommissie en de accountant om op
die manier het auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt
op elkaar af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten
te voorkomen. De commissie wordt ondersteund door de griffie.3Leden en voorzitter1.De commissie bestaat uit ten hoogste 4 raadsleden gelijkelijk verdeeld
over oppositie en coalitiepartijen, welke vanuit de raad worden
benoemd.2.Per fractie kan één raadslid voor benoeming worden voorgedragen.3.De commissie benoemd uit haar midden een voorzitter.4Vervanging en ontslag1.Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen.2.Een lid kan te allen tijde ontslag nemen en doet daarvan schriftelijk
mededeling aan de raad.3.De raad kan een lid ontslaan.4.Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de gemeenteraad zo
spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.5(Vaste) adviseurs en informanten1.De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de griffier, de externe
accountant en (een vertegenwoordiger van) de rekenkamercommissie.2.De commissie heeft de volgende vaste informanten: de portefeuillehouder
financiën, de gemeentesecretaris en het afdelingshoofd financiën welke
in geval van afwezigheid wordt vervangen of zich kan laten bijstaan door
een medewerker van de afdeling Financiën.3.Hiernaast kunnen anderen door de auditcommissieleden als adviseur of
informant worden uitgenodigd.6Taakomschrijving1.De auditcommissie als overlegorgaan voert namens de Raad overleg met de
rekenkamercommissie, de accountant en B&W om op die manier het
auditinstrumentarium waarover de gemeente als geheel beschikt op elkaar
af te stemmen en ongewenste doublures in de controleactiviteiten te
voorkomen.2.De auditcommissie als adviesorgaan assisteert de Raad in zijn
controlerende functie door toezicht te houden op:
de opvolging van door een meerderheid in de raad overgenomen
aanbevelingen die komen uit de audits uitgevoerd door de
rekenkamercommissie;
de opdracht aan, het functioneren van en de onafhankelijkheid
van de externe accountant;
de opvolging van aanbevelingen die komen uit de
accountantscontrole;
de opvolging van aanbevelingen die komen uit de audits
uitgevoerd door het college van B&W in het kader van
213a;
de opzet en werking van het “interne” auditinstrumentarium;
de effectiviteit van de beheersing van risico’s binnen de
gemeente;
de betrouwbaarheid, leesbaarheid en relevantie van de
(tussentijdse) verslaglegging ten behoeve van de raad.
7WerkzaamhedenDe werkzaamheden van de auditcommissie bestaan uit:
overleg voeren
creëren van overzicht over de opzet en uitvoering van de
verschillende audits die in de gemeente worden
uitgevoerd;
zorgdragen voor afstemming over de verschillende
onderzoeken, mede om de effectiviteit en doelmatigheid van
het auditinstrumentarium in de gemeente te bevorderen.
adviseren
beoordelen van de uitkomsten en het bewaken van de opvolging
van de aanbevelingen van de diverse audits (gericht op het
beoordelen van de effectiviteit en haalbaarheid van de
verbeteragenda in de organisatie om de aanbevelingen vanuit
de verschillende onderzoeken te implementeren, de kwaliteit
van de bedrijfsvoering en beheersorganisatie en de opzet en
werking van de control in de organisatie);
kennis nemen van de nodige plannen, documentatie en
rapporten met betrekking tot de verschillende audits, deze
in samenhang tot elkaar beoordelen en bespreken met de
adviseurs en betrokken informanten;
beoordelen van de relevantie, leesbaarheid en
informatiewaarde van de (financiële) verslaglegging; te
weten de kadernota, de begroting, de voorjaarsnota, de
najaarsnota en de jaarrekening.
aansturing accountant
aansturen accountant en vastleggen dienstverleningsplan en
opdrachtbevestiging (afspraken over goedkeuring- en
rapporteringtoleranties, normenkader rechtmatigheidbeheer,
aard en periode van rapportage). Daarbij wordt de reikwijdte
van de accountantscontrole besproken en de mate waarin de
accountant wel/niet denkt te kunnen steunen op het
zelfcontrolerend vermogen van de organisatie;
evalueren contract met de externe accountant en begeleiden
contractverlenging en/of aanbestedingsprocedure ten behoeve
van de selectie en benoeming van de accountant;
bewaken onafhankelijke positie accountant door middel van
het goedkeuring verlenen van verzoeken tot bijzondere advies
en/of onderzoeksopdrachten van het college van B&W en/of
management aan de accountant.
advisering inzake de jaarrekening
adviseren aan de raad over de vaststelling van jaarverslag
en jaarrekening, met inachtneming van de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen van de
accountant.
8Werkwijze1.De agenda wordt vooraf voorgelegd aan de voorzitter.2.De stukken worden tien dagen voorafgaand aan de vergadering
verspreid.3.Inzake de jaarrekening: De accountant bespreekt de accountantsverklaring
en het verslag van bevindingen inzake de jaarrekening met de
auditcommissie, zonder dat de betrokken informanten hierbij aanwezig
zijn. Deze rapportages worden door de accountant uitgebracht aan de
raad. In het kader van hoor en wederhoor wordt het verslag eerst in
concept besproken met de wethouder financiën, de gemeentesecretaris, het
hoofd financiën (e/o het sectorhoofd middelen) en eventueel andere
direct betrokken functionarissen. Het oorspronkelijke verslag wordt
voorzien van een nota van wijzigingen. Dat geheel wordt vervolgens in
beslotenheid met de auditcommissieleden besproken.4.Om de relevantie, leesbaarheid en informatie van begrotings- en
verantwoordingsstukken aan de Raad te kunnen beoordelen worden deze
stukken in de auditcommissie besproken zo kort mogelijk nadat door het
college een besluit inzake is genomen. De auditcommissie is dan in de
gelegenheid het college te adviseren over haar wijze van communiceren
door het stuk met de raad. De aanbevelingen van de auditcommissie worden
op schrift gesteld. Enkele dagen na het advies van de auditcommissie aan
het college worden de stukken naar de raad gezonden. Het advies van de
auditcommissie wordt als bijlage meegestuurd. Ter vergadering kan de
auditcommissie aangeven of door het college voldoende rekening is
gehouden met de adviezen van de auditcommissie.9Vergaderingen1.De commissie vergadert (buiten vakantie perioden) gemiddeld een maal per
maand afgestemd op de Planning en Control-cyclus of zo dikwijls er zaken
aan de orde zijn welke binnen haar taakomschrijving vallen en
waaromtrent naast de maandelijkse vergadering een vergadering, naar het
oordeel van de commissie is gewenst.2.De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats.3.Haar adviezen zijn in principe openbaar.4.De (beknopte) verslagen van de vergaderingen van de commissie zijn
openbaar tenzij dat naar het oordeel van de commissie niet dienstig is
gelet op het belang van een bepaald onderwerp of dat er geheimhouding is
opgelegd. De verslagen worden daags na de vergaderingen na goedkeuring
door de leden verspreid onder alle raadsleden. De stukken liggen ter
inzage in de griffiekamer.5.De vergaderingen worden bijgewoond door alle leden van de
auditcommissie.6.De leden kunnen besluiten over de aanwezigheid van adviseurs en
betrokken informanten.7.De vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie zal worden uitgenodigd
indien een onderwerp is geagendeerd dat de rekenkamercommissie
betreft.8.Met de accountant zullen afspraken worden gemaakt bij welke vergadering
hij aanwezig zal zijn (minimaal vier per jaar).9.In principe zijn alle vaste informanten voor alle bijeenkomsten
uitgenodigd.10GeheimhoudingConform het gestelde in artikel 84 Gemeentewet kan de commissie of de
voorzitter van de commissie op grond van het gestelde in artikel 10 Wet
openbaarheid van bestuur over hetgeen besproken is in de
commissievergadering geheimhouding opleggen. Hiernaast kan naast de
commissie of de voorzitter van de commissie of het college van burgemeester
en wethouders omtrent de inhoud van de stukken die worden voorgelegd
geheimhouding opleggen. Het gestelde in artikel 84 Gemeentewet is hier
onverkort van toepassing.11SlotbepalingenBij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening
opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet,
beslist de commissie.Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening Auditcommissie
2007”.Deze verordening treedt op 1 juni 2007 in werking.Aldus besloten door de raad voornoemd in zijn openbare vergadering van 31
mei 2007.De voorzitter,De griffier,