Organisatie | Someren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling regelende de bevoegdheden voor het aangaan van verplichtingen en bestedingen ten laste van budgetten |
Citeertitel | Budgetregeling gemeente Someren 2008 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-07-2008 | nieuwe regeling | 18-03-2008 't Contact, 02-07-2008 | Onbekend |
Het college van de gemeente Someren;
gezien het voorstel d.d. 11 februari 2008;
het noodzakelijk en in het kader van een doelmatig en doeltreffend financieel beheer gewenst geacht wordt dat er regels worden vastgesteld voor besteding en beheer van de in de productenraming beschikbaar gestelde bedragen alsmede voor besteding en beheer van de beschikbaar gestelde investeringskredieten;
gelet op het Organisatiebesluit gemeente Someren 2008, de Mandaatregeling gemeente Someren 2008 en de Financiële verordening gemeente Someren (in het bijzonder artikel 26)
Artikel 2 Algemene uitgangspunten
Aan de budgetregeling liggen de navolgende algemene uitgangspunten ten grondslag:
Via budgetten mandateert het college binnen het kader en de reikwijdte van de geldende mandaatregeling bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een product aan een budgethouder. Een budgethouder is bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen. Bij het aangaan van verplichtingen inzake inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken worden de inkoop- en aanbestedingsregels in acht genomen.
Het hoofd van het Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten/kredieten, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening en jaarverslaglegging. Zulks met inachtneming van – uit een oogpunt van deugdelijke administratieve organisatie – te stellen eisen aan interne controle en functiescheiding, alsmede van de geldende voorschriften.
Burgemeester en wethouders van Someren,
de secretaris, de burgemeester,
Drs. A.P.M. de Kok A.P.M. Veltman
Toelichting Budgetregeling gemeente Someren 2008
De budgetregeling is een van de met elkaar samenhangende instrumenten binnen de bevoegdheidsverdeling voor de ambtelijke organisatie in de nieuwe organisatiestructuur zoals die sinds 1 april 2007 van kracht is.
Net als bij de andere instrumenten, zoals Organisatiebesluit en mandaatregeling, geldt als uitgangspunt de integrale verantwoordelijkheid van het management. Concreet vertaald naar de budgetregeling betekent dit het volgende:
Om integraal management te kunnen waarmaken en een goede facilitering door de financiële functie mogelijk te maken, is het noodzakelijk dat een duidelijke afstemming van taken en rollen tussen de centrale financiële functie en de integrale managers plaatsvindt en wordt vastgelegd. Zoals al gezegd, de budgethoudersregeling kan niet los worden gezien van enkele andere instrumenten. Er is bovendien een belangrijke relatie met de planning- en controlcyclus en de taken en verantwoordelijkheden daarbinnen.
Door een goede budgetregeling in combinatie met en afgestemd op de mandaatregeling, kan de organisatie in staat gesteld worden om effectiever en efficiënter te sturen en te werken. Hiervoor is nodig dat er duidelijke afspraken vastgelegd worden over welke producten met welke middelen gerealiseerd dienen te worden en wat hierbij als resultaat verwacht wordt. Het bestuur legt deze afspraken vast enerzijds door de vaststelling van de budgetregeling.
De ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor een budget ligt bij de budgethouder. Hij/zij is integraal, dat wil zeggen volledig, verantwoordelijk voor de middelen, het proces, het product en de effecten ervan. Gezien dit uitgangspunt wordt het budgethouderschap neergelegd op het niveau van griffier, directeuren en afdelingshoofden.
Zij hebben de bevoegdheid om door te mandateren aan andere medewerkers. De spelregels vanuit de mandaatregeling moeten hierbij in acht worden genomen.
De budgethouder blijft echter eindverantwoordelijk. Hij/zij heeft van het college de middelen en bevoegdheden toegewezen gekregen. Hij/zij is ook degene die verantwoording moet afleggen.
Dit artikel spreekt voor zich. De verschillende in de budgetregeling gehanteerde begrippen worden toegelicht. Daar waar begrippen ook gehanteerd worden in het organisatiebesluit of de mandaatregeling, worden deze hier op dezelfde wijze omschreven.
Het bepaalde in artikel 2 legt op voorhand vast welke functies binnen de organisatie gekoppeld worden aan het budgethouderschap. Door dit enkel aan de functie te koppelen en niet tevens aan de namen van de betreffende functionarissen, wordt vermeden dat de regeling reeds bij wijziging in functionaris aangepast moet worden. Het is wel goed om naar aanleiding van het hier bepaalde voor het inzicht voor de organisatie en ten behoeve van externe controle een overzicht op te stellen van wie welke budgethouder is. Dit vloeit ook voort uit artikel 4, lid 4.
Het budgethouderschap zoals dat met deze regeling wordt toegekend omvat alle in de begroting van de gemeente Someren met betrekking tot de taken van de directie c.q. de betreffende afdeling opgenomen producten en (hulp)kostenplaatsen. De budgethouders verplichten zich er toe het college van burgemeester en wethouders, overeenkomstig de planning & controlcyclus, schriftelijk te informeren omtrent de werkelijke uitkomsten en de tussentijdse ontwikkelingen van de toevertrouwde budgetten en bijbehorende taakstellingen.
Een goede werking van de budgetregeling vergt dat er op voorhand eenduidigheid is over de afspraken welke door een ieder in acht genomen moeten worden bij de toepassing van de regeling en meer in het concreet het gebruik van budgetten.
Dit vergt ook een actuele en deugdelijke administratie. Zie op dit punt ook de toelichting bij artikel 5.
Enkele van de hier vastgelegde uitgangspunten heeft betrekking op de wijze waarop met budgetten/kosten geschoven kan of mag worden. Dit raakt de bevoegdheidsverdeling tussen budgethouder en bestuur. Zo mag de budgethouder zelf beslissen over het schuiven met budgetten binnen eenzelfde product. Het schuiven met budgetten tussen producten zolang dit binnen hetzelfde programma blijft, is aan het college.
Niet genoemd is, maar dit spreekt dan voor zich, is dat de raad bij uitsluiting beslist over andere, verdergaande verschuivingen of wijzigingen, zoals het wijzigen van programma’s en programmabudgetten.
Aan het budget ligt een uitvoeringsopdracht ten grondslag (veelal de productbegroting), waarin is aangegeven:
De opdrachtverlening vindt plaats op basis van de begroting respectievelijk het afdelingsplan. De opdracht heeft een geldigheidsduur van één jaar.
Hier wordt vastgelegd dat een budgethouder via mandaat bepaalde bevoegdheden heeft. Hierbij wordt de relatie gelegd met de mandaatregeling. In die regeling wordt op z’n beurt weer verwezen naar de budgetregeling. Het als budgethouder toegewezen krijgen van een budget houdt tevens in het verkrijgen van de hierbij behorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Die bevoegdheden kunnen echter nooit verder gaan dan hetgeen op grond van de mandaatregeling is toegestaan.
In het derde lid wordt een aspect van de relatie tussen de budgethouder en de centrale, financiële functie geregeld. Vanuit die centrale financiële functie van de afdeling Bedrijfsbureau kunnen budgethouders rekenen op ondersteuning bij de uitvoering van het budgethouderschap.
Het is vaak niet efficiënt om de budgethouder ook daadwerkelijk het beheer over een budget te laten voeren. Meer voor de hand ligt om het beheer te leggen bij degene die in de dagelijkse werkzaamheden met de toepassing van een product bezig is.
Er is een budget voor het inschakelen van externe juridische advisering (de huisadvocaat). De coördinatie van de contacten met de huisadvocaat lopen via een van de medewerkers van de afdeling Burger en Bestuur. Deze persoon zeeft de verzoeken om extern juridisch advies en bewaakt (lees: beheert) ook het budget voor de inschakeling van de huisadvocaat.
Budgetbeheerders en dienstverleners hebben zich uiteraard aan dezelfde spelregels te houden als de budgethouders. Om de budgethouder invulling te kunnen laten geven aan zijn eindverantwoordelijkheid dienen de budgetbeheerders en dienstverleners periodiek de hiervoor benodigde informatie te verstrekken aan de budgethouder. Daarnaast zijn in artikel 4, lid 7 alsmede artikel 5 enkele spelregels opgenomen in de relatie tussen budgetbeheerder en budgethouder wanneer verplichtingen aangegaan worden.
Uit een budget mag een budgetbeheerder slechts verplichtingen boven een bedrag van €15.000,- aangegaan nadat de budgethouder dit geaccodeerd heeft. Dus, alvorens de budgetbeheerder naar buiten toe een handeling verricht (bijvoorbeeld het tekenen van een offerte voor levering), dient hij in dit geval een akkoord te hebben.
Dit moet onderscheiden worden van het bepaalde in artikel 5, lid 1. Hierin is namelijk enkel bepaald dat alvorens een verplichting aan te gaan, ongeacht de hoogte hiervan, de budgethouder geconstateerd moet hebben dat er een toereikend budget beschikbaar is. Hij/zij hoeft dus niet in alle gevallen voor accoord te tekenen voor de daadwerkelijke handeling welke naar buiten toe verricht wordt tot het aangaan van een verplichting.
De uiteindelijke daadwerkelijke besteding, hetgeen de interne opdracht tot betaling/besteding is, vereist overigens altijd goedkeuring door de budgethouder.
Hiermee wordt dus recht gedaan aan de verantwoordelijkheid die berust bij de budgethouder. Om die verantwoordelijkheid goed in te kunnen vullen, is de budgethouder overigens gebaat bij een goede administratie. De ambtelijke organisatie werkt ten tijde van de vaststelling van deze budgetregeling nog niet met een verplichtingenadministratie. Met de vaststelling van de regeling is echter wel de intentie uitgesproken om een dergelijke administratie in te gaan richten. Deze intentie zal uitgewerkt worden tot een voorstel.
Dit artikel benadrukt dat de budgethouder de zorg draagt voor het realiseren van het product. Dit binnen het beschikbare budget en tegen de kwaliteit welke vooraf is afgesproken, voorzover van toepassing.
Dit artikel spreekt voor zich. Deze informatieplicht geldt vanuit de budgethouder richting directie en bestuur.
Budgetverantwoordelijkheid verdraagt zich niet met meerdere kapiteins op één schip. Met andere woorden: ook al zijn er wellicht meerdere afdelingen/disciplines betrokken bij de totstandkoming van een product, de eindverantwoordelijkheid, ook in relatie tot het budget, wordt bij slechts één budgethouder neergelegd.
Dit artikel handelt over de relatie tussen de taken van de afdeling Bedrijfsbureau in de uitvoering van de centrale financiële functie en een budgethouder. De eindverantwoordelijkheid voor de organisatiebrede financiële administratie berust bij het afdelingshoofd Bedrijfsbureau. Hij/zij kan deze verantwoordelijkheid uiteraard niet goed invullen als vanuit de budgethouders niet de juiste informatie verkregen wordt. Andersom kunnen de budgethouders hun rol hierin niet goed vervullen als zij niet van de hiervoor benodigde informatie worden voorzien.
Risicobeheer verdient nadrukkelijk aandacht. Ook dit mag gezien worden als onderdeel van de integrale verantwoordelijkheid van een leidinggevende binnen de ambtelijke organisatie. Vandaar dat hier een rechtstreekse koppeling gelegd wordt met de verantwoordelijkheid van de budgethouder. Uiteraard reikt deze verantwoordelijkheid niet verder dan de aan de budgethouder toe te rekenen producten.
Voorop dient te staan dat de budgethouder zijn rol op een juiste wijze uitoefent. Bij nalaten hiervan kan een budgethouder zich niet beroepen op onvolkomenheden in de regeling als hij meent hierdoor zijn rol niet goed in te kunnen vullen.
Dit artikel spreekt voor zich. De regeling treedt in werking op hetzelfde moment als de mandaatregeling en het organisatiebesluit.