Instructie voor de griffier (verordening)

De Wet dualisering gemeentebestuur draagt de raad op een instructie voor de griffier vast te stellen (artikel 107a Gemeentewet). In de instructie regelt de raad het functioneren van de griffier in grote lijnen, zowel wat betreft diens taken bij de voorbereiding van raads- en presidiumvergaderingen, als ook wat diens verantwoordelijkheden als hoofd van de griffie betreft. Deze taken waren gedeeltelijk taken van de gemeentesecretaris. In een duaal stelsel wordt de secretaristaak gesplitst in een raads- en een collegedeel. Met het raadsdeel van deze taken wordt de griffier belast.

Deze instructie regelt evenwel niet het rechtspositionele deel van de griffierstaken. Daartoe wordt u separaat een voorstel aangeboden.

Bijgaande ontwerp-instructie is kort en algemeen gehouden. Naar aanleiding van de ervaringen kan de instructie worden bijgesteld en zo nodig worden uitgebreid. Vanwege het algemene karakter van de instructie volstaan wij ook met een algemene toelichting.

Toelichting

De griffier ondersteunt de raad en zijn leden in de breedste zin van het woord. Daaronder is de zorg voor goede informatievoorziening expliciet genoemd. Ook wordt ondersteuning bij de wettelijke en andere bevoegdheden van de raadsleden genoemd.

Daarnaast heeft de griffier een centrale rol bij de voorbereiding van de vergaderingen van de raadsorganen, waartoe naast de raad en de raadscommissies ook het presidium gerekend wordt.

Vervolgens is als taak van de griffier de verantwoordelijkheid voor het reilen en zeilen van de griffie genoemd. Tenslotte heeft de griffier, tezamen met de burgemeester en de gemeentesecretaris, een belangrijke rol bij de coördinatie van de ambtelijke bijstand en ondersteuning.

Deze instructie heeft geen financiële gevolgen.

De commissie ABZ heeft geen opmerkingen over het voorstel.

Op 5 maart 2002 is het inwerkingtredingsbesluit van de Wet dualisering gemeentebestuur in het Staatsblad gepubliceerd (Stb. 02/112). Hierin is bepaald dat enkele gedeelten van de Wet dualisering gemeentebestuur voorlopig niet in werking treden. Dit is onder meer het geval bij de bepalingen waarin de positie van de griffier wordt geregeld. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksaangelegenheden wil met inwerkingtreding wachten totdat er aanpassingswetgeving gereed is, waarin overgangsbepalingen zijn opgenomen voor de periode tussen 7 maart 2002 en 7 maart 2003. Deze beperkte inwerkingtreding heeft ons college verrast, omdat er geen enkele indicatie was dat de betreffende bepalingen in het geheel niet in werking zouden treden. Het uitstel is blijkbaar bedoeld om gemeenten de mogelijkheid te geven de benoeming van een griffier nog even uit te stellen. Voor de positie van de griffier betekent dit dat het wettelijk ambt van griffier voorshands niet in werking treedt.

De gevolgen van dit uitstel voor de praktijk zijn evenwel bijzonder beperkt. Op het moment van schrijven van deze aanvulling bereiden wij een besluit voor waarin wij de reeds benoemde griffier aanwijzen als loco-secretaris. Daarmee wordt mogelijk gemaakt dat de griffier de raadsbesluiten mede-ondertekent. De griffier wordt, tot het moment dat de Aanpassingswet gereed zal zijn, belast met de ondersteuning van de raad. De griffier kan dus volgens plan aan het werk.

Ten overvloede zij vermeld dat het uitstel geen consequenties heeft voor de rechtspositie van de griffier als ambtenaar van de gemeente Amersfoort.

Burgemeester en wethouders van Amersfoort,

de secretaris, de burgemeester,

Dr. G. de Kleijn A. van Vliet-Kuiper

Bijlagen

• -

  ontwerp raadsbesluit

• -

  ontwerp verordening (Instructie voor de griffier)

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.Raadsbesluit

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Reg.nr 685691

De raad der gemeente Amersfoort;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 5 maart 2002, sector DAZ/ED (nr. 685691);

b e s l u i t :

vast te stellen de Instructie voor de griffier.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 14 maart 2002.

de griffier, de burgemeester,

Verordening

De raad van de gemeente Amersfoort;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 5 maart 2002 , sector DAZ/ED (nr. 685691),

overwegende dat het gewenst is een instructie voor de griffier vast te stellen;

gelet op artikel 107a van de Gemeentewet, zoals dat artikel zal luiden indien artikel I, onderdeel ZZ, van de Wet dualisering gemeentebestuur in werking treedt;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

• Instructie voor de griffier

• Artikel 1 Ondersteuning en informatie

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad, zijn leden en de raadscommissies.

  • 2.

    Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies de informatie wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.

  • 3.

    De griffier draagt er zorg voor dat de leden van de raad en de raadscommissies desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in het Reglement van orde voor de raad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de raadsleden.

• Artikel 2 Voorbereiding vergaderingen raad en commissies

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies.

  • 2.

    Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de raad en de raadscommissies. Zo nodig adviseert de griffier de raad ten behoeve van de door de raad te nemen besluiten.

  • 3.

    Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

• Artikel 3 Voorbereiding vergaderingen presidium

  • 1.

    De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het presidium.

  • 2.

    Hij draagt zorg voor het vastleggen van de door presidium genomen besluiten en het bijhouden van een presentielijst bij de vergaderingen.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor griffie

De griffier heeft de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame ambtenaren;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de raad en de raadscommissies van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan.

Artikel 5 Coördinatie ambtelijke bijstand en ondersteuning

De secretaris, de griffier en de burgemeester voeren regelmatig overleg over de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan raadsleden en raadsgroeperingen. Daarbij kunnen zij tevens aangeven aan welke verzoeken om bijstand prioriteit wordt verleend.

• Artikel 6 Afwezigheid

  • 1.

    Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium.

  • 2.

    De raad wijst een eerste en tweede plaatsvervangend griffier aan, die de griffier bij diens afwezigheid vervangen.

Artikel 7 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met het presidium.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na de dag van vaststelling.

Artikel 9 Citeertitel

Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 14 maart 2002.

de griffier, de burgemeester,

PUBLICATIEDATUM: