Verordening Ombudscommissie Zuidoost-Brabant

Toelichting 1  

NaamswijzigingDe naam van de regionale Ombudscommissie is per 1 april 2008 gewijzigd in ‘OmbudscommissieZuidoost-Brabant’. Dit ten behoeve van de duidelijkheid in verband met het bestaan van meerdere‘regionale ombudscommissies’. De huidige naam levert geen onduidelijkheid op ten aanzien van deregio waarin deze ombudscommissie opereert.Intern en extern klachtrechtIn 1999 is de regeling voor intern klachtrecht van hoofdstuk 9 (titel 9.1) van de Algemene wetbestuursrecht (Awb) in werking getreden. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebbensindsdien de plicht om klachten over het eigen handelen zelf te behandelen. De regeling in de Awbbevat minimumeisen voor een goede behandeling door bestuursorganen van klachten overoverheidsoptreden. De interne klachtprocedure is een verplichte voorfase, voordat men terecht kan bijeen externe klachtinstantie (ombudsman).Wat is extern klachtrecht?Extern klachtrecht is een regeling voor de behandeling van klachten tegen de overheid door eenonafhankelijk, extern orgaan dat ombudsman wordt genoemd. Bij de ombudsman kan men klagenover de gedragingen van de overheid. Het is een zogenaamde tweedelijnsvoorziening. Men kan pasklagen als de interne klachtprocedure (eerstelijnsvoorziening), waarbij het bestuursorgaan eerst zelfde klacht tracht op te lossen, niet tot het gewenste resultaat heeft geleid. In artikel 9:20 lid 2 Awbwordt hiervoor een uitzondering gemaakt als dit niet van de verzoeker gevergd kan wordenDe Wet extern klachtrecht maakt een regeling voor de behandeling van klachten tegen onder meergemeenten en gemeenschappelijke regelingen door een onafhankelijke ombudsman verplicht.Inwerkingtreding Wet extern klachtrechtDe Wet extern klachtrecht heeft hoofdstuk 9 Awb aangevuld met bepalingen inzake de behandelingvan klachten door een ombudsman en zorgt voor een landelijk dekkend stelsel van externeklachtvoorzieningen door wijzigingen in de Wet Nationale Ombudsman, de Gemeentewet, deProvinciewet, de Waterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen.Op 15 maart 2005 zijn de Awb-bepalingen van de Wet extern klachtrecht in werking getreden. Dieinwerkingtreding had op dat moment nog geen gevolgen voor de procedures bij al bestaandegemeentelijke ombudsmannen. De overige bepalingen van de Wet extern klachtrecht zijn op 1 januari2006 in werking getreden. Vanaf dat moment zijn ook de Awb-bepalingen gaan gelden voor de toennieuw ingestelde gemeentelijke ombudslieden.Voorgeschiedenis van de Wet extern klachtrechtDoor de VNG is in 2000 een modelverordening externe klachtenbehandeling aan gemeentenaangeboden. Deze verordening kon worden toegepast door gemeenten die zich niet aansloten bij deNationale ombudsman, dus gemeenten die een lokale ombudsman in het leven riepen.De door de VNG ontwikkelde verordening heeft ook model gestaan voor de Verordening regionaleombudscommissie zoals die in november 2001 door de regioraad van het SamenwerkingsverbandRegio Eindhoven is vastgesteld. De verordening vormde het juridische fundament van de regionaleombudscommissie waartoe het SRE in 2001 het initiatief had genomen. Met het instellen van dezecommissie, liepen het SRE en de bij de commissie aangesloten gemeenten vooruit op het verdwijnenvan het facultatieve karakter van het externe klachtrecht.De verordening uit 2001 is in september 2005 herzien en aangepast aan de destijds nieuwe regelingin de Awb en de Gemeentewet.De verordening is daarbij teruggebracht van 26 naar 9 artikelen. Deze deregulering kon met nameplaatsvinden omdat de nieuwe bepalingen in de Awb en de Gemeentewet voorzien in een aantal vande bepalingen van de verordening uit 2001. De desbetreffende bepalingen in de Gemeentewet zijnvan overeenkomstige toepassing op een regionale ombudscommissie.De 9 verordeningsbepalingen vullen de bepalingen aan in hoofdstuk 9 (titel 2) van de Awb en dedaarmee verband houdende wijzigingen in de Gemeentewet (nieuwe artikel 81p e.v.).De modelverordening kan dus niet los van deze wetten worden gelezen.Extern klachtrecht bij gemeenschappelijke regelingen.Bestuursorganen van bestaande gemeenschappelijke regelingen vallen ook onder de Wet externklachtrecht en moeten dus ook voorzien in een ombudsvoorziening. Hetgeen voor gemeentenverplicht is gesteld geldt dus ook voor die gemeenschappelijke regelingen. De keuze voor invullingvan de ombudsfunctie is echter beperkter in vergelijking met die van gemeenten. Eengemeenschappelijke regeling kan kiezen uit de volgende varianten:- Nationale ombudsman (art. 1a, eerste lid, onder b, van de Wet Nationale ombudsman);- Een ombudsman of -commissie van een van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling.(art. VI van de Wet extern klachtrecht).Daar de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling grotendeels hebben gekozen vooraansluiting bij de Ombudscommissie Zuidoost-Brabant, ligt de keuze van het SRE voor dezecommissie dan ook voor de hand.Als een regiogemeente aansluiting wenst bij de Ombudscommissie Zuidoost-Brabant, zal de raad vandie gemeente hierover tijdig een besluit moeten nemen. Als dit niet is gedaan, is de Nationaleombudsman per 1 januari 2006 als vangnet bevoegd.Ook de raden van de gemeenten die in 2005 bij de –destijds- regionale ombudscommissie warenaangesloten, hebben opnieuw een besluit moeten nemen over aansluiting.De Ombudscommissie Zuidoost-Brabant behoort niet tot het verplichte takenpakket van degemeenschappelijke regeling, maar is daarin opgenomen in de lijst van taken die een gemeente naarwens kan afnemen.BegripsomschrijvingenIn de modelverordening zijn geen begripsbepalingen opgenomen, omdat de Awb en de Gemeentewethierin waar nodig al voorzien. Zo ontbreekt een omschrijving van de begrippen ombudsman,bestuursorgaan, raad en verzoekschrift terwijl ze op meerdere plaatsen in de verordening voorkomen.Het begrip ‘ombudsman’ omvat volgens artikel 9:17 Awb zowel de Nationale ombudsman als eenombudsman of -commissie ingesteld krachtens de Gemeentewet, de Provinciewet, deWaterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen.Ombudsman is overigens een neutrale term. Zowel mannen als vrouwen (als commissies) wordenaangeduid met ‘ombudsman’.Daar de Awb en de Gemeentewet vanzelfsprekend niet voorzien in een omschrijving van de volgendebegrippen, worden deze hieronder nader toegelicht:- SRE: het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven;- Regioraad: het algemeen bestuur van het SRE;- Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van het SRE. Het Dagelijks Bestuur is belast met dedagelijkse leiding van het SRE en voert het beleid uit binnen de kaders die deRegioraad heeft gesteld.Wat is een klacht?De Awb kent geen definitie van het begrip klacht. De wetgever acht een definitie ook onwenselijk,omdat een omschrijving ook een beperking van het klachtrecht kan inhouden. Uitgangspunt is eenruim klachtbegrip. Alles wat geen (Awb-)bezwaar is, is in beginsel een klacht.Een klachtprocedure is gericht op het verkrijgen van een rechtens niet-bindend oordeel over hetoverheidshandelen. Bij een klachtbehandeling wordt, ruimer dan bij de rechtens bindendebezwaarschriftprocedure, bekeken of het betreffende bestuursorgaan zich correct gedragen heefttegenover de klager.Onder de klachtenregeling vallen gedragingen van bestuursorganen en van personen die onder deverantwoordelijkheid van bestuursorganen handelingen verrichten richting burgers en organisaties(bijvoorbeeld ambtenaren). Enkele voorbeelden van ‘niet correct’ gedragen zijn: ongeïnteresseerdebejegening, te trage afhandeling van een aanvraag, brieven worden te laat of niet beantwoord, hetantwoord is in strijd met de gewekte verwachtingen en onvoldoende gemotiveerd, aangevraagdeinformatie wordt niet toegezonden.

Artikelgewijze toelichting 2  

Artikel 1 Instelling ombudsman Eerste lidMet dit artikel wordt geregeld dat de Ombudscommissie Zuidoost-Brabant, die door de regioraadwordt ingesteld en instandgehouden, de externe klachtvoorziening voor de gemeente is.Tweede lidDe Ombudscommissie Zuidoost-Brabant is bevoegd verzoekschriften in behandeling te nemen voorzover deze betrekking hebben op bestuursorganen van het Samenwerkingsverband Regio Eindhovenen op bestuursorganen van gemeenten, waarvan de gemeenteraad daartoe een besluit heeftgenomen en voor zover door die gemeente een dienstverleningsovereenkomst is gesloten met hetSamenwerkingsverband Regio Eindhoven.Derde lidDoor deze bepaling wordt de onafhankelijkheid van de Ombudscommissie Zuidoost-Brabantvastgelegd in de verordening. Noch door het bestuursorgaan van de gemeente, noch door eenbestuursorgaan van het SRE kan invloed worden uitgeoefend op de Ombudscommissie Zuidoost-Brabant door het geven van instructies.Artikel 2 SamenstellingDe Ombudscommissie Zuidoost-Brabant bestaat uit vier leden en twee plaatsvervangende leden.Artikel 3 ZittingsduurDe benoemingsperiode van zes jaar is wettelijk vastgelegd (Gemeentewet). Een periode van zes jaarwaarborgt de onafhankelijkheid van de commissie.Elke herbenoeming is uiteraard ook voor zes jaar.Artikel 4 Financiële middelenEerste lidDeze bepaling is een uitwerking van artikel 81v van de Gemeentewet waarin is bepaald dat deombudsman een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding ontvangt voor zijnwerkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten.Tweede lidHet Dagelijks Bestuur heeft in haar vergadering van 18 augustus 2008 besloten om de vastgesteldevergoeding jaarlijks te herzien aan de hand van het indexcijfer 'CAO lonen overheid inclusiefbijzondere beloningen' geldend voor de maand september van het voorafgaande kalenderjaar.Derde lidTijdens bovengenoemde vergadering is tevens besloten om conform de Reisregeling Binnenland devergoeding voor de reiskosten van de leden van de Ombudscommissie Zuidoost-Brabant vast testellen.Vierde lidDe ombudsman zal uiteraard niet kunnen functioneren zonder toereikende financiële middelen. Dewet verplicht de gemeente/gemeenschappelijke regeling overigens al om te voorzien in voldoendepersoneel voor de ombudsman (zie artikel 81t Gemeentewet).Artikel 5 BemiddelingEerste lidTijdens het onderzoek kan de ombudsman een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigendeoplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vormaannemen. Wij kunnen ons voorstellen dat de ombudsman dit nader regelt in een werkinstructie (zieartikel 6).De ombudsman kan in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren. Aldus ontstaat erinzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en het aantal onderzoeken en de aard vande bemiddelingen.De ombudsman kan uitsluitend tot interventie overgaan indien hij bevoegd is om de gedraging teonderzoeken.Tweede lidHet oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie legt deombudsman neer in een rapport (artikel 9:36 Awb) indien hij zijn onderzoek voltooit. In het geval vaneen geslaagde bemiddeling zal de ombudsman doorgaans reden hebben om het onderzoek niet voortte zetten en komt hij aan het uitbrengen van een rapport en het geven van een oordeel niet toe. Het isechter wel gewenst dat de ombudsman ook in geval van een geslaagde bemiddeling zijn bemoeienisafsluit met een schriftelijk stuk waarin hij verslag doet van het onderzoek en de bevindingen en van dehet resultaat van de bemiddeling.Artikel 6 WerkinstructieDe ombudsman kan de wijze waarop hij zijn werkzaamheden vorm wenst te geven vastleggen in eenwerkinstructie.Artikel 7 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschriftEerste lidDe ontvangstbevestiging is overeenkomstig hetgeen artikel 9:6 Awb voor het intern klachtrechtbepaalt: het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk.Tweede lidAnaloog aan hetgeen artikel 9:9 Awb voor het intern klachtrecht regelt, is bepaald dat aan hetbestuursorgaan en aan degenen op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, een afschrift van hetverzoekschrift wordt toegezonden. Indien de ombudsman het verzoekschrift niet in behandelingneemt, heeft toezending van een kopie van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan geenwezenlijke functie en zou het onder omstandigheden zelfs een schending van vertrouwelijkheidkunnen betekenen (vergelijk art. 2:5 Awb dat op de ombudsman van overeenkomstige toepassing is).Komt het wel tot een onderzoek van de ombudsman, dan heeft niet alleen het bestuursorgaan, maarook de betrokken ambtenaar recht op een kopie van het verzoekschrift (vergelijk artikel 9:30, eerstelid, Awb).Overigens valt niet in alle gevallen de gedraging waarover geklaagd wordt toe te schrijven aan eenbepaalde persoon; als dat zich voordoet, kan uiteraard worden volstaan met het toesturen van eenafschrift van het verzoekschrift aan alleen het bestuursorgaan.Artikel 8 InwerkingtredingArtikel 139 van de Gemeentewet bepaalt onder meer dat verordeningen niet in werking treden,voordat ze zijn bekendgemaakt. Volgens artikel 142 van de Gemeentewet treden verordeningen op deachtste dag na bekendmaking in werking, tenzij een ander tijdstip is aangewezen. Met ingang van 1januari 2005 geldt de Tijdelijke referendumwet niet meer en geldt dus weer de vrijheid omverordeningen direct in werking te laten treden.Artikel 9 Intrekking ‘Verordening regionale Ombudscommissie’De “Verordening regionale Ombudscommissie”, vastgesteld in de openbare vergadering van deRegioraad van 22 september 2005, wordt ingetrokken.Artikel 10 CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als Verordening Ombudscommissie Zuidoost-Brabant.