CVDR51860_1Regeling betreffende de ambtelijke organisatienlregelingFerwerderadiel2002-08-01Noardeast-FryslânNoardeast-FryslânGeen.Organisatieregeling gemeente FerwerderadielGemeentewet, artikelen 103 en 160.college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2002-08-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2002-08-012021-01-01nieuwe regelingGeen.Geen.Geen.Regeling betreffende de ambtelijke organisatieBurgemeester en wethouders van Ferwerderadiel;gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet;besluiten:vast te stellen de navolgendeHoofdstukIBegripsomschrijvingenArtikel1sectorende organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2.sectorhoofdde ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een sector;managementteamhet team, bestaande uit de gemeentesecretaris en de sectorhoofden.HoofdstukIIDe taaktoewijzingArtikel2Inrichting van de ambtelijke organisatieDe ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:

de sector, die werkzaamheden verricht op het gebied van Burgerzaken;

de sector, die werkzaamheden verricht met betrekking tot het Grondgebied;

de sector, die werkzaamheden verricht op het gebied van Middelen en Ondersteuning.Aan de organisatie kan ter ondersteuning een stafbureau worden toegevoegd.

Artikel3Inrichting van de sectoren

Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de gemeentesecretaris en het sectorhoofd, de structuur van elke sector.

Bij in gebreke blijven van een sectorhoofd doet de gemeentesecretaris het voorstel, als bedoeld in het eerste lid.

Artikel4Taakafbakening tussen sectoren

Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van het managementteam met inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de sectoren vast. Uitgangspunt daarbij is het streefmodel dat is vastgelegd in de bij deze regeling behorende bijlage I.

Zolang het streefmodel niet is gerealiseerd, geldt het organisatiemodel dat als bijlage II aan deze regeling is toegevoegd, als uitgangspunt voor de taakafbakening tussen de sectoren.

Op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord de betrokken sectorhoofden, kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een sector aan een andere sector toewijzen.

HoofdstukIIIDe gemeentesecretarisArtikel5Verhouding tot burgemeester en wethouders

De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders. Daarbij neemt hij eventuele door burgemeester en wethouders vastgestelde richtlijnen in acht.

Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

Artikel6Verhouding tot de ambtelijke organisatie

Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering moet hij ervan uitgaan dat deze berust bij de sectorhoofden.

Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de sectorhoofden de nodige maatregelen.

Hij heeft het recht bij alle hoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

Hij stelt in overleg met de sectorhoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

In overleg met de sectorhoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de sectorhoofden.

Hij kan vergaderingen op sectoren bijwonen.

Artikel7Verticale en horizontale coördinatieDe secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de sectorhoofden anderzijds, alsmede tussen de sectoren onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.Artikel8

De secretaris is bevoegd de vergaderingen van de door burgemeester en wethouders ingestelde commissies bij te wonen.

Hij kan zich laten vervangen door een ambtenaar ter secretarie, tenzij zijn persoonlijke aanwezigheid wordt gevraagd.

Hij kan desgewenst van de in het eerste lid genoemde vergaderingen aantekening doen houden van hetgeen daarin wordt behandeld of besloten, door een door hem aan te wijzen ambtenaar ter secretarie.

Artikel9

Bij opname van verlof minder dan vijf dagen, deelt de secretaris dit mede aan de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders. Voor een afwezigheid van meer dan vijf dagen behoeft hij de toestemming van burgemeester en wethouders. De toestemming kan alleen worden geweigerd, indien het belang van de gemeente door de afwezigheid zou worden geschaad.

Bij het verkrijgen van verlof treft hij voor zijn vervanging de nodige maatregelen die voor een goede gang van zaken noodzakelijk zijn.

Indien hij door ziekte of andere oorzaken verhinderd is zijn betrekking te vervullen, is hij verplicht dit zo spoedig mogelijk mee te delen of te doen meedelen aan de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders en aan degene die hem – de secretaris – vervangt.

Artikel10Overleg met de ondernemingsraadDe secretaris wordt beschouwd als zijnde de bestuurder als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de ondernemingsraden. Hij vertegenwoordigt de gemeente in de contacten en het overleg met de ondernemingsraad en oefent daarbij alle bevoegdheden uit die nodig zijn om het overleg vruchtbaar te kunnen voeren. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.Artikel11De secretaris doet voorts al hetgeen van hem mag worden verwacht ingevolge zijn wettelijke taakopdracht. Hij kan zich niet op onvolledigheid van deze regeling beroepen bij het nalaten van hetgeen in alle redelijkheid tot zijn taken behoort en door het gemeentebelang wordt gevorderd.HoofdstukIVDe sectorhoofdenArtikel12Algemene taakomschrijvingSectorhoofden zijn gehouden alle maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van hun functie. Bij het nalaten van datgene wat tot hun taak behoort en door het gemeentebelang wordt gevorderd, kunnen zij zich niet op onvolledigheid van deze regeling of andere voorschriften beroepen.Zij dienen eventuele richtlijnen van burgemeester en wethouders of de gemeentesecretaris in acht te nemen.Artikel13Verhouding tot burgemeester en wethoudersSectorhoofden zijn, tenzij zij als vervanger van de gemeentesecretaris optreden, in beginsel niet aanwezig bij vergaderingen van burgemeester en wethouders. Zij dienen tijdens deze vergadering wel zoveel mogelijk op afroep beschikbaar te zijn.Artikel14Relatie met de gemeentesecretaris

De sectorhoofden zijn gehouden de gemeentesecretaris alle inlichtingen te verstrekken die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft.

De sectorhoofden doen aan de gemeentesecretaris periodiek verslag over de planning en voortgang van de werkzaamheden.

Sectorhoofden behoeven voor het opnemen van verlof de toestemming van de gemeentesecretaris of diens vervanger.

Bij het verkrijgen van verlof treffen de sectorhoofden voor hun vervanging de nodige maatregelen die voor een goede gang van zaken noodzakelijk zijn.

Indien sectorhoofden door ziekte of andere oorzaken verhinderd zijn hun betrekking te vervullen, delen zij dit zo spoedig mogelijk mee aan de gemeentesecretaris of diens vervanger.

Artikel15Vervanging1.Sectorhoofden worden bij afwezigheid vervangen door de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger(s). Is de vervanging niet geregeld of is/zijn ook de vervanger(s) afwezig, dan neemt de gemeentesecretaris het sectorhoofd waar.2.Het sectorhoofd pleegt regelmatig overleg met het waarnemend sectorhoofd over: het te voeren beleid binnen de sector; de voortgang van de werkzaamheden; alle overige zaken de sector betreffende, waaronder de informatie die voortvloeit uit de besprekingen in het managementteam.Artikel16Verhouding tot de sector

Het sectorhoofd heeft de leiding over de onder hem ressorterende sector.

Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de sector, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

Het sectorhoofd heeft binnen de sector de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

Het sectorhoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens sector, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor een optimale informatie-overdracht, zowel aan de medewerkers als aan de portefeuillehouder(s) en de gemeentesecretaris.

Het sectorhoofd heeft de zorg voor een goed functionerend werkoverleg.

Het sectorhoofd heeft de zorg voor het personeel van de sector en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de sector gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels voor het houden van personeelsbeoordelingen. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.

Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de sector.

Het sectorhoofd kan, op verzoek van de voorzitter van de desbetreffende commissie, dan wel de griffier, als adviseur of anderszins deelnemen aan vergaderingen van (delen van) de raadscommissie(s) voor het werkterrein van de sector.

Het sectorhoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de sector en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

Artikel17Advisering

Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het sectorhoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het sectorhoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.

Het sectorhoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer sectoren raakt of er coördinatiebehoeften of –mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere sector(en). Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het sectorhoofd van de primair verantwoordelijke sector de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het managementteam.

Het sectorhoofd beoordeelt of de door de sector uitgebrachte adviezen passen in de door het gemeentebestuur vastgestelde kaders van doelstellingen en plannen.

Artikel18Ondertekening stukkenHet is sectorhoofden alleen toegestaan officiële, de gemeente bindende, stukken te ondertekenen, indien de bevoegdheid daartoe middels mandaat, dan wel delegatie aan hen is toebedeeld door burgemeester en wethouders.Artikel19Informatieverstrekking aan derdenVoor zover niet anders is bepaald, is het sectorhoofden toegestaan inlichtingen te verstrekken aan derden over het vastgestelde beleid en reeds genomen beslissingen. Het is niet toegestaan schriftelijk dan wel mondeling toezeggingen te doen aan derden betreffende aangelegenheden waarover nog op bestuurlijk niveau moet worden beslist.HoofdstukVOverlegvormenArtikel20Managementteam1.Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris in de vergaderingen van het managementteam regelmatig overleg met de sectorhoofden.2.Het managementteam heeft tot taak: de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid; de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven; de coördinatie van activiteiten tussen sectoren onderling en in relatie tot het bestuur; de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden; de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken; de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie; de bespreking van vergaderingen van het gemeentebestuur; de totstandkoming van een taakgerichte cultuur; tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen; overige zaken, die voor meer sectoren van belang zijn.3.De gemeentesecretaris is voorzitter van het managementteam. De gemeente-secretaris of een door hem aangewezen persoon fungeert als secretaris van het managementteam. Bij de vergaderingen van het managementteam kunnen naast de gemeentesecretaris en de sectorhoofden, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, op verzoek van de voorzitter andere personen aanwezig zijn.4.De vergaderingen van het managementteam vinden in de regel wekelijks plaats.5.De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van het sectorhoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.6.Het overleg is raadgevend en laat de verantwoordelijkheid van het sectorhoofd onverlet.7.De secretaris maakt een beknopt verslag. De sectorhoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de sectoren.8.De leden worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van dezen, door een door het lid in overleg met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris / voorzitter is de op dat moment dienst-doende loco-secretaris, al dan niet tevens sectorhoofd.Het managementteam is voorts nog eindverantwoordelijk voor: het management van de ambtelijke organisatie; de inhoud van sectoroverstijgende adviezen.Artikel21Werkoverleg1.Ter bewaking van de eenheid in advisering door de sector en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt werkoverleg gevoerd.2.Het werkoverleg heeft tot taak: doorkoppeling van het besprokene in het managementteam en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur; planning en coördinatie van de werkzaamheden van de sector; het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken; het bespreken van personeelsbeleid; overige zaken.3.Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de sector of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het sectorhoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de sector overleg te voeren.4.Het werkoverleg vindt minimaal éénmaal per vier weken plaats. De opbouw van de sector of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd van de sector, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.5.Het sectorhoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. Op verzoek kunnen medewerkers van de sector agendapunten inbrengen.6.Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de sector en de deelnemers aan het managementteam krijgen een kopie van het verslag.Artikel22Overleg sectorhoofd met portefeuillehouder1.Het sectorhoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over: het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen; de voortgang en planning van diverse zaken van de sector / portefeuille; de bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven; het bespreken van nieuwe zaken voor de sector / portefeuille,2.Het overleg vindt minstens éénmaal per twee weken plaats.3.Essentiële punten uit het overleg worden zo spoedig mogelijk door het sectorhoofd in de vergadering van het managementteam aan de orde gesteld.Artikel23Overleg burgemeester en wethouders – managementteamPeriodiek vindt er overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en het managementteam over met name beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.Artikel24Overleg secretaris - griffierPeriodiek vindt er overleg plaats tussen de secretaris en de griffier van de raad.HoofdstukVIBestuursopdrachtenArtikel25Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud.HoofdstukVIIMandatering en delegatieArtikel26Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester, kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een sectorhoofd of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen c.q. hem of in zijn c.q. hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.Het sectorhoofd adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.HoofdstukVIIISlotbepalingenArtikel27CiteerwijzeDeze regeling kan worden aangehaald als de “Organisatieregeling gemeente Ferwerderadiel”.Artikel28In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wordt voorzien door burgemeester en wethouders. Artikel29InwerkingtredingDeze regeling treedt in werking op 1 augustus 2002.ALDUSvastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Ferwerderadiel van 6 augustus 2002.,burgemeester.,secretaris.