| Organisatie | Dongen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-12-2010 | 05-11-2010 | Nieuwe regeling | 04-11-2010 Onbekend | Onbekend |
Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert van 2007. Hierin is bepaald dat het beleid tenminste eenmaal per 3 jaar geëvalueerd dient te worden.
Sinds september 2009 heeft de gemeente de functie van inkoper ingevuld en is ervaring opgedaan met een centrale aansturing van de inkoop- en aanbestedingsprocedures.
Deze beleidsnota geeft de kaders en uitgangspunten voor een rechtmatige en doelmatige inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken alsmede voor onderwerpen als duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.
Tot inkoop en aanbesteding behoren in feite alle zaken waar een externe factuur tegenover staat. De gemeente ontvangt facturen indien een externe partij, over het algemeen na opdrachtverlening, een prestatie heeft verricht. Zo’n prestatie kan betrekking hebben op levering van goederen, het verrichten van diensten of het uitvoeren van werken.
De woorden “inkoop” en “aanbesteding” worden door elkaar gebruikt. Het woord “inkoop” wordt vaker gebruikt bij leveringen en diensten, het woord “aanbesteding” wordt vaker gebruikt bij werken.
Aanbesteden is een vorm van inkopen waarbij altijd sprake is van concurrentiestelling.
In het huidige beleidsdocument “Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2007” staan alle zaken rondom het beleid beschreven.
Na een grondige evaluatie is er voor gekozen om hier twee documenten van te maken: een beleidsdeel dat als kadernota vastgesteld wordt door de gemeenteraad en een uitvoeringsreglement dat door het college wordt vastgesteld. Bij wijzigingen is dit een praktische, korte procedure.
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid beschrijft de strategische hoofd- en uitgangspunten van de inkoopfunctie (waar staan we nu, waar willen we naar toe en door welke zaken, afwegingen en motieven laten we ons in onze keuzes leiden).
Het aanbestedingsreglement is een document gericht op de uitvoering. Het biedt de organisatie dan ook praktische handreikingen voor de inkooppraktijk; hoe invulling te geven aan de inkoopbehoefte en welke regels dienen in acht genomen te worden. De organisatie moet straks immers werken met dit document.
Het werkveld van inkopen en aanbesteden is voortdurend in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie etc.) als interne factoren (verdere professionalisering, reorganisaties etc.). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente wordt daarom tenminste elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Zowel het beleidsdocument als het reglement worden door het college vastgesteld na verplichte advisering door het Managementteam.
Een nieuwe richting op beleidsmatig terrein, of zelfs een driejaarlijkse actualisatie hoeft overigens niet altijd te leiden tot aanpassing van het aanbestedingsreglement. Aanpassing van het procedurele deel hoeft op zijn beurt niet automatisch te leiden tot herziening of het ter discussie stellen van het beleid.
De ontwikkelingen in nationale en Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe relevante wet- en regelgeving wordt reeds integraal in dit beleid van toepassing verklaard.
De overheid moet een integere, rechtmatige en doelmatige inkoper zijn.
Met integer bedoelen we het handelen volgens het gemeentelijk integriteitsbeleid van de gemeente Dongen.
Rechtmatig betekent handelen volgens de wet en algemene beginselen van behoorlijk bestuur.
Bij doelmatig gaat het om het efficiënt en effectief inzetten van publieke middelen.
Onze doelstelling van inkoop en aanbesteding is:
het juridisch en inkooptechnisch rechtmatig verwerven van noodzakelijke en kwalitatief gewenste producten, diensten en werken tegen lage integrale kosten op langere termijn.
Kwalitatief gewenst wil zeggen: optimaal geschikt voor de functionele behoefte, niet meer en niet minder. De juiste kwaliteit, in de ruimste zin van het woord, is altijd het uitgangspunt. Bij kwaliteit gaat het niet alleen om de kwaliteit van het product, dienst of werk, maar ook om de kwaliteit van direct daarmee samenhangende zaken, zoals service, logistiek, informatie, garantie, voorwaarden etc.
Lage integrale kosten houdt in dat alle kosten over de gehele levenscyclus (inclusief onderhoud en exploitatie) die direct verband houden met de keuze voor een product, dienst of werk meegenomen worden in de financiële afweging.
Samen wordt derhalve gestreefd naar een optimale prijs-kwaliteit verhouding.
Bij het realiseren van deze doelstelling worden uitgangspunten gehanteerd, die ingedeeld kunnen worden naar de deelterreinen: juridisch, ethisch/ideëel, economisch en organisatorisch.
4.1.1 naleven relevante wet- en regelgeving
Op Europees niveau gaat het dan over de Richtlijn Overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken (2004/18/EG).
Op nationaal niveau gaat het in ieder geval over het toepassen van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en een mogelijk in 2010 tot stand gekomen Aanbestedingswet. Uiteraard is het Burgerlijk Wetboek van toepassing.
Op lokaal niveau zijn in ieder geval van toepassing het inkoop- en aanbestedingsbeleid, het inkoop- en aanbestedingsreglement, de eigen algemene inkoopvoorwaarden en de van toepassing zijnde mandaat-, volmacht- en machtigingenregeling en de budgethoudersregeling.
Mededinging, dat is waar het om gaat bij aanbesteden. Bij vrijwel alle inkoopactiviteiten dient er concurrentie plaats te vinden. Daar waar mededinging in mindere mate of zonder dwingend voorgeschreven regels plaats mag vinden, is in het BAO expliciet en limitatief beschreven. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en -reglement is op exact dezelfde gebieden van toepassing als in het BAO beschreven is.
Als stelregel geldt dat alle activiteiten waarvoor door de gemeente met een andere partij een overeenkomst gesloten gaat worden en waarin de gemeente een tegenprestatie verlangt voor de gelden die zij betaalt aanbesteed moeten worden.
Treedt er een bepaalde situatie op waarin het in eerste instantie onduidelijk is of en hoe er moet worden aanbesteed, dan is het denken vanuit de gedachte “Zouden meer partijen mee willen en/of kunnen dingen naar deze opdracht?” vaak al voldoende om de aanbestedingsvraag in eerste aanleg te kunnen beantwoorden.
4.1.3 transparantie, objectiviteit en non-discriminatie
In Europa wordt een drietal hoofduitgangspunten gehanteerd, te weten:
transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.
Of het BAO nu wel of niet van toepassing is, of het inkoop- en aanbestedingsreglement nu wel of niet voorziet in een situatie; deze beginselen zijn altijd van toepassing. Hiermee onderstreept de gemeente het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de rechtmatige en doelmatige besteding van publieke gelden.
De gemeente Dongen hanteert deze uitgangspunten in zijn inkoopprocedures.
Transparantie betekent de doorzichtigheid voor marktpartijen in het voornemen van de overheid om een opdracht te plaatsen en de daarmee gepaard gaande procedure(s). De procedures verlopen openbaar; afwijking hiervan kan alleen gemotiveerd en op basis van wettelijke mogelijkheid.
Objectiviteit betekent het hanteren van meetbare en objectieve criteria teneinde subjectieve voorkeuren van de aanbestedende overheid uit te sluiten.
Non-discriminatie betekent een gelijke behandeling van alle (potentiële) inschrijvers.
Er is geen sprake van voorkeuren en vooroordelen, maar ook het verstrekken van informatie aan alle spelers in de “markt” vindt gelijkluidend en gelijktijdig plaats. Alle informatie van leveranciers wordt eerlijk en meetbaar verwerkt.
De gemeente Dongen streeft naar het waarborgen van de integriteit van het aanbestedingsproces zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau. Hiermee wordt ook het belang van controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit onderstreept.
Naast deze interne integriteit wil de gemeente Dongen alleen zaken doen met integere contractpartijen. Om hiervan een beeld te krijgen worden in aanbestedingsprocedures eisen gesteld in de vorm van verklaringen, referenties en/of andere gegevens. Tevens kan een beroep worden gedaan op de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB).
4.2.2 maatschappelijk verantwoord ondernemen
Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn mens, milieu en kosten in balans.
Contractpartijen worden geacht zich te houden aan de gangbare normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaardelijke aspecten (wettelijke beloning, geen kinderarbeid, niet discrimineren, belastingen afdragen e.d.)
In februari 2010 is de ‘Deelnameverklaring Programma Duurzaam Inkopen’ van Agentschap NL getekend. Hiermee is aangegeven dat aan het duurzaamheidaspect een belangrijke rol wordt toegekend bij het aanschaffen van goederen en diensten en uitvoeren van werken.
Hoofdonderdeel van dit beleid is de verplichting om in de aanbestedingsdocumenten duurzaamheid op te nemen. Landelijk worden door Agentschap NL criteria per inkooppakket vastgesteld. Uitgangspunt van beleid is het verplicht opnemen van vastgestelde criteria in het aanbestedingsdocument.
4.2.3 sociaal-maatschappelijke doelstellingen
De gemeente Dongen wil vanuit haar sociaal-maatschappelijk beleid mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (deze kan veroorzaakt worden door lichamelijke en/of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele en/of etnische achtergronden) een kans geven deze te verkleinen.
Daar waar mogelijk zal bij aanbestedingen geëist worden dat een deel van de uitvoerende werknemers van opdrachtnemer uit de regio moet komen en moet behoren tot de genoemde doelgroep. Ook kan worden bepaald of de opdrachtnemer voor de uitvoering van zijn opdracht gebruik zal moeten maken van mensen uit de doelgroep die door de gemeente worden aangedragen. Dit doel wordt ook wel eens aangegeven als “social return on investment”.
De gemeente Dongen participeert in de gemeenschappelijke regeling Diamant Groep.
Deze deelname stoelt op de wens om de helpende hand te bieden aan mensen in de samenleving die moeilijk in het arbeidsproces een plaats kunnen krijgen.
Wil de Diamant Groep deze taak blijvend kunnen invullen dan is het noodzaak over voldoende opdrachten te beschikken.
Uitgangspunt is dat de gemeente Dongen, wanneer een marktconform kwaliteits- en prijsniveau gegarandeerd wordt, Diamant Groep door middel van inbesteding passend werk ter beschikking stelt voor de uitvoering van gesubsidieerde arbeid in het kader van de Wet op de Sociale Werkvoorziening en andere vormen van gesubsidieerde arbeid waaronder de Wet Werk en Bijstand, voor zover het mensen betreft met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt en bij voorkeur voor personen woonachtig op het grondgebied van de gemeente Dongen.
Een andere component van deze doelstelling is te vatten onder het begrip Social Return on Investment. Hiermee wordt bedoeld het bevorderen van de arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen in aanbestedingen.
De gemeente Dongen heeft als doel lokale werkgelegenheid te bevorderen en/of werkzoekenden en leerlingen aan een werkplek te helpen, en streeft naar een protocol waardoor zij als opdrachtgever door het stellen van besteksvoorwaarden convenanten kunnen aangaan met opdrachtnemers.
4.3.1omgang met potentiële inschrijvers
Gestreefd wordt naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen.
De keuze in marktbenadering/aanbestedingsprocedure geeft ook aan in welke mate er concurrentie gezocht wordt.
Inschrijvers worden gestimuleerd tot het aanbieden van de economisch meest voordeligste aanbieding.
Zo veel als mogelijk wordt gebruik gemaakt van de kennis en innovatiekracht van marktpartijen.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van aannemers/leveranciers.
Er geldt géén lokaal of regionaal voorkeursbeleid; wel worden bij onderhandse aanbestedingen lokale marktpartijen naast andere partijen gevraagd een aanbieding te doen.
Bij aanbestedingen wordt erop toegezien dat opdrachtnemers economisch niet afhankelijk worden van de gemeente Dongen.
4.3.2 selectie- en gunningcriteria
Selectiecriteria gaan over de beoordeling van de inschrijver.
Deze criteria hebben derhalve betrekking op de marktpartijen.
Gunningcriteria gaan over de beoordeling van de inschrijving.
Deze criteria hebben dus betrekking op de offertes.
De gemeente Dongen geeft in haar aanbestedingsdocumentatie helder weer hoe wordt beoordeeld en wat de onderlinge wegingsfactoren van de verschillende criteria zijn. De nadere uitwerking hiervan is beschreven in het aanbestedingsreglement.
In geen geval wordt gebruik gemaakt van een relatief weegsysteem, wat wil zeggen een systeem waarbij inschrijvingen onderling van invloed zijn op de weegresultaten.
4.3.3 voorkomen onnodige administratieve last
Omdat een aanbestedingsproces van de zijde van de aanbieder ook de nodige inspanning vraagt, wil de gemeente Dongen onnodige administratieve lasten verbonden aan het aanbestedingsproces voorkomen en houdt zij de verplichtingen zo beperkt mogelijk. Dit uit zich bijvoorbeeld in het waar mogelijk laten indienen van zgn. “eigen verklaringen” door inschrijvers bij aanbestedingen, en het slechts door de partijen die in aanmerking komen voor (selectie of) gunning daadwerkelijk laten overleggen van bewijsstukken.
4.3.4 hanteren eigen inkoopvoorwaarden
Bij iedere aanbesteding zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Dongen van toepassing en worden verkoopvoorwaarden van inschrijvers uitgesloten.
Van dit algemene uitgangspunt kan worden afgeweken indien de markt daar aanleiding toe geeft.
4.4.1 centrale formatie inkoopdeskundigheid
De gemeente Dongen zorgt voor voldoende inkoopdeskundigheid in de organisatie.
4.4.2 rolverdeling/functiescheiding
De inkoop van producten, diensten en werken zijn primair een verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouders. Zij hebben een taakstelling voor de realisatie van het product. Om de besteding van middelen tijdens de verschillende inkoop- en aanbestedingsprocessen doelmatig en efficiënt te laten verlopen, worden budgethouders specialistisch ondersteund. Deze ondersteuning kan o.a. bestaan uit vakmatige, inkooptechnische, bedrijfseconomische of juridische ondersteuning.
Voor het realiseren van professionele en resultaatgerichte inkoop- en aanbestedingtrajecten is de taakverdeling bij de inkoop- en aanbestedingsprocessen van de verschillende disciplines in de organisatie nader bepaald in het inkoop- en aanbestedingsreglement.
Zoveel als mogelijk is wordt gewerkt met standaard werkwijzen. Deze worden uitgewerkt in het inkoop- en aanbestedingsreglement.
In de mandaat-, volmacht- en machtigingenregeling wordt aangegeven indien sprake is van volmachtverlening met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsaangelegenheden.
De inkoper maakt jaarlijks een inkoopplan waarin is opgenomen de opsomming en planning van de aanbestedingen alsmede van de overige werkzaamheden.
Voor de gemeente Dongen wordt een centraal systeem van registratie van lopende contracten in de gehele organisatie gemaakt en onderhouden.
Inkoopsamenwerking kan zich uiten in ondermeer het gezamenlijk aanbesteden en het uitwisseling van kennis en ervaringen op de vele gebieden die raken aan of deel uitmaken van inkoopactiviteiten.
De gemeenten van Midden-Brabant, waartoe Dongen behoort, hebben er voor gekozen samen te werken op inkoopgebied. Daarnaast vindt ook op incidentele basis samenwerking plaats met andere gemeenten of samenwerkingsverbanden.
Een goede verantwoording geeft een transparant inzicht in de activiteiten en resultaten op het gebied van inkoop- en aanbestedingen. Periodiek (kwartaalgewijs) wordt hieromtrent gerapporteerd in de Management Rapportage.
4.4.9 afwijken inkoop- en aanbestedingsbeleid
De toe te passen inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald door de gestelde procedures bij leveringen, diensten en werken. De interpretatie hiervan wordt uitgevoerd door de centrale inkoop.
Het is toegestaan een meer uitgebreide procedure (hogere categorie) toe te passen dan is voorgeschreven.
Het toepassen van een minder uitgebreide procedure (lagere categorie) danwel een andere afwijking van het beleid kan uitsluitend na toestemming van het college. Deze toestemming dient vooraf duidelijk gemotiveerd aangevraagd te worden bij het college door de budgethouder, met een advies van de centrale inkoper.
Wanneer het om dringende spoedeisende redenen onmogelijk is de voorgeschreven procedure toe te passen (bv. bij gevaar openbare orde en veiligheid) is het toegestaan om achteraf het college te informeren dat er is afgeweken van het beleid.