CVDR51683_2Algemene commissieverordeningnlregelingSchiedam2012-12-13SchiedamOnbekendAlgemene commissieverordeningGemeentewet, art. 82gemeenteraadbestuur en recht2012-12-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-12-132018-03-06WijzigingVR 107/2012Geen.Geen.Algemene commissieverordeningWijziging Algemene commissieverordeningDe raad van de gemeente Schiedam;gelezen het voorstel van de raadscommissie Samenleving en Bestuur van 3
december 2012;b e s l u i t de:Wijziging Algemene commissieverordening vast te stellen.Algemene commissieverordening1Instelling en werkkringEr is een raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet
die de besluitvorming van de raad voorbereidt, met het college kan
overleggen en overigens alle taken vervult die door de raad worden
opgedragen.2Subcommissies1.De commissie is bevoegd een of meer vaste subcommissies in te
stellen om de commissie van advies te dienen of een taak van de
commissie uit te voeren.2.De commissie is bevoegd een of meer vaste subcommissies in te
stellen om de commissie van advies te dienen of een taak van de
commissie uit te voeren.3.De bepalingen van deze verordening zijn op de subcommissie zoveel
mogelijk van overeenkomstige toepassing. 3Samenstelling1.Alle raadsleden kunnen aan de vergaderingen van de commissie
deelnemen, evenals de eerste opvolger (degene die overeenkomstig de
kieslijst van de betreffende partij bij de laatst gehouden
verkiezingen als eerste in aanmerking komt voor benoeming tot
raadslid ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats),
indien de fractievoorzitter aan de griffier heeft gemeld dat de
opvolger wordt ingezet voor het commissiewerk; in beginsel is er één
woordvoerder per onderwerp per fractie.2.Het presidium wijst voor de commissie voorzitters aan, de
commissievoorzitters vormen een agendacommissie. De voorzitter van de raad is adviseur van de agendacommissie.3.De commissie en subcommissies worden bijgestaan door een of meer
secretarissen die door de griffier in overleg met de agendacommissie
worden aangewezen. De secretarissen leggen verantwoording af aan de
griffier en de voorzitter die zij bijstaan.4Voorbereiding besluitvorming door de raadIndien de commissie besluitvorming door de raad voorbereidt, omvat het
advies een aanbeveling of sprake is van een A- of B-stuk. A-stukken zijn voorstellen waarover in beginsel in de raadsvergadering
geen beraadslagingen meer nodig zijn (hamerstukken). Over B-stukken
dient in de raadsvergadering voortzetting van de beraadslagingen plaats
te vinden (bespreekstukken).5Het StadserfDe agendacommissie organiseert het Stadserf waarin commissieleden zich
kunnen oriënteren op en laten informeren over feiten, belangen en
opvattingen die de raad moet kennen ter voorbereiding van zijn
kaderstellende en controlerende rol. In deze bijeenkomsten krijgen
inwoners en organisaties gelegenheid nieuwe ideeën of initiatieven voor
de stad aan te dragen, worden belanghebbenden betrokken bij de
ontwikkeling van nieuw beleid en krijgen zij gelegenheid te reageren op
voorstellen die in behandeling komen; e.e.a. voor zover het taken van de
raad betreft. Deze bijeenkomsten kunnen tevens worden benut voor
oriëntatie op al datgene wat de raad overigens nodig heeft voor de
uitoefening van zijn taak.6Aantal vergaderingen1.De commissie vergadert wanneer de agendacommissie zulks nodig
oordeelt of tenminste 7 commissieleden aan de agendacommissie, onder
opgave van de te behandelen punten, het verlangen daartoe
schriftelijk kenbaar maken.2.Wanneer de vergadering op verzoek van het vereiste aantal leden
wordt gehouden, wordt zij behoudens het in artikel 10 bepaalde
binnen veertien dagen gehouden, doch in beginsel niet eerder dan
vijf dagen na aankondiging van de vergadering, ter behandeling van
de opgegeven punten.3.De voor de vergadering als bedoeld in lid 1 benodigde stukken dienen
in beginsel minimaal vier werkdagen voor de vergadering aan de leden
te worden toegezonden.7Oproep en bekendmaking vergaderingen1.De oproep tot een vergadering geschiedt namens de agendacommissie
door de secretaris van de commissie ten minste 10 dagen tevoren; de
agenda wordt hierbij gevoegd. De oproep en agenda worden, al dan
niet digitaal, gezonden aan alle raadsleden; de stukken die op de te
behandelen agendapunten betrekking hebben, worden meezonden dan wel
wordt gemeld waar en op welke wijze deze kunnen worden ingezien. De
agenda voor het Stadserf wordt uiterlijk 5 dagen tevoren verspreid.
2.Voor zover het openbare vergaderingen of de openbare gedeelten van
vergaderingen betreft, worden de oproep, de agenda en de stukken
gelijktijdig toegezonden aan de daarvoor in aanmerking komende
persorganen. Plaats, dag, uur en agenda van deze vergaderingen of
gedeelten van vergaderingen worden zoveel mogelijk door de
secretaris van de commissie openbaar gemaakt door schriftelijke
aankondiging in één huis-aan-huisblad en op de gemeentelijke
internetsite. Deze aankondiging houdt mede in, dat de in het eerst
lid bedoelde stukken, al dan niet digitaal, kunnen worden ingezien.
Deze stukken worden tegen betaling van de daarvoor verschuldigde
leges of afzonderlijk vastgestelde vergoeding aan belangstellenden
ter beschikking gesteld.3.De voor de vergadering als bedoeld in lid 1 benodigde stukken dienen
in beginsel minimaal vier werkdagen voor de vergadering aan de leden
te worden toegezonden.8Agenda1.De agendacommissie bereidt, met ondersteuning door een of meer
secretarissen, de concept-agenda’s van de commissievergaderingen
voor en verdeelt de taken tijdens de commissievergaderingen onder de
voorzitters. Hierbij stelt zij voor, welke punten in het openbare
gedeelte zullen worden behandeld en welke punten in het besloten
gedeelte van de vergadering. De commissie beslist uiteindelijk over
openbare dan wel besloten behandeling bij meerderheid van stemmen;
de beraadslaging hierover geschiedt met gesloten deuren, wanneer de
voorzitter dan wel twee der aanwezige leden dit verlangen.2.De agendacommissie bepaalt welke stukken voor het publiek ter inzage
zullen worden gelegd.3.Ieder lid van de commissie is bevoegd in een naar zijn mening
spoedeisend geval ter vergadering voor te stellen een onderwerp aan
de agenda toe te voegen. De commissie beslist of, en zo ja in
hoeverre aan dit voorstel gevolg zal worden gegeven.4.De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare
commissievergadering dan wel een openbaar gedeelte van een
commissievergadering bij de behandeling van elk van de op de agenda
vermelde raadsvoorstellen, met uitzondering van de keuzen,
voordrachten of aanbevelingen van personen, in de gelegenheid kort
het woord te voeren.9Uitnodiging aan anderen tot bijwonen van vergaderingen1.De voorzitter nodigt, uit eigen beweging of op verzoek van de
commissie, leden van het college of de burgemeester uit een
vergadering bij te wonen. De voorzitter kan het college verzoeken
met naam of functie genoemde ambtenaren op te dragen een vergadering
bij te wonen.2.De ambtenaren zijn bevoegd gevraagd en ongevraagd feitelijke
informatie over de aan de orde zijnde onderwerpen te verstrekken.
Tevens kunnen zij op verzoek van de voorzitter of van een
meerderheid van de commissie hun zienswijze ten aanzien van zo'n
onderwerp geven. De ambtenaren hebben het recht het geven van hun
zienswijze, als hiervoor bedoeld, te weigeren.3.De commissie kan besluiten personen of groepen van personen, voor
zover niet vallend onder lid 1 van dit artikel, te horen over
onderwerpen die aan haar oordeel zijn onderworpen.10Werkwijze en openbaarheid1.De commissie mag slechts beraadslagen of besluiten, indien naar het
oordeel van de voorzitter voldoende leden aanwezig zijn om de
opvattingen van de raad dan wel een meerderheid daarin te kunnen
optekenen; daarvoor is het noodzakelijk dat tenminste de helft plus
één van de in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is.2.In gevallen, ter beoordeling van een voorzitter, kan de commissie
schriftelijk worden gehoord. Indien schriftelijke afdoening bij één
of meerdere leden op overwegende bezwaren stuit, geschiedt de
behandeling van het desbetreffende stuk alsnog in een vergadering
van de commissie.3.De vergaderingen zijn als regel openbaar. Voor zover met gesloten
deuren wordt vergaderd zijn de beraadslagingen vertrouwelijk.11Orde1.De voorzitter is belast met de leiding van de vergadering en zorgt
voor de handhaving van de orde in de vergadering; hij is bevoegd,
wanneer die orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt
gestoord, hen die dit doen, of alle toehoorders te doen vertrekken.
2.Hij kan de commissie voorstellen een lid, dat door zijn gedragingen
de geregelde gang van zaken belemmert, het bijwonen van de
vergadering te ontzeggen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd.
Bij aanneming moet het lid de vergadering onmiddellijk verlaten; bij
weigerachtigheid doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling
kan de commissie aan de gemeenteraad voorstellen het betreffende lid
uit zijn lidmaatschap te ontheffen.12Geheimhouding1.De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van het
belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur,
omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en
omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden
overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een
besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering
opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling
aanwezig waren en alleen die van het behandelde of de stukken kennis
dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.2.Op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden
opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college van
burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van
stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan wordt op de
stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen
totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de
raad haar opheft.3.Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een
verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht,
wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.
4.Stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd waaronder de daarop
betrekking hebbende ontwerpnotulen, liggen voor de leden van de raad
bij de secretaris van de commissie ter inzage. 13Verslag1.Van een commissievergadering wordt door de commissiesecretaris een
concept besluitenlijst gemaakt.2.De concept besluitenlijst wordt verspreid onder de commissieleden,
de leden van het college en andere aanwezigen. De concept
besluitenlijst wordt in de volgende commissievergadering ter
vaststelling aangeboden.14Tekenen uitgaande stukkenAlle van de commissie uitgaande stukken worden ondertekend door de
secretaris van de commissie. In daartoe in aanmerking komende gevallen,
ter beoordeling van de voorzitter worden de stukken zowel door de
voorzitter als door de secretaris van de commissie ondertekend.15Slotbepaling1.Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking. Bij de
inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Algemene
Commissieverordening zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad
van Schiedam bij besluit van 14 februari 2002, nadien laatstelijk
gewijzigd bij besluit van 24 april 2006.2.Deze verordening kan worden aangehaald als "Algemene
commissieverordening.Dit besluit treedt met onmiddellijke ingang in werking.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Schiedam in zijn
openbare vergadering van 13 december 2012de griffier, J. Gordijnde voorzitter, C.H.J. LamersToelichtingAlgemeen. De verordening is zo flexibel mogelijk gehouden, dat wat niet hoeft
geregeld te worden, is achterwege gelaten. De bepalingen over de werkwijze in de
‘oude’ verordening zijn vrijwel niet overgenomen, deze hadden in de praktijk al
geen betekenis.Artikel 1 Instelling en takenpakketDe mogelijkheid om een project- of gebiedscommissie in te stellen (artikel 1,
lid 2, oude verordening) is geschrapt; met gebruikmaking van artikel 3,
subcommissies, kan hetzelfde worden bereikt, eventueel kunnen SB en ROB samen
een commissie instellen. De aandachtsgebieden van de commissies zijn voor de
terminologie aangepast aan de benamingen in de portefeuilleverdeling van de
college. In Beter Vergaderen was GSB nog een vraagpunt. Artikel 3 Samenstelling De opvolger is een volwaardig commissielid (d.w.z. voor zover een fractie van
dit fenomeen gebruik maakt, uiteraard), er zijn immers geen plaatsvervangende
commissieleden meer; er was al sprake van een gekunstelde constructie, waar b.v.
een afspraak was gemaakt dat een commissielid zich permanent liet vervangen.
Door met een aangemeld woordvoerderschap te werken is de opvolger
plaatsvervanger voor het (fictief) afwezige raadslid. Er wijzigt in feite niets
voor de positie van de opvolger. Artikelen 4 en 5 commissies SB en ROB & het StadserfDe agenda voor de commissies SB en ROB wordt gevormd door voorstellen waarvan
het de bedoeling is ze in de betreffende cyclus in de raad besluitvormend aan de
orde te laten komen (en uiteraard het verslag van de vorige keer en de
voortgangslijst); onderdeel van de voorstellen is de lijst van ingekomen stukken
voor de raad. De vergaderingen van SB en ROB vinden niet naast elkaar plaats.
Bij de geagendeerde raadsvoorstellen is beperkt tijd beschikbaar voor een
toelichting (als het echt niet anders kan) en insprekers. De stad krijgt bij het
Stadserf ruim de gelegenheid van zich te laten horen.Het Stadserf omvat alle andere commissieactiviteiten die ‘in huis’ plaatsvinden.
Die hoeven overigens niet per se gericht te zijn op alle raadsleden of alle
raadsleden die voor SB of ROB kiezen; indien tegelijkertijd verschillende
activiteiten plaatsvinden, wordt met de taakverdeling tussen SB en ROB wel
rekening gehouden. Denkbaar is dat de Stadserf-avond er als volgt uitziet: gehele avond volop
gelegenheid voor informele contacten, maar globaal:
van 19.00 tot 20.00 uur: fractie-activiteiten (voorbereiding,
taakverdeling voor SB en ROB, verdeling woordvoerderschappen,
contacten); fracties bepalen zelf in hoeverre deze openbaar zijn;
van 20.00 tot 21.00 uur: inwoners en organisaties kunnen presentaties
houden in de Aleidazaal, nieuwe ideeën of initiatieven voor de stad
aandragen (aanmelden bij de griffie); in en rond de Aleidazaal kunnen
raadsleden worden aangesproken, al dan niet na te voren een afspraak te
hebben gemaakt. Voor deze initiatieven gelden niet dezelfde drempels als
bij de Verordening burgerinitiatief; dit recht van initiatief is niet
bedoeld voor zaken die in klachten- of bezwarenprocedures aan de orde
kunnen komen of voor vragen over gemeentelijk beleid of de uitvoering
daarvan, daar zijn andere wegen voor. Er is echter geen
handtekeningenlijst voor nodig en het mag gaan over zaken waarover de
raad in het verleden een besluit heeft genomen. Het is vervolgens aan de
raadsleden of zij het voorstel willen agenderen voor meningsvorming in
SB of ROB en daarna besluitvorming in de raad. Een voorstel zou kunnen
inhouden een referendum of wijkraadpleging te houden over een aangeduid
onderwerp. Met dit onderdeel van het Stadserf krijgt de activiteit die
op 9 september 2006, het Feest van de democratie, plaatsvond met een
luchtfoto van Schiedam en gekleurde ‘plakblaadjes’, een permanente
plek;
van 21.00 tot 22.30 uur (indien het moet en kan tegelijkertijd
activiteiten in verschillende ruimtes):
presentaties door of namens het college, of op initiatief van de raad,
door ambtenaren of ingehuurd deskundigen, over zaken in de oriënterende
sfeer, b.v. benen-op-tafel bijeenkomsten in de startfase van
beleidsontwikkeling;
presentaties over en inspraak bij raadsvoorstellen die in dezelfde
cyclus in SB of ROB aan de orde komen maar die (naar verwachting) een
zodanige omvang aannemen dat ze een onevenredig beslag leggen op de
agenda van een ‘gewone’ commissievergadering of zodanige informatie
kunnen opleveren dat de mogelijkheid van fractieberaad gewenst is
alvorens aan de meningsvorming te beginnen; hiermee vergelijkbaar is de
hoorcommissie zienswijzen bestemmingsplannen;
activiteiten in het kader van het inwerkprogramma, als een avond
daarvoor ruimte biedt: ontmoeting met Stadsregio Rotterdam, met
Ombudsman, kennismaking met afdelingen, ontmoeting met
organisaties.
Artikel 8 AgendaEen goede voorbereiding is het halve werk, zegt de notitie Beter Vergaderen. De
agendacommissie kan bij het opstellen van de agenda’s uitgaan van de volgende
uitgangspunten:
werkmateriaal bestaat o.a. uit door het college vastgestelde
raadsvoorstellen, van nagekomen punten is geen sprake (tenzij de
ontijdige aanbieding goed verklaard wordt èn ‘rampen gebeuren’ als het
voorstel een maand blijft liggen); de agendacommissie moet immers kunnen
bepalen of een voorstel behandelrijp is, eerst nog een uitgebreide
oriëntatie behoeft (in het Stadserf) of meteen voor een gewone,
meningsvormende commissievergadering (SB of ROB) kan worden
geagendeerd;
een raadsvoorstel wordt slechts in behandeling genomen als het van
voldoende kwaliteit is, dat wil zeggen dat de voorstellen aansluiten op
wat de raad moet en wil weten om te besluiten en gaan over zaken die tot
de competentie van de rad behoren; in principe wordt van het
vastgestelde format gebruik gemaakt;
alle voorstellen zijn voorzien van een geleideformulier waarin o.a.
staat wat van de commissie wordt verwacht, tot wie men zich kan wenden
voor feitelijke vragen, enz.;
detailvragen kunnen en moeten buiten de vergadering worden afgehandeld;
voor feitelijke informatie kan een raadslid direct in contact treden met
de ambtelijke organisatie, zo nodig via de griffie;
de rol van een collegelid tijdens de commissievergadering van SB of ROB
kan zich richten op
belangrijke ontwikkelingen na het publiceren van het voorstel,
b.v. reacties uit de stad;
en, zo nodig, het verdedigen van een visie, om op deze wijze
deel te nemen aan de meningsvorming; zo nodig: waar het
verdedigen van een voorstel niet kan plaatsvinden door de
raadsleden die voorstander van het voorstel zijn;
met inachtneming van het voorgaande worden agendapunten voorzien van een
behandeltijd.
Denkbaar is dat de agenda van een commissievergadering wordt verdeeld over
meerdere voorzitters, daarmee die voorzitters in de gelegenheid stellend voor
een deel van de vergadering als fractiewoordvoerder op te treden. Het is van
belang de voorzitters gezamenlijk verantwoordelijk te maken voor de agenda’s van
de 2 commissies, daarmee de kans verkleinend op discussies tijdens
commissievergaderingen over wie waarover gaat.