Organisatie | Amersfoort |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-08-2007 | 26-08-2010 | Onbekend | 28-08-2007 B&W nota | 2462045 |
Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.B&W-Nota
Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007
De Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 vast te stellen.
De Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002 in te trekken.
Artikel 14 van de Wet Gemeentelijke Basisadministratie (Wet GBA) legt B&W de verplichting op om een GBA-beheerregeling vast te stellen, waarin met name de organisatorische inbedding is geregeld van de bijhouding van de Gemeentelijke Basisadministratie. Hiervoor moet de operationele taakverdeling aan functionarissen toegewezen worden om de daadwerkelijke verantwoordelijkheid bij een met name genoemde functionaris neer te leggen. Dit is de reden waarom de beheerregeling geactualiseerd is en gevraagd wordt om vaststelling door Burgemeester en Wethouders op 28 augustus 2007.
In oktober 1994 is de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (de wet) ingevoerd in Nederland. Bij de invoering moesten gemeentebesturen een aantal zaken regelen. Te noemen zijn:
Naast deze activiteiten zijn gemeentebesturen verplicht op grond van artikel 14 Wet GBA, een beheerregeling te hebben voor de dagelijkse bijhouding van de GBA. Deze regeling is een formalisering van de dagelijkse beheerpraktijk van de GBA.
Het zogenoemde "Logisch Ontwerp" van de GBA geeft een aantal minimum vereisten aan waaraan zo'n beheerregeling moet voldoen.
De regeling moet in ieder geval voorzien in de invulling van de volgende activiteiten:
De informatiebeheerder heeft in een aanwijzingsbesluit functionarissen aangewezen die verantwoordelijk zijn voor bovengenoemde beheersactiviteiten. (bijlage 1)
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
de Verordening: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die Wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;
GBA audit: een driejaarlijkse controle op de integriteit van de persoonsgegevens die wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat onder andere uit een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten, een steekproefsgewijze controle van de procesmatige deel en het privacydeel.
kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;
foutbericht verslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;
autorisatie: het binnen de GBA applicatie toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de GBA applicatie toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding voor de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
informatiebeveiligingsbeleid: Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld op 12 juni 2007;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende de gegevens verzameling, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van de GBA applicatie en de waarborging van de continuïteit van de informatievoorziening;
het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van
de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze opnemen in de GBA applicatie;
bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.
Het hoofd van de afdeling Gegevensbeheer Burgerzaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de operationele taken van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk machtigen aan een of meer personen binnen zijn afdeling.
1.Burgemeester en wethouders wijzen een functionaris aan die wordt belast met het
2.Het hoofd van de afdeling Gegevensbeheer Burgerzaken wijst functionarissen aan die worden
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 14 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder en de privacybeheerder.
f) halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de GBA applicatie;
b) op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;
c) op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007;
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de GBA worden nageleefd;
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de GBA;
De kwaliteitsbeheerder is verantwoordelijk voor:
het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de GBA
De kwaliteitsbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 12 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De kwaliteitsbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA applicatie is geïnstalleerd.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van de GBA applicatie;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde bijlage van de verordening GBA persoonsgegevens 2007;
d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de GBA aanwijzingen te geven over het gebruik van de GBA applicatie;
De directeur DIA beslist, na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder, over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door de Raad vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 en de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde bijlagen van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007;
het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor wat betreft de GBA van Amersfoort.
De privacybeheerder voorziet in:
De privacybeheerder is bevoegd:
De privacybeheerder wordt door de afdeling Juridische zaken betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7 Specialistische werkzaamheden GBA
De kwaliteitsbeheerder is verantwoordelijk voor:
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en het (laten) corrigeren van persoonsgegevens.
De kwaliteitsbeheerder is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren:
a.van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet;
b.het (laten) doen van controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de GBA.
De kwaliteitsbeheerder is bevoegd:
In overleg met de gegevensbeheerder aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.
Hoofdstuk 8 Gegevensverwerking
De gegevensverwerkers voorzien in:
a.het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
Hoofdstuk 9 Beveiligingsbeheer
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van de afdeling Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de GBA en de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007.
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007 worden nageleefd;
b) de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3 van de GBA-beheerregeling wijst de beheerder van de GBA de navolgende beheerfunctionarissen aan.
Als informatiebeheerder is aangewezen het hoofd afdeling Gegevensbeheer Burgerzaken.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de allround medewerker gegevensbeheer DIA.BB.GB.
Als gegevensbeheerder is aangewezen de allround medewerker gegevensbeheer DIA.BB.GB.
Zijn plaatsvervanger is de kwaliteitsmedewerker DIA.BB.GB.
Naast de gegevensbeheerder is tevens belast met het berichtenverkeer: de kwaliteitsmedewerker DIA.BB.GB.
Als applicatiebeheerder Burgerzaken is de applicatiebeheerder Gegevensbeheer Burgerzaken, DIA.BB.GB.
Zijn plaatsvervanger is de assistent applicatiebeheerder Gegevensbeheer Burgerzaken DIA.BB.GB.
Als kwaliteitsbeheerder is aangewezen de kwaliteitsbeheerder Gegevensbeheer Burgerzaken, DIA.BB.GB.
Als privacybeheerder is aangewezen het hoofd afdeling Gegevensbeheer Burgerzaken
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de allround medewerker gegevensbeheer DIA.BB.GB.
Als systeembeheerder is aangewezen de senior systeembeheerder DIA.FJD.AUT.SB.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen het interim hoofd automatisering DIA.FJD.AUT.
Als gegevensverwerkers worden de medewerkers van afdeling DIA Burgerzaken aangewezen. De detaillering van de werkzaamheden volgt uit de functiebeschrijving.
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen de allroundbeleidsmedewerker DIA.IBO.BPI.
Bijlage 2: Archivering brondocumenten GBA
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007, worden GBA-brondocumenten als volgt gearchiveerd:
Bijlage 3: Onderzoek naar woon- en/of briefadressen
Gelezen de beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007, worden onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht:
1)Bij ontvangst van een melding, op grond van de wettelijke terugmeldverplichting, door een natuurlijke of andere rechtspersoon dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie, wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als dit niet mogelijk is, volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar. Hierbij worden minimaal de navolgende gegevens vastgelegd: datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), geboortedatum, adres en telefoonnummer van degene die de mededeling doet. Indien de mededeling gedaan wordt door een vertegenwoordiger van een niet-natuurlijke persoon, dienen de eerdergenoemde gegevens van deze vertegenwoordiger vastgelegd te worden.
In het verslag wordt voorts vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de geslachtsnaam, voorna(a)m(en) geboortedatum van desbetreffende ingeschrevene en aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres.
Na ontvangst van de schriftelijke mededeling of na afronding van de verslaglegging worden de adresgegevens, categorie 08, in onderzoek gesteld;
Als één van de bovenstaande bronnen een aanknopingspunt voor aanschrijving van de desbetreffende burger biedt, zal overeenkomstig het vermelde bij 3 gehandeld dienen te worden;
Indien een tijdvak van twee maanden is verstreken na de in 4 genoemde openbare kennisgeving zal de procedure zoals vastgelegd in artikel 83 van de Wet opgestart worden. Hiertoe wordt twee keer een brief verzonden naar het laatste adres waar betrokkene gewoond heeft. De eerste brief heeft betrekking op het voornemen over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens, in de tweede brief wordt de desbetreffende burger op de hoogte gesteld van de beslissing over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens;