Archiefverordening 2008 gemeente Beek, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

• d.

  de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

• e.

  beheerder: degene die ingevolge is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• f.

  beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

• g.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, evenals voldoende en doelmatige archiefruimten.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, geschiedt in overeenstemming met de door het college van Burgemeester en Wethouders hierover gesloten dienstverleningsovereenkomst.

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht, indien hierom wordt verzocht door het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Beek.

De Archiefverordening Beek, 2004 wordt ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2008

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening

2008 gemeente Beek

Aldus besloten door de raad der gemeente Beek in zijn openbare vergadering van 25 september 2008.

De raadsgriffier, De voorzitter,

drs. G.H.M. Erven drs. A.M.J. Cremers