Organisatie | Heerhugowaard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacy- en gebruiksreglement telecommunicatiemiddelen |
Citeertitel | Privacy- en gebruiksreglement telecommunicatiemiddelen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | regelgeving |
Geen.
CAR/UWO
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2010 | 08-03-2014 | Regelgeving | 15-12-2009 Stadsnieuws d.d. 26 oktober 2010 | BW09-0929 |
HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
Privacy- en gebruiksreglement telecommunicatiemiddelen
Het college van de gemeente Heerhugowaard
− het feit dat de gemeente Heerhugowaard aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn
de volgende telecommunicatiemiddelen ter beschikking stelt: telefoon, GSM, fax, PDA, PC en
toebehoren (printer, scanner, kopieermachine), e-mail- en internetfaciliteiten
− het feit dat met genoemde middelen de medewerkers en politieke bestuurders hun functie
− de behoefte aan het reglementeren van het gebruik van de telecommunicatiemiddelen en het
reglementeren van het verwerken van persoonsgegevens met betrekking tot dit gebruik door
− het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens
− de op 26 november 2009 verleende instemming met het privacyreglement door de
Ondernemingsraad van de gemeente Heerhugowaard
− de overige arbeidsrechtelijke en bestuursrechtelijke wet- en (lokale) regelgeving;
besluit het volgende privacy- en gebruiksreglement telecommunicatiemiddelen vast te stellen:
In dit privacy- en gebruiksreglement wordt verstaan onder:
6.Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking
gestelde internetfaciliteiten;
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische (tele-)communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische (tele-) communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
1.De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:
a.het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische (tele-) communicatiemiddelen;
De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik, dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord gebruik van de communicatiemiddelen en bescherming van de privacy van medewerkers op de werkplek.
Artikel 4. Verwerken persoonsgegevens
1.De verwerking beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden als bedoeld in artikel 3. Gegevens die herleidbaar zijn tot individuele medewerkers worden slechts verwerkt bij een ernstig vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen. Vastlegging en verwerking vindt plaats in opdracht van de gemeentesecretaris en na overleg met de sectordirecteur, het afdelingshoofd en de HRM-adviseur.
Indien er een ernstig vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de telecommunicatiemiddelen door de medewerker, kan door de gemeentesecretaris - na overleg met de sectordirecteur en de HRM-adviseur - opdracht worden gegeven om de betreffende gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 5.
HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER
Artikel 6 Verantwoordelijkheden en beheer
1.Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat
persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
4.Door het MT worden voorzieningen getroffen over de positie, integriteit en bevoegdheden van de beheerder en/of afdeling ICT en de controle daarop.
HOOFDSTUK 3 GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN
Artikel 7 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de emailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden.
HOOFDSTUK 4 CONTROLE, BEWARING EN VERWIJDERING PERSOONSGEGEVENS
1.Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.
a.Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).
b.Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de Elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.
c.Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma’s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.
2.Controle vindt in beginsel plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot individuele personen. Indien een medewerker of een groep medewerkers wordt verdacht van het overtreden van regels, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvinden.
Artikel 9 Bewaring en verwijdering
1.Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
2.Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.
HOOFDSTUK 5 RECHTEN VAN MEDEWERKER: VERBETEREN, AANVULLEN, VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 10 Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
HOOFDSTUK 6 SANCTIES, ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING, EVALUATIE EN SLOTBEPALING
1.Overtreding van dit privacyreglement kan voor werknemers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen of ontslag als disciplinaire straf als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente. Disciplinaire maatregelen worden in Opdracht van de gemeentesecretaris en in overleg met de portefeuillehouder P&O en de HRMadviseur voorgelegd aan het college ter besluitvorming.
2.Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:
a.maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer
hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;
Artikel 12 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement, beslist het college.
Artikel 13 Openbaarmaking, inwerkingtreding en evaluatie
1.Dit privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan alle medewerkers die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.