Inleiding
Iedere gemeente dient te beschikken over een beheerverordening, waarin
regels worden gesteld met betrekking tot de organisatie van de administratie
en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente. Deze regels dienen
te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan.
De thans geldende verordening 'verordening organisatie financiële
administratie c.a.' past niet bij de huidige organisatievorm.
Argumenten
Het hebben van een beheerverordening, die recht doet aan de huidige
organisatievorm, geeft richting aan het beheer van vermogenswaarden en geeft
richting aan de inrichting van de administratieve organisatie.
Het hebben van een beheerverordening is een wettelijke verplichting ex
artikel 212 gemeentewet.
In het kader van financieel toezicht door de provincie, is gewezen op het
ontbreken van een actuele verordening bij onze gemeente.
Uitvoering
Op zich leidt het vaststellen van de beheerverordening niet tot extra
werkzaamheden. Wel zullen bepaalde in de verordening genoemde procedures
nader moeten worden uitgeschreven. Dit wordt meegenomen in het
AO-traject.
Commissie
BEM, 8-1-2002. Naar aanleiding van de Cie BEM zijn de volgende wijzigingen
doorgevoerd:
- -
artikel 3 lid 4: De gemeente secretaris als voorzitter van
het MT toetst…. Verwijderd is de tekst als
voorzitter van het MT…
- -
artikel 13 lid 1: De administrateurs stellen jaarlijks… is vervangen
door: De directeur van het directoraat draagt zorg voor het
jaarlijks opstellen van….
- -
artikel 13 lid 3: de term administrateurs is verwijderd uit artikel
13 lid 3.
Burgemeester en wethouders van Veendam,
A.Meijerman , burgemeester.
H. Hofman , secretaris.
Artikel 1 Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
Administratie:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen
van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Financiële administratie:
Het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de
financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een
organisatie-eenheid daarbinnen ten einde te komen tot een goed inzicht
in:
- -
de financieel economische positie;
- -
het beheer van vermogenswaarden;
- -
de uitvoering van de begroting;
- -
het afwikkelen van vorderingen en schulden
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
Administratieve organisatie
Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand
brengen en het instandhouden van de goede werking van de administratie.
Planning en Control systeem
Het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding,
gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de
rechtmatigheid gericht op het uitoefenen van bestuur en toezicht op het
geheel van de gemeentelijke middelen en rechten, alsmede gericht op het doen
besturen en functioneren van de gemeentelijke organisatie als geheel.
Treasury
Het geheel van werkzaamheden gericht op het zo optimaal mogelijk aanwenden
van gelden, gegeven het gewenste risicoprofiel van de gemeente. Het gaat
daarbij zowel om beleid als uitvoering zoals nader uitgeschreven in het
treasury statuut.
Beheer van vermogenswaarden
Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de
gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term
‘beheer’.
Rechtmatigheid:
Onder rechtmatigheid wordt verstaan:
- §
de deugdelijkheid van de financiële verantwoording
- §
de volledigheid en juistheid van de verplichtingen, de uitgaven en
de ontvangsten;
- §
het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen
(voorzover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële
consequenties heeft);
- §
ordelijk en controleerbaar financieel beheer.
Doelmatigheid
Binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad handelt het
college van burgemeester en wethouders zodanig dat een zo groot mogelijk
nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het
gestelde doel c.q. de beslissingen van de raad.
Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes
leidend. Het gaat daarbij om:
- -
Het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat
wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten, gegeven een
gewenst kwaliteitsniveau.
- -
De keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering
van de activiteiten;
- -
Het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van
activiteiten.
Artikel 2 De inrichting van de organisatie van beheer en administratie
- 1.
De inrichting van de organisatie van het beheer van vermogenswaarden van
de gemeente en van de gemeentelijke administratie berust bij het college
van burgemeester en wethouders.
- 2.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het
waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid. Hierbij
behoort het ontwikkelen en instandhouden van een planning en
control-systeem.
- 3.
Bij de inrichting van de organisatie van het beheer en van de
administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in
acht.
- 4.
Het college van burgemeester en wethouders belast het Management Team
(MT) met de inrichting van beheer en administratie. De inrichting
geschiedt met inachtneming van de organisatieverordening 1999.
Artikel 3 Verantwoordelijkheid voor beheer en administratie
- 1.
De verantwoordelijkheid voor het beheer en voor de administratie van de
gemeente berust bij het college van burgemeester en wethouders.
- 2.
De in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid omvat mede de zorg
voor de administratieve organisatie en voor het planning en control
systeem. Het college van burgemeester en wethouders belast het MT met de
zorg voor het opzetten van en in stand houden van de administratieve
organisatie en van het planning en control systeem.
- 3.
De opzetten van de administratieve organisatie en van het planning en
control systeem worden vastgelegd in beschrijvingen van taken,
bevoegdheden, en verantwoordelijkheden alsmede in procedures,
werkafspraken en tijdplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan
het college van burgemeester en wethouders voorgelegd.
- 4.
De gemeentesecretaris toetst voorstellen die bij het college van
burgemeester en wethouders worden ingediend op:
- §
tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de
gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving
van de begrotingsdiscipline;
- §
rechtmatigheid en doelmatigheid;
- §
juistheid van de te volgen procedure;
- §
aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen
dragen voor de uitvoering van voorgestelde besluiten.
Artikel 4 Administratie
- 1.
De administratie van de gemeente bestaat uit:
- §
de administratie van het concern, welke valt onder het
directoraat BBO.
- §
de administratie van het directoraat bestuurs- en
beleidsondersteuning (BBO)
- §
de administratie van het directoraat gemeentewerken en
ruimtelijke ordening (GWRO)
- §
de administratie van het directoraat Samenleving
- §
overige vastleggingen, welke nodig zijn voor het besturen en
doen functioneren van de organisatie en de verantwoording die
daarover moet worden afgelegd.
- 2.
Iedere administratie wordt gevoerd overeenkomstig het gestelde in deze
verordening
- 3.
De inrichting en de werking van een financiële administratie dienen te
voldoen aan het gestelde in de comptabiliteitsvoorschriften die voor
gemeenten gelden.
- 4.
De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is
voor:
- §
het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de
gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen.;
- §
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang
van onroerendgoedbezit; voorraden, vorderingen en schulden
ca.
- §
het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en
doelmatigheid;
- §
het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
- §
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van
de daaraan ontleende informatie; alsmede voor de controle op de
doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.
Artikel 5 Planning en Control –systeem
- 1.
De opzet en de werking van het planning en control-systeem zijn gericht
op:
- §
waarborgen van de economisch verantwoorde verwerving van
middelen ( procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de
laagst mogelijke kosten);
- §
het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en
bewaking van activiteiten;
- §
de beoordeling van de efficiëntie van de uitvoering dan wel de
effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en
technieken.
- 2.
De opzet en werking van de administratieve organisatie dienen dienstbaar
te zijn aan en waarborgen te verschaffen voor de tijdigheid, de
betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt
verstrekt aan beleids- en beheerorganen.
- 3.
Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate
scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd,
zodanig dat de betrouwbaarheid van de informatie die aan beleids- en
beheerorganen wordt verstrekt, is gewaarborgd.
- 4.
Bij de inrichting van het planning en control systeem en van de
administratieve organisatie worden afspraken vastgelegd tussen het
college van burgemeester en wethouders en het MT met betrekking
tot:
- §
de te leveren prestaties;
- §
de daarvoor beschikbaar te stellen middelen;
- §
de wijze waarop en de frequentie waarmee over de voortgang van
activiteiten alsmede over de inzet van middelen ter realisering
ervan wordt gerapporteerd.
Artikel 6 Functionarissen
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als:
concern controller; directoraats controller, administrateur van de in
artikel 4 genoemde administraties, de treasurer, kasbeheerders, en
medewerkers financieel beleid.
- 2.
De directeur van het directoraat regelt, in overleg met de
concern-controller de vervanging van de in lid 1 van dit artikel
genoemde functionarissen bij normale afwezigheid zoals ziekte of verlof.
Bij langdurige afwezigheid wijst het college van burgemeester en
wethouders plaatsvervangende functionarissen aan.
- 3.
De directeur van het directoraat geeft functioneel leiding aan de
directoraats controller, administrateurs en beheerders gemeentefinanciën
voorzover het de administratieve organisatie , het planning en
control-systeem en de informatieverzorging betreft.
- 4.
De directeur van ieder directoraat voert in het kader van het gestelde
in lid 3 van dit artikel, regelmatig overleg, met de concerncontroller
en de directoraatscontroller. Specifiek in dit overleg te bespreken
onderwerpen zijn de bewaking van eenheid in administratie, het
bevorderen van de doelmatigheid van het beheer van vermogenswaarden en
de afstemming over de informatieverzorging.
- 5.
De functie van controller en van administrateur zijn onverenigbaar met
die van treasurer en kasbeheerder , alsmede met enige andere, de
functiescheiding wezenlijk aantastende, functie. Dit betreft met name
functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van
vermogenswaarden.
Artikel 7 Taken en bevoegdheden
- 1.
De afdeling beleidsondersteuning heeft, onverlet in artikel 3, lid 1 en
2, aangeduide verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en
wethouders en het MT, onder meer de zorg voor:
- §
de financiële planning van het concern en de aansluiting daarvan
op de beleidsplannen en op het beleid en plannen ten aanzien van
de middelen.
- §
De totstandkoming van de gemeentebegroting en gemeente rekening
en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en
middelenplanning;
- §
De totstandkoming van periodieke (voortgangs)rapportages voor de
gemeente als geheel, de voorjaarsnota en de
najaarsrapportage;
- 2.
De directeur van het directoraat heeft onder meer de zorg voor:
- §
Het opstellen van de begroting en rekening en de aansluiting op
de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplanning voor
zijn directoraat.
- §
de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de
toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde
administraties en verstrekte informatie;
- §
de opzet en de werking van de administratieve organisatie
(inclusief de interne controle) en van het planning en control
systeem voor het directoraat, inclusief het systeem van
budgetbewaking.
- 3.
De concern-controller heeft onder meer de zorg voor:
- §
Het geven van voorwaarden ten aanzien van de opzet en het
functioneren van een budgetsysteem voor de gemeente als
geheel;
- §
Het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid en de
rechtmatigheid van het beheer en van de administratie in het
algemeen.
- §
De analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens. Hij
verdeelt en bewerkt deze gegevens zodanig dat deze (optimaal)
geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en
activiteiten door het betrokken management en voor de sturing en
de beheersing van de gemeentelijke organisatie als geheel;
- §
De analyse en interpretatie van de beschikbare gegevens om het
college van burgemeester en wethouders dan wel de raad in staat
te stellen de doelmatigheid en de rechtmatigheid te bevorderen
respectievelijk te beoordelen;
- 4.
De directeur BBO heeft naast het genoemde onder punt 2 van dit artikel
de zorg voor:
- §
Het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van
de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven
van gemeentelijke debiteuren.
- 5.
De concern controller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de
gemeentesecretaris een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en
de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en
van de administratie. De concern controller toetst (laat toetsen) in dit
kader de opzet en de werking van het planning en control systeem en van
de administratieve organisatie.
- 6.
De concern controller ondersteunt de organisatieonderdelen bij het
opzetten en doen functioneren van het planning en control systeem.
- 7.
Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer
kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van het
desbetreffende organisatieonderdeel. Zo nodig legt hij zelfstandig
voorstellen voor aan het college van burgemeester en wethouders.
- 8.
De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders,
gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in dit
artikel genoemde taken.
- 9.
Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen
ten aanzien waarvan de concern -controller, met het oog op handhaving en
uitvoering van deze verordening, nader richtlijnen kan geven.
- 10.
De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het
college voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en
verantwoordelijkheden.
Artikel 8 Administrateur / financieel beleidsmedewerkers
- 1.
De administrateur van het directoraat zorgt voor:
- §
het voeren van de financiële administratie van het betreffende
directoraat;
- §
het opstellen van de begroting en de rekening van het
directoraat;
- §
het opstellen van (periodieke) financiële rapportages van het
directoraat.
- 2.
De financieel medewerkers van de afdeling beleidsondersteuning zorgen
voor:
- §
het opstellen van de begroting en rekening van het concern
- §
het opstellen van (periodieke) financiële rapportages van het
concern .
- 3.
Bij het uitvoeren van hun taken nemen de administrateurs de functionele
richtlijnen en de aanwijzingen van de afdeling beleidsondersteuning en
van concerncontroller in acht.
- 4.
De administrateurs zorgen voor het tijdig, het juist en het volledig
verwerken van de gegevens in hun administratie.
- 5.
De administrateurs zorgen voor het tijdig, het juist en het volledig
verstrekken van de gegevens uit hun administratie aan de directeur van
het directoraat en in afschrift aan de concern-controller
Artikel 9 Beheer gemeentefinanciën
- 1.
Het dagelijks beheer van de geldmiddelen van de gemeente is opgedragen
aan de kasbeheerder. Het beheer omvat de bewaring van de financiële
middelen, de inning van de inkomsten en het doen van de betalingen van
de gemeente.
- 2.
Tot de taak van de treasurer behoort mede de verantwoordelijkheid voor
belegging en aantrekking van financiële middelen overeenkomstig door het
college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen, welke zijn
neergelegd in het treasury statuut. De treasurer handelt uitsluitend
binnen de voorschriften welke zijn neergelegd in de treasury paragraaf
bij de begroting.
- 3.
Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via in het treasurystatuut
aangewezen instellingen. Het aanhouden van chartale gelden (kassen) kan
slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring door de
concerncontroller, plaatsvinden.
- 4.
Alvorens betalingen te doen vergewist de concerncontroller zich ervan
dat de opdrachten door bevoegde functionarissen zijn goedgekeurd. Deze
functionarissen zijn door het college van burgemeester en wethouders
aangewezen.
- 5.
Onder verantwoordelijkheid van de treasurer zijn kashouders belast met
de bewaring van chartale gelden.
Artikel 10 Informatieplicht.
- 1.
De afdeling beleidsondersteuning en de administrateurs worden tijdig en
schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de raad en door het
college van burgemeester en wethouders genomen besluiten waaraan
financiële consequenties zijn verbonden.
- 2.
De daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de
afdeling beleidsondersteuning c.q. de administrateurs alle gegevens en
stukken die zij ten behoeve van de juiste verzorging van de
administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de
verslaggeving nodig hebben. Zij stellen in overleg met hen en met de
verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast,
dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan.
Artikel 11 Coördinatie informatievoorziening
- 1.
De gemeentebegroting en de –rekening worden opgesteld conform de
wettelijke bepalingen, de voor de gemeenten geldende
comptabiliteitsvoorschriften en de specifieke gemeentelijke
bepalingen.
- 2.
Het opstellen gebeurt binnen door het college van burgemeester en
wethouders te stellen randvoorwaarden en binnen de vastgestelde
tijdsplanning.
- 3.
De afdeling beleidsondersteuning stelt in samenspraak met de
administrateurs en concerncontroller een tijdsplanning op. Hierin wordt
aangegeven op welke tijdstippen de deelbegrotingen en de –rekeningen
alsmede andere relevante gegevens beschikbaar moeten komen. Doel is de
tijdigheid van de verstrekking van gegevens door de verschillende
organisatieonderdelen te waarborgen.
Artikel 12 Periodieke beoordeling processen
- 1.
Periodiek worden de beschreven processen beoordeeld op effectiviteit en
doelmatigheid. De beoordeling dient ter bewaking van de werking van het
geheel der genomen maatregelen omtrent het beheer van de administratie
en vermogenswaarden.
- 2.
De periodieke beoordeling wordt uitgevoerd door de controller van het
directoraat, daarbij ondersteund door de concern-controller. De laatste
dient van iedere beoordeling op de hoogte te zijn en tevens zijn
goedkeuring te hebben verleend aan de methode van beoordeling.
- 3.
De resultaten van de beoordeling vormen de basis voor mogelijke
verbeteringen. De resultaten worden voorgelegd aan en besproken met de
directeur van het directoraat. Dit gebeurt pas nadat de betrokkenen
kennis hebben kunnen nemen van de voorstellen ter verbetering van de
directoraatscontrollers. In voorkomende gevallen beslist de directeur of
bespreking in MT en B&W noodzakelijk is.
- 4.
Aanpassingen in procedures, al dan niet afkomstig vanuit een uitgevoerde
beoordeling, worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
Artikel 13 Verantwoording en decharge
- 1.
De directeur van het directoraat draagt zorg voor het jaarlijks
opstellen van een rekening en een verslag, aangaande het betreffende
directoraat, over het gevoerde beheer. Deze dienen voor het afleggen van
verantwoording aan het college van burgemeester en wethouders.
- 2.
De afdeling beleidsondersteuning stelt de gemeente rekening en het
verslag op van het concern.
- 3.
Opstellen van de rekening en van het verslag geschiedt binnen de door de
directeur in overleg met de concerncontroller gestelde termijn en
conform de door hen gegeven richtlijnen.
- 4.
Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de
gemeenterekening en het verslag over het gevoerde beheer aan de raad,
impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het
college van burgemeester en wethouders vallende ambtenaren met
betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens
later (in rechte) gebleken onrechtmatigheden.
- 5.
Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het
college van burgemeester en wethouders, voor aanbieding van rekening en
verslag aan de raad, de desbetreffende ambtenaar schriftelijk heeft
medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of met het
verslag.
Artikel 14 Slotbepalingen
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na
bekendmaking
- 2.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam
‘Beheerverordening Gemeente Veendam’.
- 3.
Met ingang van de in lid 1 genoemde datum vervalt de verordening
‘verordening financiële administratie c.a.’ vastgesteld in de
openbare vergadering van 31 oktober 1994.