CVDR5091_1Archiefverordening gemeente Dongen 2007nlregelingDongen2017-09-12DongenGemeentelijke informatiekrant, 29-10-2009Archiefverordening gemeente Dongen 2007Archiefwet 1995Archiefbesluit 1995gemeenteraadbestuur en recht2007-05-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2009-11-06Nieuwe regelingOnbekendarchiveringGeenArchiefverordening gemeente Dongen 2007IALGEMEEN1BegripsbepalingenIn deze verordening wordt verstaan onder:
de wet: de Archiefwet 1995
het college: het college van burgemeester en wethouders van
gemeente Dongen
archiefbewaarplaats: de als zodanig aangewezen ruimte waar de
overgebrachte archieven en collecties worden bewaard
archiefruimte: de ruimte bestemd voor het bewaren van nog niet
naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en
collecties
gemeentearchivaris: de op grond van de Archiefwet 1995 benoemde
functionaris die is belast met het beheer van de overgebrachte
archieven en collecties en het toezicht op de niet overgebrachte
archieven en collecties
beheerder: degene die is belast met het beheer van de archieven
en collecties van de gemeentelijke organen die niet zijn
overgebracht naar een archiefbewaarplaats
beheereenheid: een door het college in het organisatiereglement
aangewezen organisatieonderdeel
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan
archiefbescheiden kunne worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,
ontvangen en geraadpleegd
niet-overgebrachtearchieven: de archieven en collecties die zijn
opgeslagen in afwachting van moment van wettelijke vernietiging
of overbrenging naar de archiefbewaarplaats na twintig
jaar.
overgebrachte archieven: de archieven en collecties die aan de
gemeentearchivaris in beheer zijn gegeven en derhalve naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht
2Taak collegeHet college is belast met de zorg voor zowel de niet-overgebrachte als
de overgebrachte archieven en collecties.3Besluit informatiebeheerHet college stelt voor het beheer van zowel de niet-overgebrachte als de
overgebrachte archieven en collecties van de gemeentelijke organen in
het "Besluit informatiebeheer" voorschriften vast.IINIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES4ArchiefruimteHet college draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van een
archiefruimte.5Materiële zorgHet college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van
de archieven en collecties geschieden op een zodanige wijze dat het
behoud in goede en toegankelijke staat van deze bescheiden is
gewaarborgd.6Toezichtstaak gemeentearchivaris1.De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archieven
en collecties, die niet zijn overgebracht, geschiedt overeenkomstig
de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven
voorschriften. Hij kan hiertoe aanwijzingen geven.2.Onder deze toezichtstaak vallen de volgende werkzaamheden:
Toezicht op beheer en jaarlijkse rapportage hierover;
Ondertekenen van akten van overbrenging van archieven en
collecties;
Ondertekenen van lijsten van vernietiging
archiefbescheiden.
7Uitvoering toezicht namens gemeentearchivarisDe gemeentearchivaris kan de uitoefening van de hem bij de wet
opgedragen toezichtstaak op de niet-overgebrachte archieven en
collecties opdragen aan een of meer aan hem onderschikte
ambtenaar/ambtenaren die in het bezit zijn van het diploma archivistiek
als bedoeld in de Archiefwet 1995.8Informatieplicht beheerderDe beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen
die voor een goede vervulling van de toezichtstaak noodzakelijk zijn. Daarnaast verleent deze de nodige medewerking om inzicht te verschaffen
in de ordening en toegankelijkheid van de archieven en collecties en in
de opzet en werking van hulpmiddelen systemen waarin archiefbescheiden
zijn opgenomen.9Mutaties in beheerDe beheerder doet aan de gemeentearchivaris in elk geval tijdig
mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of
overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
10Consultrapportage1.De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar een rapport uit aan
het college over de uitoefening van het toezicht op de
niet-overgebrachte archieven.2.Indien nodig doet de gemeentearchivaris tussentijds mededeling aan
de beheerder(s) van zijn bevindingen bij de uitoefening van het
toezicht. In dat geval kan hij ook het college informeren.11Verslag aan raad1.Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over
de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot het beheer van de
niet-overgebrachte archieven en collecties.2.Het college legt in dit verband het verslag over dat door de
gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.IIIOVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN COLLECTIES12ArchiefbewaarplaatsHet college wijst een archiefbewaarplaats aan.13Gemeentearchivaris1.Het college benoemt de gemeentearchivaris en een plaatsvervangend
gemeentearchivaris.2.De gemeentearchivaris is belast met het formele beheer van de
overgebrachte archieven en collecties.14Formele beheertaak gemeentearchivarisDe formele beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de
overgebrachte archieven omvat:
Toe- en afwijzen van een verzoek om raadpleging;
Uitlenen van archieven en collecties aan overheidsorganen en
particulieren, die archieven en collecties hebben
overgedragen;
Geven van afschriften van authentieke akten die volgens de wet
door de beheerder bewaard moeten worden;
Voorstellen tot besluiten van vervreemding van overgebrachte
archieven en collecties;
Toezicht op de uitvoering van beheerwerkzaamheden door de
stichting Mommerskwartier.
15JaarverslagNa afloop van elk jaar brengt de gemeentearchivaris aan het college een
jaarverslag uit over de door hem verrichte werkzaamheden in het kader
van formele beheertaak.16Verslag aan raad1.Het college doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan de raad over
de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte
archieven en collecties.2.Het college legt in dat kader het verslag over dat door de
gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht.IVSLOTBEPALING17In werking treden
Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag
na die van de bekendmaking van het besluit tot
vaststelling.
Op dat tijdstip vervalt de "Archiefverordening gemeente Dongen
1997", vastgesteld bij raadsbesluit van 13 november 2003.
Het kan worden aangehaald als "Archiefverordening gemeente
Dongen 2007".
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING, BEHOREND BIJ DE ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE
DONGEN 2007.HOOFDSTUK 1 ALGEMEENArtikel 1 BegripsbepalingenIn dit artikel worden de belangrijkste begrippen uit de verordening beschreven
zodat er geen verschillende opvattingen over eenzelfde begrip kan ontstaan. Bij
de beschrijving is aangesloten bij het begrippenkader dat in de opgestelde
overeenkomst tussen de gemeente Tilburg en de stichting Mommerskwartier ter
uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden is opgenomen.Artikel 2 Taak collegeDe zorgtaak van het college vloeit voort uit artikel 30 van de Archiefwet 1995.
Deze taak heeft zowel betrekking op de niet-overgebrachte- als op de wel
welovergebrachte archieven en collecties.De zorgtaak heeft betrekking op vier terreinen te weten:
financiële middelen
personeel
fysieke ruimte
regelgeving
Het college heeft als taak om ervoor te zorgen dat de archiefwerkzaamheden op
een zodanige kunnen worden uitgevoerd dat voldaan wordt aan het gestelde in de
Archiefwet 1995 alsmede daaruit voortvloeiende aanverwante regelingen.Artikel 3 Besluit informatiebeheerIn het "Besluit informatiebeheer", dat door het college wordt vastgesteld,
worden nadere regels opgenomen voor het beheer van documenten door de
gemeentelijke organen, resp. de gemeentelijke organisatie. Deze voorschriften
zijn een concretisering van aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats
alsmede van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven en
collecties.HOOFDSTUK II NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN
COLLECTIESArtikel 4 ArchiefruimteHet is zaak om een goede archiefruimte te hebben. De wettelijke verplichting
daarvoor vloeit voort uit artikel 13 van het Archiefbesluit 1995, en de daaruit
tot stand gekomen regeling Bouw- en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen. Duidelijkheidshalve wordt opgemerkt dat geen verwarring
moet ontstaan met de ruimten waar de dynamische bestanden op de werkplek worden
beheerd. Een archiefruimte is een ruimte waar de archieven en collecties na hun
dynamische fase worden bewaard in afwachting van overbrenging naar een
archiefbewaarplaats. Er is dus sprake van de volgende drietrap:
beheer dynamische bestanden op werkplek;
archiefruimte;
archiefbewaarplaats.
Artikel 5 Materiële zorgDit artikel ziet erop toe dat de ambtelijke organisatie in voldoende mate
gefaciliteerd wordt om de archieven en collecties, die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht, in goede en toegankelijke staat te
brengen en te houden. Dit betekent dat met name moet worden bewaakt dat de
toegankelijkheid en behoud van authenticiteit moeten worden gewaarborgd. En dat
tevens binnen de organisatie wordt voldaan aan de duurzaamheideisen van de op te
maken documenten door onder meer het gebruik van bijvoorbeeld duurzaam papier,
aangewezen inkten en toners. Dit geldt uiteraard eveneens voor de uitgaande
documenten omdat die wellicht elders in een archiefruimte moeten worden bewaard. Dit vloeit voort uit artikelen 11, lid 2 en artikel 12 van het Archiefbesluit
1995 op grond waarvan nadere ministeriële regelingen zijn vastgesteld met nadere
regels over de kwaliteit van toegankelijkheid en authenticiteit en de normen en
procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archieven en collecties/interne stukken. Dit is geregeld in respectievelijk de
ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling Geordende en
toegankelijke staat archiefbescheiden. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de interne stukken na verloop van tijd op
grond van een selectie worden gekwalificeerd òf als in aanmerkend komend voor
permanente bewaring (overbrenging naar een archiefbewaarplaats) of op termijn
vernietigbaar zijn. Artikel 6 Toezichtstaak gemeentearchivarisTen aanzien van de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentearchivaris een
belangrijke toezichthoudende functie. In het tweede lid wordt deze functie
expliciet beschreven. Deze beschrijving stemt overeen met de beschreven functie
van de gemeentearchivaris in de overeenkomst, die de gemeente Tilburg, ter
uitvoering van archiefbeheerwerkzaamheden, met de stichting Mommerskwartier
afsluit.Artikel 7 Uitvoering toezicht namens
gemeentearchivarisDit artikel bepaalt dat de gemeentearchivaris de toezichthoudende taak op
niet-overgebrachte archieven kan overdragen aan een of meer aan hem onderschikte
ambtenaar/ambtenaren. Veelal wordt deze de archiefconsulent of de
archiefinspecteur genoemd. Deze hoeft niet persé de plaatsvervangend
gemeentearchivaris te zijn. Uiteraard blijft de gemeentearchivaris wel
eindverantwoordelijk voor het uit te voeren toezicht.Artikel 8 Informatieplicht beheerderDit artikel richt zich tot de beheerder en schrijft een medewerkingplicht voor
in het kader van het toezicht door de gemeentearchivaris. Elke gemeentelijke
dienst heeft een beheerder in de zin van deze verordening. Doorgaans is dat de
directeur van de desbetreffende dienst, maar het kan eveneens bijvoorbeeld een
sectorhoofd of afdelingshoofd zijn. Artikel 9 Mutaties in beheerDe beheerder is verplicht de gemeentearchivaris, voordat daarover een voorstel
aan het college wordt aangeboden, te informeren over de in dit artikel genoemde
onderwerpen. Deze voorinformatie is noodzakelijk om de inspectietaak goed te
kunnen uitoefenen.In het artikel zijn slechts die onderwerpen genoemd die, bij constatering
achteraf, tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige
schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archieven en collecties
tot gevolg zou kunnen hebben. Artikel 10 ConsultrapportageMinstens eenmaal per jaar rapporteert de gemeentearchivaris het college en de
beheerder over zijn bevindingen.Artikel 11 Verslag aan raadIn het kader van de controlerende taak van de raad wordt de consultrapportage
door het college jaarlijks doorgeleid naar de raad. Ten aanzien van de
overgebrachte archieven en collecties is in artikel 16 van deze verordening een
soortgelijke bepaling opgenomen.HOOFDSTUK III OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN EN
COLLECTIESArtikel 12 ArchiefbewaarplaatsHet college is op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 de zorgdrager en
als zodanig bestuurlijk verantwoordelijk voor de aanwijzing van een
archiefbewaarplaats. Artikel 13 GemeentearchivarisDit artikel vloeit voort uit artikel 32, lid 1 van de Archiefwet 1995.Artikel 14 Formele beheertaak
gemeentearchivarisDe in dit artikel genoemde punten stemmen overeen met het takenpakket van de
gemeentearchivaris zoals dat beschreven is in de overeenkomst die de gemeente
Tilburg met de stichting Mommerskwartier afsluit in het kader van de uitvoering
van archiefbeheerwerkzaamheden.Artikel 15 JaarverslagJaarlijks rapporteert de gemeentearchivaris aan het college over de uitvoering
van zijn formele beheertaak inclusief het houden van toezicht op de uitvoering
van archiefbeheerwerkzaamheden door de stichting Mommerskwartier. Artikel 16 Verslag aan raadIn het kader van de controlerende taak van de raad zendt het college het
jaarverslag van de gemeentearchivaris door aan de raad. HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGArtikel 17 In werking tredenDeze bepaling spreekt voor zich.