Organisatie | Lansingerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement e-mail en internetgebruik |
Citeertitel | Privacyreglement e-mail en internetgebruik |
Vastgesteld door | burgemeester |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2007 | 03-10-2012 | Nieuwe regeling | 01-03-2007 Heraut, 27-03-2008 | BW0700006 |
Het college van de gemeente Lansingerland gelet op:· het feit dat de gemeente Lansingerland aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail- en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;· de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voore-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik;· het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;· de instemming met het privacyreglement door de Bijzondere Ondernemingsraad van 19 december 2006;besluit het volgende privacyreglement e-mail- en internetgebruik vast te stellen:
Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:1. WBP: Wet bescherming persoonsgegevens.2. Gemeente: de gemeente Lansingerland.3. Cbp: College bescherming persoonsgegevens.4. Medewerker: degene die aan te merken is als:a. werknemer in dienst van de gemeente;b. persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeenteverricht, anders dan in ambtelijk dienstverband.5. E-mailfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde e-mailfaciliteiten.6. Internetfaciliteiten: de door of namens de gemeente aan medewerkers ter beschikking gestelde internetfaciliteiten.7. Elektronische communicatiemiddelen: e-mail- en/of internetfaciliteiten.8. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de WBP.9. Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.10. Verantwoordelijke: de gemeentesecretaris, zijnde de persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.11. Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden:a. het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;b. het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;c. het beveiligen van het systeem en het netwerk;d. bewijs en archivering.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel aanstootgevende, dreigende, lasterlijke, seksueel intimiderende, onzedelijke, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chat-sessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Zonder voorafgaande toestemming van de systeembeheerder(s) is het medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen. Dit verbod geldt niet indien een dergelijk gebruik van de e-mailfaciliteiten noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Hoofdstuk 4 Controle, bewaring en verwijdering persoonsgegevens
Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.a. Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).b. Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.c. Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma's vindt op geautomatiseerde wijze plaats.d. Controle ter bewijs en archivering: conform de regels kan een kopie worden gemaakt van de zakelijke e-mailberichten met als doel bewijs en/of archivering.
Artikel 7 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan het Cbp.
Hoofdstuk 5 Rechten van medewerker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens
Artikel 8 Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Sancties. onvoorziene omstandigheden, openbaarmaking, inwerkingtreding, evaluatie en slotbepaling
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:a. maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;b. het ontbinden van de overeenkomst.
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van dit privacyreglement, beslist de verantwoordelijke.