CVDR50571_1Verordening tot vaststelling van de Instructie voor de griffier 2007nlregelingLansingerland2018-10-30LansingerlandHeraut, 10-01-2007Verordening tot vaststelling van de Instructie voor de griffier van de gemeente Lansingerland 2007Gemeentewet, art. 107a, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2007-01-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-01-022013-02-27Nieuwe regelingT08.00525Geen.geen.Verordening tot vaststelling van de Instructie voor de griffier 2007Verordening tot vaststelling van de instructie voor de griffier van de gemeente Lansingerland.De raad van de gemeente Lansingerland;Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;Gelezen het advies van Klankbordgroep; Gezien het advies van de commissie Algemene Bestuurlijke Zaken;BESLUIT: Vast te stellen de verordening tot vaststelling van de Instructie voor de griffier van de gemeente Lansingerland 2007.Artikel1Algemene ondersteuning1De griffier draagt zorg voor een doeltreffende en doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden, de raadsvoorzitter, de duo-raadsleden, de commissies en zijn leden en de fracties.2De griffier ziet toe op en ondersteunt de raad bij een correcte toepassing van de rechten van de raad en hun leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties.Artikel2Begeleiding duaal functioneren van de raad1KaderstellingDe griffier staat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties bij in het vervullen van hun rol t.a.v. het budgetrecht en de kaderstellende rol van de raad.2De griffier onderhoudt contact en voert overleg met de secretaris/algemeen directeur over de invulling van de door de raad gestelde budgettaire en overige beleidskaders.3VolksvertegenwoordigingDe griffier staat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties bij in het vervullen van hun volksvertegenwoordigende rol.4De griffier leidt door hem ontvangen vragen van burgers door naar de raad, een raadscommissie of alle fracties gezamenlijk.5De griffier ziet toe op een correcte toepassing van de verordening burgerinitiatieven van de gemeente Lansingerland en draagt zorg voor de begeleiding en ondersteuning van de burgers die gebruik maken van deze verordening.6De griffier initieert, coördineert en ondersteunt activiteiten om de relatie tussen gemeenteraad en burgers te versterken.7ControleDe griffier staat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties bij in het vervullen van hun controle op het gemeentebestuur.8Indien de raad een onderzoekscommissie instelt op basis van art. 155, lid a, Gemeentewet of anderszins een onderzoek (laat) instel(t)(len), ondersteunt de griffier deze commissie.9De griffier ondersteunt de door de raad ingestelde rekenkamer, zoals bedoeld in de hoofdstukken IVa en IVb Gemeentewet en onderhoudt contact met die rekenkamer over de voortgang van al dan niet op verzoek van de raad ingesteld onderzoek.Artikel3Ambtelijke bijstand1De griffier draagt er, in samenwerking met de secretaris/algemeen directeur, zorg voor dat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Lansingerland.2De griffier verzoekt, ten behoeve van de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties, een ambtenaar rechtstreeks om feitelijke informatie en inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.3De griffier draagt er zorg voor dat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties desgevraagd bijstand ontvangen bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren te doen aanwijzen om de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.Artikel4Secretariaten raad, raadspresidium en raadscommissies1De griffier draagt zorg voor het secretariaat van de raad, zijn commissies en het raadspresidium.2De griffier ondersteunt de raad, zijn commissies, het raadspresidium alsmede hun voorzitters bij het vaststellen van de agenda van de raads-, commissie- en presidiumvergaderingen.3De griffier ondersteunt de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties bij het aandragen van agendapunten voor de raad en zijn commissies alsmede het presidium.4De griffier ziet toe op een tijdige en accurate aanlevering van voorstellen aan de raad en zijn commissies alsmede het presidium en geeft terzake richtlijnen.5De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de raadscommissies en het presidium ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad resp. de commissies en het presidium.6De griffier draagt zorg voor de verzending van de agenda, notulen en vergaderstukken aan de leden van de raad, de raadscommissies en het presidium alsmede voor het ter inzage leggen van de bijbehorende stukken.7De stukken die van de raad en zijn commissies alsmede het presidium uitgaan worden door de griffier mede ondertekend.8De griffier is aanwezig in de vergaderingen van de raad, het presidium en de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van deze vergaderingen.9Indien de raad, de raadscommissies of het presidium aanvullende ondersteuning nodig hebben, draagt de griffier er zorg voor dat die gegeven wordt.10De griffier is budgethouder voor de bestuurskosten van de raad en de raadscommissies alsmede het presidium en voor de fractievergoedingen.Artikel5Seniorenconvent1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.2Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning nodig heeft, draagt de griffier er zorg voor dat die gegeven wordt.Artikel6Organisatie griffie1De raad benoemt de griffier, eventuele commissiegriffiers en medewerkers van de griffie.2De griffier geeft leiding aan de griffie en bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. Commissiegriffiers en griffiemedewerkers handelen in overeenstemming met de aanwijzingen van de griffier.3De leden van het presidium en de raadsvoorzitter voeren samen, volgens de bij de gemeente Lansingerland gebruikelijke procedure, functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier en doen hiervan mededeling aan het seniorenconvent.4De griffier rapporteert aan het presidium de inzet en het tijdsbeslag van de griffie.Artikel7Verhindering en vervanging1De raad stelt een 1e loco-griffier aan die de griffier vervangt als hij verhinderd is zijn ambt te vervullen. Daarnaast stelt de raad een 2e loco-griffier aan die de griffier vervangt indien zowel de griffier als de 1e loco-griffier afwezig zijn.2De 1e en 2e loco-griffier zijn ambtenaren die voor hun functioneren als loco-griffier vallen onder de werking van deze instructie.3De 1e en 2e loco-griffier zijn in hun hoedanigheid als loco-griffier verantwoording verschuldigd aan de raad.4Indien de griffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het seniorenconvent.Artikel8Slotbepalingen1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de griffier, voor zover nodig, overleg met de voorzitter van de raad.2Deze instructie treedt in werking direct na de vaststelling.3Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening tot vaststelling van de Instructie voor de griffier van de gemeente Lansingerland 2007”.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Lansingerland in zijn openbare vergadering van 2 januari 2007.De griffier, C.J. 't HartDe voorzitter, H.B. Eenhoorn1Toelichting op de instructie voor de griffierArtikel 1. Algemene ondersteuning.De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is een doelmatige (op beheersing gerichte) en een doeltreffende (op resultaat gerichte) ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De ondersteu-nende taak houdt ook in dat de griffie toezicht houdt op de waarborging van de diverse rechten van de raad.Artikel 2. Begeleiding duaal functioneren van de raad.Dit artikel geeft de taken weer van de griffier om de raad bij zijn kerntaken in het duale stelsel te begeleiden. De griffier heeft de opdracht het duale stelsel met de raad en ten behoeve van de raad verder in te kleuren. Hiertoe zijn voor de griffier vier A's van belang. De griffier is in de eerste plaats uw Adviseur en - in overdrachtelijke zin - soms een beetje uw "Ambassadeur" (om uw positie toe te lichten), uw "Advocaat" (om uw positie te bepleiten) en uw "Accountant" (om uw positie te staven). Zo volgt de griffier namens de raad en via de secretaris de invulling die wordt gegeven aan de gestelde beleidskaders, teneinde de raad tijdig van informatie te kunnen voorzien. Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Er zijn ook gemeenten waar men in plaats van jaaragenda spreekt over lange-termijn-agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term. Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt vanuit de griffie gegeven. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.Artikel 3. Ambtelijke bijstand.De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier is de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier voorkomt dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.Artikel 4. Secretariaten raad, presidium en raadscommissies.De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt de besluitenlijst of eventueel een verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. De griffier, dan wel het door hem aangewezen griffiepersoneel, ondersteunt de voorzitters van de raadscommissies en is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies. De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het presidium. Het presidium bestaat uit door de raad aangewezen leden. Dit kunnen b.v. de fractievoorzitters zijn en/of de voorzitters van de commissies alsmede de griffier. Deze taak van het presidium is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen alsmede zaken van procedurele en huishoudelijke aard aangaande de raad en zijn commissies. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding en uitvoering ter hand. De administratieve ondersteuning wordt verleend door de interne organisatie. Indien de raad een jaaragenda of lange-termijn-agenda vaststelt, biedt de griffier daarbij ondersteuning.Artikel 5. Seniorenconvent.Het seniorenconvent bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en de plaatsvervangende raadsvoorzitter. In het seniorenconvent kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. De taak van de griffier omvat de inhoudelijke, procesmatige en secretariële ondersteuning van het seniorenconvent.Artikel 6. Organisatie griffie.Dit artikel regelt de organisatie van de griffie, waarbij rekening is gehouden met de mogelijkheid dat medewerkers van binnen of buiten de ambtelijke organisatie aan de griffie worden toegevoegd, bijvoorbeeld voor korte tijd of voor een specifieke taak. Indien medewerkers vanuit de organisatie worden toegevoegd, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de griffie, bijvoorbeeld als bode in overeenstemming met de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de bodes kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren Tevens zijn er bepalingen opgenomen om het ordelijk functioneren van de griffie en griffier te kunnen bespreken en beoordelen.Artikel 7. Verhindering en vervanging.Dit artikel regelt de vervanging van de griffier. In het duale stelsel kan dit niet worden gedaan door de secretaris of door een ambtenaar die ad-hoc wordt aangewezen op het moment dat vervanging nodig is. De raad zal de 1e en 2e loco griffier van tevoren moeten benoemen.Artikel 8. Slotbepaling.Dit artikel heeft geen nadere toelichting nodig.