CVDR50558_1Beheerregeling GBAnlregelingLansingerland2018-10-30LansingerlandHeraut, 28-03-2008Beheerregeling GBA gemeente LansingerlandWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, art. 14college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2007-01-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-01-032009-09-01Nieuwe regelingBW0700025Geen.Geen.Beheerregeling GBABeheerregeiing GBA gemeente Lansingerlandburgemeester en wethouders van de
gemeente Lansingerland;gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke
basisadministratie persoonsgegevens;besluiten vast te stellen de
navolgende:Beheerregeiing Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens
gemeente Lansingerland 1Algemene Bepalingen1BegripsbepalingenIn deze regeling wordt verstaan onder:a. De Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens.b. Bevroren bevolkingsregister, de registers die zijn
ingericht op basis van de Wet op debevolkings- en verblijfsregisters en
het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge deintrekking van die
wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden.c.
Audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke
wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties aangewezenauditinstelling. De audit bestaat uit
onder andere een a-selecte steekproef van actuele enopgeschorte
persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het
inwonertalvan de gemeente.d. Kwaliteitssteekproef: een controle op de
inhoud van gegevenselementen aan de hand vande daaraan ten grondslag
liggende brondocumenten en procedures, over een representatiefaantal
persoonslijsten.e. Foutberichtenverslag: het automatisch door het
systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het
netwerk binnengekomen berichten.f. Foutverslag: het door het systeem
aangemaakte overzicht van foutieve elementen op depersoonslijsten die
zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden.g. Autorisatie: het
binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau
vangebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen
detoepassingprogrammatuur toekennen van het niveau van
gegevensverstrekking aanafnemers en derden.h. Verantwoordelijke: het
college van burgemeester en wethouders dat door de Wet GBA isaangewezen
als verantwoordelijke,i. Beheerder, de functionaris die onder
verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de
dagelijkse zorg voor de basisadministratie,j . Informatiebeheer, het
geheel van activiteiten gericht op de beleidsvoorbereiding ter zake de
gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van
kwaliteitsprocedures, alsmede decoördinatie bij de uitvoering van deze
procedures,k. Gegevensbeheer, het geheel van activiteiten gericht op de
inhoudelijke kwaliteitszorgbetreffende het gegevens verzamelen, de
gegevensverwerking en de informatievoorziening.I. Systeembeheer, het
geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de
technischeaspecten van het toepassingsysteem,m. Applicatiebeheer, het
geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het
GBAtoepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de
gebruikerszijde van deinformatievoorziening.n. Privacybeheer. het geheel
van activiteiten gericht op de bescherming van de
persoonlijkelevenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en
verwerken van gegevens en deinformatievoorziening,o. Beveiligingsbeheer.
het geheel van activiteiten gericht op de beveiliging van de
verwerkingvan persoonsgegevens,p. Gegevensverwerking: het ontlenen van
gegevens aan documenten en deze op eenvoorgeschreven wijze middels het
daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in eengegevensbestand.q.
Gegevensverwerker, degene die de gegevensverwerking uitvoert,r. Netwerk:
het netwerk als bedoeld in artikel 4 van de Wet GBA.s. Berichtenverkeer,
het verzenden en ontvangen van berichten via het netwerk,t.
Persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34, eerste
lid, van de WetGBA, over één persoon in de GBA.u. Aangehaakte gegevens:
de in de GBA opgenomen gegevens die niet behoren tot depersoonslijst,v.
Afnemer, bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de
Algemene wetbestuursrecht.w. Binnengemeentelijke afnemer, elke afnemer
die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan
door de houder aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het
gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van
publiekrechtelijke taken,x. Derde: elke andere persoon, instelling of
rechtspersoon dan een afnemer en deingeschrevene,y. Ingeschrevene:
degene die ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel
1van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen.2Beheer van da GBAHet hoofd van de afdeling Publiekszaken & Belastingen is beheerder
van de gemeentelijkebasisadministratie persoonsgegevens en in die
hoedanigheid informatiebeheerder. Dezebeheertaken kunnen geheel of
gedeeltelijk onder gemandateerd worden aan een of meermedewerkers van de
afdeling Publiekszaken & Belastingen.De plaatsvervangend
informatiebeheerder is het waarnemend hoofd van de afdelingPubliekszaken
& Belastingen. 3Overige beheerstaken11. Burgemeester en wethouders wijzen functionarissen aan die worden
belast met:- informatiebeheer;- systeembeheer;- beveiligingsbeheer;-
privacybeheer;- applicatiebeheer;en voorziet daarbij tevens in diens
vervanging.2De beheerder wijst functionarissen aan die worden belast met het
gegevensbeheeren voorziet daarbij tevens in diens vervanging.3De beheerder wijst medewerkers aan die belast worden met de
gegevensverwerking envoorziet daarbij tevens in diens
vervanging.4Reikwijdte van de BeheerregelingDe in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de GBA tevens voor
het bevrorenbevolkingsregister en de in de GBA aangehaakte gegevens die
onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens
vallen.2Informatiebeheer5VerantwoordelijkhedenDe informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:1. naleving bij of
krachtens de Wet GBA opgelegde verplichtingen ten aanzien van
inrichtingen bijhouding van de GBA;2. de naleving van de in deze
regeling opgenomen bepalingen;3. het op de hoogte stellen van alle in
artikel 3 genoemde functionarissen van de installatie van nieuwe of
gewijzigde versies van het GBAtoepassingssysteem en van de gevolgen
vandeze installatie;4. de uitvoering van de periodieke GBA-audit;5.
jaarlijkse evaluatie en rapportage ten aanzien van de eisen uit het
(informatie)Beveiligingsbeleid en de realisatie hiervan, e.e.a. zoals is
vastgelegd in het Beveiligings- enPrivacy handboek GBA;6. de
communicatie van wijzigingen in het (Informatie) Beveiligingsbeleid en
het Beveiligings en Privacy handboek GBA naar de medewerkers;7. het
beheer van het Beveiligings- en Privacy handboek GBA.6BevoegdhedenDe informatiebeheerder:1. adviseert burgemeester en wethouders over de
navolgende aspecten die voortvloeien uit de GBA te weten:a. kwaliteit
van de gegevens;b. persoonsinformatievoorziening.2. beslist over de
installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het
GBAtoepassingssysteem;3. beslist over het toekennen van autorisaties;4.
kan bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De
wijziging of aanvullingwordt aan een ieder bekend gemaakt;5. neemt
namens de verantwoordelijke de beslissingen op aangiften en/of
verzoekschriften die op grond van de Wet GBA worden gedaan, voor zover
hier niet op andere wijze in isvoorzien.7TakenDe informatiebeheerder voorziet in:1. Een jaarlijkse planning van de
beheerderactiviteiten.2. Een jaarlijkse rapportage aan het college van
B&W over de onder 1 bedoelde planning,waarbij tevens inzicht wordt
gegeven in de kengetallen van de bijhoudings-enbeheerprocedures.3.
Administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de
Wet GBA in isvoorzien.4. Periodiek overleg tussen hem en de gegevens-,
de applicatie-, de systeem- en deprivacybeheerder.5. Neemt namens de
verantwoordelijke deel aan buitengemeentelijk overleg inzakeonderwerpen
die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie aangaan of hij
voorzietin zijn vertegenwoordiging.3Systeembeheer8VerantwoordelijkhedenDe systeembeheerder is verantwoordelijk voor:1. de technische
inrichting, het onderhoud en continuïteit van en de ondersteuning bij
hetgebruik van het toepassingssysteem;2. de technische installatie van
gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem.Installatie van
gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem geschiedt
nieteerder, dan dat daartoe instemming is verkregen van de
applicatiebeheerder. Nainstemming geschiedt de installatie zo spoedig
mogelijk. Van stagnaties bij hetinstallatieproces stelt de
systeembeheerder de informatiebeheerder direct op de hoogte;3. een zo
optimaal mogelijk gebruik van de toegangsbeveiligingen tot het
toepassingssysteem;4. een zo spoedig mogelijke oplossing van storingen
binnen het toepassingssysteem enschakelt eventueel een derde in;5.
jaarlijkse beproeving van de back-upvoorziening (restore) en rapportage
van de beproeving, een en ander in overleg met gegevensbeheer;6.
jaarlijkse beproeving van de uitwijkvoorziening en rapportage van de
beproeving;7. de procedures in het Beveiligings- en Privacy handboek GBA
ten aanzien van hetsysteembeheer (technisch beheer).9BevoegdhedenDe systeembeheer is bevoegd:1. aanwijzingen te geven omtrent het gebruik
van het informatiesysteem;2. in overleg met de informatiebeheerder
maatregelen te treffen al de continuïteit van hettoepassingssysteem of
de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, omaanwijzingen
te geven over:a. beheer toepassingssystemen;b. beheer van bestanden;c.
productiewerkzaamheden;d. reconstructiemaatregelen.3. direct maatregelen
te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de
daarinopgeslagen informatie acuut in het geding is, mits achteraf
rapportage plaatsvindt aan deinformatiebeheerder;4. de
informatiebeheerder te adviseren over gehele of gedeeltelijke
inwerkingtreding vanuitwijkprocessen. 10TakenDe systeembeheerder voorziet in:1. de fysieke beveiliging van het
toepassingssysteem;2. de beschikbaarheid van het toepassingssysteem
overeenkomstig hetgeen daarover internen met derden is overeengekomen;3.
een uitwijkvoorziening;4. het transport en beveiligde opslag van
verwijderbare gegevensdragers, evenals eendeugdelijke vernietiging van
onbruikbare gegevens;5. logging in het toepassingssysteem voor
handelingen van de medewerkers, degegevensbeheerder, de
applicatiebeheerder, systeembeheerder en de leverancier van
hettoepassingssysteem;6. een dagelijkse back-up van alle GBA bestanden
die wordt ondergebracht in een daartoeuitgeruste en beveiligde ruimte op
een andere locatie dan de ruimte waarin de GBAapparatuur is opgesteld;7.
een logische toegangsbeveiliging voor interne en externe
datacommunicatie.4Beveiligingsbeheer11VerantwoordelijkhedenDe beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor:1. de procedures in
het Beveiligings- en Privacy handboek GBA ten aanzien van
debeveiliging.12BevoegdhedenDe beveiligingsbeheerder is bevoegd:1. medewerkers van de afdeling
Publiekszaken en Belastingen aanwijzingen te geven tenaanzien van
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en
hetbeveiligingshandboek GBA;2. beleidsregels op te stellen over de
beveiligingsaspecten die uit de Wet GBA en hetbeveiligingshandboek GBA
voortvloeien.13TakenDe beveiligingsmedewerker ziet toe op naleving van:1. de
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en het
beveiligingshandboekGBA;2. de in deze beheerregeling opgenomen
bepalingen inzake beveiliging.5Privacybeheer14VerantwoordelijkhedenDe privacybeheerder is verantwoordelijk voor:1. controle op de naleving
van regels ten aanzien van de bescherming van de privacy;2. controle op
het gebruik en toegang tot de GBA gegevens;3. de inhoudelijke
afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt
opbasis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse
Zaken ca. en desystematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op
grond van het gemeentelijkprivacyreglement of op basis van een besluit
van het gemeentebestuur;4. het ongedaan maken van verkeerd uitgevoerde
systematische verstrekkingen;5. de procedures in het Beveiligings- en
Privacy handboek GBA ten aanzien van deprivacybescherming.15BevoegdhedenDe privacybeheerder is bevoegd:1. op grond van het in artikel 19, lid 1
genoemde taak alle gebruikers van hettoepassingssysteem aanwijzingen te
geven;2. Beleidsregels op te stellen over alle procedures en producten
die betrekking hebben op deGBA, waarbij de waarborging voor bescherming
van de persoonlijke levenssfeer in hetgeding is.16TakenDe privacybeheerder:1. heeft het dagelijkse toezicht op de naleving van
de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA, alsmede de Wet
beschermingpersoonsgegevens en het gemeentelijk beleid;2. beoordeelt
privacyaspecten van binnengemeentelijke afnemers die een verzoek doen
totrechtstreeks toegang tot de GBA;3. voorziet in de afhandeling van de
verzoeken overeenkomstig artikel 102,1e lid van de WetGBA;4. voorziet in
de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de Wet
GBA;5. behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103,
en 104 van de Wet GBAworden ontvangen;6. is betrokken bij, het bij of
krachtens de Wet GBA gestelde en allebezwaarschriftenprocedures, die
voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van deWet GBA met daarbij
behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens,voor zover
hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.6Applicatiebeheer17VerantwoordelijkhedenDe applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:1. de vormgeving en
inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de
gemeentelijkebasisadministratie worden ontleend;2. de afhandeling van
statistische gegevens, voorzover deze niet tot een persoon zijn
teherleiden;3. afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die
plaatsvindt op basis van eenautorisatiebesluit van de minister. Van
bijzondere gebeurtenissen houdt deapplicatiebeheerder een logboek bij;4.
de procedures in het Beveiligings- en Privacy handboek GBA ten aanzien
van hetapplicatiebeheer.18BevoegdhedenDe applicatiebeheerder is bevoegd:1. gegevensverwerkers en allen die
rechtstreeks toegang hebben tot de GBA aanwijzingen te geven over het
gebruik van het toepassingssysteem;2. kan één of meerdere medewerkers
van de afdeling Publiekszaken & Belastingen aanwijzen die hem
bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de taak genoemd
inartikel 16 lid 6;3. de informatiebeheerder te adviseren over gehele of
gedeeltelijke inwerkingtreding vanuitwijkprocessen.19TakenDe applicatiebeheerder:1. geeft ondersteuning bij het gebruik van het
toepassingssysteem;2. kent in overleg met de privacybeheerder aan
binnengemeentelijke afnemers de autorisatievan rechtstreekse toegang tot
de GBA toe;3. kent in overleg met de informatiebeheerder de
autorisatieniveaus toe aan degegevensverwerkers, de gegevensbeheerder,
de privacybeheerder en deinformatiebeheerder;4. beheert de verzameling
van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverstrekkingen
rechtstreekse toegang;5. test en evalueert de nieuwe versies van het
toepassingssysteem, alsmede het testen enevalueren van nieuwe
apparatuur;6. beoordeelt de gevolgen van de installatie van en of nieuwe
en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem en geeft hierover
voorlichting aan de gegevensverwerkers;7. stelt overeenkomstig de
voorschriften die krachtens de Wet GBA zijn gesteld, de minister in
kennis van de installatie van gewijzigde ofnieuwe versies van het
toepassingssysteem, een afschrift van de kennisgeving wordt
gearchiveerd;8. verzamelt alle problemen en klachten, die bij het
gebruik van het toepassingssysteemontstaan en zorgt, door inschakeling
van andere beheerders af een derde, voor eenoplossing;9. beheert de
tabellen van de GBA;10. beheert de gebrutkersdocumentatie;11. stelt een
planning op van periodieke gegevensverstrekking die op basis
vanautorisatiebesluiten worden gedaan en voert deze uit;12. coördineert
de communicatie bij storingen in hard- en software;13. draagt zorg voor
een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storing binnen
hettoepassingssysteem, zonodig door inschakeling van derden;14. draagt
zorg voor het tijdig opschonen van relevante bestanden in de
database;15. neemt deel aan het externe gebruikersoverleg;16. verzorgt
de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.20TakenDe beveiligingsmedewerker ziet toe op naleving van:1. de
beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en het
beveiligingshandboekGBA;2. de in deze regeling opgenomen bepalingen
inzake beveiliging.7Gegevensbeheer21VerantwoordelijkhedenDe gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:1. de juistheid,
actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of
worden in de GBA, overeenkomstig de Wet GBA enhet Logisch Ontwerp;2. de
afhandeling van het netwerkverkeer en de verwerking van de foutverslagen
ensignaleringen voortvloeiend uit het netwerkbeheer;3. de toezending van
de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:a. 1e
inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;b.
een vervolginschrijving uit het buitenland.4. de verzending van een
kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerkingvan:a.
wijziging van het naamgebruik;b. wijziging van de geheimhouding;c.
verbetering van gegevens, na het beroep op het correctierecht;d. de
verwijdering van gegevens;e. vervolginschrijving voor zover het een
binnengemeentelijke verhuizing betreft en eenvervolginschrijving die
leidt tot opname in de gemeentelijke
basisadministratiepersoonsgegevens.5. de toezending van de hoofdlijnen
van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet GBA;6. het minimaal één
maal per maand draaien van de controleprogrammatuur. Van
degeconstateerde fouten stelt hij de informatiebeheerder in kennis. Hij
is voortsverantwoordelijk voor een juiste correctie van deze
gesignaleerde fouten;7. een juiste archivering van verwerkte
brondocumenten in de GBA;8. jaarlijkse beproeving van
mutatiereconstructie en rapportage van de reconstructie, een enander in
overleg met de systeembeheerder;9. de afhandeling van terugmeldingen van
afnemers en derden;10. de procedures in het Beveiligings- en Privacy
handboek GBA ten aanzien van hetgegevensbeheer.22BevoegdhedenDe gegevensbeheerder is bevoegd:1. vanuit de in artikel 8 vermelde
verantwoordelijkheden en artikel 10 vermelde taken, degegevensverwerkers
aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevensin de
GBA;2. de gegevensverwerkers of de applicatiebeheerder aanwijzingen te
geven dan wel hem tedoen bijstaan in de artikel 10, lid 7 genoemde
controlewerkzaamheden.23TakenDe gegevensbeheerder:1. beheert de documentatie op het gebied van de Wet
GBA en overige regelgeving op hetgebied van de GBA;2. beslist over de
verzoeken van de burger als bedoeid in artikel 80,81, en 82 van de
WetGBA;3. beslist over de verzoeken van afnemers en derden om informatie
als bedoeld in artikel98,99 en 100 van de Wet GBA;4. beslist over de
afhandeling van procedures als bedoeld in artikel 83 en 86 van de Wet
GBA;5. coördineert dagelijks de actualiseringen in de GBA;6. verzorgt de
communicatie met de afnemers en andere houders van
gemeentelijkebasisadministraties met betrekking tot
gegevensvraagstukken;7. controleert dagelijks de actualiseringen in de
GBA;8. voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand
met persoonslijsten vaningeschrevenen en de rapportage van deze
steekproef;9. beslist aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA over de
waarde die aan overlegdebrondocumenten kon worden toegekend;10. voorziet
in maatregelen voor reconstructie van mutaties.8Overige bepalingen24De gemeentesecretaris beslist in overleg met het uitwijkteam wanneer
wordt overgegaan totgehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van
uitwijkprocessen.25Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2007.26De beheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens van
Bergschenhoek,vastgesteld op 10 september 2003 , Bleiswijk vastgesteld
op 13 mei 2003 en Berkel enRodenrijs, vastgesteld op 28 mei 2002 worden
ingetrokken.27Deze regeling wordt aangehaald als "Beheerregeling GBA gemeente
Lansingerland".28De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de
Gemeentelijkebasisadministratie persoonsgegevens.Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders op 3
januari 2007. De secretaris, drs. A.A. Eijkenaarde wnd. burgemeester, drs. H. Eenhoorn