CVDR50557_1ArchiefverordeningnlregelingLansingerland2018-10-30LansingerlandDe Heraut, 2007-01-10Archiefverordening LansingerlandArchiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 31,Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2007-01-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2007-01-182011-10-27Nieuwe Regeling2007/32 (BV07.0032)Geen.Geen.ArchiefverordeningDe raad van de gemeente Lansingerland;gelezen het voorstel van de Stuurgroep Herindeling van 9 november 2006;gelet op de artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;besluit vast te stellen de:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Lansingerland).Hoofdstuk1Algemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. wet : de Archiefwet 1995;b. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, vande wet, voor zover behorende tot de gemeente;c. archiefbescheiden :1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door degemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt ennaar hun aard bestemd daaronder te berusten;2. bescheiden, ongeacht hun vorm, metovereenkomstige bestemming, ontvangen ofopgemaakt door instellingen of personen, wierfuncties op enig gemeentelijk orgaan zijn overgegaan;3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolgeovereenkomsten met of beschikkingen vaninstellingen of personen dan wel uit anderen hoofde ineen archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar teberusten;4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij ofkrachtens de wet in de plaats zijn gesteld van deonder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welkeop grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijnvervaardigd;d. documentaire : bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaardeverzamelingen als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden;e. archiefbewaarplaats : de door de raad voor de blijvende bewaring vanarchiefbescheiden aangewezen bewaarplaats;f. archiefruimte : een ruimte, bestemd voor de bewaring vanarchiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naarde archiefbewaarplaats;g. archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemdegemeentearchivaris;h. beheerder : de functionaris die op grond van artikel 4 is belast methet beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijnovergebracht naar de archiefbewaarplaats;i. beheerseenheid : een door de raad en burgemeester en wethouders alszodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;j. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur enprogrammatuur, met behulp waarvan archiefbescheidenkunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden,ontvangen en geraadpleegd.Hoofdstuk2De aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel2Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de bewaarplaats die zich bevindt aan de Hofdijk, nummer 651, te Rotterdam.Hoofdstuk3De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel3Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in standhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze bescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, een en ander overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.Artikel4Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.Artikel5Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel61Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en debewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat hetbehoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van devervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of anderebelanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan wordenaangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaringin aanmerking komen.Artikel7Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de bewaarplaats zijn overgebracht, nadere regels vast.Artikel9Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Daarbij wordt verantwoording afgelegd over de verslagen die door de archivaris aan burgemeester en wethouders zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 14 en 19 van deze verordening.Hoofdstuk4Het beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel10De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel11De archivaris kan in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie van particuliere personen of organisaties opnemen die hij voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang acht.Artikel12Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de gemeentelijke organen, de wethouders, de gemeentesecretaris, de hoofden van de beheerseenheden en ten behoeve van derden. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel13De kosten verbonden aan de in artikel 12 bedoelde werkzaamheden worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad van Rotterdam bij verordening vastgesteld tarief.Artikel14De archivaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk5Toezicht van de archivaris op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet ten aanzien van het beheer van de niet naar een archief-bewaarplaats overgebrachte archiefbescheidenArtikel151Onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders ziet de archivaris erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.2Hij kan zich daarbij, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel161De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de inrichting en werking van hulpmiddelen en informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en tot de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel17De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het in artikel 16, eerste lid bedoelde toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders.Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel181De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht of overname van één of meer taken aan of van een andere organisatie, overheidsorgaan of rechtspersoon;b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;c. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;d. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting eningebruikneming van ruimten als archiefruimte;e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.Artikel19De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en wethouders verslag over de uitoefening van het toezicht.Hoofdstuk6SlotbepalingenArtikel20Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Lansingerland.Artikel21Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van haar bekendmaking.Op dat moment vervallen de Archiefverordeningen van de gemeenten Berkel en Rodenrijs van 28 september 2000, Bergschenhoek van 13 september 2005 en Bleiswijk van 9 december 2004.Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Lansingerland op 2 januari 2007.De griffier, C.J. van 't Hart De voorzitter, drs. H.B. Eenhoorn1Toelichting Archiefverordening LansingerlandDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip 'zorg', dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in een verordening passen. Ondanks het feit, dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de archivaris op dezelfde wijze. Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32 tweede lid van de wet.Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.Artikel 2 De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.Artikel 3 De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.Artikel 4 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.Artikel 5Behoeft geen toelichting.Artikel 6 De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.Artikel 7Behoeft geen toelichting.Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit informatiebeheer Lansingerland. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening Rotterdam 2004, omdat de gemeenteraad ook de archivaris aanstelt.Artikel 9Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.Artikel 10 De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.Artikel 11Behoeft geen toelichting.Artikel 12De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.Artikel 13De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Daar de archiefbewaarplaats is gelegen in Rotterdam, zijn hier de tarieven van de gemeente Rotterdam van toepassing.Artikel 14Binnen één zittingsperiode verneemt het college aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van het archiefbeheer heeft plaatsgevonden.Artikel 15 Behoeft geen toelichting.Artikel 16De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer'. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.Artikel 17Behoeft geen toelichting.Artikel 18Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.Artikel 19Binnen één jaar verneemt het college aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de uitoefening van het heeft plaatsgevonden.