CVDR50540_1Controleverordening (art. 213)nlregelingLansingerland2018-10-30LansingerlandHeraut, 10 januari 2007Controleverordening (art.213)Gemeentewet, art. 213gemeenteraadfinanciën en economie2007-01-02De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2007-01-012011-10-27Nieuwe regelingBV07.0005Geen.Geen.Controleverordening (art. 213)De raad van de gemeente Lansingerland;gelezen het voorstel van de Stuurgroep
Herindeling van 7 december 2006;gelet op artikel 213 Gemeentewet;besluit
vast te stellen:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op
de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente
Lansingerland1DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a. accountant: een door de raad
benoemde:o registeraccountant; ofo accountant-administratieconsulent met een
aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten; ofo organisatie
waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken;belast
met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.b.
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:o het
getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en
de grootte en samenstelling van het vermogen;o het rechtmatig tot stand
komen van de baten en lasten en balansmutaties;o het in overeenstemming zijn
van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens
algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186
Gemeentewet;o de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige
verantwoording mogelijk maken;waarbij de nadere regels die bij of krachtens
algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van
artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.c. rechtmatigheid in het
kader van de accountantscontrole:het overeenstemmen van het tot stand komen
van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de
relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit
accountantscontrole gemeenten.d. deelverantwoording: een in opdracht van de
raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een
afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.2Opdrachtverlening accountantscontrole1De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
van 4 jaar.2Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de
jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:a. de toe te passen
goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de
controle van de jaarrekening;b. de apart te controleren
deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en
goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);c. de
inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;d. de eventueel
aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;e. de frequentie en
inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor
ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;f. de posten van de
jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden;g. de gemeentelijke producten en of
organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende
rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht dient te besteden.4In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in
het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan
de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten
van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de
gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen,
waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren.5In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de
raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per
selectiecriterium de bijbehorende weging vast.3Informatieverstrekking door college1Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.3Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1
juli aan de raad.5Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4Inrichting accountantscontrole1De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze
waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de
omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de
controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.3Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en
(een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de
rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de
gemeentesecretaris, de (concern-)controller en het hoofd financiën.5Toegang tot informatie1De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de
gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken,
opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over
de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6Overige controles en opdrachten1Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten.2Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende
de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de
ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige
besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan
een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het
belang van de gemeente is.3Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad
benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.7Rapportering1Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze
terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het
college.2In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles
verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de
ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de
dienst waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern-)controller en het
hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren.3De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de
raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.8InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2007,
met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van
de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2007 en
later.Deze verordening treedt in de plaats van de Verordening
accountantscontrole gemeente Bergschenhoek van 18 november 2003, de
Controleverordening van de gemeente Berkel en Rodenrijs van 30 oktober 2003
alsmede de Controleverordening Bleiswijk van 9 oktober 2003.9CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening gemeente
Lansingerland".Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van Lansingerland van 2
januari 2007.De griffier, C.J. van 't Hart De voorzitter, drs. H.B.
Eenhoorn1ToelichtingToelichting op de artikelenArtikel 1. DefinitiesArtikel spreekt voor
zich.Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder
begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het
gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag
(artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de
raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in
opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst
(artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat
de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de
overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De
burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste
lid van artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de controle van de
gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Het zevende lid van
artikel 213 Gemeentewet zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst
kan worden aangesteld. Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van
de accountant door de raad te geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de
opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening.
Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de
controle van de jaarrekening vast. Deze periode is in de verordening
gelijkgehouden aan de raadsperiode. Het tweede lid regelt dat het college
verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de
accountantscontrole van de jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het
Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel
213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole
gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.In het derde lid van
artikel 2 wordt invulling gegeven aan het gebruik van de mogelijkheden van de
raad met betrekking tot de nadere bepaling van de toleranties. Ze moeten al bij
de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden
opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad
zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s).
Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zaken opgenomen over eisen die de raad
kan stellen aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende
inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra
rapportages en controles.Mogelijk zal de raad de onderdelen van de jaarrekening,
de onderdelen van deelverantwoordingen en gemeentelijke organisatieonderdelen
jaar op jaar willen vaststellen. Dit daar de raad dan rekening kan houden met
gewijzigde politieke omstandigheden. Hierin voorziet het vierde lid van artikel
2. Het is raadzaam om ook hierover bepalingen in het programma van eisen bij de
aanbesteding en opdrachtverlening op te nemen.Bij gemeenten kan het bedrag dat
is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog zijn, dat de
accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af
van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere
contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese
aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren,
die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening
bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de
selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt
geregeld in het vijfde lid van artikel 2.Artikel 3. Informatieverstrekking door
collegeIn de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk
voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van
de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele
door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt
de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende
informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de
accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt
aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage
aan de accountant beschikbaar te stellen.Het derde lid is een optioneel lid. Het
verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het
college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de
jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR
(Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het
geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring
verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld
voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De
jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval
voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200
Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door de raad zijn
behandelt en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198
Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.De
accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt
echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het
verslag van bevindingen.Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle
informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de
afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de
jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden
aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling
uit.Artikel 4. Inrichting accountantscontroleArtikel 4 van de verordening regelt
de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de
inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van
de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een
soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieArtikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan
het college de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van
de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.Artikel 6. Overige
controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer
werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen)
vereisen. De aanwijzing van de accountant voor andere soort accountantscontroles
is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het
betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de
natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de
accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid van artikel 6 van de
verordening regelt hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van
"advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie,
aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan
de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de
integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de
raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen
college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de
controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de
accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid
bepaalt, dat het college voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het
gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door de
raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen
heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de
mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn
oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.Het
tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Artikel 7. RapporteringHet derde
en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud
daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kan de
raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke
eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen
(artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt
aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant
uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen
bij de aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole
van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit
kunnen door de raad in het programma van eisen van de aanbesteding opgenomen
tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 7
regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de
accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij
de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover
aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant)
mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van
artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de
accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine
afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management
meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine)
rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie,
welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen
worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen
voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een
lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het
verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de
accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid
kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van
bevindingen.Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de
accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.Artikel
8. InwerkingtredingIn dit artikel wordt de datum gegeven vanaf waarneer deze
verordening in werking treedt.Artikel 9. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam
gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden
verwezen.