CVDR50416_1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003.nlregelingDe Wolden2010-11-07De WoldenWolder CourantVerordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003.Artikel 33, lid 3 Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2002-12-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2003-01-012015-02-01Nieuwe regeling2002 - XV/6Geen.Geen.Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003.Nr. XV/6De raad van de gemeente De Wolden;gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 6
december 2002;overwegende dat het wenselijk is om in het kader van dualisering van het
gemeentebestuur nieuwe regels te stellen met betrekking tot ambtelijke
bijstand en de ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde
groeperingen;gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;b e s l u i t:vast te stellen de volgende verordening:Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
2003;1Ambtelijke bijstand1VERZOEK OM AMBTELIJKE BIJSTAND11.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, geeft de griffier
veelal via tussenkomst van een ambtenaar.3. Als een ambtenaar
twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in
het eerste lid, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De
secretaris beslist.4. Voor bijstand bij het opstellen van
voorstellen, amendementen, moties of andere bijstand kan een
raadslid zich wenden tot de griffier. Als de gevraagde bijstand niet
door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris
verzoeken, een of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde
bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.1WEIGERINGSGRONDEN21. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de
secretaris ambtelijke bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.3. Indien de bijstand op grond van het
eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen
omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek
heeft ingediend.1BESLISSING BURGEMEESTER BIJ WEIGERING3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het
verzoek voorleggen aan de burgemeester.De burgemeester beslist
binnen 14 dagen over het verzoek.1BESLISSING BURGEMEESTER OP KLACHT4
Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan
mededeling aan de secretaris.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor
beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak
voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over de zaak.
1REGISTRATIE EN OMVANG VERLEENDE AMBTELIJKE BIJSTAND51. De griffier zorgt voor registratie van de verleende ambtelijke
bijstand als bedoeld in artikel 1, lid 3, zodat bekend is:
wanneer en door welk raadslid een verzoek om bijstand is
gedaan;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
aan welke ambtenaar eventueel de verlening van bijstand is
opgedragen;
de reden waarom een verzoek is geweigerd bij toepassing van
art. 2.
2. De omvang van de verleende ambtelijke bijstand bedraagt maximaal
8 uur per raadslid per kalenderjaar. Bij overschrijding worden
opvolgende verzoeken om ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel
1, lid 3, geweigerd.1INFORMATIE OVER AMBTELIJKE BIJSTAND6De secretaris en de griffier spreken af in welke gevallen de
desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst
informatie wordt verstrekt uit de in het vorige artikel bedoelde
registratie.2Fractieondersteuning1BEKOSTIGINGSWIJZE7
De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement
van orde van de raad van de gemeente De Wolden, ontvangen
jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de
kosten van het functioneren als fractie.
Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.000,-- voor
elke fractie omvattende twee of meer raadszetels en €
1.500,-- voor elke fractie omvattende één raadszetel.
Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 500,-- per
raadszetel.
1BESTEDINGSMOGELIJKHEDEN FRACTIEONDERSTEUNING8
Fracties besteden de bijdrage om hun
volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende
rol te versterken.
De bijdrage mag gebruikt worden ter bekostiging van onder
andere:a. fractieassistentie/secretariële ondersteuning;b.
administratiekosten verbonden aan het fractiewerk;c. kosten
van abonnementen op bijvoorbeeld raadsstukken voor opvolgers
op de lijst;d. representatiekosten;e. huisvesting;f.
opleidingen in fractieverband.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;b. betalingen aan politieke partijen, met
politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke
personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten
of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis
van een gespecificeerde, reële declaratie;c. giften;d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen
die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden toekomen.
1WIJZE VAN UITBETALING9
De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari
van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar
verstrekt.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het
voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand
waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na
de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen
raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de
overige maanden van dat jaar.
Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen
voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft
vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid.
1AANPASSING FRACTIEBIJDRAGE101. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen
verandert, wijzigt de bijdrage
bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw
gekozen raad plaatsvindt.
bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de
maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt.
2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7,
tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie
verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het
aantal bij de splitsing betrokken leden.3. Bij splitsing van een
fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte
voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het
tweede lid.1RESERVERING11
De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte
van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door
die fractie in volgende jaren.
De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de
fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge
artikel 7.
Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot
uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over
dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de
fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de
fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger
daarvan kan worden beschouwd.
Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou
worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht
op dat meerdere.
Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld
over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal
bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve
niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de
oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar
ontving.
1VERANTWOORDING12
Elke fractie legt, binnen één maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de
besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder
overlegging van een verslag.
Controle van het verslag vindt plaats door de accountant,
belast met de controle van de jaarrekening. De accountant
brengt advies uit aan de raad.
De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant
de bedragen vast van:a. de uitgaven van een fractie die in
het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;b. de
wijziging van de reserve;c. de resterende reserve;d. de
verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en
het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van
de terugvordering van ontvangen voorschotten.
3Slotbepaling1CITEERARTIKEL13Deze verordening kan worden aangehaald als:Verordening
ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003.1INWERKINGTREDING NIEUWE REGELING14Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari
2003.Zuidwolde, 19 december 2002.De raad voornoemd,griffier, voorzitter,(K. Boelens) (Sj. Kremer)1Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003Artikelgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is
bedoeld om het verlenen van bijstand aan raadsleden te regelen.De griffier is
als ondersteuner van de raad het centrale aanspreekpuntIndien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier, die
dergelijke verzoeken veelal door tussenkomst van een ambtenaar afdoet.Het begrip
document wordt hier gebruikt in de zin van de Wet openbaarheid bestuur. Wat
betreft verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand is de griffier per definitie de centrale functionaris.
Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de
raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt
ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de
griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de
secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De
ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een
verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De
bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.Als er over ambtenaren gesproken
wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die
onder gezag van het college en onder leiding van de secretaris staan.Op grond
van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze
zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel
a. en b. betreft.Artikelen 2, 3 en 4Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester.De burgemeester is daar gezien zijn
eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie
voor. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de
griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Er is daarbij een termijn
gesteld van 14 dagen. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de
burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Deze gang van zaken geldt ook als het raadslid niet tevreden is over de
verleende bijstandArtikel 5Voor eenvoudige
informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a. en b.
is geen begrenzing aangegeven. Voor de ambtelijke bijstand als bedoeld in
artikel 1, vierde lid, is een begrenzing geregeld van 8 uur per raadslid per
jaar.De onder de zorg van de griffier bij te houden registratie van verleende
bijstand voor het opstellen van voorstellen, amendementen, moties en andere
bijstand, maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep wordt gedaan op
de ambtelijke organisatie. Tevens wordt de behoefte aan deze voorzieningen op
deze wijze in kaart gebracht.In combinatie met binnen de organisatie gevoerde
tijdsregistratie ontstaat het benodigde inzicht voor het beheer en de bepaling
van het bereiken van de maximaal te verlenen bijstand per raadslid per jaar. In
deze vindt afstemming tussen griffier en secretaris plaats met een eventueel
bemiddelende rol van de burgemeester.Artikel 6Het kan van belang zijn
dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is
verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.In de
gedualiseerde verhoudingen spreken de secretaris en de griffier af in welke
gevallen hiervan desgewenst melding wordt gemaakt.Artikel 7Fractieondersteuning
vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor
fractieondersteuning wordt door de raad vastgesteld.De fractieondersteuning
bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke
fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen.
Hierbij is voor eenpersoonsfracties een hogere basisbedrag aangehouden. Omdat
grote fracties meer lasten zullen hebben op onder meer facilitair gebied
ontvangen zij middels het bedrag per raadszetel een hogere vergoeding.Artikel 8Hoewel de fracties
grotendeels de vrijheid wordt gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van
de fractieondersteuning is ter verduidelijking een opsomming gegeven van
bekostigingselementen. Minimumvoorwaarde blijft dat de bijdrage besteed wordt
aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage
niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de
bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen
vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en
commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de
Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij
uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer
gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het
beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren valt buiten dit kader, aangezien het
politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten vrij zijn in de keuze
van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.Artikel 9De bijdrage wordt als
voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee
gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe
verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan
dit aan het eind van het jaar verrekend worden.Artikel 10Het spreekt vanzelf
dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de
raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel
verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst
vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe
fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in.Dat betekent dat de totale
bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in
andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al
eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou
gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot
beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het
kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de
verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.Artikel 11De reserve bestaat uit
het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien.
De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.Ook met betrekking tot de reserve
is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De
regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld
wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de
verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van
de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de
reserve verdeeld moet worden.Artikel 12De controle van het
verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de
jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen
dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte
voorschot.Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit
de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen
terugvorderen.Artikelen 13 en 14Deze artikelen
behoeven geen toelichting.