Organisatie | Appingedam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Privacyreglement e-mail- en internetgebruik |
Citeertitel | privacyreglement e-mail- en internetgebruik |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Onbekend
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-11-2005 | Nieuwe regeling | 09-11-2005
| Geen |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Appingedam;
* het feit dat de gemeente Appingedam aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail- en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;* de wenselijkheid een privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het monitoren van dit gebruik;* het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens; * de instemming met het privacyreglement door de ondernemingsraad van de gemeente Appingedam;
besluiten het volgende privacyreglement e-mail- en internetgebruik vast te stellen.
Hoofdstuk 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen. Dit privacyreglement geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met elektronische communicatiemiddelen en omvat regels ten aanzien van verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle hiervan plaatsvindt.
De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende doeleinden: * het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;* het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;* het beveiligen van het systeem en het netwerk.
Hoofdstuk 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
Door de verantwoordelijke wordt GemCC aangewezen die belast is met het beheer van het (de) bestand(en). GemCC is op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN
Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of te downloaden dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het medewerkers toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met GemCC te verzenden of op te vragen waarvan medewerker redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is medewerkers niet toegestaan met behulp van de internetfaciliteiten bewust internetsites te bezoeken die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten of die naar algemeen maatschappelijke maatstaven als lasterlijk, beledigend, aanstootgevend, onzedelijk of oneervol worden beschouwd, mee te doen in chatsessies, on line te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met GemCC bestanden te downloaden waarvan medewerkers redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Hoofdstuk 4 CONTROLE, BEWARING, VERWIJDERING PERSOONSGEGEVENS
Controle door verantwoordelijke op het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen vindt slecht plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle.a. Controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt beperkt tot de verkeersgegevens (tijd, hoeveelheid, omvang en dergelijke).b. Controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Bovendien vindt de controle in beginsel geanonimiseerd en slechts steekproefsgewijs plaats.c. Controle in het kader van het beveiligen van het systeem en het netwerk voor het tegengaan van virussen en andere schadelijke programma`s vindt op geautomatiseerde wijze plaats.
Artikel 7 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, gerelateerd aan de elektronische communicatiemiddelen, worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een zwaarwegend vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen, om de gegevens langer te bewaren. Dat moet dan expliciet kunnen worden gemaakt en worden gemeld aan Cbp.
Hoofdstuk 5 RECHTEN VAN MEDEWERKER: VERBETEREN, AANVULLEN VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 8 Rechten van de medewerker
De medewerker kan de verantwoordelijke verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Hoofdstuk 6 SANCTIES, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING EN SLOTBEPALING
Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen.
Artikel 10 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het College van B en W.