Inkoop- en aanbestedingsbesluit

OPZET AANBESTEDINGSDOSSIER 1  

BIJLAGE 1

OPZET AANBESTEDINGSDOSSIER

Van elke aanbesteding wordt door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon een dossier bijgehouden, waarin ten minste de volgende onderdelen worden opgenomen:

algemene administratieve gegevens; interne/externe projectopdracht van opdrachtgevende dienst/ontwikkelaar (opdrachtbeschrijving, planning, financiën en dergelijke);

behoeftestelling aanbesteding (beschrijving gewenst(e) product, dienst of werk, inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden);

(bedrijfseconomische) kostenraming; eventuele paraaf concerncontroller;

proceduregegevens:

aanbesteding is gemeld bij de centrale adviesfunctie aanbesteden, ja/nee; eventuele paraaf concerncontroller;

(verplichte) adviesaanvraag bij de centrale adviesfunctie aanbesteden ten aanzien van onderstaande aandachtspunten is gedaan ja/nee; eventuele paraaf concerncontroller;

voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningcriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?

resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

● bij afwijking van het advies van de centrale adviesfunctie aanbesteden, is de toepasselijke procedure gevolgd; ja/nee; eventuele paraaf concerncontroller;

● keuze aanbestedingsprocedure; eventuele paraaf concerncontroller.

aanbestedingsbescheiden;

programma van eisen/bestek en tekeningen;

reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden);

conceptovereenkomst/juridische randvoorwaarden;

te hanteren gunning- en selectiecriteria; bij keuze voor criterium ‘de economisch voordeligste aanbieding’: de toegepaste criteria en de wijze waarop deze zijn gewogen;

(voor)aankondiging/publicatie van aanbesteding;

ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie;

uitslag selectie (verslag selectiecommissie en resultaat, eventueel inclusief BIBOB-adviezen);

ontvangen inschrijvingen/offertes;

nota van inlichtingen;

uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding (verslag beoordelingscommissie en resultaat, keuze opdrachtnemer);

aankondiging van gunning (hierbij in voorkomende gevallen rekening houdend met de implicaties van het Alcatel-arrest*).

* In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht dient te worden genomen teneinde de aanbieders/inschrijvers de gelegenheid te bieden het gunningbesluit nietig te kunnen laten verklaren.

opdrachtverstrekking:

(concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract;

ontwerpgegevens (indien aanwezig);

overige gegevens.

vertrouwelijke gegevens (deze gegevens bevinden zich veelal in de door de inschrijvers ingediende stukken):

financiële, economische en juridische gegevens van de externe opdrachtnemer(s);

persoonsgebonden gegevens van directieleden, commissarissen en sleutelfunctionarissen;

ondernemingsgebonden gegeven (naam en handelsnaam van de onderneming, nummer Kamer van Koophandel of het buitenlandregister, het registratienummer van de onderneming, adres, rechtsvorm et cetera).

evaluatieformulier;

overige gegevens.

CHECKLIST EUROPEES AANBESTEDEN 2  

BIJLAGE 2

CHECKLIST EUROPEES AANBESTEDEN

Stap 1: bepalen aard opdracht

Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht aanbesteedt dient te worden, wordt allereerst de aanbestedingsvorm bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk:

Leveringen.

Onder leveringen verstaat de van toepassing zijnde Europese richtlijn: contracten voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto’s, et cetera. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. Bron: Richtlijn 93/36 van 14 juni 1993. Publicatieblad L199 van 9 augustus 1993.

Diensten.

Onder diensten verstaat de van toepassing zijnde Europese richtlijn: alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of werken. Voorbeelden hiervan zijn onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilnisophaaldiensten, verzekeringsdiensten et cetera. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen wordt in de richtlijn Diensten geregeld. Bron: Richtlijn 92/50 van 18 juni 1992, Publicatieblad L209/1 van 24 juli 1992.

Werken.

Onder werken verstaat de van toepassing zijnde Europese richtlijn: alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Verder vallen de activiteiten die een onlosmakelijk onderdeel uitmaken van de bouwopdracht ook onder de richtlijn Werken, zoals in sommige gevallen installatiewerkzaamheden. Bron: Richtlijn 93/37 van 14 juni 1993, Publicatieblad L199 van 9 augustus 1993.

Hoewel voor wat betreft deze categorieën de aanbestedingswijzen grotendeels overeenkomen, verschillen bijvoorbeeld de drempelbedragen onderling, waardoor een verschuiving in de toepassing van procedures en regelgeving kan voorkomen. Het is dus van belang om de opdracht in één van de genoemde categorieën te kunnen indelen. Daarbij is het onderwerp van de opdracht bepalend. Indien het echter een samengestelde opdracht betreft (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening), is het onderwerp dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de categorie dient te worden ingedeeld.

Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving wor­den gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormen. Daartoe dient gewerkt te worden met codes van de Common Procurement Vocabulary (CPV). De CPV is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten.

Zie: http:/europa.eu.int/eurlex/pri/nl/pj/dat/2003/L329/L32920031217nl00010270.pdf.

Stap 2: bepalen totale geraamde waarde

Nadat de aanbestedingsvorm is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming, die getoetst wordt aan de vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Bij het bepalen van de to­tale (geraamde) waarde dienen de volgende randvoorwaarden in acht te worden genomen. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoeftestelling van de gehele aanbestedende dienst (de provincie of gemeente) als uitgangspunt te worden genomen. De gecoördineerde inkoopfunctie bepaalde de volledige omvang van de behoeftestelling. Er mag niet een bepaalde ramingsmethode worden gekozen et het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Dit betekent dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk en dit betekent ook dat de opdracht niet in de tijd beperkt mag worden. Aangezien het bepalen van de totale (geraamde) waarde in grote mate bepalend is voor de wijze waarop de aanbesteding zal gaan plaatsvinden, dient zowel de gekozen procedure als de onderliggende motivatie (kostenraming en overige randvoorwaarden) in het aanbestedingsdossier te worden opgenomen. Indien er twijfel bestaat over het resultaat van de toets of de te kiezen procedure, dient de concerncontroller direct bij de beoordeling te worden betrokken. Eventueel kan de centrale adviesfunctie aanbesteden advies worden gevraagd. Dienstoverstijgende opdrachten worden gebundeld ingekocht door de gecoördineerde inkoopfunctie. Dienst­specifieke opdrachten kunnen decentraal worden ingekocht.

De aanbesteding van dienstspecifieke opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder, dan wel een door deze persoon aangewezen mandataris. De aanbesteding van dienstoverstijgende opdrachten vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, dan wel een door deze persoon aangewezen mandataris.

Van elke aanbesteding dient conform het voorgeschreven model een dossier te worden bijgehouden door de voor de aanbesteding verantwoordelijke persoon. In het geval van Europese aanbestedingen dienen in het dossier ook de gegevens te worden vastgelegd die aan de Centrale Dienst In- en Uitvoer (CDIU) van de Belasting­dienst dienen te worden verschaft.

De centrale adviesfunctie aanbesteden houdt een registratie van aanbestedingen bij van opdrachten met een geraamde waarde boven € pm.

Daartoe dient de projectverantwoordelijke functionaris van iedere aanbesteding van een opdracht met een geraamde waarde boven € pm melding te doen aan de centrale adviesfunctie aanbesteden. Geregistreerd worden in elk geval of het een werk, een levering of een dienst betreft, de aard en de geraamde waarde van de opdracht, welke aanbestedingsprocedure wordt gevolgd en in voorkomend geval op welke uitzonderingsgrond de keuze voor een andere aanbestedingsprocedure dan voor­geschreven is gebaseerd, voorzien van een motivering.

Stap 3: bepalen aanbestedingsprocedure

Type aanbesteding Aanbesteding (indicatief, exclusief BTW)

Gunning uit de hand Leveringen en diensten: < € pmWerken: < € pm

OnderhandsLeveringen en diensten: € pm - € pmWerken: € pm - € pm

OpenbaarLeveringen: € pm - € pmDiensten: € pm - € 236.945 of € 200.000Werken: € pm - € 5.923.624 of € 5.000.000

Europees (*46)Leveringen: ≥ € 236.945Diensten: ≥ € 236.945 of € 200.000 (*47)Werken: ≥ € 5.923.624 of € 5.000.000 (*48)

(*46) Genoemde Europese drempelbedragen zijn geldig van 1 januari 2004 tot en met 31 december 2005.

(*47) Met betrekking tot diensten geldt vanaf 1 januari 2004 voor gesubsidieerde opdrachten, O&O en telecommunicatiediensten en de diensten vallend onder bijlage IB van de Richtlijn van Diensten een drempelbedrag van € 200.000.

(*48) Voor concessies en projecten die voor meer dan 50% worden gesubsidieerd geldt vanaf 1 januari 2004 een drempelwaarde van € 5.000.000.

Stap 4: Aankondiging opdracht

In geval van twijfel dient de concerncontroller bij de procedurekeuze betrokken te worden.

In geval de opdracht Europees aanbesteed dient te worden, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen zendt de aanbestedende dienst de aankondiging van de opdracht aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. Dit kan per post of per fax of digitaal via het Internet http://simap.eu.int (ook veel overige informatie verkrijgbaar). Het bureau neemt de vertaling en publicatie in het Supplement bij het Publicatieblad voor haar rekening.

De aanbestedende dienst kan een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de aanbestedende dienst (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Het doen van de vooraankondiging heeft als voordeel dat in het kader van de richtlijnen Diensten en Werken de termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort.

Stap 5: keuze Europese aanbestedingsprocedure

In geval van opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed is advies van centrale adviesfunctie aanbesteden verplicht ten aanzien van:

• het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningcriteria een optimaal (economisch) resultaat wordt gewaarborgd?);

• het resultaat van de aanbesteding c.q. het gunningadvies.

Van de adviezen van de centrale adviesfunctie aanbesteden betreffende opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed, kan slechts worden afgeweken op basis van een besluit van het college van gedeputeerde staten/college van burgemeester en wethouders. Voorstellen daartoe aan het college, gaan vergezeld van een advies van de concerncontroller. De concerncontroller bewaakt middels steekproefsgewijze controle achteraf ook dat het aanbestedingsproces binnen de kaders van de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid is uitgevoerd.

De openbare procedure is de procedure waarbij alle belangstellende leveranciers/dienst-verleners mogen inschrijven. De selectie en gunning vindt in één stap plaats. In de openbare procedure doet de aanbestedende dienst een uitnodiging tot inschrijving(*49).

Bij de niet-openbare procedure vinden de selectie en gunning plaats in twee afzonderlijke stappen plaats. Bij de eerste stap kunnen alle belanghebbende leveranciers/dienst­ver­le­ners zich aanmelden voor de voorselectie, waarbij wordt beoordeeld welke belanghebbenden geschikt zijn. Vervolgens zullen slechts die gegadigden die door de voorselectie zijn gekomen voor inschrijving in aanmerking komen. Het beoordelen van de offerten en het gunnen van de opdracht vindt alsdan in de tweede stap plaats. De niet-openbare procedure kent twee varianten: de ‘normale’ en de ‘versnelde’ procedure. De ‘versnelde’ procedure mag alleen worden toegepast wanneer het in dringende gevallen onmogelijk is de gewone termijnen in acht te nemen, voor zover dit niet aan de aanbestedende dienst te wijten is. Het verschil tussen deze beide procedures zit in de termijnen die volgens de richtlijnen moeten worden aangehouden. De termijnen mogen in bepaalde gevallen worden verkort(*50).

Bij de procedure van gunning via onderhandelingen, met of zonder voorafgaande bekendmaking, vindt gunning van de opdracht plaats na onderhandelingen met één of meer door de aanbestedende dienst geselecteerde leveranciers/dienstverleners. Deze procedures vinden slechts plaats in bepaalde expliciet in de richtlijnen omschreven uitzonderingsgevallen.

(*49) Zie bijlage 4 voor een overzicht van de voor- en nadelen van de procedure.

(*50) Zie bijlage 4 voor een overzicht van de voor- en nadelen van de procedure.

Stap 6: keuze selectie- en gunningcriteria

De selectiecriteria zijn financieel-economische en technische minimumeisen. Gegadigden kunnen worden uitgesloten van deelname indien een onderneming niet aan deze eisen kan voldoen of als de onderneming de gestelde vragen niet volledig heeft beantwoord.

Er kan bijvoorbeeld gevraagd worden om de jaarrekeningen van de afgelopen drie jaren; een verklaring van de bedrijfsvereniging dat de verplichte sociale premies zijn afgedragen; een overzicht van referenties.

Volgens de richtlijnen kunnen opdrachten op twee manieren worden gegund: de laagste prijs of de economisch voordeligste aanbieding.

In de praktijk wordt vooral de economisch voordeligste aanbieding gehanteerd, waarbij aspecten zoals bijvoorbeeld prijs, kwaliteit en levertijd een belangrijke rol spelen. Aan de verschillende criteria kunnen door de aanbestedende dienst scores worden toegekend op basis van wegingsfactoren, die bepalend zijn voor de gunning. Zo mogelijk worden de wegingsfactoren in volgorde van belangrijkheid vooraf bekendgemaakt en kunnen ondernemingen precies zien aan welke aspecten de aanbestedende dienst veel waarde hecht.

Stap 7: inbouwen termijn tussen gunning en sluiten overeenkomst

In het Alcatel-arrest is bepaald dat er een bepaalde periode tussen de gunning en het sluiten van de overeenkomst in acht dient te worden genomen teneinde de aanbieders/in­schrij­vers de gelegenheid te bieden het gunningbesluit nietig te kunnen laten verklaren. In het geval er wordt uitgegaan van de privaatrechtelijke contractuele vrijheid en een navenante redelijke termijn, is een contractuele beroepstermijn van om en nabij de vijf­tien werkdagen ná dagtekening van de schriftelijke gunningbeslissing redelijk. Naar de mening van het Interdepartementaal Overlegorgaan Europese Aanbestedingsvoorschriften (IOEA) kan, afhankelijk van de opdracht en de gevolgde procedure, de aanbestedende dienst voor een langere of kortere termijn kiezen.

Stap 8: gunning opdracht

De gunning van de opdracht dient gepubliceerd te worden in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Onder meer dient informatie te worden gegeven over de wijze van aanbesteding, de gehanteerde gunningcriteria, de naam van de onderneming aan wie de opdracht is gegund et cetera. De aanbestedende dienst moet van iedere preselectie en gunning van een opdracht een procesverbaal opstellen. Dit procesverbaal dient ten minste de volgende onderwerpen te bevatten:

• de naam en het adres van de aanbestedende dienst;

• het onderwerp en de waarde van de opdracht;

• de namen van de uitgekozen gegadigden;

• de namen van de uitgesloten gegadigden;

• de naam van de gegadigde aan wie de opdracht is gegund met motivering.

Dit procesverbaal (of hoofdpunten daarvan) kan door de Europese Commissie worden opgevraagd om te toetsen of de procedures correct zijn toegepast.

Voor- en nadelen belangrijkse Europese aanbestedingsprocedureVoordelen:Openbare Procedure: Kortere doorlooptijd (circa 1.5 maand) dan niet openba­re procedure.Niet-openbare procedure:- meer sturing wie een offerte mag uitbrengen;- minder offertes te beoordelen;- voor leveranciers aantrekkelijker door gunstiger verhouding inspanning offerte ten opzichte van de kans tot het verwerven van de opdracht.

Nadelen: Openbare Procedure: - bestek mogelijk in grote aantallen opgevraagd;- kan veel offertes opleveren die beoordeeld moeten worden.Niet-openbare Procedure:- langere doorlooptijd;- de eenmaal geselecteerde potentiële aanbieders zijn gelijkwaardig en later niet meer op deze gronden te beoordelen.Conclusie:Openbare Procedure: Minder geschikt:- voor complete offertetrajecten- waarvoor van de leveranciers veel inspanningen wordt gevraagd en/of- waar veel aanbiedingen kunnen worden verwacht en er meerdere beoordelingscriteria zijn.Niet-openbare Procedure: Minder geschikt:- voor trajecten waarbij een minimale doorlooptijd is gewenst;- als er maar weinig aanbieders van het betreffende product zijn.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 3  

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Appingedam

1. Inleiding

Het proces van aanschaffing en opdrachtverlening wordt aangeduid als "aanbestedingen".Als definitie van aanbesteden wordt in deze nota gehanteerd:

"De opdracht tot het uitvoeren van een werk of dienst en het vanuit externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor debedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en het bedrijfsonderhoud”

In de bij raadsbesluit d.d. 23 oktober 2003 vastgestelde Financiële verordening gemeente Appingedam is in artikel 25 opgenomen dat het college zorg draagt voor en interne regels vastlegt voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie. Uiteraard valt ook de inkoop en aanbesteding van leveringen onder dit artikel.

Voor het handelen van de gemeente Appingedam bij aanbesteden is een basisstructuur vastgelegd in de door het college vastgestelde nota Budgettering(1995) en het Verzamelbesluit mandatering(de belangrijkste bepalingen zijn als bijlage I opgenomen). In onze organisatiestructuur geldt als uitgangspunt dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd. Dit uitgangspunt heeft onder andere vorm gekregen door het budgethouderschap(nota Budgettering) en de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van het college handelingen te verrichten op het gebied van aanbesteding(Verzamelbesluit mandatering). Voor het aanbesteden van de grotere opdrachten zijn bovendien de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing. Uit de interne organisatie van het aanbesteden kan worden afgeleid dat er een vrij grote beleidsvrijheid bestaat. Wel zijn een gedragscode bestuurlijke integriteit gemeente Appingedam(raadsbesluit 14 maart 2002) en een gedragscode ambtelijke integriteit(27 juni 2002) vastgesteld waarmee rekening dient te worden gehouden.

In deze nota wordt aangegeven op welke wijze de gemeente om wil gaan met het aanbe- stedingsbeleid in de ruimste zin van het woord. Het doel van aanbesteden is vanzelfsprekend het verkrijgen van een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs en zo laag mogelijke risico’s. Het doel van deze nota over het aanbestedingsbeleid is om de randvoorwaarden te laten vaststellen waarbinnen de gemeente kan opereren bij de aanbestedingen. De pijlers onder het aanbestedingsbeleid zijn:* het gelijkheidsbeginsel* het openbaarheidbeginsel* het bedrijfseconomisch beginsel* het beginsel van duurzaam inkopen

Door middel van een goed aanbestedingsbeleid wordt bijgedragen aan het bevorderen van de integriteit van het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie.

Voor het opstellen van deze nota is gebruik gemaakt van de nota’s van de gemeenten Maassluis en Boarnsterhim. Tevens is gebruik gemaakt van de Handreiking “Verdien aan aanbesteden” van de VNG en de onlangs uitgebrachte “Handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding” van het ministerie van BZK, het IPO, de VNG en het Kenniscentrum Europa decentraal.

2. Wetgeving rond aanbesteden2.1 Inleiding De laatste jaren is er heel wat veranderd op het terrein van het aanbestedingsrecht. Deze veranderingen hebben belangrijke gevolgen teweeg gebracht voor het gemeentelijk aanbestedingsbeleid; dit is hoofdzakelijk het gevolg van de toenemende Europese invloed via een aantal EU-richtlijnen. Voor de gemeente is er op nationaal niveau zeer weinig geregeld. In de Gemeentewet is de bevoegdheid tot aanbesteding in beginsel neergelegd bij het college(artikel 160 Gemeentewet). Gemeenten zijn in beginsel vrij in het bepalen van hun eigen aanbestedingsbeleid zolang dat uiteraard past binnen algemene beginselen van behoorlijk bestuur en zolang de waarde waarvoor wordt aanbesteed onder de drempelwaarden van de EU-richtlijnen ligt. Momenteel wordt gewerkt aan nieuwe aanbestedingswetgeving. 2.1.1 Doel van het Europees aanbesteden De EU-richtlijnen over aanbesteden hebben als doel de Europese markt voor grotere overheidsopdrachten te liberaliseren. Dit houdt in dat de markt voor overheidsopdrachten zo doorzichtig mogelijk moet zijn om alle leveranciers en aannemers in de EU gelijke kansen te geven een overheidsopdracht te verwerven. Het gaat dus om het creëren van gelijke voorwaarden voor deelneming aan overheidsopdrachten en om meer doorzichtige procedures voor het plaatsen van die opdrachten. Op die manier ontstaat er vrije concurrentie voor het bedrijfsleven. Bij Europees aanbesteden springen er twee zaken het meest in het oog, namelijk enerzijds dat het tot besparingen kan leiden en anderzijds dat niet-naleving van de regels boetes en schadeclaims kan opleveren. 2.1.2 EU-richtlijnen Op dit moment bestaan procedureregels voor de aanbesteding van werken, leveringen, diensten en nutsbedrijven (worden verder buiten beschouwing gelaten), waarvan de basisprincipes en vele uitwerkingsbepalingen van de richtlijnen op hoofdlijnen gelijkluidend zijn. De implementatie van de verschillende EU-richtlijnen vindt plaats ingevolge de Raamwet EU-voorschriften Aanbestedingen, op basis waarvan oude en nieuwe richtlijnen door middel van een algemene maatregel van bestuur kunnen worden omgezet in Nederlands recht.Op basis van de Raamwet is het Besluit overheidsaanbestedingen genomen dat de regels bevat voor de aanbesteding van diensten, leveringen en werken. De EU-richtlijnen richten zich onder andere op voldoende openbare bekendmaking van overheidsopdrachten in de EU om bedrijven uit alle lidstaten in de mededinging te betrekken. Tevens hebben de richtlijnen tot doel om het discriminerende gebruik van technische specificaties en selectiecriteria bij de gunning van opdrachten uit te bannen. De richtlijnen hebben hierdoor grote invloed op de grote(re) opdrachten van de overheid. Het voordeel van een Europese markt is, dat de Europees aanbestedende dienst een lagere prijs voor de gevraagde dienst betaalt en dus ook waar krijgt voor zijn geld. Concurrerende offertes leiden tot een optimale prijs/kwaliteitsverhouding. Dit betekent dat Europees aanbesteden uiteindelijk -althans in theorie- kostenbesparend voor de overheid als opdrachtgever zal zijn. Op 31 maart 2004 is de nieuwe algemene aanbestedingsrichtlijn voor de coördinatie van de procedures van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten door de Europese wetgever vastgesteld.Deze richtlijn moet uiterlijk 31 januari 2006 door de lidstaten zijn geïmplementeerd.2.2 Wanneer moet Europees worden aanbesteed? Niet elke overheidsopdracht moet Europees worden aanbesteed. De Europese richtlijnen zijn pas van toepassing als aan een aantal voorwaarden is voldaan die betrekking hebben op de aanbestedende dienst, de waarde van de opdracht en het soort opdracht. 2.2.1 Opdrachtgever: aanbestedende dienst Onder opdrachtgever of aanbestedende dienst wordt primair verstaan de staat én territoriale lichamen van de staat, waaronder de gemeenten. Daarnaast vallen onder dit begrip ook instellingen, waarin de overheid een overheersende bestuurlijke of financiële invloed heeft. Hiermee wordt bedoeld dat de participerende overheid voor meer dan 50% financiert (bijvoorbeeld door middel van subsidies) of toezicht heeft over het beheer of de leden van de raad van bestuur benoemt. Het begrip "aanbestedende dienst" kan verwarring zaaien aangezien de gemeente in het kader van de EU-regelgeving als één dienst te beschouwen valt. 2.2.2 De waarde van een opdrachtEen opdracht hoeft alleen Europees aanbesteed te worden als de waarde van de opdracht boven de drempelwaarde uitkomt. Deze drempelbedragen zijn momenteel:• Richtlijn werken: € 5.923.624.• Richtlijn leveringen: € 236.945.• Richtlijn diensten: € 236.945.• Er zijn ook gevallen waarbij de waarde van een opdracht moeilijk is te bepalen, zoals bij huur of leasing, raamovereenkomsten, bank- en verzekeringsdiensten of bij de aanschaf van éénsoortige goederen als kantoorbenodigdheden, computerapparatuur e.d. Voor deze gevallen geven de richtlijnen een aantal berekeningsvoorschriften. Belangrijk is dat voor de omvang van de drempelwaarde wordt uitgegaan van de totale opdracht van begin (ontwerpfase) tot einde(oplevering). Bij de levering moeten daarom ook de kosten van installeren worden meegerekend en bij de bouw van een kantoorgebouw worden ook de kosten van het nieuwe meubilair, de architect en de technische installaties meegeteld. Ontduiking van de richtlijnen door het splitsen van een opdracht om de waarde van de opdracht onder de drempelwaarde te brengen, is dan ook niet mogelijk. Splitsing is op zichzelf wel toegestaan, zij het dat ook de gesplitste opdrachten Europees aanbesteed moeten worden.

2.3 StandaardvoorwaardenVoor de aanbesteding van werken bestaat het Uniform Aanbestedingsreglement 2001(UAR 2001) en het Uniform Aanbestedingsreglement–EG 1991(UAR-EG 91). Op rijksniveau is als vervanging van deze beide reglementen inmiddels het Aanbestedingsreglement Werken 2004(ARW 2004) vastgesteld en ingevoerd. Dit reglement is voor de rijksoverheid verplicht van toepassing.De VNG adviseert de ARW 2004 niet van toepassing te verklaren en, weliswaar in aangepaste vorm, het UAR 2001 en het UAR-EG 91 te blijven toepassen tot de komst van een nieuw (wetgevend) aanbestedingskader in 2006. Wij hebben dit advies overgenomen.

Bij de sector Stadsbeheer wordt de UAR 2001 standaard van toepassing verklaard wanneer op basis van een bestek wordt aanbesteed. Het UAR kent objectieve en eenduidige eisen en criteria voor de keuze van de inschrijver en de inschrijving. Eén van de kernpunten van het UAR-2001 is de verplichting van de aanbesteder om desgevraagd zijn selectie te motiveren.

2.4 Consequenties bij overtredingDe eerste consequentie is dat, in theorie, de meest optimale verhouding (laagste prijs, de economisch voordeligste aanbieding) niet wordt bereikt. De tweede consequentie is, dat het niet of niet juist toepassen van de richtlijnen kan leiden tot aansprakelijkheid voor schade, aangezien degene die meent ten onrechte niet de opdracht te hebben gekregen bij de civiele rechter schadevergoeding kan eisen. Daarnaast zijn de volgende rechtsmiddelen beschikbaar:* voorlopige maatregelen inclusief maatregelen om de aanbestedingsprocedure of detenuitvoerlegging van door de aanbestedende overheidsorganen genomen besluiten op te schorten;* het nietig verklaren van onwettige besluiten (zoals discriminerende specifi-caties in uitnodigingen tot inschrijving).

Vorderingen kunnen worden gebaseerd op onrechtmatige daad (het niet in acht nemen van de voorschriften is onrechtmatig jegens gepasseerde aannemers/leveranciers) en/of wanprestatie, indien bijvoorbeeld het UAR langs contractuele weg van toepassing is verklaard. In dat geval is er immers sprake van een overeenkomst waarbij het aan-bestedende lichaam en de betrokken aannemers/leveranciers zich hebben verbonden de aanbesteding volgens de procedure van het UAR te laten verlopen.

2.4.1 SchadevergoedingZo’n vordering tot schadevergoeding kan alleen worden ingewilligd, indien de opdracht is gegeven. De opdracht kan immers alsnog aan de eiser worden gegeven. Door middel van kort geding kan de eiser dit afdwingen.Tot nu toe kon een gedupeerd bedrijf alleen "meetbare schade" vorderen in een civieleprocedure, zoals kosten voor het meten of testen van apparatuur en voor inschrijving. In de nieuwe situatie kan het uitgebreid worden met bijvoorbeeld winstderving.De "pakkans" en de mogelijke sancties op overtreding van de voorschriften voor overheidsopdrachten zijn met het Verdrag van Maastricht (met als gevolg een nieuw artikel 171 van het Verdrag van Rome) toegenomen. Het verdrag kent een bepaling dat het Europese Hof van Justitie in Luxemburg een lidstaat een dwangsom of boete kan opleggen als een Europese regeling niet naar behoren wordt uitgevoerd. Ook al is de pakkans vergroot, ondernemers zullen in de meeste gevallen trachten om de zaak in der minne te schikken teneinde een goede relatie te onderhouden met de opdrachtgever.

2.4.2 BoeteNaast een vordering tot schadevergoeding kan ook een klacht bij de commissie van deEuropese gemeenschappen worden ingediend. Dit kan ertoe leiden, dat het Europese Hof van Justitie Nederland als lidstaat veroordeelt, omdat zij haar nationale wetgeving niet aan de richtlijnen heeft aangepast. Vervolgens kan de aangesproken lidstaat schadevergoeding eisen van de betreffende gemeente. De Europese commissie heeft zelf geen bevoegdheid om boetes op te leggen, maar kan wel een dwangsom of boete voorstellen aan het Hof. Voor de hoogte is geen limiet gegeven.

2.4.3 ConclusieZodra de gemeente aanbesteedt voor een waarde, die ligt boven de drempelwaarden van de EU-richtlijnen, zal de gemeente de procedures voor Europees aanbesteden moeten volgen. Dit heeft tot gevolg dat bij de overheid al in een vroeg stadium moet worden nagedacht over bijvoorbeeld de (technische) omschrijving van specificaties en criteria aan de hand waarvan de opdracht zal worden toegekend. Dit zal immers de beheersbaarheid van dergelijke opdrachten ten goede komen.Wijziging van het juridische kader heeft uiteraard gevolgen voor de inrichting van deinkooporganisatie, de inkoopprocessen, de inkoopprocedures en het klimaat waarbinneninkoopfunctionarissen opereren. Zeker is dat in het begin (wanneer de overheid nog niet goed vertrouwd is met de spelregels) de Europese richtlijnen zullen leiden tot een administratieve lastenverzwaring, omdat de voorgeschreven procedures een zeer goede voorbereiding vragen en het verdere verloop van de procedures vrij gedetailleerd (inclusief diverse tijdslimieten) is vastgelegd. Dit betekent dus dat de gemeente moet kunnen beschikken over personeel met voldoende technische maar ook juridische kennis om op dit specifieke terrein goed beslagen ten ijs te komen. In onze situatie moet dan al snel worden gedacht aan uitbesteding van de aanbesteding.Wanneer de EU-richtlijnen niet van toepassing zijn (omdat de drempelwaarde niet wordt bereikt) zal voor werken overeenkomstig het UAR 2001 worden aanbesteed. Echter, de vraag welk soort aanbestedingsprocedure wanneer moet worden gevolgd en de vraag hoe intern keuzes worden gemaakt en wie verantwoording moet afleggen, is daarmee nog niet beantwoord.Aanbesteding komt ook voor in samenwerking met andere gemeenten. Bijvoorbeeld de gemeenten die samenwerken in de Regioraad Noord-Groningen(aanbesteding WVG-hulpmiddelen). Het spreekt voor zich dat tussen die gemeenten een goede afstemming moet plaatsvinden.

3. Aanbestedingsbeleid Gemeente Appingedam

In de inleiding is al genoemd dat wordt voorgesteld om voor het aanbestedingsbeleid devolgende uitgangspunten te hanteren:* het gelijkheidsbeginsel;* het openbaarheidbeginsel;* het bedrijfseconomisch beginsel;* het beginsel van duurzaam inkopen.Deze vier beginselen zullen hieronder worden toegelicht.

3.1 GelijkheidsbeginselMet het gelijkheidsbeginsel wordt bedoeld dat ieder bedrijf gelijke kansen krijgt om mee te dingen naar een opdracht. De keuze welke bedrijven kunnen meedingen naar een opdracht en de keuze welk bedrijf uiteindelijk de opdracht krijgt, moet op grond van vooraf geformuleerde, objectieve, criteria gemaakt worden.Uitgaan van het gelijkheidsbeginsel betekent dat de gemeente geen voorkeursbeleid heeft ten aanzien van Damster bedrijven.Ten aanzien van de vooraf geformuleerde objectieve criteria op grond waarvan overgegaan zal worden tot de keuze van een bedrijf moet opgemerkt worden dat de criteria redelijk dienen te zijn ten opzichte van de te leveren prestatie.Voor de interne organisatie heeft het gelijkheidsbeginsel tot gevolg dat er voor gezorgd moet worden dat alle bedrijven over dezelfde informatie (kunnen) beschikken. Dit betekent concreet ook dat er door de organisatie niet "geleurd" mag worden met een opdracht.Onder leuren wordt verstaan "het door een aanbesteder achtereenvolgens benaderen vanverschillende gegadigden met een verzoek om prijsopgave, waarbij de latere gegadigde wordt geïnformeerd over de prijsaanbieding van de eerdere". Bij leuren wordt de organisatie ook kwetsbaarder voor corruptie, aangezien met het doorspelen van de informatie grote financiële belangen gemoeid kunnen zijn bij de gegadigde.

3.2 OpenbaarheidbeginselVoor de interne procedure en organisatie tellen vanuit de doelstellingen voor hetaanbestedingsbeleid voornamelijk dat de gevolgde procedures controleerbaar en de aankopen bedrijfseconomisch verantwoord moeten zijn. De gevolgde procedures kunnen controleerbaar worden door in het aanbestedingsbeleid vast te leggen welke procedure bij welke situatie past en op welke wijze de procedure gedocumenteerd dient te worden. Aan de hand van deze procedurevoorschriften kan achteraf worden vastgesteld of de organisatie volgens de richtlijnen heeft gewerkt. Hierdoor wordt het gemeentelijke beleid openbaar en politiek controleerbaar. De jaarrekening is het medium bij uitstek om hierover verslag te doen. Op deze wijze wordt eveneens tegemoet gekomen aan de wens van de accountant om deze zaken te verantwoorden.

3.3 Bedrijfseconomisch beginselMet het bedrijfseconomisch beginsel wordt bedoeld dat de gemeente bij de aanbestedingen zich zodanig dient op te stellen dat het de maximale prestaties tegen zo laag mogelijke kosten en risico’s ontvangt. Voor de beoordeling welke procedure in welke situatie moet worden gehanteerd moet naast de wettelijk voorgeschreven situaties tevens rekening worden gehouden met de marktsituatie en de kosten die gemoeid zijn met de verschillende procedures.Globaal heeft een overheid de keuze uit vier vormen van marktbenadering:1. Gunning uit de hand: de gemeente kiest zelf de leverancier uit. Er is geen sprake van prijsvergelijking tussen leveranciers. Het gaat om de verhouding tussen prijs en kwaliteit.2. Onderhands aanbesteden: aanbesteden zonder een openbare aankondiging. Er is beperkte concurrentie tussen een aantal zelfgekozen leveranciers.3. Openbaar aanbesteden: de gemeente plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle leveranciers uit het land.4. Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondigingvoor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers.De Europese aanbestedingsregels zijn hier van toepassing.

Voor- en nadelen van de aanbestedingsprocedures.

-de gunning uit de hand

Voordelen:* de procedure kan in vrij korte tijd worden gerealiseerd;* er kan maximaal rekening worden gehouden met de kennis en de kwaliteit van een bepaalde opdrachtnemer;* er kan een vertrouwensrelatie met een lokale aannemer, leverancier of dienstverlener worden opgebouwd wat gunstig kan zijn voor lokale gemeentelijke belangen;* de kosten kunnen met behulp van deze procedure goed beheersbaar worden gemaakt;* de kwaliteit is veelal hoger.Nadelen:* er is geen sprake van concurrentie wat tot een hoge(re) aanneemsom kan leiden;* het realiseren van de publiekrechtelijke doelstellingen en belangen onttrekt zich aan de waarneming.

-de onderhandse aanbesteding

Voordelen:* de aanbestedingsprocedure is (relatief) korter dan bij openbare aanbesteding;* het afwegen van lokale overheidsbelangen is goed realiseerbaar omdat de gemeente potentiële aannemers vooraf kan selecteren;* het is mogelijk om gespecialiseerde en gerenommeerde bedrijven uit te nodigen wat het streven naar kwaliteit mogelijk maakt;* het scheppen c.q. in stand houden van een vertrouwensrelatie met een bepaalde (lokale) aannemer, leverancier of dienstverlener wordt bevorderd wat de lokale werkgelegenheid kan bevorderen.

Nadelen:* er zal in mindere mate sprake zijn van concurrentie waardoor er niet altijd sprake zal zijn van de scherpste prijs;* de openheid en de gelijke behandeling van opdrachtnemers kunnen in het geding komen.

-de openbare aanbesteding

Voordelen:* er kan worden voorzien in een gelijke behandeling van inschrijvers en gegadigden;* de aan te besteden overheidsopdrachten dienen gepubliceerd te worden wat openheid en doorzichtigheid garandeert;* maximale mededinging wordt bevorderd waardoor een voordelige prijs kan worden verkregen;* het streven naar een doelmatige besteding van gemeentegelden wordt mogelijk gemaakt;* er worden objectieve selectie- en gunningcriteria gebruikt wat de gelijke behandeling bevordert;* er kan worden gestreefd naar een gunstige prijs/kwaliteitverhouding.

Nadelen:* de selectiecriteria dienen zeer zorgvuldig toegepast te worden omdat de kwaliteit van de prestatie van onbekende inschrijvers vaak moeilijk kan worden beoordeeld;* intern zal er voldoende expertise aanwezig moeten zijn om deze (in de praktijk vaak ingewikkelde) procedures toe te passen;* de selectieprocedure kan veel tijd vergen hetgeen, bij opdrachten met een korte uitvoeringstermijn, nadelig kan zijn;* wijzigingen en tekortkomingen in het bestek geven vaak een hoge(re) prijs(er is een zeer goede voorbereiding en meer toezicht op het werk nodig).

De voorafgaande opsomming van voor- en nadelen is niet limitatief. De keuze voor een specifieke aanbestedingsprocedure zal niet slechts hierop worden gebaseerd. De afwegingen zullen tevens gebaseerd worden op de volgende bijkomende factoren:*de omvang van de aan te besteden opdrachten. Bij werken, leveringen en dienstverlening van geringere omvang is het aan te bevelen niet openbaar aan te besteden vanwege de relatief hoge kosten die verbonden zijn aan deze procedure;*de kostendeskundigheid zal bij gunning uit de hand nadrukkelijker aanwezig moeten zijn dan bij een openbare aanbestedingsprocedure.

Wij kiezen er in het kader van deze nota voor om bij aanbesteding de (geraamde) waarde van een opdracht te koppelen aan een specifieke aanbestedingsprocedure.

Bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure dient uitgegaan te worden van de volgende regels:1. Gunning uit de hand vindt plaats:a. bij leveringen en diensten tot een bedrag van € 40.000;b. bij werken tot een bedrag van € 40.000.2. Onderhandse aanbesteding vindt plaats:a. bij leveringen en diensten van € 40.000 tot een bedrag van € 300.000 op basis van minimaal drie offertes;b. bij werken van € 40.000 tot een bedrag van € 300.000 op basis van minimaal drie offertes;3. Openbare aanbesteding vindt plaats:a. bij leveringen van € 300.000 tot het wettelijk minimumbedrag waarbij Europees moet worden aanbesteed;b. bij diensten van € 300.000 tot het wettelijk minimumbedrag waarbij Europees moet worden aanbesteed;c. bij werken van € 300.000 tot het wettelijk minimumbedrag waarbij Europees moet worden aanbesteed;4. Europese aanbesteding vindt plaats:a. bij leveringen vanaf het wettelijk minimumbedrag;b. bij diensten vanaf het wettelijk minimumbedrag;c. bij werken vanaf het wettelijk minimumbedrag.

Een keer per twee jaar zal de werking van deze regels worden geëvalueerd.

3.4 Het beginsel van duurzaam inkopenDit beginsel kan geschaard worden onder de ethische en ideële beleidsuitgangspunten ten aanzien van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.Bij duurzaam inkopen worden duurzaamheidcriteria in het selectieproces gehanteerd. Hierbij wordt aangesloten bij het programma “Met preventie naar duurzaam ondernemen, een programma voor en door overheden 2001-2005”. Dit is een gezamenlijk programma van IPO, VNG, UvW, VROM en EZ.

4. Het inkoopbeleid

Het proces van inkoop en opdrachtverlening wordt aangeduid als "aanbestedingen".Zoals in de inleiding werd opgemerkt wordt de volgende definitie van inkopen en aanbesteden gehanteerd:

"De opdracht tot het uitvoeren van een werk en het vanuit externe bronnenbetrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor debedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en het bedrijfsonderhoud”

4.1 Beleidsinstrumenten inkoopbeleid

beleidsinstrumenten in inkoop aspecteninkooplogistiek toezicht op bestelaanvragencontrole op leveringsbetrouwbaarheidbestelbeleid

kwaliteitsbeleid betrokkenheid van inkoop in voortra-ject ontwikkelingverbetering van kwaliteitsprestatiesleveranciers

prijsbeleid beheersing van inkoopkosten en prij-zenreductie van inkoopkosten en prijzen

leveranciersbeleid sourcingbeleidverbetering van leveranciersprestaties

communicatiebeleid interne contactenexterne contacten

* inkooplogistiekInkooplogistiek is gericht op het optimaliseren van het bestelproces en de inkomendegoederenstroom. De belangrijkste aandachtsgebieden zijn:

- controle op de interne bestelaanvragen; dit houdt ondermeer in toezicht op de wijze en het tijdstip waarop bestelaanvragen worden ingediend en door de inkooporganisatie worden afgewerkt;- controle op de leveringsbetrouwbaarheid van leveranciers; dit omvat het verschaffen van informatie aan interne aanvragers over wijzigingen in leveringstijden en leveringsschema’s en het nemen van maatregelen, indien leveranciers in gebreke blijven;- bestelbeleid: het doel hiervan is de factor “hoeveelheid” binnen de materiaalsector zo economisch mogelijk aan te wenden.

* kwaliteitsbeleidCentraal in het kwaliteitsbeleid staan de materiaalspecificaties. De inkopende functionaris dient deze specificaties als een variabele factor te beschouwen. Hij of zij moet deze binnen de eigen organisatie ter discussie kunnen stellen. Het is de taak van de inkopende functionaris om zoveel mogelijk evenwicht te brengen tussen het technisch en het bedrijfseconomisch belang. Als belangrijke deelterreinen kunnen in dit verband worden genoemd:• standaardisatie. Door te streven naar vereenvoudiging c.q. uniformering van specificaties kan de inkoper zijn inkoopassortiment beperken en zijn commerciële speelruimte vergroten• gerichte kwaliteitsverbetering door het opleggen van taakstellingen aan leveranciers ten aanzien van de kostprijs van geleverde producten en/of diensten• het overeenkomen en geleidelijk uitbouwen van duurzame garantieverplichtingen door de leverancier

* prijsbeleidHet doel van prijsbeleid is om op basis van kennis over de prijsvorming van ingekochte producten en diensten tot een zo gunstig mogelijk resultaat voor de onderneming te komen.Begrip en kennis van marktvormen en de gevoeligheid van de inkoopprijs voor markt- enkostenfactoren zijn hiervoor noodzakelijk. De mate waarin vraag en aanbod de inkoopprijs bepalen en de relatie tussen veranderingen in de kostprijs en veranderingen in de inkoopprijs bepalen in hoge mate de te volgen inkoopstrategie.

* leveranciersbeleidHet leveranciersbeleid is gericht op het systematisch verbeteren dan wel op het afbouwen van relaties met leveranciers. Leveranciers met de hoogste toegevoegde waarde voor de organisatie dienen tijdig te worden gesignaleerd. Met leveranciers die qua kwaliteit achterblijven moet overleg worden gevoerd om hierin verandering aan te brengen.

* communicatiebeleidDoor middel van een gericht communicatiebeleid wordt het inkoopbeleid zowel aan leveranciers als aan de interne gebruikers duidelijk gemaakt. Vooral de interne communicatie is van groot belang teneinde te voorkomen dat medewerkers hun inkopen zelfstandig gaan verrichten zonder rekening te houden met het leveranciersbeleid.

4.2 De inkoop en aanbestedingsstrategie van de gemeente Appingedam

Onze organisatiestructuur gaat uit van een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de sectoren en, nauw verwant hiermee, het leggen van verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Deze situatie vindt zijn afspiegeling in het inkoopproces. Budgethouders bepalen thans zelfstandig bij welke leverancier goederen en diensten worden afgenomen.Deze manier van werken kan haaks staan op de doelstelling van de organisatie om op een zo efficiënt mogelijke wijze met de beschikbare financiële middelen om te gaan. Mogelijk wordt voorbijgegaan aan het feit, dat bundeling van activiteiten en gebruik van aanwezige kennis tot kostenreductie kan leiden.Onderzocht moet worden of het wenselijk is te komen tot een meer gecoördineerde inkoopfunctie. Het kan efficiënter zijn zaken te doen met zo weinig mogelijk leveranciers. Het aantal kleine facturen kan dan zoveel mogelijk worden teruggebracht door verzamelfacturen per periode te verlangen.Het hanteren van algemene inkoopvoorwaarden is een aspect dat aandacht verdient.

4.3 ProceduresDe interne procedures van de verschillende activiteiten moeten zo opgezet worden dat dekwetsbaarheid van de bij inkopen en aanbestedingen betrokken ambtenaren en bestuurders tot een minimum wordt teruggebracht. De organisatie kan zowel de eigen kwetsbaarheid als die van betrokken ambtenaren/bestuurders verminderen door bij essentiële activiteiten in de inkoop- en aanbestedingsprocedure functiescheidingen aan te brengen.

4.4 Rollen aanbesteden en inkopenHoewel het inkoopproces en het aanbestedingsproces vanuit verschillende gezichtspuntenbenaderd kan worden (besteding van reguliere budgetten of projectmatige zaken) wijkt het rollenpatroon van de actoren in essentie niet af. Het gaat immers om een proces tot verwerving van leveringen, diensten of werken. In beide processen kan men te maken krijgen met Europese regelgeving.In chronologische volgorde komen bij het aanbestedingsproces de volgende actoren in beeld:

* de budgethouderHier komt het initiatief vandaan. De budgethouder zal zich bewust moeten zijn van het feit, dat een aankoop/aanbesteding wel eens onder de EU richtlijnen kan vallen. In deze nota is globaal aangegeven wanneer dit het geval is.

* de controllerDe controller zal in een zo vroeg mogelijk stadium geraadpleegd moeten worden om aan te kunnen geven in hoeverre er met EU-richtlijnen rekening gehouden moet worden. Kennis van de Europese regelgeving dient dan ook bij deze functionaris aanwezig te zijn. Tevens verleent hij aan de budgethouder hand en spandiensten bij de totstandkoming van diverse rapportages .

* de budgethouderDe diverse rapportages aan het bestuur zullen door de budgethouder wordengemaakt. In geval er sprake is van toepassing van EU richtlijnen zal een zgn. getrapte rapportage worden toegepast. In stap 1 wordt het gemeentebestuur gevraagd om financiële middelen beschikbaar te stellen. Uiteraard zal in deze rapportage tot uitdrukking worden gebracht om welke leveringen, diensten of werken het gaat, welke procedure daarbij van toepassing is. Ook zal een indicatie van de kosten die met de inkoop of aanbesteding gemoeid zijn worden aangegeven. In stap 2 zal de procedure tot verwerving worden uitgevoerd. Tenslotte zal in stap 3 het college worden geïnformeerd over de uitgevoerde procedure tot verwerving, aan welke leverancier de opdracht wordt gegund en welke kosten er daadwerkelijk met de opdracht zijn gemoeid.

* het extern adviesbureauTijdens de hierboven omschreven procedure kan in voorkomende gevallen een externadviesbureau worden ingeschakeld. Zeker bij Europese aanbestedingsprocedures zal hieraan niet kunnen worden ontkomen.

In chronologische volgorde komen bij het inkoopproces de volgende actoren in beeld:

* de budgethouderMiddels (zoveel mogelijk schriftelijke) bestelopdrachten zullen, wanneer een uitgave binnen het reguliere, via de begroting toegekende budget valt, de noodzakelijke goederen en/of diensten worden betrokken. De budgethouder houdt zoveel als mogelijk de lijst aan van de geselecteerde leveranciers. Indien zich bij herhaling problemen voordoen met een relatie, dan meldt hij dit aan het sectorhoofd en ontwikkelt een strategie tot verbetering dan wel afbouw van de relatie.

* de controllerOp aanreiken van de budgethouder worden door de controller nieuwe (potentiële) leveranciers financieel beoordeeld om eventuele risico’s voor de gemeente zo veel mogelijk te vermijden. Deze toetsing zal zich beperken tot het onderzoek van die leveranciers waarbij sprake is van het aangaan van een risicovolle relatie. Hierbij moet gedacht worden aan risico’s van vooruitbetalingen of het niet nakomen van garantie- of onderhoudsverplichtingen. Tevens worden de verschillende procedures tot verwerving van goederen en/of diensten bewaakt.

5. Implementatie van het inkoop- en aanbestedingsbeleidHoe kan in het kader van deze beleidsnota de Europese en nationale regelgeving alsmede de geformuleerde beleidsuitgangspunten rond inkopen en aanbesteden in de Damsterorganisatie worden vorm gegeven?Op grond van artikel 160 van de Gemeentewet ligt de inkoop- en aanbestedingsbevoegd-heid in beginsel bij het college. Het gaat immers om privaatrechtelijke rechts- handelingen. Het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is dan ook een zaak van het college. De bevoegdheid tot aanbesteden is thans door middel van de nota Budgettering laag in de organisatie neergelegd.Via de Marap zal het bestuur tussentijds worden geïnformeerd over het gevoerde beleid.Deze nota zal de raad ter kennisname worden aangeboden.

Zeer recent is de “Handreiking voor een collegebesluit inzake inkoop en aanbesteding”, opgesteld door het ministerie van BZK, het IPO, de VNG en Steunpunt Europa Decentraal, verschenen.Onderdeel van deze handreiking is een “collegebesluit inkoop en aanbesteding”.

Een op deze nota gebaseerde en op de gemeente Appingedam toegespitste versie van dit modelbesluit is bijgevoegd en wordt afzonderlijk vastgesteld.

De VNG adviseert het UAR 2001 en het UAR-EG 91 tot de komst van een nieuw (wetgevend) aanbestedingskader in 2006 te blijven toepassen met inachtneming van een aantal nader aan te geven wijzigingen.Deze wijzigingen zijn verwerkt in een bijgevoegd collegebesluit dat afzonderlijk wordt vastgesteld.

Appingedam, januari 2005