Treasurystatuut van de gemeente Appingedam 2004

Artikel 1 Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

• 1.

  Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

• 2.

  Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

• 3.

  Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalings-verkeer);

• 4.

  Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

• 5.

  Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

• 6.

  Koersrisico: Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

• 7.

  Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

• 8.

  Liquiditeitenbeheer: Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

• 9.

  Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

• 10.

  Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

• 11.

  Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;

• 12.

  Renterisiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

• 13.

  Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

• 14.

  Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

• 15.

  Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling;

• 16.

  Solvabiliteits van 0%: Status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

• 17.

  Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogens-waarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

• 18.

  Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

• 1.

  het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• 2.

  het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

• 3.

  het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• 4.

  het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

• 5.

  Het waarborgen dat de taken en verantwoordelijkheden op dit onderdeel duidelijk worden geregeld.

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1.

  de gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de afdeling Financiën wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

• 2.

  indien de lening of garantie als bedoeld onder 1. niet door een waarborgfonds of ander garantie-instituut wordt gegarandeerd, kan de gemeente het recht van hypotheek nemen, danwel een andere zekerheid verlangen.

• 3.

  de gemeente mag hypothecaire geldleningen aan ambtenaren verstrekken op grond van de 'Hypotheekregeling ambtenaren 1988'.

• 4.

  de gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasury-functie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• 5.

  het gebruik van derivaten is toegestaan maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. De beslissing tot het aangaan van een derivatentransactie wordt genomen door het college van burgemeester en wethouders. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten winnen burgemeester en wethouders het advies in van een externe adviseur.

Artikel 4 Renterisicobeheer

• 1.

  De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Fido;

• 2.

  De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet Fido;

• 3.

  Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

• 4.

  De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting worden zoveel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• 5.

  De rentevisie van de gemeente wordt opgesteld op basis van de rentevisie van vooraanstaande financiële instellingen;

• 6.

  Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen/uitzettingen.

Artikel 5 Koersrisicobeheer

• 1.

  De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: hoofdsomgarantie aan het einde van de looptijd en uitzettingen in vastrentende waarden.

• 2.

  Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 6 Kredietrisicobeheer

• 1.

  Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten:a. uitzettingen vinden uitsluitend plaats bij:- Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%;- Financiële instellingen binnen het EMU-gebied met ten minste een A-rating voor de lange termijn en een P1-rating voor de korte termijn van één van de volgende erkende ratingbureau’s: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA;

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist.

Artikel 7 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaren.

Artikel 8 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro.

Artikel 9 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2.

  financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;

• 3.

  toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, commercial paper (CP) en medium term notes (MTN);

• 4.

  de gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken, welke schriftelijk worden vastgelegd.

Artikel 10 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4,5 en 6 genoemde voorwaarden;

• 2.

  de gemeente vraagt offertes op bij minimaal twee instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan, welke schriftelijk worden vastgelegd.

Artikel 11 Relatiebeheer

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de vijf jaren beoordeeld;

• 2.

  bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

• 3.

  financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer.

• 4.

  Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Artikel 12 Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

• 1.

  het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

• 2.

  het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

• 1.

  de gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

• 2.

  indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt conform artikel 4 lid 1 de kasgeldlimiet niet overschreden;

• 3.

  toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

• 4.

  toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekeningcourant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;

• 5.

  bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan;

• 6.

  de gemeente vraagt offertes op bij minimaal één instelling alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar.

• 7.

  ter besparing van (afdoenings)kosten en renteverliezen worden het aantrekken en uitzetten van gelden met een looptijd korter dan één jaar bij voorkeur binnen een overeenkomst van geïntegreerde dienstverlening met één bank afgewikkeld. Door middel van benchmarking moet geregeld worden nagegaan of de tarieven van de bank, waarmee een overeenkomst van geïntegreerde dienstverlening is afgesloten, concurrerend zijn.

Artikel 14 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle. Een volledige scheiding van de functies autorisatie, uitvoering, controle en registratie is, gezien de beperkte omvang van de gemeentelijke organisatie niet altijd mogelijk.

• 1.

  Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

• 2.

  Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);b. de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;c. de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.d. wanneer de functiescheiding vanwege de personele bezetting niet volledig is door te voeren geldt als eis dat bij de uitvoering van de transactie, de controle en de registratie minimaal twee personen zijn betrokken.

• 3.

  Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

• 4.

  De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

• 5.

  De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op éénduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

• 6.

  De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:a. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;b. de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;c. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

Artikel 15 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie VerantwoordelijkhedenDe Gemeenteraad• Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten;• Het vaststellen van de treasuryparagraaf in begroting en jaarrekening;• Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;• Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid;Commissie Middelen en Ondersteuning

• Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad.Het college van B&W• Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);• Het nemen van besluiten over het aangaan van derivatentransacties• Het achteraf bekrachtigen van overige afgesloten transacties;• Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid.De portefeuillehouder Financiën • Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).Het Sectorhoofd Middelen en Ondersteuning tevens controller• Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;• Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;• Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college van B&W;• Het rapporteren aan B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;• Het afleggen van verantwoording aan het college van B&WDe sectorhoofden• Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun sector aanlevert aan de sector Middelen en Ondersteuning, bureau Financiën, met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.De budgethouders• Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de sector Middelen en Ondersteuning, bureau Financiën;• Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten.Medewerker Financiën belast met treasury / Treasurer• Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door het sectorhoofd Middelen en Ondersteuning; • Het opstellen van de rentevisie;• Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer, één en ander in overleg met de comptabele en kassier;• Het beheren van de geldstromen;• Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;• Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;• Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier en de comptabele;• Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;• Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de aan de gemeentelijke administratie;• Het afleggen van verantwoording aan het hoofd van de sector Middelen en Ondersteuning over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.De kassier• Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;• Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;• Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;• Het rapporteren aan het sectorhoofd Middelen en Ondersteuning belast met controle over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.Financiële administratie• Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie;De comptabele / medewerker van de sector Middelen en Ondersteuning belast met de financiële administratie• Het ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury;• Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en bij afwijkingen en onregelmatigheden/ ondoelmatigheden hierover rapporteren aan het hoofd van de sector Middelen en Ondersteuning;

De externe accountant• Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.

Artikel 16 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.

Bevoegd functionaris(eerste handtekening) Autorisatie door(tweede handtekening)Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

• 1.

  Het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening Treasurer/kassier Comptabele

• 2.

  Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld Treasurer/kassier Comptabele

• 3.

  Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Kassier ComptabeleBankrelatiebeheer

• 4.

  Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Comptabele Sectorhoofd Middelen

• 5.

  Bankcondities en tarieven afspreken Comptabele Sectorhoofd MiddelenRisicobeheer

• 6.

  Het afsluiten van derivatentransacties College van B&W N.V.T.Financiering en uitzetting

• 7.

  Het afsluiten van kredietfaciliteiten Treasurer/comptabele Sectorhoofd Middelen

• 8.

  Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen en MTN’s zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Treasurer/comptabele Sectorhoofd Middelen

• 9.

  Het uitzetten van gelden via (staats)obligaties, MTN’s, CP’s, CD’s, onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf Treasurer/comptabele Sectorhoofd Middelen

• 10.

  Het beleggen in garantieproducten Sectorhoofd Middelen College van B&W

• 11.

  Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak Sectorhoofd Middelen College van B&W

• 12.

  Het garanderen van gelden uit hoofd van de publieke taak Sectorhoofd Middelen College van B&W

Artikel 17 Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie Frequentie Informatie-verstrekker Informatie-ontvanger

• 1.

  Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning Kwartaal / Incidenteel Sectorhoofden (budget- houders) Treasurer

• 2.

  Liquiditeitenplanning Kwartaal Treasurer Comptabele

• 3.

  Beleidsplannen treasury in treasuryparagraaf van begroting Jaarlijks Treasurer Gemeenteraad

• 4.

  Evaluatie treasuryactiviteiten in Treasuryparagraaf van jaarrekening Jaarlijks Treasurer Gemeenteraad

• 5.

  Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via budgetrapportage Drie keer per jaar Treasurer Gemeenteraad

• 6.

  Verantwoording naar aanleiding van treasuryparagraaf via jaarverslag Jaarlijks Treasurer Gemeenteraad

• 7.

  Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet Fido Kwartaal Comptabele Derden

• 8.

  Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten binnen 14 dagen na besluit College van B&W Provincie

Artikel 18 Inwerkingtreding

Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 december 2004.