Organisatie | Heerlen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer Griffie Heerlen 2008 |
Citeertitel | Besluit informatiebeheer Griffie Heerlen 2008 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Regeling van de griffie voor wat betreft het beheer van informatie. |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2009 | 01-01-2009 | Nieuwe regeling | 03-02-2009 Weekblad Parkstad | 2008/32592 |
Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt:
De griffier is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken, alsmede met het beheer van de documenten van alle gemeentelijke onderdelen voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Onder voorzitterschap van de CIO vindt minimaal twee maal per jaar een overleg plaats tussen de medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering van dit besluit. Te weten het bureauhoofd DIV, coördinator DIV, coördinator EDM, coördinator ICT, gemeentearchivaris, archiefinspecteur, bureauchef Informatiebeleid en indien gewenst andere I-medewerkers.
De griffier draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de archiefwet gestelde eisen.
De griffier draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van zowel digitale als niet-digitale documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de archiefwet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als archiefexemplaar.
De griffier draagt zorg voor de opstelling van procedures voor digitaal berichtenverkeer, ingekomen en uitgaande post en intern postverkeer, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen, de archivaris gehoord.
De griffier draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, de archivaris gehoord.
HOOFDSTUK 5: BEHEER VAN DOCUMENTEN
De griffier draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De griffier draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college, de archivaris gehoord.
De griffier draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen, de archivaris gehoord.
De griffier laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het afdelingshoofd.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
De griffier draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. De aanmerking voor geheime documenten gebeurt strikt op basis van uitzonderingsgronden, genoemd in de Wet Openbaarheid van Bestuur (artikel 10 en 11 WOB). Met gemeentearchivaris vindt overleg plaats over oplegging, raadpleging, opheffing en mogelijke verlenging van geheime documenten.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit van 1995 wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.
De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid van de wet.
1.De griffier zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
2.Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de vernietigingstermijn aangeeft.
3.Van deze vernietigingstermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde toegang.
De griffier stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn afdeling een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.