| Organisatie | Ameland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen.
Financiële verordening gemeente Ameland
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2006 | Nieuwe regeling | 20-09-2005 Intern, 21-09-2005 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ameland;
gelezen de inleiding op deze regeling, d.d. 14 september 2005;
gelet op hoofdstuk IV van de “Financiële verordening gemeente Ameland”, vastgesteld bij raadsbesluit van 27 oktober 2003;
besluit:vast te stellen de navolgende "Algemene regeling budgethouders.
a. Functie: Een bij Ministeriële Regeling informatie voor derden (op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) benoemde administratieve eenheid.b. (sub)Product: Een dienst of eenheid binnen de organisatie, met een omschreven en vastgelegde taakstelling en eenduidige doelstelling. Een product kan worden uitgesplitst in onderdelen. Deze onderdelen worden aangeduid met het voorvoegsel “sub”. Producten maken onderdeel uit van een functie en programma.c. Afdelingsbegroting:Het Masterbudget van de afdeling, zoals is omschreven in artikel 2 lid a.d. Verplichtingen, bestellingen en orders:Verplichtingen zijn overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten. Deze worden onderscheiden in verplichtingen inzake uitgaven, hierna te noemen bestellingen en verplichtingen inzake inkomsten, hierna te noemen orders.e. Voorcalculatie:Een berekening en/of begroting van de benodigde middelen (geld, materiaal en arbeid) van een (sub)product, kostenplaats of project. Een aanbieding of offerte en bestekberekening worden eveneens aangemerkt als of kunnen onderdeel vormen van een voorcalculatie.f. Kostprijsberekening:Een voorcalculatie gedeeld door het aantal te leveren eenheden van het product, kostenplaats of project.g. PrestatieverklaringEen prestatieverklaring is een verklaring waarmee tot uitdrukking wordt gebracht of iets uitgevoerd is, zoals gewenst. In deze regeling bestaat een prestatieverklaring uit een paraaf of handtekening van belanghebbende op een document. h. Project:Een opdracht, buiten de normale bedrijfsvoering om, met een tijdplanning en een concrete doelstelling. Een project verlangt in de meeste gevallen een multidisciplinaire aanpak en wordt aangestuurd door een projectgroep. i. Organisatorische eenheid:Iedere eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig in artikel 2 van de “Organisatieverordening gemeente Ameland” is aangewezen.
j. Managementteam:Het team, bestaande uit de gemeentesecretaris en afdelingshoofden, als bedoeld in artikel 12 van de “Organisatieverordening gemeente Ameland”. k. Afdelingshoofd: De ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling.l. Afdelingshoofd Middelen:De ambtenaar, als bedoeld in het organisatiebesluit van de gemeente Ameland.m. Financieel consulent:De ambtenaar als bedoeld in het organisatiebesluit van de gemeente Ameland.n. Comptabele of boekhouder:De ambtenaar, als bedoeld in het organisatiebesluit van de gemeente Ameland
Artikel 2 Masterbudget, Budget, Projectbudget
a. Masterbudget:Het Masterbudget is een verzameling van budgetten, behorende bij de taakstelling van een afdeling. Deze verzameling wordt het afdelingsplan genoemd. Tot dit afdelingsplan behoort eveneens:• een globale werkplanning van de voorgenomen werkzaamheden van de afdeling voor het komende jaar;• een beschrijving van de voorgenomen werkzaamheden;• de verwachte ontwikkelingen in de opvolgende meerjarenperiode van 3 jaar.b. Budget: Een Budget is een onderdeel van het masterbudget. Het budget is de voorcalculatie van een (sub)product of (deel)project. Bij het budget behoort een toelichting, waarin in ieder geval wordt opgenomen:• een werkplanning van de voorgenomen werkzaamheden voor het komende jaar:• een kostprijsberekening;• prestatie-eenheden, kostendekkingscijfers, overige kengetallen;• verwijzingen naar relevante voorschriften;• de verwachte ontwikkeling in de opvolgende meerjarenperiode van 3 jaar.c. Projectbudget:Het Projectbudget is het bedrag, genoemd in het kredietbesluit, genomen naar aanleiding van de voorcalculatie van een project, ter realisatie van het project. wordt verstaan het geheel van middelen om een taakstelling ter verwezenlijking van een project te kunnen uitvoeren. De beschrijving van het project, de voorcalculatie, de kostprijsberekening, de realisatieplanning en een toelichting op de structurele gevolgen na realisatie vormen samen het kredietvoorstel, op basis waarvan een kredietbesluit wordt genomen.Een projectbudget wordt beheerd door een projectbudgethouder en maakt deel uit van het masterbudget van de afdeling, waarvan de projectbudgethouder organisatorisch onderdeel uitmaakt.
a. Burgemeester en wethouders wijzen, op basis van een besluit, naar het model opgenomen als bijlage 1 bij deze budgetteringsregels, voor de afdelingsbegroting een masterbudgethouder aan. In de regel is dit het afdelingshoofd.b. Een masterbudgethouder is voor het college van burgemeester en wethouders aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle op basis van de afdelingsbegroting aan hem/haar toevertrouwde budgetten.c. Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de masterbudgethouder. d. De masterbudgethouder draagt er zorg voor dat voor alle (sub)producten budgethouders worden aangewezen.
Een budgethouder is een, op basis van een mandaatbesluit, naar het model opgenomen als bijlage 2 bij deze budgetteringsregels, door een masterbudgethouder aangewezen medewerker, die binnen de daarvoor aangegeven grenzen, verantwoordelijk is voor het aangaan van verplichtingen, zoals is omschreven in artikel 1, lid d, en ter realisatie van een (sub)product.
Artikel 5 Uitbesteding van uitvoering binnen de organisatie
a. Onverminderd zijn eigen verantwoordelijkheid zal de budgethouder na overleg en goedkeuring door de masterbudgethouder/afdelingshoofd bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden overdragen aan andere medewerkers binnen de organisatie.b. De bij sub a bedoelde “bevoegdheden met betrekking tot de uitvoering” betreffen die onderdelen van het budget, waarvan de kennis betreffende de uitvoering op basis van een functieomschrijving elders in de organisatie ligt.c. Indien de sub a bedoelde bevoegdheden afdelingsoverschrijdend worden neergelegd, gebeurt dit in overleg met de betrokken medewerkers en met toestemming van de betrokken afdelingshoofden.d. Een uitbestedingsopdracht, zoals is omschreven in lid a zal worden vastgelegd naar het model opgenomen als bijlage 3 en gaat in afschrift naar de masterbudgethouder en naar het afdelingshoofd van de afdeling, waar de ontvanger van de uitbestedingsopdracht deel van uitmaakt. Tevens gaat een afschrift naar de comptabele.
Elk project heeft een door het managementteam benoemde multidisciplinaire projectgroep met projectcoördinator, aan wie de voortgang van het project is opgedragen.b. Elk project heeft een door de projectgroep benoemde projectbudgethouder. Projectbudgethouderschap is onverenigbaar met de functie van Financieel consulent. c. In geval van een benoemde projectcoördinator, die niet tot de organisatie behoort, wordt de projectbudgethouder benoemd uit de overige leden van de projectgroep, die tot de organisatie behoren, tenzij het projectbudgetbeheer door het MT buiten de organisatie is neergelegd.d. Op de projectbudgethouder zijn van toepassing de in deze regeling opgenomen regels geldend voor de budgethouder (artikel 4).
Artikel 7 Beschikken over budgetruimte
a. Het beschikken over budgetruimte mag slechts nadat de budgethouder heeft geconstateerd, dat ter zake nog een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van een (volgende) verplichtingen direct verband houden met de taakstelling behorend bij het budget.b. Indien geen toereikend budget aanwezig is, wordt na melding aan en in overleg met de masterbudgethouder en de Financieel consulent bij burgemeester en wethouders via een collegevoorstel aanvullende budgetruimte gevraagd.c. Bij uitbesteding kunnen alleen na overleg met de verantwoordelijke budgethouder verplichtingen worden aangegaan.d. De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van de taakstelling zichtbaar is.
Burgemeester en wethouders geven aan, dat verplichtingen slechts aangegaan mogen worden wanneer is voldaan aan de regels zoals die zijn vastgesteld door de gemeenteraad in de “Richtlijnen aanbestedingen” van de gemeente Ameland”.b. De budgethouder legt vast bij welke leveranciers offertes worden gevraagd. Ontvangen offertes worden door de budgethouder gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder vastgelegd.
a. Burgemeester en wethouders geven aan, dat verplichtingen vanaf € 10.000 eerst worden aangegaan, nadat toestemming is verkregen van de masterbudgethouder.b. Burgemeester en wethouders geven aan, dat verplichtingen vanaf € 10.000, die daarbij niet specifiek binnen een begroting of begrotingswijziging zijn benoemd naar opdrachtnemer, eerst worden aangegaan, na overleg met en toestemming van het college van burgemeester en wethouders.c. Burgemeester en wethouders kunnen op verzoek van de budgethouder voor een genoemde periode en met positief advies van de masterbudgethouder ontheffing verlenen van de regeling genoemd onder a en b.d. De in het vorige lid genoemde periode, kan niet langer zijn, dan de lengte van één begrotingsjaar. De ontheffing zal opgenomen moeten worden in het besluit tot vaststelling van de begroting of begrotingswijziging. De ontheffing voor kredieten ten behoeve van projecten geldt voor de duur van het project.
Artikel 10 Fiattering betalingen
a. De comptabele of boekhouder is verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten.b. Fiattering is eerst mogelijk, nadat door de verantwoordelijke budgethouder een zogenaamde prestatieverklaring, blijkend uit elektronische parafering, of een paraaf gesteld op het te registreren document, is afgegeven.c. Bij uitbesteding volgens artikel 5 zal zowel een prestatieverklaring van degene aan wie is uitbesteed als van de budgethouder aanwezig moeten zijn.d. Fiattering van betalingen en ontvangsten behorend bij de budgetten van de comptabele en kassier dient eveneens te gebeuren door het afdelingshoofd Middelen.
a. De comptabele of één of meer door deze aangewezen medewerk(st)er(s), is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten. b. De budgethouders leveren analyses, verantwoordingen en of nacalculaties aan de masterbudgethouder en aan de Financieel consulent, ten behoeve van de periodieke rapportages en afdelingsverslag.c. De masterbudgethouder levert een verslag van de afdeling aan de Financieel consulent ten behoeve van de periodieke rapportages en het opstellen van de jaarrekening en het jaarverslag.
a. De budgethouder informeert de masterbudgethouder tijdig omtrent de door hem/haar gesignaleerde c.q. verwachte afwijkingen van het toegekende budget.b. De afwijkingen kunnen bestaan uit zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestatie-eenheden, termijnen, planningen, kostendekkingspercentages en overige kengetallen.c. Burgemeester en wethouders kunnen bij het vaststellen van het budget, per onderdeel van dat budget grenzen aangeven, waarbinnen afwijkingen niet behoeven te worden gesignaleerd.d. De budgethouder is verantwoordelijk voor het opstellen van een overzicht ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders met de werkelijke uitkomsten van het budget, geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van een toelichting en van analyses.e. De budgethouder verstrekt dit overzicht op aanvraag aan de Financieel consulent, die zorgdraagt voor een (geïntegreerde) rapportage aan het managementteam (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders), de zogenaamde managementrapportage.f. Het managementteam biedt de managementrapportage aan aan het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 13 Overige instructies
a. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen, etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren (sub)producten.b. De budgethouders zijn verplicht voorcalculaties te leveren ten aanzien van het (sub)product met bijbehorend budget, waarvoor zij verantwoordelijk zijn.c. De budgethouders zijn verplicht werkplannen ten behoeve van hun budget op te stellen en bij te houden. Het werkplan heeft tot doel het registreren van de uit te voeren activiteiten en de inzet van middelen op elk niveau in de ambtelijke organisatie betreffende het budget.d. De masterbudgethouders zien er op toe, dat op de juiste wijze tijdsinzicht wordt verkregen ten aanzien van de verrichte activiteiten.
Artikel 14 Condities/beperkingen
a. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin, dat het niet is toegestaan, dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één (sub)product met bijbehorend budget.b. Een budgethouder mag aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden niet uitoefenen ten aanzien van zichzelf of ten aanzien van boven hem geplaatste functionarissen.c. Per organisatorische eenheid en/of per budgethouder kunnen -voor zover niet strijdig met deze regeling en/of andere algemene regels- aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap, na advisering door het managementteam, condities en beperkingen worden aangebracht door het college van burgemeester en wethouders.d. Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en de aan hem/haar uitbestede (teken)bevoegdheden uitgeoefend door de masterbudgethouder of een door de masterbudgethouder aangewezen vervanger.e. Bij afwezigheid van de masterbudgethouder worden de verantwoordelijkheden uitgeoefend door de vervanger binnen het managementteam.
1 Toelichting op de budgetteringsregels
Met de intrede van de dualisering van gemeente- en provinciebesturen, hebben gemeenteraden en provinciale staten een kaderstellende en controlerende taak gekregen, terwijl de uitvoerende, besturende en dus ook verantwoordende taak aan de colleges van burgemeester en wethouders en gedeputeerde staten isMede om de cyclus van kaderstellen naar controleren en van opdracht naar verantwoorden een duidelijke lijn en de nodige transparantie te geven is het ‘Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten’ in de plaats gekomen van de eerdere Comptabiliteitsvoorschriften 1995. Waar de CV 1995 meer in detail regels voor boekhouden en verslaglegging gaf, geeft het BBV regels voor de bestuurlijke planning en control en de daarmee gepaard gaande verslaglegging in de comptabele stukken.
De begroting, meestal aangeduid als programmabegroting, bestaat uit de beleidsbegroting (programmaplan en paragrafen) en de financiële begroting (overzicht baten en lasten en de toelichting hierop en de uiteenzetting van de financiële positie met de toelichting hierop).Dit alles tezamen is de begroting die de gemeenteraad vaststelt.De indeling en opmaak van de jaarstukken dient hetzelfde te zijn.
Afgeleid van de programmabegroting stelt het college van burgemeester en wethouders de productenbegroting en/of de beheersbegroting vast. Per product, of taak, vindt concretisering plaats in planning, kostprijsberekening, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en dergelijke, oftewel er worden budgetten bepaald en vastgesteld.
Het financieel beheer omvat de activiteiten die moeten bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is. Die activiteiten dienen er voor te zorgen dat de financiële situatie onder controle is.
De financiële organisatie ondersteunt het financieel beheer. Het gaat daarbij om de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van raad, college en ambtelijke organisatie en om de inrichting en het onderhoud van de (administratieve) systemen die de activiteiten en processen van het financieel beheer ondersteunen. Deze systemen ondersteunen niet alleen de geldstromen (wat mag het kosten), maar evenzeer de prestaties (output). Tot deze systemen behoren ook management controlsytemen binnen de ambtelijke organisatie, tussen de ambtelijke organisatie en het college en tussen het college en de raad.De Algemene regeling budgethouders is een belangrijk instrument in deze financiële organisatie, bedoeld om op een gestructureerde wijze mede inhoud te geven aan de planning en controlcyclus van de gemeente Ameland.
Ballum, 14 september 2005.S.R. Winia, afdeling MiddelenAanhef:In de aanhef wordt verwezen naar hoofdstuk IV van de Financiële verordening gemeente Ameland. Het gaat hierbij om de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ameland”. Deze verordening is door de raad vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 oktober 2003. Hoofdstuk IV van deze verordening gaat over de “Financiële organisatie en administratie”.De raad moet er immers van op aankunnen dat de aansturing van de ambtelijke organisatie en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en binnen de ambtelijke organisatie goed zijn vastgelegd. Bovendien moeten er administratieve systemen zijn die de uitvoering van de begroting, het inzicht in de financiële positie en de toepassing van de paragrafen ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de rapportages en verantwoording van de ambtelijke organisatie aan het college en de rapportage van het college aan de raad te ondersteunen. De raad zal ook hiervoor kaders stellen. Overeenkomstig de doelstellingen van het dualisme gaat het dan vooral om prestatie-eisen waaraan het college moet voldoen en niet om de meer gedetailleerde uitvoeringsregels zelf.
Artikel 1 Definities:Om begripsverwarring te voorkomen zijn een aantal begrippen en functies nader omschreven. In lid h “Project” wordt gesproken over normale bedrijfsvoering. Hieronder wordt verstaan dat er geen afwijking is van de dagelijkse gang van zaken. Een project komt als extra werk af op de organisatie en zal ingepland moeten worden. Daarom zullen de medewerkers, die regelmatig met projecten in aanraking komen, hier tijd voor moeten inruimen en bij de opgave van de te besteden uren voor de begroting rekening mee houden. Een multidisciplinaire aanpak geeft aan, dat er medewerkers vanuit diverse disciplines bij betrokken zijn. Gedacht kan worden aan iemand met kennis van het onderhoud, bouwkunde, sociale regelgeving, onderwijs, administratie, financiën enz. Bij de leden j en k wordt verwezen naar de “Organisatieverordening gemeente Ameland”. Dit is een verordening, die op 9 september 1996 is vastgesteld door de raad van de gemeente en gewijzigd op 21 oktober 2002. Deze verordening richt zich op de onderlinge verhoudingen binnen de organisatie en naar het bestuur. Als nadere uitwerking hiervan heeft het college het “Organisatiebesluit gemeente Ameland” vastgesteld. De leden l, m en n verwijzen hiernaar.
Artikel 2 Masterbudget, Budget, Projectbudget:In dit artikel wordt aan het begrip budget nader inhoud gegeven. De indeling van de soorten budgetten loopt parallel met de opbouw van de organisatie. Een masterbudget is de afdelingsbegroting en het afdelingsplan. De beheersbegroting bestaat uit de afdelingsbegrotingen.
a. Het “Masterbudget” is de optelling van de budgetten. Bij het masterbudget behoort een beleids- en beheersverhaal met een globale planning, wanneer en op welke wijze de afdelingstaak wordt ingevuld. De planning zal zich niet beperken tot de bij het masterbudget behorende budgetten, maar ook de verkregen opdrachten van uitbesteding volgens artikel 6 van deze regeling worden hierin meegenomen. Daarom zal het afdelingshoofd van de opdrachtnemer de bijlage 3 betreffende de uitbestedingsopdracht mee moeten ondertekenen. b. Een “Budget” behoort bij een product of kostenplaats. De producten en kostenplaatsen maken onderdeel uit van een programma/paragraaf. Producten maken eveneens onderdeel uit van een functie. Een budget geeft aan wat een product of kostenplaats moet kosten. Het budget is dusdanig ingericht, dat het mogelijk is om te volgen of de taakstelling wordt gehaald. Het geeft aanknopingspunten voor de rapportage en evaluatie, zowel naar het beheer (beheersbegroting en afdelingsinformatie) als het beleid (programmabegroting).c. “Projectbudget” is te vergelijken met een budget. Dit budget is bestemd voor realisering van incidentele opdrachten. Een projectbudget maakt onderdeel uit van het budget van de afdeling, waarvan de projectbudgethouder deel uitmaakt.
Behalve bij het projectbudget wordt in de eerste twee gevallen aangegeven, dat de budgetten in een vierjarig perspectief gezet moeten worden. Een projectbudget blijft gelden voor de totale looptijd van de incidentele opdracht.
Artikelen 3 en 4 Masterbudgethouder en BudgethouderDeze artikelen geven omschrijvingen van de soorten van budgethouders. Evenals in artikel 2 is hier aangesloten bij de organisatiestructuur van de gemeente. De Masterbudgethouder wordt aangewezen door het college van burgemeester en wethouders en de masterbudgethouder wijst de budgethouder aan. De eindverantwoordelijkheid voor een masterbudget ligt bij de masterbudgethouder. Om deze eindverantwoordelijkheid inhoud te kunnen geven, dient de masterbudgethouder er zorg voor te dragen dat voor alle (sub)producten budgethouders worden aangewezen.
Artikel 5 Uitbesteding van uitvoering binnen de organisatie.Deze vorm van uitbesteding heeft alles te maken met de keuze voor integraal werken. Integraal werken houdt in, dat de verantwoordelijkheid voor de middelen en voor het proces ter realisering van een product in één hand is neergelegd. De verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld de gehele sporthal ligt bij één afdeling. Dit geldt voor de gehele exploitatie, waaronder het beheer van de gebouwen, machines, de gebruiksroosters, de inzet van medewerkers, verhuur kantine, etc.. De aangewezen verantwoordelijke heeft niet overal verstand van. Dit artikel verplicht de verantwoordelijke om juist deze zaken daar in de organisatie neer te leggen waar men vakinhoudelijk er wel mee om kan gaan. Anders gezegd: de verantwoordelijke budgethouder moet deze zaken binnen de organisatie uitbesteden. Omdat de meeste kennis intern aanwezig is dient deze optimaal te worden benut. Om de samenwerking te bevorderen is gekozen voor zogenaamde “gedwongen winkelnering”. Inkoop van kennis en diensten van de eigen organisatie. In overleg met het hoofd van de afdeling waarvan verwacht mag worden dat daar kennis aanwezig is, kan natuurlijk altijd worden besloten om zaken buiten de eigen organisatie om te regelen. Er is gekozen voor uitbesteding naar medewerkers en niet naar afdelingen • om hierbij het verantwoordelijkheidsgevoel voor werkzaamheden te stimuleren.• om één aanspreekpunt te behouden voor de uitbesteder.
In dit artikel wordt naast masterbudgethouders gesproken over afdelingshoofden. Omdat er geen budgetten of delen daarvan worden overgedragen, maar opdrachten worden verstrekt moet gebruik worden gemaakt van het organisatorische begrip afdelingshoofd in plaats van hoofdbudgethouder.
Artikel 6 Projecten.Dit artikel is opgenomen omdat aan projecten in de meeste gevallen ook een budget hangt, waar een budgetverantwoordelijke voor aangewezen moet worden. De regels hier gegeven zijn specifiek gericht op het beheer van een projectbudget en niet op de realisering van een project. Hiervoor gelden afzonderlijke door het managementteam aangegeven richtlijnen per project. Omdat projecten meestentijds een multidisciplinaire aanpak verlangen is de instelling van een project en projectgroep neergelegd bij het managementteam. Hiermee wordt een integrale aanpak van een project veilig gesteld. In lid c wordt er rekening mee gehouden dat een projectcoördinator niet altijd hoeft te behoren tot de gemeentelijke organisatie.
Artikel 7 Beschikken over budgetruimteMet dit artikel wordt aangegeven, dat het bijhouden van aangegane verplichtingen in het belang is van de budgethouder; er dient immers helderheid te bestaan over de aanwezige budgettaire ruimte. Lid c geeft weer, dat er in het geval van uitbesteding (binnen de organisatie) alleen na overleg met de verantwoordelijke budgethouder verplichtingen kunnen worden aangegaan. In de meeste gevallen zal dit overleg gelijk met de opdrachtverlening volgens bijlage 3 geregeld kunnen worden.
Artikel 8 Offertes In dit artikel wordt verwezen naar de door de raad vastgestelde richtlijnen voor de aanschaf van goederen en diensten en de aanbesteding van werken.Lid b handelt om een administratieve verplichting, die kan helpen bij het afleggen van verantwoording.
Artikel 9 Procuratie (aangaan van verplichtingen)Bij de overheid wordt gewerkt met gemeenschapsgeld. De opdrachtgever heeft er belang bij dat zorgvuldig en op verantwoorde wijze de uit te voeren taken worden gerealiseerd. Dit artikel verplicht de budgethouders om de masterbudgethouders bij grotere en omvangrijke bedragen te laten meekijken. Het college komt hier niet aan bod, want met het vaststellen van de budgetten dient duidelijk te zijn welke taken, kengetallen, etc. met het budget samenhangen.Hierbij wordt opgemerkt dat een budgethouder, of masterbudgethouder regelmatig overleg zal hebben met zijn portefeuillehouder over de budgetten, de hierbij horende taakomschrijvingen, de besteding van budgetten en dergelijke. Op die manier blijven de diverse betrokkenen op de hoogte van de dagelijkse gang van zaken.Bij lid b wordt gedoeld op budgetten, waarbij niet op voorhand duidelijk is wat voor het begrote bedrag moet worden gedaan, bijvoorbeeld onderhoud gebouwen, of voertuigen. In dat geval is het noodzakelijk om toestemming van het college te verkrijgen. Een uitzondering daarop kan zijn een soort raamcontract met een leverancier, maar dat wordt hier niet bedoeld.Naast diverse financieel kleine opdrachten bestaan er ook financieel grote opdrachten, die voortvloeien uit het geraamde budget voor een begrotingsjaar. Om niet voor elke beheerstaak de masterbudgethouders en het college in te schakelen zijn de leden c en d opgenomen. Lid c geeft de mogelijkheid om omvangrijke (beheers)taken, die uitgevoerd worden door één leverancier waarmee een (onderhouds)contract is afgesloten en binnen één budget in de afdelingsbegroting zijn opgenomen, zonder verdere tussenkomst van masterbudgethouders en het college uit te voeren.
Artikel 10 Fiattering betalingenAlleen de budgethouder mag aangeven of er beschikt (uitgaven doen of verplichtingen aangaan) mag worden over een budget. Door het plaatsen van een prestatieverklaring maakt de budgethouder zichtbaar, dat hij of zij er kennis van heeft genomen dat er beschikt wordt over het budget. Daarnaast geeft de prestatieverklaring door de budgethouder aan, dat hij heeft geconstateerd dat er nog voldoende budget aanwezig is voor deze verplichting.De fiattering door de comptabele geeft de controle op de rechtmatigheid van het te betalen bedrag weer. Deze fiattering wordt tot uitdrukking gebracht op de boeklijsten van een boekingsrun en niet per factuur/nota. De comptabele of boekhouder is verantwoordelijk voor de administratie. Lid c van dit artikel is toegevoegd omdat de verantwoordelijke budgethouder blijvend betrokken moet blijven bij de ontwikkeling van het budget. De budgethouder blijft (ook na uitbesteding) verantwoordelijk voor het gehele budget. Wanneer dit niet geregeld is, zou de situatie kunnen ontstaan dat verplichtingen worden aangegaan waarvan de budgethouder geen weet heeft en wordt het moeilijk verantwoordelijk te blijven voor een budget.
Artikel 11 BudgetregistratieInvulling geven aan dit artikel geeft een ondersteuning bij de bewaking van het budgetkrediet. Bij verantwoording kan worden teruggegrepen op deze vastleggingen. Het gaat hier voor alle duidelijkheid om het ‘werken met de administratie’, de nadere invulling en uitwerking van taakstellingen, kengetallen en dergelijke, met andere woorden, de inhoudelijke verbetering en onderbouwing van budgetten. De leden b en c benadrukken de verantwoordelijkheden van budgethouder en masterbudgethouder. De Financieel consulent ondersteunt slechts, maar is wel verantwoordelijk voor de redactie, opbouw en dergelijke van rapportages. Om uiteindelijk inhoud en betekenis te kunnen geven aan allerlei rapportages (financiële overzichten, budgetvergelijkingen, maraps, jaarstukken), is continue aandacht nodig voor de opbouw van budgetten, de taakstellingen, calculaties, kengetallen, etc.
Artikel 12 RapportageHet neerleggen van verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gaat alleen goed wanneer er verantwoording wordt afgelegd. Deze verantwoording zal dusdanig moeten zijn, dat de opdrachtgever (het bestuur) hiermee het ingezette beleid op effect kan toetsen. In dit artikel worden richtlijnen gegeven over de wijze waarop verantwoording afgelegd wordt. Het artikel richt zich op de managementrapportage (Marap). Een marap is een rapportage van het management aan het college. Een marap richt zich op de ontwikkeling van de bestaande budgetten. Hierover wordt verantwoording afgelegd. Het is een budgetverslag en geeft de voortgang van de bedrijfsvoering weer. Er kunnen adviezen in worden opgenomen over de aanpassing van de budgetten, zowel gericht op het krediet als op het proces. In principe is een marap terugblikkend, met een les voor de toekomst.
De rapportages verlopen volgens lid e van dit artikel langs de Financieel consulent, die zorgdraagt voor de totale rapportage. In algemene zin geldt dat het afdelingshoofd Financiën de zorg heeft voor de planning en coördinatie van het opstellen van periodieke rapportages op gemeenteniveau. De Financieel consulent bewaakt hiertoe de voortgang, verzorgt de rapportagemodellen en dergelijke; hij heeft “de zorg”, waarbij de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het opstellen van periodieke rapportages op afdelingsniveau blijft liggen bij de budgethouders en het afdelingsmanagement. In lid f wordt de verantwoordelijkheid van het managementteam aangegeven. Waar budgethouders verantwoordelijk zijn voor rapportages over de aan hen toegekende budgetten, heeft het managementteam als geheel de verantwoordelijkheid voor de managementrapportage aan het college van burgemeester en wethouders.
Bij een geïntegreerde rapportage kan gedacht worden aan zogenaamde bestuursrapportages (Berap). Een berap is een rapportage van het college aan de raad. In de praktijk zullen een berap en een marap meestal gezamenlijk uitkomen. Een berap richt zich op de ontwikkeling van de gemeente afgezet naar het gevoerde beleid en inpassing van voorgenomen nieuw beleid. Een berap houdt rekening met de ontwikkeling van de maatschappij en economie. Een berap is toekomstgericht/ vooruitkijkend. Het is een rapportage van het college aan de raad. Voorbeelden van een berap zijn de Programbegroting, de meerjarenbegroting, het jaarverslag en de voorjaarsnota.
Artikel 13 Overige instructiesElk budget is eenduidig ingericht, waarbij op zijn minst noodzakelijk zijn de ontwikkeling van kengetallen, prestatiegegevens, voorcalculatie en globale werkplanning. Verder is iedere budgethouder verantwoordelijk voor het verkrijgen van tijdsinzicht. Hiertoe wordt er tijd toegeschreven aan budgetten.
Artikel 14 Condities/beperkingenIn lid a wordt aangegeven, dat budgetverantwoordelijkheid ondeelbaar is. Dit is een basisprincipe om een budgetsysteem goed te laten functioneren. Wanneer er gedeelde verantwoordelijkheid bestaat, kan men bij het afleggen van verantwoording schuilevinkje gaan spelen (zie hiervoor ook de toelichting op artikel 10). Er is altijd één persoon aanspreekbaar op de ontwikkeling van het budget. Lid b tracht belangenverstrengeling tussen persoonlijk belang en het belang van de organisatie uit te sluiten. Lid c is opgenomen om deze budgetteringsregels niet alleen bij confectie maar ook bij maatwerk toe te kunnen passen. Lid d regelt de vervanging bij afwezigheid van een budgethouder, van groot belang voor de continuïteit van de werkzaamheden.Lid e tenslotte regelt de vervanging bij afwezigheid van de masterbudgethouder. Het gaat hier voor de totale verantwoordelijkheid die behoort bij het masterbudgethouderschap; leden van het managementteam moeten elkaar dus kunnen vervangen.
Artikel 15 SlotbepalingenDe regeling treedt in werking per 1 januari 2006. Omdat de budgethouders voor de eerste maal zijn vermeld in het model beheersbegroting 2006 (en verder), betekent dit dat vanaf dat jaar goed gewerkt kan worden met deze regeling.
Aanhef:In de aanhef wordt verwezen naar hoofdstuk IV van de Financiële verordening gemeente Ameland. Het gaat hierbij om de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Ameland”. Deze verordening is door de raad vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 oktober 2003. Hoofdstuk IV van deze verordening gaat over de “Financiële organisatie en administratie”.De raad moet er immers van op aankunnen dat de aansturing van de ambtelijke organisatie en de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van en binnen de ambtelijke organisatie goed zijn vastgelegd. Bovendien moeten er administratieve systemen zijn die de uitvoering van de begroting, het inzicht in de financiële positie en de toepassing van de paragrafen ondersteunen. Deze systemen dienen tevens de rapportages en verantwoording van de ambtelijke organisatie aan het college en de rapportage van het college aan de raad te ondersteunen. De raad zal ook hiervoor kaders stellen. Overeenkomstig de doelstellingen van het dualisme gaat het dan vooral om prestatie-eisen waaraan het college moet voldoen en niet om de meer gedetailleerde uitvoeringsregels zelf.
Artikel 1 Definities:Om begripsverwarring te voorkomen zijn een aantal begrippen en functies nader omschreven. In lid h “Project” wordt gesproken over normale bedrijfsvoering. Hieronder wordt verstaan dat er geen afwijking is van de dagelijkse gang van zaken. Een project komt als extra werk af op de organisatie en zal ingepland moeten worden. Daarom zullen de medewerkers, die regelmatig met projecten in aanraking komen, hier tijd voor moeten inruimen en bij de opgave van de te besteden uren voor de begroting rekening mee houden. Een multidisciplinaire aanpak geeft aan, dat er medewerkers vanuit diverse disciplines bij betrokken zijn. Gedacht kan worden aan iemand met kennis van het onderhoud, bouwkunde, sociale regelgeving, onderwijs, administratie, financiën enz. Bij de leden j en k wordt verwezen naar de “Organisatieverordening gemeente Ameland”. Dit is een verordening, die op 9 september 1996 is vastgesteld door de raad van de gemeente en gewijzigd op 21 oktober 2002. Deze verordening richt zich op de onderlinge verhoudingen binnen de organisatie en naar het bestuur. Als nadere uitwerking hiervan heeft het college het “Organisatiebesluit gemeente Ameland” vastgesteld. De leden l, m en n verwijzen hiernaar.
Artikel 2 Masterbudget, Budget, Projectbudget:In dit artikel wordt aan het begrip budget nader inhoud gegeven. De indeling van de soorten budgetten loopt parallel met de opbouw van de organisatie. Een masterbudget is de afdelingsbegroting en het afdelingsplan. De beheersbegroting bestaat uit de afdelingsbegrotingen.
a. Het “Masterbudget” is de optelling van de budgetten. Bij het masterbudget behoort een beleids- en beheersverhaal met een globale planning, wanneer en op welke wijze de afdelingstaak wordt ingevuld. De planning zal zich niet beperken tot de bij het masterbudget behorende budgetten, maar ook de verkregen opdrachten van uitbesteding volgens artikel 6 van deze regeling worden hierin meegenomen. Daarom zal het afdelingshoofd van de opdrachtnemer de bijlage 3 betreffende de uitbestedingsopdracht mee moeten ondertekenen. b. Een “Budget” behoort bij een product of kostenplaats. De producten en kostenplaatsen maken onderdeel uit van een programma/paragraaf. Producten maken eveneens onderdeel uit van een functie. Een budget geeft aan wat een product of kostenplaats moet kosten. Het budget is dusdanig ingericht, dat het mogelijk is om te volgen of de taakstelling wordt gehaald. Het geeft aanknopingspunten voor de rapportage en evaluatie, zowel naar het beheer (beheersbegroting en afdelingsinformatie) als het beleid (programmabegroting).c. “Projectbudget” is te vergelijken met een budget. Dit budget is bestemd voor realisering van incidentele opdrachten. Een projectbudget maakt onderdeel uit van het budget van de afdeling, waarvan de projectbudgethouder deel uitmaakt.
Behalve bij het projectbudget wordt in de eerste twee gevallen aangegeven, dat de budgetten in een vierjarig perspectief gezet moeten worden. Een projectbudget blijft gelden voor de totale looptijd van de incidentele opdracht.
Artikelen 3 en 4 Masterbudgethouder en BudgethouderDeze artikelen geven omschrijvingen van de soorten van budgethouders. Evenals in artikel 2 is hier aangesloten bij de organisatiestructuur van de gemeente. De Masterbudgethouder wordt aangewezen door het college van burgemeester en wethouders en de masterbudgethouder wijst de budgethouder aan. De eindverantwoordelijkheid voor een masterbudget ligt bij de masterbudgethouder. Om deze eindverantwoordelijkheid inhoud te kunnen geven, dient de masterbudgethouder er zorg voor te dragen dat voor alle (sub)producten budgethouders worden aangewezen.
Artikel 5 Uitbesteding van uitvoering binnen de organisatie.Deze vorm van uitbesteding heeft alles te maken met de keuze voor integraal werken. Integraal werken houdt in, dat de verantwoordelijkheid voor de middelen en voor het proces ter realisering van een product in één hand is neergelegd. De verantwoordelijkheid van bijvoorbeeld de gehele sporthal ligt bij één afdeling. Dit geldt voor de gehele exploitatie, waaronder het beheer van de gebouwen, machines, de gebruiksroosters, de inzet van medewerkers, verhuur kantine, etc.. De aangewezen verantwoordelijke heeft niet overal verstand van. Dit artikel verplicht de verantwoordelijke om juist deze zaken daar in de organisatie neer te leggen waar men vakinhoudelijk er wel mee om kan gaan. Anders gezegd: de verantwoordelijke budgethouder moet deze zaken binnen de organisatie uitbesteden. Omdat de meeste kennis intern aanwezig is dient deze optimaal te worden benut. Om de samenwerking te bevorderen is gekozen voor zogenaamde “gedwongen winkelnering”. Inkoop van kennis en diensten van de eigen organisatie. In overleg met het hoofd van de afdeling waarvan verwacht mag worden dat daar kennis aanwezig is, kan natuurlijk altijd worden besloten om zaken buiten de eigen organisatie om te regelen. Er is gekozen voor uitbesteding naar medewerkers en niet naar afdelingen • om hierbij het verantwoordelijkheidsgevoel voor werkzaamheden te stimuleren.• om één aanspreekpunt te behouden voor de uitbesteder.
In dit artikel wordt naast masterbudgethouders gesproken over afdelingshoofden. Omdat er geen budgetten of delen daarvan worden overgedragen, maar opdrachten worden verstrekt moet gebruik worden gemaakt van het organisatorische begrip afdelingshoofd in plaats van hoofdbudgethouder.
Artikel 6 Projecten.Dit artikel is opgenomen omdat aan projecten in de meeste gevallen ook een budget hangt, waar een budgetverantwoordelijke voor aangewezen moet worden. De regels hier gegeven zijn specifiek gericht op het beheer van een projectbudget en niet op de realisering van een project. Hiervoor gelden afzonderlijke door het managementteam aangegeven richtlijnen per project. Omdat projecten meestentijds een multidisciplinaire aanpak verlangen is de instelling van een project en projectgroep neergelegd bij het managementteam. Hiermee wordt een integrale aanpak van een project veilig gesteld. In lid c wordt er rekening mee gehouden dat een projectcoördinator niet altijd hoeft te behoren tot de gemeentelijke organisatie.
Artikel 7 Beschikken over budgetruimteMet dit artikel wordt aangegeven, dat het bijhouden van aangegane verplichtingen in het belang is van de budgethouder; er dient immers helderheid te bestaan over de aanwezige budgettaire ruimte. Lid c geeft weer, dat er in het geval van uitbesteding (binnen de organisatie) alleen na overleg met de verantwoordelijke budgethouder verplichtingen kunnen worden aangegaan. In de meeste gevallen zal dit overleg gelijk met de opdrachtverlening volgens bijlage 3 geregeld kunnen worden.
Artikel 8 Offertes In dit artikel wordt verwezen naar de door de raad vastgestelde richtlijnen voor de aanschaf van goederen en diensten en de aanbesteding van werken.Lid b handelt om een administratieve verplichting, die kan helpen bij het afleggen van verantwoording.
Artikel 9 Procuratie (aangaan van verplichtingen)Bij de overheid wordt gewerkt met gemeenschapsgeld. De opdrachtgever heeft er belang bij dat zorgvuldig en op verantwoorde wijze de uit te voeren taken worden gerealiseerd. Dit artikel verplicht de budgethouders om de masterbudgethouders bij grotere en omvangrijke bedragen te laten meekijken. Het college komt hier niet aan bod, want met het vaststellen van de budgetten dient duidelijk te zijn welke taken, kengetallen, etc. met het budget samenhangen.Hierbij wordt opgemerkt dat een budgethouder, of masterbudgethouder regelmatig overleg zal hebben met zijn portefeuillehouder over de budgetten, de hierbij horende taakomschrijvingen, de besteding van budgetten en dergelijke. Op die manier blijven de diverse betrokkenen op de hoogte van de dagelijkse gang van zaken.Bij lid b wordt gedoeld op budgetten, waarbij niet op voorhand duidelijk is wat voor het begrote bedrag moet worden gedaan, bijvoorbeeld onderhoud gebouwen, of voertuigen. In dat geval is het noodzakelijk om toestemming van het college te verkrijgen. Een uitzondering daarop kan zijn een soort raamcontract met een leverancier, maar dat wordt hier niet bedoeld.Naast diverse financieel kleine opdrachten bestaan er ook financieel grote opdrachten, die voortvloeien uit het geraamde budget voor een begrotingsjaar. Om niet voor elke beheerstaak de masterbudgethouders en het college in te schakelen zijn de leden c en d opgenomen. Lid c geeft de mogelijkheid om omvangrijke (beheers)taken, die uitgevoerd worden door één leverancier waarmee een (onderhouds)contract is afgesloten en binnen één budget in de afdelingsbegroting zijn opgenomen, zonder verdere tussenkomst van masterbudgethouders en het college uit te voeren.
Artikel 10 Fiattering betalingenAlleen de budgethouder mag aangeven of er beschikt (uitgaven doen of verplichtingen aangaan) mag worden over een budget. Door het plaatsen van een prestatieverklaring maakt de budgethouder zichtbaar, dat hij of zij er kennis van heeft genomen dat er beschikt wordt over het budget. Daarnaast geeft de prestatieverklaring door de budgethouder aan, dat hij heeft geconstateerd dat er nog voldoende budget aanwezig is voor deze verplichting.De fiattering door de comptabele geeft de controle op de rechtmatigheid van het te betalen bedrag weer. Deze fiattering wordt tot uitdrukking gebracht op de boeklijsten van een boekingsrun en niet per factuur/nota. De comptabele of boekhouder is verantwoordelijk voor de administratie. Lid c van dit artikel is toegevoegd omdat de verantwoordelijke budgethouder blijvend betrokken moet blijven bij de ontwikkeling van het budget. De budgethouder blijft (ook na uitbesteding) verantwoordelijk voor het gehele budget. Wanneer dit niet geregeld is, zou de situatie kunnen ontstaan dat verplichtingen worden aangegaan waarvan de budgethouder geen weet heeft en wordt het moeilijk verantwoordelijk te blijven voor een budget.
Artikel 11 BudgetregistratieInvulling geven aan dit artikel geeft een ondersteuning bij de bewaking van het budgetkrediet. Bij verantwoording kan worden teruggegrepen op deze vastleggingen. Het gaat hier voor alle duidelijkheid om het ‘werken met de administratie’, de nadere invulling en uitwerking van taakstellingen, kengetallen en dergelijke, met andere woorden, de inhoudelijke verbetering en onderbouwing van budgetten. De leden b en c benadrukken de verantwoordelijkheden van budgethouder en masterbudgethouder. De Financieel consulent ondersteunt slechts, maar is wel verantwoordelijk voor de redactie, opbouw en dergelijke van rapportages. Om uiteindelijk inhoud en betekenis te kunnen geven aan allerlei rapportages (financiële overzichten, budgetvergelijkingen, maraps, jaarstukken), is continue aandacht nodig voor de opbouw van budgetten, de taakstellingen, calculaties, kengetallen, etc.
Artikel 12 RapportageHet neerleggen van verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gaat alleen goed wanneer er verantwoording wordt afgelegd. Deze verantwoording zal dusdanig moeten zijn, dat de opdrachtgever (het bestuur) hiermee het ingezette beleid op effect kan toetsen. In dit artikel worden richtlijnen gegeven over de wijze waarop verantwoording afgelegd wordt. Het artikel richt zich op de managementrapportage (Marap). Een marap is een rapportage van het management aan het college. Een marap richt zich op de ontwikkeling van de bestaande budgetten. Hierover wordt verantwoording afgelegd. Het is een budgetverslag en geeft de voortgang van de bedrijfsvoering weer. Er kunnen adviezen in worden opgenomen over de aanpassing van de budgetten, zowel gericht op het krediet als op het proces. In principe is een marap terugblikkend, met een les voor de toekomst.
De rapportages verlopen volgens lid e van dit artikel langs de Financieel consulent, die zorgdraagt voor de totale rapportage. In algemene zin geldt dat het afdelingshoofd Financiën de zorg heeft voor de planning en coördinatie van het opstellen van periodieke rapportages op gemeenteniveau. De Financieel consulent bewaakt hiertoe de voortgang, verzorgt de rapportagemodellen en dergelijke; hij heeft “de zorg”, waarbij de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het opstellen van periodieke rapportages op afdelingsniveau blijft liggen bij de budgethouders en het afdelingsmanagement. In lid f wordt de verantwoordelijkheid van het managementteam aangegeven. Waar budgethouders verantwoordelijk zijn voor rapportages over de aan hen toegekende budgetten, heeft het managementteam als geheel de verantwoordelijkheid voor de managementrapportage aan het college van burgemeester en wethouders.
Bij een geïntegreerde rapportage kan gedacht worden aan zogenaamde bestuursrapportages (Berap). Een berap is een rapportage van het college aan de raad. In de praktijk zullen een berap en een marap meestal gezamenlijk uitkomen. Een berap richt zich op de ontwikkeling van de gemeente afgezet naar het gevoerde beleid en inpassing van voorgenomen nieuw beleid. Een berap houdt rekening met de ontwikkeling van de maatschappij en economie. Een berap is toekomstgericht/ vooruitkijkend. Het is een rapportage van het college aan de raad. Voorbeelden van een berap zijn de Programbegroting, de meerjarenbegroting, het jaarverslag en de voorjaarsnota.
Artikel 13 Overige instructiesElk budget is eenduidig ingericht, waarbij op zijn minst noodzakelijk zijn de ontwikkeling van kengetallen, prestatiegegevens, voorcalculatie en globale werkplanning. Verder is iedere budgethouder verantwoordelijk voor het verkrijgen van tijdsinzicht. Hiertoe wordt er tijd toegeschreven aan budgetten.
Artikel 14 Condities/beperkingenIn lid a wordt aangegeven, dat budgetverantwoordelijkheid ondeelbaar is. Dit is een basisprincipe om een budgetsysteem goed te laten functioneren. Wanneer er gedeelde verantwoordelijkheid bestaat, kan men bij het afleggen van verantwoording schuilevinkje gaan spelen (zie hiervoor ook de toelichting op artikel 10). Er is altijd één persoon aanspreekbaar op de ontwikkeling van het budget. Lid b tracht belangenverstrengeling tussen persoonlijk belang en het belang van de organisatie uit te sluiten. Lid c is opgenomen om deze budgetteringsregels niet alleen bij confectie maar ook bij maatwerk toe te kunnen passen. Lid d regelt de vervanging bij afwezigheid van een budgethouder, van groot belang voor de continuïteit van de werkzaamheden.Lid e tenslotte regelt de vervanging bij afwezigheid van de masterbudgethouder. Het gaat hier voor de totale verantwoordelijkheid die behoort bij het masterbudgethouderschap; leden van het managementteam moeten elkaar dus kunnen vervangen.
Artikel 15 SlotbepalingenDe regeling treedt in werking per 1 januari 2006. Omdat de budgethouders voor de eerste maal zijn vermeld in het model beheersbegroting 2006 (en verder), betekent dit dat vanaf dat jaar goed gewerkt kan worden met deze regeling.